客户抱怨投诉处理技巧

关于客户抱怨投诉处理技巧29.04.20242课程目标

深入剖析引发客户投诉的原因，揭开目前引发客我冲突的盲目区域，规避服务风险；面对客户挑战，如何调整服务心态，建立积极健康心理暗示的触发器，身心和谐，快乐工作；从客户心理学层面导入，融入客户情境，解读客户情绪，了解客户情绪波动的变化规律，掌握客我沟通原则的艺术和技术，具备正向情绪影响力和亲和力；针对行业服务特点，聚焦投诉焦点问题和易投诉人群特征及需求分析，掌握合理化解抱怨的系统知识和相关技巧，成为客户情绪的拆弹专家；

第2页,共42页，2024年2月25日，星期天29.04.20243课程纲要

心态篇技能篇

有效处理投诉的意义定位偏差－－优质服务障碍建立积极健康心理触发器

溶入客户情境，解读客户情绪抱怨投诉处理工具箱

正确认知投诉的意义，面对客户挑战，如何调整服务心态，建立积极健康心理暗示的触发器，身心和谐，快乐工作；

了解合理化解抱怨的系统知识并掌握相关技巧，成为客户情绪的拆弹专家；经典案例分析第3页,共42页，2024年2月25日，星期天29.04.20244客户研究24个人不满，但并未抱怨(占96%)6个人有“严重”问题，但未发出抱怨声(占25%)1个人大声抱怨(占4%)资料来源：美国华盛顿特区技术援助研究项目统计数字第4页,共42页，2024年2月25日，星期天29.04.20245抱怨即信任如果顾客作出抱怨，那么他就有可能再回来。客户的抱怨为你提供了一个你使他们满意的机会，由此你也会赢得更多的忠诚的回头客。与顾客之间关系走下坡路的一个信号，就是顾客不抱怨了。

——哈佛教授李维特《哈佛商业评论》第5页,共42页，2024年2月25日，星期天29.04.20246何谓『情绪服务者』1.工作者是以声音或身体语言的方式与大众接触。2.工作者面对顾客时必须表现出特定的情绪的状态。第6页,共42页，2024年2月25日，星期天29.04.20247提问情绪对投诉处理的结果有影响吗？非语言服务与语言服务是否始终保持一致？（影响客户感知的饼图）行为促成行为什么在影响情绪？情绪是思想刺激身体之后的反应著名情绪管理大师、专栏作家哈理斯（Sydney

j.Harries）认为：“不正确的思想导致不正确的情绪”。第7页,共42页，2024年2月25日，星期天29.04.20248沟通因素的比较面对面沟通电话沟通第8页,共42页，2024年2月25日，星期天29.04.20249ABC理论

著名情绪管理大师、专栏作家哈理斯（Sydney

j.Harries）认为：“不正确的思想导致不正确的情绪”。他研究的“情绪ABC理论”是：

A：情绪诱体。引发情绪产生的客观存在及事实就是情绪诱体。

B：情绪孕体。导致情绪的思想认识及观念理念就是情绪孕体。

C：情绪本体。情绪发生后的直接表现及后果就是情绪本体。

第9页,共42页，2024年2月25日，星期天29.04.202410ABC理论第10页,共42页，2024年2月25日，星期天29.04.202411你有怎样的思想就有怎样的生活思想情绪行为结果第11页,共42页，2024年2月25日，星期天29.04.202412优质服务障碍－－服务者层面『客我关系』的定位――你们VS我们『服务标准执行』的定位――做了VS做好『服务内容』的定位――份外VS份内『沟通模式』定位――尊重事实VS尊重情感『服务思维方式』定位－－贴标签VS善解人意第12页,共42页，2024年2月25日，星期天29.04.202413服务次级化

规避次级化陷阱，用通俗的话说，就是员工倾向于按管理层选定的衡量尺度行事，而把为什么要衡量这些事情的真正理由抛在脑后。如果无法领会服务的真谛和内涵，服务标准就是『紧箍咒』；只有领会服务的灵魂，服务标准才是『金箍棒』，收放自如！执行中的次级化陷阱－－机械执行，而忘记灵魂；

第13页,共42页，2024年2月25日，星期天29.04.202414服务内涵的解读服务就是要满足客户的需求

满足需求的前提是了解客户的需求是什么；说出来的不一定是真正想要的；需求不是一成不变的，是会随着时间、空间、情境等要素变化的；客户的需求不是单一的，而是有若干需求，所以首先应该满足的是客户的主导需求，所以只有了解客户需求变化的趋势和规律，才能避免服务无法对接需求的徒劳行为如果客户的主导需求和企业相关流程和规定相冲突或资源有限而无法满足－－调整客户的需求顺序、赢得客户的体谅和理解即进行客户期望值管理；客户的需求无非是两个方面：物质需求和情感需求，只有满足了客户的情感需求，客户在物质层面的需求才有可能被管理；服务者存在的价值就是要『创造价值』！服务的终极目标就是『客我双赢』！第14页,共42页，2024年2月25日，星期天29.04.202415课程纲要

心态篇技能篇

有效处理投诉的意义定位偏差－－优质服务障碍建立积极健康心理触发器

溶入客户情境，解读客户情绪抱怨投诉处理工具箱

正确认知投诉的意义，面对客户挑战，如何调整服务心态，建立积极健康心理暗示的触发器，身心和谐，快乐工作；

了解合理化解抱怨的系统知识并掌握相关技巧，成为客户情绪的拆弹专家；经典案例分析第15页,共42页，2024年2月25日，星期天29.04.202416投诉产生的原因分析原因『需求』未被满足？第16页,共42页，2024年2月25日，星期天29.04.202417抱怨投诉处理中最大的问题原因『需求』解读错误？第17页,共42页，2024年2月25日，星期天29.04.202418

运用“鱼缸理论”探寻真实需求客户服务的专家，必须具备一种能力－－溶入顾客的情境！需要的不是经济学，而是心理学！第18页,共42页，2024年2月25日，星期天29.04.202419如何将『投诉』变成『倾诉』WHATWHYHOW第19页,共42页，2024年2月25日，星期天29.04.2024201、如何能够让客户感觉到被理解？

2、如何能够让客户感觉到客户代表有倾听的意愿？

3、如何能够让客户感觉到客户代表值得信赖？

小组讨论第20页,共42页，2024年2月25日，星期天29.04.202421理解鱼缸理论的思考感同身受的表达倾听的意愿理解VS争论打扰VS打断值得信赖如何将『投诉』变成『倾诉』第21页,共42页，2024年2月25日，星期天29.04.202422

如何提升沟通影响力情绪同步需求同步生理状态同步语言文字同步第22页,共42页，2024年2月25日，星期天29.04.202423面对情绪的态度忽略转移否定压制情绪是一种能量，它会来，也会走当你不去认同、关注和引导，永远不会走第23页,共42页，2024年2月25日，星期天29.04.202424

情绪同步进入对方的内心频道。站在对方的立场为对方考虑。让对方觉得被了解，被尊重。第24页,共42页，2024年2月25日，星期天29.04.202425

需求同步设身――这是一个什么样的客户？处地――身临其境客户的情绪感受和环境状态。厘清――客户的需求有什么？排序－－了解客户的需求排序，明确主导需求。第25页,共42页，2024年2月25日，星期天29.04.202426投诉需求分类理性：希望了解问题希望解决问题希望得到补偿希望避免失误感性：希望得到尊重（重视）希望得以倾诉（理解）希望体会愉悦第26页,共42页，2024年2月25日，星期天29.04.202427

生理状态同步我们能够关注顾客的呼吸。我们能够关注顾客的表情。我们能够关注顾客的姿式。第27页,共42页，2024年2月25日，星期天29.04.202428

语言文字同步要让顾客觉得：她这个人跟我很相似，用的字词都和我很相似。不要和客户你说你话，他说他话，而是要和客户说共同的话；人因相似而吸引；第28页,共42页，2024年2月25日，星期天29.04.202429

技术语言－－关注事实

YES是YES，NO是NO

客套理直气壮晓之以理

表达见解的能力几乎和见解本身一样重要。人们因情感而接受，以事实来评判。谈话最短的距离不是直线，而是曲线！

技术语言VS服务语言服务语言－－关注感觉用YES的语言表达NO的含义真诚理直气和动之以情，晓之以理第29页,共42页，2024年2月25日，星期天29.04.202430用YES的语言表达NO的含义

说自己的理由VS帮他说出他的理由直接拒绝VS给予选择虽然VS但是生硬VS亲和

3F法三明治法第30页,共42页，2024年2月25日，星期天29.04.202431投诉处理话术篇－－说什么话？说与客户此刻情绪对接的话说感同身受的话说赞美的话说善解人意的话寻找共同点，说投其所好的话说你擅长而对方又感兴趣的话和对方说他所擅长的、引以为豪的话帮他说出他委屈的话说感谢的话用『YES』的语言表达『NO』的含义说说和生意无关的话第31页,共42页，2024年2月25日，星期天29.04.202432分享与客户沟通的目的不是『坚持原则』，而是让客户『认同原则』！

与客户沟通最短的距离不是直线，而是曲线！沟通传递的不仅仅是信息，还有情感！情感的传递效果将影响信息传递的效果！

与他人沟通的目的不是『争论』谁对谁错，而是『双赢』！与他人沟通的目的不是让对方『哑口无言』，而是『心悦诚服』!与他人沟通的目的不是让对方『接收』信息，而是『接受』信息！

错就错在－－只是晓之以理；只会对客户直接说NO！正确方法－－动之以情，晓之以理；用YES的语言表达NO的含义！第32页,共42页，2024年2月25日，星期天29.04.202433投诉是什么？投诉是沟通双方一系列行为和思维过程的连续体。在这个过程中，行为是明线、表象，是果；思维是暗线、内涵，是因；投诉处理至少关乎两方的行为和思维过程，即客户和投诉处理者；几条线交织在一起，相互促进，推进事态发展的方向；思维决定情绪，情绪决定行为，行为促成行为；第33页,共42页，2024年2月25日，星期天29.04.202434服务的两个层面服务意识肢体语言语言交流对客户的尊重处理问题的能力......产品设备程序职员配备优惠措施......人的层面物的层面第34页,共42页，2024年2月25日，星期天29.04.202435服务就是指提供给客户的任何帮助。服务可以通过为客户做事情完成。但是服务目的是满足人的感觉而不是仅仅将事情做完。服务是什么？第35页,共42页，2024年2月25日，星期天29.04.202436

客户不仅是物质利益的追求者，同时也是情感满足的追求者！

第36页,共42页，2024年2月25日，星期天29.04.202437行为促成行为积极的行为促成积极的行为消极的行为导致消极的行为第37页,共42页，2024年2月25日，星期天29.04.202438行为促成行为VS沟通影响力