确定会议各基本要素

《秘书实务》课程之

《确定会议各基本要素》主讲人：楚萍《秘书实务》课程之《确定会议各基本要素》

目录确定会议名称确定会议出席者确定会议列席者选择会议地点确定会议主题如何确定会议主持人确定会议议题确定会议时间确定会议名称会议名称的重要性会议名称是向外部提供关于会议基本信息的引领性标题。俗话说，“名不正则言不顺”。正式会议必须有一个恰当而确切的名称。确定会议名称确定会议名称的作用1.会议名称可用于会前的“会议通知”，使会议代表心中有数，做好议事准备；2.可用于会后的宣传，以便扩大会议的效果；3.可用于会议过程中，使会议代表产生凝聚力和庄重感。确定会议名称的方法确定会议名称的方法

1.根据会议次序确定，如“中国人民保险集团2016年第二次董事会”2.根据会议类型确定，如“指上功夫速录公司2016年第十次总经理办公会”

3.根据会议主题确定，如“春运票价听证会”确定会议名称的方法会议名称的构成方法

1.由“单位或组织名称+内容+会议种类”构成，如“中国人民保险集团第十次工会代表会议”2.由“单位或组织名称+年度+内容+会议种类”构成，如“XX公司2011年总结表彰大会”

3.由“时间+会议内容+会议类型”构成，如“2011年XX省春运票价听证会”确定会议名称注意的事项确定会议名称的注意事项1.会议名称要用确切、规范文字表达，应使用全称或规范性简称。

2.会议名称应与会议的主题、类型相符。3.一般企业会议不允许冠以“中国”或“中华”等称谓。确定会议出席者什么是会议出席者？

会议出席者是与会议主题、议题直接相关的人员。确定会议出席者会议出席者的任务1.会议出席者可能需要发言2.会议出席者可能需要研讨或回答问题3.会议出席者需要落实会议精神或决议4.会议出席者具有表决、投票等权利确定会议出席者确定会议出席者的原则1.确实与会议内容相关2.会议出席者应少而精，无关人员尽量不参加确定会议列席者什么是会议列席者会议列席者是指与会议主题和议题不直接相关，只需要倾听，不需要进行发言或投票、表决的人员。会议列席者不是必需的，有的会议可以不设列席者。但有些会议为了保证公平、公正，可以设置列席者进行监督；有些会议设置列席者是为了会议内容知晓范围更广一些。确定会议列席者会议列席者的任务1.听取会议内容2.监督会议过程3.会议列席者无权进行表决、投票、发言4.会议列席者不需要落实会议决议和精神确定会议列席者确定会议列席者的原则1.与会议内容相关2.会议列席者应少而精，无关人员尽量不参加3.有利于会议内容、精神和决议的传达和扩散确定会议地点确定会议地点的原则会议地点的便利性会场的大小和布局会场设备的全面与否与会议类型的切合性与单位的切合性经济性需考虑的其他因素确定会议地点会议地点的方便性主要应考虑会议地点是否交通便利，附近有没有必要的公路、铁路、航空等交通路线，参会人员能够轻松方便地到达会场。如果有其他的活动安排，会议地点是否适合安排相应的活动。如果需要住宿，会议地点附近是否有合适的住宿场所，是否安全。确定会议地点会场大小和布局会场的坐席数目是否够用，能够给参会人员提供舒适的参会环境。会议室布局是否合理，能否让参会人员毫不费力地看到讲话人员会场能否让与会人员轻松方便地自由移动选择会议地点会场设备的全面与否1.考虑会场设备是否齐全，如会场是否有投影仪、幕布、电子书写板、文具等。2.考虑会议室类型是否齐全，会场内是否有礼堂，是够能够提供举办分会使用的小型会议室。3.考虑会场能否提供无线网络接口，能否提供复印、传真等服务，能否提供笔记本电脑或台式机。4.会场能否提供足够的提车位，通风情况是否良好，有没有安装空调、电梯、无障碍通道等。5.会场能否提供休闲、娱乐、住宿设施和美味可口的饮食。选择会议地点与会议类型的切合性

董事会、股东会、总经理办公会等比较严肃的场合，应选择安静、肃穆的会议场所，如单位内部的会议室，也可以安排在会议中心或星级酒店。如果是参会人员比较多的公司年会、半年会，可以适当安排表彰环节和休闲、娱乐项目，可以选择风景优美的度假村，有利于放松身心。如果是现场办公会，则应选择与会议主题最相切合的现场。选择会议地点与单位的切合性选择的会议地点是否符合单位的形象，尤其是企业，是否与企业形象、企业文化相契合。会场能否帮助营造会议氛围，对受众是否有足够的感染力。会场工作人员能否提供良好的服务，给与会人员留下良好的印象。选择会议地点经济性2.考虑能否提供优惠，比如是否可以打折，是否有降价空间1.考虑对方采取的收费方式，是以时间计价，还是以实用的房间数目为标准。3.有没有额外收费项目或者隐性收费，比如，休闲娱乐项目的费用是否包含在总体费用中，是否需要支付小费等。4.费用支付时间，是需要提前付费还是事后付费，是否需要支付定金，如果取消预订，定金是否能如数退还。选择会议地点其他因素如使用者对会议地点的好评度等确定会议主题主题的重要性会议主题是会议的灵魂，会议的各种议题是紧紧围绕会议的主题来进行的。没有主题，会议就会成为一个无所依归的幽灵，各种会议议题将会变成一盘散沙，整个会议就会变得杂乱不堪。确定会议主题收集相关信息分析整理信息提出目标会议主题确定会议主题确定会议主题收集相关信息为了使会议的内容有的放矢，是广大听众所切实关心的话题，在准备召开有关会议以前，会议的主办机构要多方收集相关信息，为确定会议主题提供翔实的背景资料和参考依据。确定会议主题报纸网络广播电视杂志收集信息的渠道确定会议主题分析整理信息对收集来的相关信息进行分析、并筛选出有用的信息，整理成一份档案。一目了然的信息便于会议主题的确定。针对收集来的有关老人展的资料我们对信息进行了筛选、分类、归纳等程序。并将资料存放在一个资料包里，寻找出确定会议主题的目标方向，为下一步提出目标会议主题做铺垫。确定会议主题提出目标会议主题通过分析整理过的信息确定出会议主题的方向，并根据会议主题的创意性、时尚性、前瞻性、总结性这几个特性提出符合的目标主题。集合全组员的力量提出符合的相关目标主题，每个人都有自己独特的见解，以确定出的会议主题的方向为中心结合自己的观点提出目标会议主题。并将每个人提出的目标会议主题罗列出来，为最后的确定会议主题做好最后的前期工作。确定会议主题确定会议主题会议的主题要有创意，并且要具备前瞻性、总结性、和时尚性。根据提出的目标会议主题进行筛选。为了更好地确定会议的主题，会议主办机构可以征询相关科研机构、大专院校有关专家的意见，也可以对该领域中的各有关方面展开调查，让他们提出一些建议，在此基础上，会议主办机构再综合各方面的意见，并结合当前的实际情况，确定会议的主题。确定会议主持人主持人的重要性会议主持人在会议过程中扮演着十分重要的角色，需要明确会议基调、引导会议流程、宣布会议决定以及随机应变处理会议过程中的突发事件。因此，主持人的素质十分重要。确定会议主持人如何确定会议主持人1.会议主持人应具备一定的职位2.会议主持人应具备良好的表达、组织能力3.会议主持人还需要有决断能力4.会议主持人应具备良好的仪表和精神风貌确定会议主持人会议主持人应具备什么职位？会议主持人可以是单位负责人，也可以是办公室主任、部门负责人等。不同规格的会议也需要主持人具备相应的职位和重要性。如，总经理办公会一般由总经理主持；公司年会可以由公司副总经理主持；行政工作会议可以由办公室主任主持。会议主持人会议主持人为什么需要表达、组织能力？主持人在会议过程中起着穿针引线的作用，需要用流畅的语言表达出来，因此，必须具有良好的语言表达能力。另外，主持人需要随时应对会议过程中的突发事件，必须具有良好的应变能力和组织能力。确定会议主持人会议主持人为什么需要决断能力？有的会议主持人本身就是单位或部门负责人，需要在会议结束前做出决定，因此，主持人必须要能从发言人的发言材料中概括出重点，根据单位发展实际做出正确的决定。确定会议主持人会议主持人应具备什么精神风貌？会议主持人应具备良好的仪表和精神风貌。主持人给人的感觉应该是积极向上的，这种精神态度一部分是从仪表上反映出来的，另一部分是从语言、行动上体现出来的。确定会议议题什么是会议议题？会议议题是会议主要讨论的中心内容和关键。能够清晰、准确地确定会议议题，对于会议的顺利召开起着重要的作用。确定会议议题确定会议议题的步骤征集会议议题分析、整理议题拟定议题初稿确定会议议题领导审阅确定会议议题确定会议议题的原则1.确有必要。会议议题应该是确实有必要进行研究、讨论的，对现实工作具有切实的推进作用，否则不能作为会议议题。2.切实可行。会议议题应来自于工作实际，符合现阶段工作内容，对工作实际有促进作用，一旦解决，可促进工作的开展。3.有一定的重要性。放在会议中进行研究的议题应该是比较重要的，可以解决现实工作中的重要问题。无关紧要的小事没有必要放到会议中进行讨论。确定会议议题确定会议议题的方法1.概括法。针对现实工作中存在的瓶颈性问题、重大问题，总结、分析其核心所在，用最精炼的语言进行概括。2.筛选法。对于征集来的会议议题，按照重要性、实际性原则进行筛选，将不需要在会议上进行讨论的议题去掉。3.合并法。检查筛选出的议题，如果有相类似的议题，可进行同类项的合并，合并成一个议题。确定会议时间如何确定会议时间？1.领导指定会议时间2.如果领导没有指定会议时间，可按照以下因素确定：1会议召集人何时方便2会议类型3会议主题确定会议时间如何按照会议类型确定会议时间?

会议类型中包含着能够基本确定会议时间的部分要素。1如果属于办公会可以根