档案管理学简明教程

档案管理学简明教程制作人：学号：072013年06月09日

第一章档案的收集第二章档案的整理第四章档案检索工作第三章档案价值的鉴定及保管工作第六章专门档案管理与电子档案管理第五章档案的编研工作档案及档案工作目录学习心得档案档案是国家机构、社会组织和个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的有价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。一、档案的定义（一）档案来源和内容的广泛性（二）档案是保存备查的文件档案是有价值的历史记录（三）档案的形式是多种多样的（四）档案的本质属性是原始记录性二、档案的作用（一）行政管理的查考凭据（二）生产建设的参考依据（三）政治斗争的必要工具（四）科学研究的可靠资料（五）宣传教育的生动素材（六）维护国家、集体和个人权益的法律书证档案工作一、档案工作的性质

1.科学管理性

2.信息服务性

3.政治机要性二、档案工作的基本原则

（一）全国档案工作实行统一领导、分级管理的原则

1.统一领导，统一管理

2.国家全部档案由各级档案机构分别集中保存，并实行党、政档案的统一管理

3.全国档案工作，由各级档案行政管理机构统一地、分层负责地进行监督和指导（二）维护档案的安全与完整（三)便于社会各方面的利用档案的收集档案收集工作概述档案室的收集工作第一章档案的收集档案收集工作，就是按照法律及党和国家的有关规定，通过接收和征集的办法，将分散在各单位内部各机构和个人手中的档案，以及散失在社会上的重要档案，分别集中到有关的档案室和各级各类档案馆。一、归档制度（一）归档范围（二）归档时间（三）归档要求（四）归档中应注意的问题归档制度

一、归档范围:1.反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；2.机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；3.本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；4.其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。二、归档要求：办理完毕的文件一般应在第二年6月底之前完成归档，向本单位档案部门移交。具体时间根据本单位归档制度的规定。三、归档要求：归档材料应是原件（法律效力），正式发文应有公章、领导人签发（发文稿纸）。应归档的档案门类、文件材料的种类、份数及每份文件的页数都要齐全完整（正文与附件、请示与批复等）。各科室将整理好的档案与编制好的目录，一同向档案室移交，双方根据目录进行清点核对，并履行签字手续。人员交流时或科室变动后要注意做好档案交接工作，防止档案材料遗失

第二章档案的整理档案整理工作全宗内档案的分类区分全宗立卷案卷排列和案卷目录编制所谓档案整理工作，就是对档案按其内容和形式特征进行系统性、条理性的组合和加工。一、全宗概念二、全宗构成的条件和立档单位三、判定档案所属全宗四、人物全宗五、全宗的补充形式六、全宗群分类方法：年度分类法、保管期限分类法、机构/问题分类法分类方案：

a:年度—机构（问题）—保管期限（例1、2）

b:年度—保管期限（例3）

c:保管期限—年度—机构（问题）（例4）

d:保管期限—年度

e:……一、立卷的方法（一）按问题立卷（档案形成者-主体）（二）按作者立卷（三）按文种（名称）立卷（四）按时间立卷（五）按地区立卷（六）按通讯者立卷1.装订2.分类3.排列4.编号5.编目6.装盒

分类年度——机构——保管期限例1：2008年：办公室…永久、长期、短期人事处…永久、长期、短期管理处…永久、长期、短期……2009年：办公室…永久、长期、短期人事处…永久、长期、短期管理处…永久、长期、短期……2010年：……年度——问题——保管期限例2：2008年：党群类…永久、长期、短期业务类…永久、长期、短期行政类…永久、长期、短期……2009年：党群类…永久、长期、短期业务类…永久、长期、短期行政类…永久、长期、短期……2010年：……分类年度——保管期限例3：2001年：永久、长期、短期

2002年：永久、长期、短期

2003年：永久、长期、短期

……保管期限—年度—机构例4：永久：2001年办公室、人事处、管理处…2002年办公室、人事处、管理处…2003年……

长期：2001年办公室、人事处、管理处…2002年办公室、人事处、管理处…2003年……

短期：2001年办公室、人事处、管理处…2002年办公室、人事处、管理处…2003年……排列及编号排列：a：上级来文集中排列在本级归档文件之前，下级集中排在其后。b:同一事由的归档文件排列，可按文件形成时间的先后顺序排列或者按文件的重要程度排列。c:不同事由的归档文件排列，可按文件形成时间的先后顺序排列或者按文件的重要程度排列。d:对具有保存价值，但未及时归档的零散文件，应排列在相应类别归档文件的最后，或与相关的某件归档文件装订成一件，并在归档文件目录备注栏加以说明编号：归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章必备项目为：全宗号、年度、保管期限和件号；选择项目为：机构（问题）。

全宗号是档案馆对其接收范围内各立档单位所编制的代号。

年度指归档文件的形成年度；以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如2009。

保管期限是按照《文书档案保管期限表》给归档文件划定的；件号是最低一级类目内的排列顺序号。按文件排列顺序从“1”开始标注。如采用“保管期限——年度——机构”进行分类的，件号应在同一保管期限、同一年度、同一机构内从“1”开始逐件流水编号

编目

归档文件目录件号责任者文号题名日期页数备注1广东省建设厅粤建城函[2009]15号关于xxx的函20090526252广东省建设厅粤建城函[2009]25号关于xxx的复函20090619163广东省建设厅粤建城函[2009]28号关于xxx的通知200907027…………………

2009—城管处—永久编目全宗号：

269全宗名称：广东省建设厅类别：文书档案A保管期限：永久年度：

2009年归档文件目录册脊背全宗号269类别号A期限永久年度2009全宗号269类别号A期限30年年度2009全宗号269类别号A期限10年年度2009归档文件目录册封面装盒全宗名称：广东省建设厅全宗号：269类别：文书档案A保管期限：永久年度：2009年广东省建设厅档案盒封面装盒档案盒脊背档案盒脊背需包含内容：全宗号、年度、期限、机构（问题）、起止件号和盒号等省建设厅全宗号269年度2009期限永久机构城建处起止件号001-022盒号1省建设厅全宗号269年度2009期限永久机构城建处起止件号023-041盒号2省建设厅全宗号269年度2009期限永久机构安全处起止件号001-018盒号3抽屉式直立档案开放式横向档案第三章档案价值的鉴定及保管工作鉴定工作的意义1.档案鉴定是“去粗取精”提高管理效益的科学措施2.档案鉴定是关系“档案存亡”的一项非常严肃的工作鉴定档案的原则1.全面的观点2.历史的观点3.发展的观点1.档案内容的重要性。2.档案内容的独特性。3.档案内容的时效性。4.除上之外对档案内容的真实性、完备性等也要加以考察以准确地把握档案内容的价值鉴定档案价值的标准1.格式统一

2.标识鲜明3.科学分类4.及时记录借阅档案一定要登记按对象划分按主题划分按形式划分按项目划分按时间划分第四章档案检索工作3一、编制档案检索工具。

使用电脑进行档案的检索，其余各种手工检索工具为次要或备查的检索工具。因此，要求立档单位编制至少一式两份《档案目录》，其中一份是作为今后进馆的移交目录。档案目录要采用专用的档案目录夹，《档案目录》由“目录夹封面与脊背”、“归档说明”和“归档文件目录”三部分构成。（1）“目录夹封面”：包括全宗名称、类别、年度、保管期限四个基本项目，目录夹脊背”由全宗号、类别、年度、期限四个项目组成。（2）“归档说明”：本年度立档单位主要工作概况，本年度内设机构及机关党政主要领导人变化情况；本年度文书归档情况（含归档工作的组织、文件材料完整与否、档案数量、有何缺陷和问题等）。第五章档案的编研工作编写大事记，要求材料真实、准确、简明扼要。一般一文一事，每件大事涉及的时间、地点、人数、发展过程及因果关系。都应简明的表达出来。组织沿革大事记统计数字汇集专题概要编写大记事的原则：大事突出、要事不漏、小事不要、既全面又突出重点第六章专门档案管理与电子档案管理专门档案管理人事档案理会计档案管理

人事档案管理人事档案的整理步骤（一）分类和排列1.履历材料——按时间顺序排列；2.自传材料——按时间顺序排列；3.鉴定、考核、考察材料——按时间顺序排列；4.学历、评聘专业技术职务与评定岗位技能的材料——按时间顺序排列；5.政治历史审查材料——按批复-结论-本人对结论的意见-调查报告-证明材料顺序排列；

（二）编号1．编类号和顺序号，排好顺序，用铅笔在每份右上角统一编号。如1-1，1-2；9-1-1，9-1-2。2．编页码，用铅笔在每张右下角编，封面不编，其余皆编。（三）技术加工1．裁剪2．折叠3．托裱4．加边5．包边6．其他（四）打印人事档案目录

（五）装订，左侧装订，每册厚度一般不超过2.5厘米。

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人事档案管理人事档案目录会计档案管理双击添加标题文字会计档案的整理步骤

电子档案管理照片档案是国家机构、社会组织及个人在社会活动中直接形成的具有保存价值的以感光材料为载体、以影像为主要反映方式的历史记录。

照片档案的整理

⑴底片的整理

①底片的排列与编号②底片装袋插⑵照片的整理①照片的分类、组卷册②填写照片说明③填写卷内目录④填写卷内备考表⑤填写案卷