档案密集架采购项目档案管理

第一节档案管理计划 1一、档案管理部门职责 1二、档案管理人员职责 2第二节档案管理流程 3一、立卷归档 3二、借阅管理 3三、收集整理 4四、鉴定销毁 5第三节档案管理制度 5一、档案管理的重点 5二、档案管理的条件 7三、档案管理的思考 7第一节档案管理计划一、档案管理部门职责1.负责本单位各类档案的统一管理，负责对本单位的技术图书资料实行业务管理，并根据本单位经营管理的需要编制各种检索工具，积极开展档案的提供利用工作。2.贯彻执行《档案法》等有关法律、法规和方针政策，制订本企业档案管理制度。3.负责检查、指导各部门档案人员和有关人员做好归档资料的积累、整理工作，提出本单位专、兼职档案员的业务培训和考核计划，会同有关部门、单位搞好各类档案的鉴定、销毁、移交工作。4.做好各类档案的管理和统计工作，编制各种专题目录、索引及汇编资料，办理档案的借阅手续，负责档案的复制、修裱及档案库房安全措施的落实，确保档案的完整和安全。二、档案管理人员职责1.人员职责：（1）在档案管理部门负责人的领导下，做好档案的管理工作，热爱本职工作，认真学习业务，熟悉档案业务知识，努力为公司各项工作服务。（2）熟悉并认真贯彻执行档案工作的方针、政策和各项规章制度，负责接收各部门、单位移交的各类归档材料，做好档案的立卷、编目、登记、统计、鉴定工作。（3）保护档案的安全，坚持做好“七防”工作。（4）努力做好档案的利用服务工作，编制多种检索工具及公司“大事记”等有关汇编材料。（5）协助和指导各部门兼职档案员做好档案的积累、整理、归档工作。（6）严格遵守保密规定，不得泄露档案的机密内容。（7）参加有关工程项目的竣工验收、技术成果鉴定和设备、技术资料开箱检验，并做好记录。（8）负责档案的鉴定和销毁工作，并把好销毁中的复查、审批和监销关。（9）积极完成领导交办的其它工作。2.人员配置表格：职务姓名持何种资格证件已承担项目情况证书名称级别共计人数第二节档案管理流程一、立卷归档档案室将文件材料收集整理分类——录入机读目录——将档案整理完毕——整理装订档案——制作检索工具——档案入库——分类上架。二、借阅管理1.本单位人员借阅档案：由本人提出书面申请——办公室主任审核——主管领导签字批准——档案室负责查找有关档案——借阅人填写借阅档案登记薄——借阅人填写档案利用效果登记表——档案室填写归还日期。2.外单位人员查阅档案：查阅人持单位介绍信到单位档案室申请借阅档案审批单——办公室主任审核——主管领导签字批准——档案室负责查找——查阅人填写借阅档案登记薄——查阅人填写档案利用效果登记表——档案室填写归还日期。三、收集整理1.立卷部门兼职档案员（资料员）根据单位制定的档案归档范围，平时做好文件材料的形成、收集、保存，确保归档文件材料完整。2.兼职档案员（资料员）根据不同各类文件材料的特点，按规定的案卷类目归卷。3.次年初，兼职档案员（资料员）对收集、积累的文件材料进行整理（初步立卷）。4.三月上旬档案室对各部门初步立卷的文件材料进行检查、指导。5.兼职档案员（资料员）按立卷要求立卷。6.兼职档案员（资料员）填写移交清单，并向单位档案室移交档案。7.档案室对案卷进行分类、整理。8.编制档号。9.编制案卷目录等各种检索工具。10.入库。11.做好档案的统计。12.开展档案的利用。13.进行文件汇编，对档案信息进行二次、三次加工四、鉴定销毁档案销毁提出申请——办公室主任审核——主管领导签字批准——档案鉴定小组（由主管领导、办公室主任、档案管理人员及相关部门业务人员共同组成）进行鉴定——档案管理人员及相关部门业务人员逐项照册登记——办公室主任签字批准——主管领导裁签字批准——一把手签字批准——档案室及相关部门到指定地点2人以上监销——档案室及相关部门办理销毁清册——档案室归档。第三节档案管理制度一、档案管理的重点1.重视和完善库房建设：档案库房的科学管理，是做好档案保密、维护档案安全的基本保障。总体上档案库房应按照国家有关规定单独兴建，但一些单位不具备这样的条件。在实际工作中应注意，不是任何一间办公室都可作为库房，除了楼层的选择要考虑安全性以外，库房门窗等应专门加固，增强防范功能。还应尽量做到库房与办公室、阅览室分开，指定专人负责管理，制定严格的库房管理制度，无关人员一律禁止入内。2.区分管理和日常管理：如果是保密级别很高的档案，要与其他档案分别保管，如有条件还应该指定专人保管，并设保险柜、保险锁、防盗器，从保管条件上确保涉密档案的安全，在档案的日常管理中，涉密档案的调阅、移出、销毁等，应严格按规定手续办理，必须经指定领导人审批，认真履行登记、签字手续。3.涉密档案使用完毕后应及时清对、检查，发现失密、泄密问题，应及时汇报，查明原因，进行补救。提高工作人员的保密素质。档案管理人员要时刻警惕，防止档案的损坏确保档案的安全，为档案工作提供物质基础。管理人员具有知密早、知密多、知密深特点，因此，涉密档案管理人必须有较强的责任心、事业心和高度的保密意识和严谨的工作作风，把保守秘密作为神圣的职责和必尽的义务。4.认真对待档案的保管期限与保密期限：确定档案保管期限，必须正确分析和监别档案内容的现实作用和历史作用，根据本单位工作的需要和为国家积累历史文化财富的需要，全面确定档案的保存价值，准确地判定档案的保管期限。而涉密的文件与档案，在授权机关做出解密前，任何人和单位不得擅自决定解密和随意对外提供。二、档案管理的条件1.领导重视：领导重视是做好档案工作的前提条件，有人认为档案工作就是事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，只要不丢失、不泄密，能应付外调、查档就行了。轻视档案工作的思想表明了一些人对它缺乏了解，与信息时代的档案管理需求不适应。2.健全档案管理制度：规章制度要体现合理性、科学性，必须符合单位特点和档案管理实际，与单位档案管理工作相适应。规章制度应简明实用，具有可操作性，简便易行。要坚持制约束的双向性，既约束职工也约束管理层，要坚持制度执行的严肃性，有功必赏、有过必罚，充分体现制度的权威性。3.加强管理力量，提高管理水平：要尽可能地对档案管理人员进行专业的档案知识培训，使档案管理人员熟悉档案工作的各个环节和基本要求，掌握科学管理的原则和方法，提高工作效率，提高档案质量。档案管理人员在提升档案管理水平和技能的同时，要不断强化对档案工作重要性的认识，增加工作责任心和使命感。4.完善硬件环境设施：具备一定的档案管理工作环境和配备必要的硬件，是做好工作的重要条件，要因地制宜地不断改善档案工作环境，完善工作设施。三、档案管理的思考1.在档案管理工作中，要积极探索新的管理模式，使档案工作更科学、更实用，为单位的建设和不断进步发展的社会提供有效的档察资源。2.改进和完善档案功能，采用信息化管理手段。要使档案记录内容全面、客观、动态，就要对档案的功能应进行重新定位，一是对档案的原有重要部分应该予以保留，二是档案的内涵要进一步丰富和扩大，以便使档案所具有的功能更加适合单位对信息的需求，从而更好地为单位服务。3.注重细节，坚持请示汇报。遵守档案管理纪律，持向领导请示和汇报档案工作，注重