大型活动与会议管理制度

大型活动与会议管理制度1.总则为了加强医院大型活动和会议的统筹管理，确保活动和会议的顺利进行，提高工作效率和服务质量，特订立本制度。2.适用范围本制度适用于医院举办的全部大型活动和会议，包含但不限于院内科研报告会、学术沟通会、培训培训班、庆典活动等。3.目标3.1供应良好的组织和服务，确保大型活动和会议的顺利举办；3.2保障活动和会议的信息传递、人员安全和秩序井然；3.3提高医院活动和会议的质量和影响力。4.规划与组织4.1大型活动和会议的策划和组织应提前进行，并成立相应的组织委员会；4.2组织委员会负责活动和会议的整体筹办、行程布置、会议资料准备、资源调配等工作；4.3组织委员会应设立主任委员、副主任委员和各工作小组，明确各类工作的分工和责任。5.宣传与邀请5.1在活动或会议举办前，组织委员会应及时发布活动或会议的通知，并确定邀请参会人员名单；5.2邀请参会人员应依据活动或会议的性质和目确实定，确保邀请名单的准确性和合理性；5.3宣传工作应充分利用医院内部通讯工具、网站、微信公众号等渠道进行，提高活动或会议的知名度和参加度。6.会议场合和设备6.1依据活动或会议的规模和要求，选择合适的场合进行会议；6.2提前布置和准备会议所需的设备和器材，确保设备的正常运行；6.3针对特殊需要的会议，如直播、视频会议等，要提前测试设备并保证其稳定性。7.注册与签到7.1参会人员在到达会议现场后，应按要求进行注册和签到；7.2注册和签到要求参会人员供应真实、准确的个人信息，以便组织委员会进行后续工作。8.日程布置8.1组织委员会依据活动或会议的性质和要求，订立认真的日程布置；8.2日程布置应包含开幕式、主题演讲、分组讨论、座谈会、闭幕式等环节，并注明每个环节的起止时间；8.3相关参会人员应依据日程布置提前做好准备，确保定时参加和发言。9.办公秩序9.1活动或会议期间，参会人员应遵守会议纪律，不得在会场内阻碍会议进行；9.2会议期间，应关闭移动电话或调至静音模式，不得进行私人通话或使用移动电话影响他人；9.3不得将未经组织委员会批准的资料和物品带入会场，不得擅自分发宣传料子；9.4严禁在会场内饮食、吸烟或进行其他阻碍卫生和安全的行为。10.会务服务10.1组织委员会应供应必需的会务服务，包含会议签到、料子分发、咨询服务、问题解答等；10.2依据需要，可供应翻译、口译、图像放大、视频录制等专业服务；10.3供应会议期间的饮食和茶歇服务，确保参会人员的基本需求。11.安全与应急措施11.1活动或会议现场应设置安全设施和紧急出口，确保人员的安全；11.2组织委员会应订立应急预案，并明确各类紧急情况下的处理流程；11.3参会人员应听从工作人员的指挥，确保人员的安全和秩序。12.管理与评估12.1活动或会议结束后，组织委员会应及时进行总结和评估；12.2总结和评估内容包含活动或会议的顺利程度、参会人员反馈、问题和不足等；12.3依据评估结果，可采取改进措施，提高医院大型活动和会议的管理水平。13.附则本制度的解释权归医院管理负责人全部，如有未尽事宜