局机关财务管理办法DOC

局机关财务管理办法为了加强局机关财务管理，充分发挥服务中心管理与服务职能，合理使用各项资金，厉行节俭，提高资金的使用效果，保证机关日常工作的正常开展，结合局机关实际情况，特制定本办法。一、基本原则及要求㈠、严格执行财务制度和标准。机关各项开支，凡不符合财务制度有关规定或超标准的，一律不予报销。各处室经费开支使用情况和遵守财经纪律情况，作为年终文明（先进）处室评比、考核的内容之一。㈡、严格实行财务开支计划管理。每年年初，各处室必须向中心编报当年财务开支计划，由中心汇总并报局务会审查批准，形成机关当年财务预算。各处室年度财务开支应在核定的财务预算限额内控制使用，原则上不得超计划开支。㈢、严格资金的统一管理和使用。局机关经常性经费和专项经费均由中心统一管理。经常性经费开支由开支处室向中心申请，由中心主任按计划和有关规定审批后开支，在保证资金正常支付的情况下，总量控制，适度从紧。专项经费的使用，由承办处室提出明确的开支计划和使用方案，报中心主任审批，由中心向局计划财务处申请并经分管局长同意后开支使用。二、行政经费开支范围及标准㈠、经常性经费：1、办公费：包括办公用品、普通器材及办公设施的购置费等，由中心统一支付使用。具体办法按《局机关办公用品管理办法》、《办公设备管理办法》有关规定执行。2、通讯费：包括电话费（含固定电话和移动电话）、服务费（含BP机、网络）、邮政资费、传真资费。具体办法按《机关通讯管理暂行办法》有关规定执行。3、公务交通费：包括公务交通及相关费用（油料、汽车零配件、保险、养路、过路、过桥、年审）等，由中心据实结算支付。4、差旅费：包括出差期间的住宿费、车船（含飞机，下同）费、伙食补助费、交通补助费以及零星杂支等。机关工作人员因公出差，应严格履行报批手续；填写《出差申请单》，陈清事由、目的地、随行人数、日程初步安排及经费预算。副处级以上干部省内出差，须报经分管局长审批；其余人员省内出差，由所在处室领导审批。机关工作人员省外出差，均须报经分管局长审批。⑴、住宿费：机关工作人员因公省内外出差，住宿费按实际住宿天数在如下限额标准内凭据报销。确因特殊原因超过规定标准的，应陈清原因，由分管局长签批后方可报销。（单位：元）标准职务费用标准备注省内省外正副局长、总工程师及相当职务人员5080正副处长及相当职务人员3560其余人员3050⑵、车船费：机关工作人员出差乘坐车、船、飞机按如下标准凭据报销：标准职务火车轮船飞机其他交通工具备注正副局长、总工程师及相当职务人员软席车二等舱一等舱据实报销不包含出租车其余人员硬席车三等舱经济舱出差人员乘坐飞机要从严控制。除正副局长、总工程师及相当职务人员外，其他人员出差乘坐飞机须事先报经分管局长批准后方可乘坐。⑶、伙食补助：①.出差伙食补助：不分途中和住勤，每人每天补助标准为：一般地区15元（按出差自然天数计算），深圳市、珠海市、厦门市、汕头市和海南省20元（按实际住宿天数计算）。②.到基层单位锻炼、实习、见习、支援工作的人员以及参加各种工作队、讲师团等的人员，其工作地在武汉市城区内的，不发伙食补助费；在其它地区的，每人每天补助标准为：地、市、州、县、林区4元，乡镇以下3元。③.经组织批准赴外地参加短训班学习及到各级党校、干校、团校、高等院校干部专修科（班）、进修班和其他学校学习，并集中食宿的人员，学习期间每人每天的伙食补助标准为：3个月以内省内4元省外4元3—6个月省内3元省外4元6个月以上省内2元省外3元寒暑假期间不发。⑷、交通补助：①.机关工作人员出差，不分途中和住勤，按出差自然天数每人每天发给交通补助3元，不再凭据报销市内交通费。②.有下列情况之一者，不予交通补助：A.到基层单位锻炼、实习、见习、支援工作的人员以及参加各种工作队、讲师团等的人员在所在地工作期间；B.到外地参加各种培训班和其他学习的人员在学习期间；C.自带交通工具的出差人员出差期间。⑸、零星杂支：①.车船票订购、退票及其附加费用、长途电话等电信、邮政资费凭据报销。②.经批准乘坐飞机的出差人员，乘坐往返机场的专线客车费用凭据报销。③.自带交通工具出差期间的过路（桥）费用、停车费等凭据报销。⑹、奖励及违规处罚：①.乘坐火车符合第⑵条的规定降低标准乘坐的，可按本人实际乘坐的火车票价的下列比例发给个人：A、乘坐火车慢车和直快列车，分别按慢车或直快列车硬席座位票价的60%发给；乘坐特快列车的，按特快列车硬席座位票价的50%发给；乘坐新型空调特快列车和新型空调直达特快列车的，分别按新型空调特快列车和新型空调直达特快列车硬席座位票价的30%计发。B、符合乘坐火车软席卧铺条件改乘硬席座位的按上述规定的比例发给；但改乘硬席卧铺的，不发给，也不补发软卧与硬卧票价的差额。②.夜间乘坐长途汽车（不含卧铺汽车）、轮船（统舱）超过六小时的，每人每夜按第⑶条①款规定的标准，另行发给伙食补助费。③.出差途中，凡在车船上过夜超过六小时以上的，即从晚八时至次日晨七时之间，或连续乘坐车船时间超过十二小时的，可凭车船票据按20元标准发给生活补助费。④.工作人员出差期间，因游览或非因工作需要的参观而开支的一切费用，均由个人自理。5、招待费：按《机关接待用餐管理暂行办法》（鄂地矿办〔2001〕61号文）有关规定执行。6、水电费：由中心每月定期据实结算支付。㈡、专项经费：包括设备、贵重器材（如电脑、摄像机、照像机等）的购置、会务费、书报费、印刷费等。1、设备及贵重器材的购置，由所需处室向中心提出申请和预算方案，经中心主任同意、局长办公会审核批准后，由中心统一购置，分配使用。具体办法按《机关办公设备管理办法》有关规定执行。2、会务费：除机关日常工作会议外，以局或处室名义召开的各类会议及培训班，均应由承办处室在每年年初向办公室申报会议计划及经费预算，由办公室汇总并报局务会审定后，由中心作为专项经费控制使用。⑴.全局经济工作会议及半年生产经营会议：会务费最高按每人每天100元〔其中住宿费40元，伙食补助50元，其他费用（含会议文件、交通、杂项开支等）10元〕的标准控制使用。各项费用标准可相互调剂使用，但不得突破批准的预算总额。⑵.机关处室组织召开的全局性业务工作会议及培训班：会务费应按年初局务会审定的会议预算金额控制使用，原则上不超过每人每天50元〔其中伙食补助40元，其他费用（含会议文件、交通、杂项开支等）10元〕。各项费用标准可相互调剂使用，但不得突破批准的预算总额。局属各单位与会人员食宿自理。⑶.机关处室组织召开的只有在汉单位参加的业务工作会议及培训班：会务费最高按每人每天20元〔其中伙食补助15元，其他费用（含会议文件、交通、杂项开支等）5元〕的标准控制使用，各项费用标准可相互调剂使用，但不得突破批准的预算总额。一般不安排住宿。3、书报费、印刷费：因工作需要，各处室订阅、购买书报、杂志、送外印刷文书资料等，应于当年11月底前提交书面计划交办公室汇总，经局办公会审批后，由中心统一开支使用。事先无计划又未批准的书报费、印刷费财务部门原则上不予报销。三、职工福利费用：包括冬季取暖和夏季降温补贴、职工上下班交通补助、政府特殊津贴、死亡待遇、计划生育福利待遇、探亲假待遇、年休假待遇、病事假生活待遇、婚丧假待遇、独生子女费等，均按人事部门有关政策规定执行。四、职工教育费用：㈠、学历教育1、业余学历教育：参加业余本、专科和在职研究生学历教育，须事先报局人教处审批、经分管局长同意。未经批准入学的，不得报销学费。经过批准入学的，学费可报销三分之二，个人负担三分之一；其他各项费用（包括报名费、书本费、差旅费、伙食费等，均由本人自理。2、脱产学历教育：机关工作人员要求脱产参加大专以上学历培训，必须事先由本人书面申请并经所在处室处长（主任）、局人教处审查同意、分管局长批准；副处级以上干部脱产参加大专以上学历培训，必须报经局长批准。入学后，保留其基本工资和国家规定的各项补贴，但所有学习费用均由本人自理。机关工作人员经局选派脱产参加大专以上学历培训的，保留其工资及福利待遇，学杂费、差旅费由局承担，伙食费自理。机关工作人员参加国家统招统录的学历教育，按国家有关规定执行。㈡、在职岗位培训和党（干、团）校教育：根据工作需要和上级组织人事部门的要求，安排机关工作人员参加各类在职岗位培训或党（干、团）校学习，学习期间，工资及各项福利待遇不变，其学习费用（包括报名费、书本费、培训费等）据实报销，住宿费和交通费按差旅费报销办法办理，伙食费自理。五、短期借款：因工作需要向机关财务借支差旅费，须凭《出差申请单》，经所在处室处长（主任）同意、服务中心主任批准后方可办理。因个人原因向机关财务借支住院费，须凭医院病情诊断证明和催款单，借支金额在1万元以下的经服务中心主任审核批准后方可办理；借支金额在1万元以上的须经服务中心主任同意、局长办公会审核批准后方可办理。因工作需要向机关财务借支备用金及其他用途的现金，须由经办人提出书面申请，陈清事由和借款金额，经所在处室处长（主任）同意、服务中心主任批准后严格按照财务制度有关规定办理。六、报帐时间及程序：1、原则上，周一至周五上午为零星费用报帐时间，下午为结帐和办理其他业务时间。每月16日（节假日顺延）上午为在职职工医药费报帐时间，下午为离退休职工医药费报帐时间。每次医疗费报帐金额不得超过500元（住院费除外）。2、严格履行报销的手续。机关正常业务开支，必须有经办人、所在处室负责人及中心主任签字；专项经费开支，必须有经办人、承办处室处长（主任）、中心主任、分管局长签字，方可予以报销。3、凡在中心所借的差旅费、住院费，应在事后一周内到中心财务结清帐务。凡在中心所借的备用金及其他用途的现金、转帐支票，应从借款之日起一周内到中心财务结清帐务。七、本办法自下发之日起执行。局机关办公设备管理办法为了加强国有资产的管理，提高国有资产的使用效率，减少行政事业经费开支，结合机关实际情况，特制定本办法。一、局机关办公设备由服务中心负责统一管理。二、办公设备的范围：办公设备指按照“专业对口、按需分配”的原则购置的价值在500元以上的设备，包括计算机、打印机、复印机、扫描仪、服务器、路由器、交换机、一体化印刷系统、汽车、空调、电暖气、手机、寻呼机、照相机、摄影机、录音机、采访机、传真机、电视机、录像机、VCD、DVD、音响设备以及办公家俱等。三、办公设备的申购：1、办公设备的申购实行年度计划报批制度。各处室须在每年1月10日前将《办公设备申购表》交服务中心集中按程序报批。临时急需设备的申购，须经局长办公会审批。2、各处室按计划需要配备办公设备，经所在处室领导批准，交服务中心主任审核同意后由中心统一采购。价值在1万元以上的办公设备购置，须经局长办公会审核批准方可购买。3、局领导所需的办公设备购置须经局长审批同意后由服务中心统一配备，并由中心造册登记备案。四、办公设备的领用：各处室办公设备实行登记领用制度。办公设备须由领用处室填写《固定资产验收单》，经所在处室领导签字，服务中心造册登记后方可领用，设备保修单（卡）等交中心统一保管。五、办公设备的保管、使用：1、办公设备实行处室责任制，各处室应指定专人具体负责，尽量做到专人专管专用。2、办公设备须严格按照使用说明正确使用、规范操作，杜绝人为破坏现象发生。3、办公设备应摆放合理有序，注意维护保养。六、办公设备的维修、更换：1、办公设备已非正常使用或已部分损坏的，保管人应及时填写《办公设备维修申请单》，经所在处室领导签字同意后，送交服务中心。经服务中心主任审核同意，由服务中心组织维修或送外检修。原则上，办公设备应在厂商指定的维修点进行检修，以保证检修的质量。2、办公设备及其配件已不能满足正常工作的要求，需要更换配件直至整件更新的，保管人应及时填写《办公设备更换申请表》，经所在处室领导签字同意后，送交服务中心。经服务中心按程序报送审批后，由服务中心组织采购、更换，并按办公设备领用程序，交原处室使用。七、办公设备的清查：每年11月中旬，服务中心对机关各处室领用的办公设备进行集中清查核对，各处室应积极配合，做到帐物相符。发现问题，及时整改。八、办公设备的损坏实行责任追究制度。服务中心对各处室所报和清查中发现的办公设备损坏情况进行跟踪调查，视办公设备的损坏程度酌情处理。九、本办法自下发之日起执行。局机关公务用车管理办法为了确保局机关公务用车，结合实际，特制定本办法。一、局机关车辆由服务中心实行统一集中管理。局机关公务用车由服务中心车队队长负责调度安排和日常管理。二、机关公务用车范围。原则上仅限于局领导及机关副处级以上干部。车队必须优先保障局领导用车，尽量保证处级干部公务用车需要，做到随叫随到。一般办事人员用车，车队应视车辆情况及工作需要予以安排。三、机关各处室公务用车一般应提前一天通知车队。车队队长根据各处室的用车计划，做好相应的安排，并及时反馈用车处室。机关各处室临时用车，车队队长应在力所能及的范围内调度车辆，努力做好工作的协调与安排。若车队确因调度不济无法安排，用车处室可酌情搭乘其它车辆外出办事。四、接待上级机关和兄弟单位副局级以上领导干部用车，由办公室负责统一安排，交服务中心具体承办。对口业务部门和兄弟单位副局级以下领导干部因公来局办事用车，由接待处室与车队队长联系，由车队队长派车。五、全局性大型会议用车、由局领导出面参加的外事活动和接待用车、局机关集体活动用车，经分管局长同意，由局办公室落实，交服务中心具体承办。六、凡机关公务用车，均应由用车处室先填写“公务用车派车单”，详细说明行车时间、目的地和乘车人数，交车队队长备案；接待用车由承办处室填写。七、驾驶员应自觉遵守各项交通法规，安全行车，文明驾驶，确保完成用车任务。八、本办法自下发之日起执行。局机关办公用品管理办法为了加强局机关办公经费的管理，提高资金使用效益，保证机关日常工作的顺利进行，特制订本办法。一、局机关各处室办公用品由局办公室统一计划，由服务中心指定专人负责统一采购保管，并按计划凭领用单向各处室发放。各处室要勤俭节约，减少浪费，积极配合办公室及服务中心做好办公用品的规范化管理，提高管理水平。二、办公用品的购置范围：1、文具类：包括铅笔、圆珠笔、钢笔、毛笔、图钉、复写纸、墨水、胶水、浆糊、剪刀、回形针、大头针、刀片、橡皮、文具盒、文件夹、文件盒、订书机、订书钉、印泥、计算器等。2、印刷品类：包括各种表格、信封、卡片、帐皮、文稿纸、材料纸、文件头、发文稿纸、文件处理签、发文登记表、收文登记表、资料袋、笔记本、会议记录本、电话记录本、重大事件记录本、值班记录本以及各种记录本封面的印刷等。3、计算机、复印机、打印机耗材类：包括3.5寸软盘、色带、墨盒、碳粉、油印纸、复印纸、打印纸等。4、会议、接待用品类：包括面巾纸、卫生纸、烟灰缸、果盘、水果刀、一次性水杯、茶叶、开水瓶、电热水瓶等。5、其它类：台灯、撮箕、扫把、洗把、抹布等。三、各处室应指定专人负责办公用品的计划、领取工作，每年年初向办公室报全年办公用品计划，每月月底报下个月办公用品详细计划，并具体说明类别、品名、型号、规格及数量等。印刷品应在上年年底十二月份以前提出计划，并由处室负责人审定后报局办公室统一安排。四、办公室办公用品管理人员将各处室所报计划审核汇总，经办公室分管办公用品的副主任会同服务中心主任审查批准后，交由服务中心办公用品采购人员进行采购。原则上，各处室必须按计划领取办公用品。个别急需的计划外办公用品应由处室写出专题申请，经办公室分管办公用品的副主任会同服务中心主任审查批准后采购发放。五、各处室领用办公用品需凭局办公室统一印制的“办公用品领用单”，到服务中心办公用品管理人员处登记领取。“办公用品领用单”一式三联，办公室办公用品管理人员、各处室办公用品承办人及服务中心办公用品采购人员各一份。六、对各处室办公用品的领用情况，局办公室每季度定期进行核对，每年年终进行总结算。七、办公室办公用品管理人员，要经常与服务中心采购人员沟通情况，合理调整采购计划。采购人员要根据用品具体使用量适当留有余地组织采购，尽量避免过多积压。八、印刷品的制作，由办公室提出设计方案和具体要求，由办公室配合服务中心采购人员办理，并尽量安排在局属单位印刷厂制作。九、本办法自印发之日起执行。局机关接待室管理办法为了规范接待室的管理，及时完成接待和收发工作任务，提高工作效率和服务质量，特制定本办法。一、接待室由办公室统一领导和管理，主要负责来局办事、来访等各类人员的接待工作以及局机关、后勤服务中心、地调院等单位的报刊、文件和局属各单位文件及各种邮件的收发工作。二、接待管理：㈠、接待室工作人员实行挂牌服务，对来局办事、来访等各类人员，接待室工作人员应主动招呼，笑脸相迎，态度和蔼，语言得当，举止文明，热情接待，礼貌待客。1、遇上级部门及兄弟厅（局）领导干部来访，接待室工作人员应热情出迎并立即通告办公室主任或分管接待工作的副主任，由办公室主任或分管接待工作的副主任负责具体接待工作。2、遇上级部门及兄弟厅（局）处以下工作人员来局办事，接待室工作人员在问明来意后，应主动将其领到相关处室，由相关处室对口接待。3、对局属各单位来局办事人员，接待室工作人员应主动热情问明来意，要求其出示工作证等有效证件。未携带有效证件的，在登记处办理出入登记手续。4、对来局上访人员，接待室工作人员应先将其安排在接待室内，热情接待，详细问清事由，认真做好信访登记和信访记录，并做好说服解释工作。确需有关处室接待的，应及时与相关处室取得联系，征求相关处室的意见，在接待室或在接待处室接待。5、来局办事的其他人员，接待室工作人员应主动问明来意，办理出入登记手续。对来局访友者，应征得被访者本人同意后，方可允许其入内。㈡、正常工作时间接待室工作人员必须时刻坚守工作岗位，严禁脱岗、串岗或无关人员代班。接待室工作人员遇特殊情况需要外出或请假，须事先征得办公室分管领导同意，做好工作安排后方可离岗，不得无故擅自离岗。㈢、坚持交接班制度，做到交接清楚，责任明确，并做好每日值班情况记录。三、收发管理：㈠、及时做好报刊征订工作。每年征订工作开始，首先向各处室发“征订通知单”，各处室根据工作需要提交订阅计划。接待室工作人员整理汇总后，写出书面材料提交办公室审核，由办公室呈报局领导批准。㈡、认真办理文件、报刊等签收手续。凡经接待室收发的文件、杂志及挂号、汇款、电汇、电报、包裹等邮件，必须严格办理签收、登记手续。㈢、及时做好文件、报刊和各种邮件的分发工作。接待室工作人员必须将当日收到的报纸和普通信件及时分发到各部门信箱；当日收到的文件、杂志及挂号、汇款、电汇、电报、包裹等邮件，必须及时通知相关部门和个人，领取人签字后方可领取。㈣、坚持节假日值班制度，保证节日期间收发工作不间断。㈤、保持室内整洁、肃静，文件、报刊资料等物品放置有序，做到收发准确、及时，急件随到随送。四、本办法自印发之日起执行。局机关值班制度为了使局机关工作有序运转，及时、准确地处理突发事件，提高办事效率，局机关实行24小时干部轮流值班制度。具体规定如下：一、值班时间：周一至周五为17:30～次日8:00，周六、周日为8:00～17:30，17:30～次日8:00；8:00和17:30为交接班时间。节假日或遇重大情况另行安排。二、值班人员：局领导实行总值班制，负责处理突发事件和重大问题。机关、服务中心处级及以下干部，实行轮流值班制度，各处室按编制序列和人数每人值班一天，依次循环。三、值班人员要认真履行职责，亲自受理电话，详细记载当日值班情况和领导交办事宜，并及时处理。遇重大问题或特殊情况须及时报告值班局领导和有关处室。四、值班人员必须坚守岗位，严禁脱岗、串岗或无关人员代班。遇特殊情况需要外出或请假，经请示分管领导批准，待顶班人员到位后方可离岗。六、值班室内严禁无关人员逗留、打私人电话、看电视，严禁在值班室内嘻戏、打闹、玩牌。七、值班室内公用物品，未经许可不得挪作它用和外借。八、值班室由办公室负责日常管理。九、本制度从印发之日起执行。局机关信访工作制度为了进一步做好信访工作，维护党的各项路线、方针、政策，保障群众合法权益，及时处理信访问题，根据省委、省政府有关规定，特制定本制度。一、坚持信访工作领导责任制，实行分级管理，分工负责，各尽其职。㈠、局成立信访工作领导小组，负责研究处理信访工作中的重要问题。具体办事机构设在办公室，由办公室负责接转来信来访，协调信访工作中的各种关系。㈡、机关其他处室作为信访工作具体承办部门，负责归口处理信访工作中的各种具体问题。二、各级政府信访部门转来的上访信件和来局上访人员，首先由办公室负责处理和接待，了解情况，弄清事由。需要局解决的问题，转交相关职能处室处理；对各单位具体工作提出的意见，通报相关职能处室后转交原单位处理。三、各处室对办公室转来的来信来访及本处室收到的上访信件，应认真分析研究所反映的问题，依据有关的政策规定，直接明确答复，及时妥善处理。㈠、对符合政策规定的要求，应及时与相关单位或处室进行沟通，予以解决。㈡、对不符合政策规定的要求，要宣传政策，耐心说服，避免重复上访。㈢、需要外调的由相关处室派人外调。㈣、原则上要求对一般信访人员和信件在接待之日起7日内予以答复；比较复杂的问题在30日内予以回复；特别复杂的应在抓紧调查、核实、处理的同时，及时与当事人取得联系；对不能解决的问题，应做好说服解释，耐心做好其思想工作，避免矛盾激化或越级上访事件发生。四、坚持信访登记制度。办公室应会同机关其他处室共同做好信访工作记录，信访任务较重的办公室、人事教育处、纪检（监察）部门应安排专人负责。重大信访事件和信访中所产生的重要档案，应视同文书档案由办公室立卷归档。五、建立信访工作回访制度。按照“谁接待，谁负责到底”的原则，信访接待处室应在信访问题处理完毕后30日内，主动与当事人及其所在单位取得联系，了解、掌握具体落实情况。尚未落实或出现新情况的，信访接待处室应督促并配合其所在单位尽早解决，避免当事人重复上访。五、对上访人员应热情接待，妥善安置，原则上不安排食宿。确需安排住宿和回程路费的，由承办处室提出具体意见，经处室领导签字同意并报经办公室主任或分管信访工作的副主任批准后组织落实。其中：㈠、需安排住宿的，由承办处室填写“群众来访住宿通知单”，经办公室主任或分管信访工作的副主任同意后，通知局招待所安排住宿。㈡、需安排回程路费的，由承办处室填写领款单，经办公室主任或分管信访工作的副主任同意后，到服务中心财务科领取费用。六、上访人员必须自觉遵守机关工作制度。如有影响机关工作秩序和危及工作人员人身安全的行为，机关保安人员应及时出面制止、调解，必要时请公安部门出面协调。七、本制度从印发之日起执行。机要保密工作制度为了进一步加强局机关机要保密工作，根据《保密法》及国家其它有关法律法规，结合实际情况，特制定本制度。一、印章管理1、局人教处负责中共湖北省地质矿产勘查开发局党组印章的管理和使用；局办公室负责湖北省地质矿产勘查开发局、湖北省地质矿产勘查开发局办公室印章和局长签名章的管理和使用；各处室负责本处室印章的管理和使用，印章由处室领导或由领导指定专人负责管理。2、使用局党组印章（非文件用章），须经党组书记批准。使用地矿局印章（非文件用章），须经局长、分管副局长或局长、副局长授权局办公室主任批准；使用局长签名章，应经局长本人同意；使用局办公室印章，须经局办公室主任或副主任签批；使用处室印章，需经处室领导批准。3、不得在各类空白证书、证件、图表及其它文字材料上用印。因特殊原因需盖空白印章的，按印章管理第2条规定的程序办理审批手续，并登记标注份数和统一编号，用印后须指定专人严格管理。4、新成立单位、处室、非常设机构或更名，须出具上级机关批准成立或更名的文件方可刻制印章，并由办公室统一办理。5、新印章必须行文公告后方可启用。启用新印章后，原有旧印章作废。旧印章应交局办公室封存或销毁。6、对印章保管不善，造成印章丢失；对把关不严造成错误和损失；对非法使用印章的，根据情节给予当事人批评教育、行政处分直至依法惩处。二、机要文件、资料、涉密通信设备管理1、切实加强“三密”文件的管理，认真做好涉密文件、资料的收发、传阅、立卷和归档等工作。2、对涉密计算机系统和涉密通信设备，采取保密技术防范措施。3、绝密件、密码电报除局领导由机要员送去阅批外，各处室负责人及有关人员均由机要员按文件规定的范围或局长批示的要求通知其到机要室阅办，不准携带出机要室。4、发到各处室有密级的文件，各处室应指定专人登记保管，按规定传阅和办理，并定期清退回机要室、综合档案室。5、调动工作的人员，要按规定办理秘密文件、资料移交手续后再调离；工作人员在退休时，要交清自己保管的文件、资料、刊物、保密本等。6、领导干部不得将国家秘密文件带回家中阅办。7、对外接待或洽谈工作时，不得涉及秘密事项或提供秘密资料。8、凡需销毁的废旧文件、资料不得擅自出售，也不得自行销毁，送局办公室统一组织销毁，确保国家秘密安全。三、本制度自印发之日起执行。局机关文书档案管理制度为加强机关文书档案管理工作，充分发挥文书档案的作用，依据有关规定特制定本制度。一、局机关设立综合档案室，负责局机关文书、财务、基建等档案的管理工作，负责局属各单位文书档案工作的指导、监督、检查工作。综合档案室归口局办公室管理。二、综合档案室的工作职责是：1、负责省、部、局属各单位来文和来函的收发、登记、传递、催办、督办工作及局机关各处室发文登记、编号工作。2、负责本处室文书处理工作和文件管理工作，保证档案材料的齐全完整；收集并规范整理各处室档案，做好平时立卷归档工作。3、负责本机关地质矿产年鉴、组织沿革、大事记、发文汇集、专题文件汇集等的编研、组稿工作。4、努力做好省档案局下达的各项任务，完成局领导交办的各项