日常办公用品及耗材采购单表格全集文档

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日常办公用品及耗材采购单日常办公用品及耗材采购单表格全集文档(可以直接使用，可编辑实用优质文档，欢迎下载）申请部门各科室经办人牛俊灵申请日期使用日期采购明细序号名称单位数量备注1订书机、订书针个12小剪刀个13档案盒个24勾线笔支25红的水性笔支46橡皮块17棒棒胶盒18拉杆夹个30单位领导核准备注采购申请表申请部门经办人申请日期使用日期申请说明：（说明购买原因、数量，并预估费用）部门负责人总经理备注日常办公用品及耗材明细序号名称序号名称1签字笔、笔芯21\口取纸\复印纸2铅笔、橡皮22白板笔、白板擦3自动铅笔、笔芯23墨粉、硒鼓4直尺、比例尺24各类文件夹5各种彩色笔25各类档案袋/盒6笔筒26文件盘7剪刀27资料架8裁纸刀28挂劳夹9订书机、钉29计算器10起钉器30插座11报事贴、口取纸31纸杯、杯托12曲别针、大头针32电池13涂改液、涂改带33面巾纸（总监以上）14燕尾夹34夹边条、梳式胶圈15胶带、胶带座35信封16胶水、胶棒36复写纸17笔记本37彩色硬壳纸18打孔器38DVD刻录盘19橡皮筋39鼠标20印油40U盘办公用品月度需求、采购、入库、领用流程图办公用品月度需求、采购、入库、领用流程说明目的适用于公司所有固定资产、办公设备、耐用办公用品及低值易耗品的月度需求、采购、入库、领用月度计划、申请编制的审核、下达及实施；保证采购预算对计划实施的指导作用，有效降低不必要的采购成本。确保计划实施执行能及时满足办公的需求。流程角色主导部门：采购部配合部门：办公室参与部门:总经理办公室财务部采购部各需求部门流程说明1、各需求部门根据有关规定制定本部门的下月办公用品需求计划，统计填写《办公用品月度需求单》，经本部门主管签字批准后于每月25日前提交办公室，由办公室进行汇总统计。2、办公室会同采购部每月25日定期盘点办公用品，填写《办公用品月度盘点表》（此表一式二份，办公室、采购部各一份），根据实际情况，统计用品缺口。3、办公室根据库存盘点和各部门提交的《办公用品月度需求单》汇总统计结果，检查各部门历史需求及核实实际需求（发现异常申请部门需提交情况说明），填写《办公用品月度需求计划表》（此表一式二份，采购部、办公室各一份），办公室将各部门提交的《办公用品月度需求单》复印件附于《办公用品月度需求计划表》于每月26日提交采购部。4、采购部依据《办公用品月度需求计划表》，制定《办公用品月度采购计划表》（此表一式三份，采购部、办公室、财务部各一份）并填写《办公用品月度采购申请单》（此单一式三份，采购部、办公室、财务部各一份），采购部如需预支采购款项，在提交《办公用品月度采购计划表》、《办公用品月度采购申请单》时一并提交《借支单》于每月28日前报于办公室主任或总经理。5、办公室主任于一个工作日内审批《办公用品月度采购计划表》、《办公用品月度采购申请单》，超过权限（500元以上大宗高价）报总经理审批。6、各部门急缺现用办公用品，可直接将《急需办公用品需求单》并加盖“紧急需求专用章”，提交至采购部制定《急需办公用品采购计划》（此单一式三份，采购部、办公室、财务部各一份）并填写《急需办公用品采购申请单》（此单一式三份，采购部、办公室、财务部各一份））后按流程实施。本条成立条件只限于偶然性、临时性、特殊性等急缺现用办公用品的需求申请。严禁因计划不当导致需求申请与实际需求严重不符而利用此方式拟补、调整部门需求。如有发现调查属实，采购部有权拒绝接受》。（并报于总经理和行政部，由行政部依据有关制度进行考核。）7、通过审批的，采购经办人将《办公用品月度采购计划表》、《办公用品月度采购申请单》、（《急需办公用品采购计划表》、《急需办公用品采购申请单》）|《借支单》转交于办公室、财务部报备，财务部在一个工作日内提供采购资金给采购部。8、采购部对采购物品进行询、比、议价后按质优价低的原则实施采购作业9、每月6日前（休息日延后）采购完毕并由采购经办人员携所购物品填写《办公用品验收入库单》送至办公室库管处。10、办公用品库管根据采购经办人员送达的《办公用品验收入库单》验收物品（只限于合格产品）。11、验收完毕，办公用品库管在《办公用品验收入库单》上签字确认，（此单一式三份，办公室、采购部、财务部各一份，财务联由采购经办人员在办理付款申请手续时随其他单据一并交由财务部）并填写《办公用品台账》记录。12、采购经办人员持《借支单》、《办公用品验收入库单》、采购发票/收据等有效凭证，填写《付款申请单》经财务部审核通过后转至办公室主任审批、超过权限（500元以上大宗高价）报总经理审批通过后转于财务部出纳报销。13、经办公室主任批准后，办公室于每月7日（休息日延后）通知各需求部门领用办公用品，各需求部门按以旧换新的原则以物换物（铅笔、笔芯、墨水、纸张等无法换取的除外），经库管确认后在《办公用品领用登记表》上签字领用。14、新员工入职，由办公室统一发放如工服、笔、笔记本等，须签字领用。注明1、为有效降低不必要的采购成本，提高公司各部门的工作效率，特规定本流程的启动实施每月一次。2、采购部是公司唯一执行采购行为的部门，其他任何部门和个人未经有效授权许可禁止发生任何采购行为。否则公司不予认可，由此引起的后果由责任人自负3、本流程所指办公室及主任特指绥德办事处所辖。4、异地（绥德外）各需求部门办理结束领用手续后，由办公室统一安排物流或路过的办事人员等形式在规定的时间内送达各需求部门，确保不影响使用。5、所有表格统一格式，各部门存有电子档，使用时自行提取。附件1、《办公用品月度需求单》2、《办公用品月度盘点表》3、《办公用品月度需求计划表》4、《办公用品月度采购计划表》5、《办公用品月度采购申请单》6、《急需办公用品采需求单》7、《急需办公用品采购计划表》8、《急需办公用品采购申请单》9、《办公用品验收入库单》10、《办公用品台账》11、《付款申请单》12、《办公用品领用登记表》办公用品月度需求单 需求部门： 年月日序号名称规格型号单位数量备注123456789101112131415需求部门主管签字：注明：1、本着节约与自愿的原则，可不领用或少领用的应尽量不领用或少领用。2、对耐用办公用品（移动硬盘、优盘、录音笔、充电宝、键盘、鼠标、、计算器、订书机、文件架、文件夹、档案盒、笔筒、打孔机、剪刀、裁纸刀、白板、插座等）原则上不再增补，若破损、残旧需更换的必须以旧换新。3、每月25日前，由各需求部门根据有关规定制定本部门的下月需求计划，统计填写下月《办公用品月度需求单》，经本部门主管签字批准后报办公室汇总。4、各部门办公用品每月只限申请一次，过期或忘写申请的下月一并申请，不另行采购。5、由办公室统一通知、发放，各部门或个人需在《办公用品领用表》上签字领用。办公用品月度盘点表参与部门：办公室、采购部提交部门：办公室年月日物品名称规格单位上月结存本月入库本月出库本月结存备注盘点人签字:办公室签字：注明：1）办公室会同采购部每月25日定期盘点2）填写一式两份，办公室、采购部各一份3）表格根据需要可延展4）填写人为办公用品管理人办公用品月度需求计划表提交部门：办公室年月日需求部门名称规格数量单位用途备注填写人签字：办公室主任签字：采购部接受人签字：备注：1）每月26日报采购部2）填写一式两份，办公室、采购部各一份3）表格根据需要可延展办公用品月度需求计划表提交部门：办公室年月日需求部门名称规格数量单位用途备注填写人签字：办公室主任签字：采购部接受人签字：备注：1）每月26日报采购部2）填写一式两份，办公室、采购部各一份3）表格根据需要可延展办公用品月度采购计划表填写部门:采购部年月日类别品名规格型号单位数量交货日期备注（推荐品牌、供货商、采购合同、质量技术要求等）A类：办公设备B类：耐用办公用品C类：电脑耗材D类：办公用笔、本、纸E类：办公文具F类：文件收纳G类：福利日用劳保H类：其他采购经办人：采购负责人：财务负责人：审批：注明：1）每月28日前报办公室主任或总经理审批，通过后转交办公室、财务部报备2)填写一式三份，采购部、办公室、财务部各一份3）表格根据需要可延展《（急需）办公用品月度采购计划表》填写要求A类：办公设备台式电脑、笔记本电脑、照相机、录像机等B类：耐用办公用品移动硬盘、U盘、键盘、鼠标、、计算器、订书机、文件夹、文件架、笔筒、打孔机、剪刀、裁纸刀、白板、插座等C类：电脑耗材（各类原装以及品牌硒鼓、墨盒）墨盒、硒鼓、粉仓、碳粉等D类：办公用笔、本、纸中性笔、圆珠笔、铅笔、钢笔、中性笔芯、圆珠笔芯、白板笔、记号笔、笔记本、账本、资料册、便签、单据、复印纸、打印纸、纸、信纸、信封、口取纸等E类：办公文具订书钉、回形针、大头针、橡皮、尺子、双面胶、胶带、固体胶、胶水、墨水等F类：文件收纳拉链文件袋、档案袋、票据夹、名片册等G类：福利日用劳保职业装、工装、工衣、电池、请柬、荣誉证书、果盘、烟灰缸、茶叶、桌签、粘钩、哨子、花盆、扫把、垃圾铲、、纸篓、毛巾、拖把、香皂等注：1、填写中要填清数量、档次（高、中、低）采购结束时间，其中必须明确规格型号的要填写清楚（如电脑耗材类）、可推荐品牌或供货商、签订采购合同。2、本要求适用于《急需办公用品采购计划》之填写要求。办公用品月度采购申请单填写部门：采购部年月日需求部门品名规格单位数量单价(估价)总价（估价）用途备注费用预算采购经办人：采购负责人：财务负责人：审批：注明：1）每月28日前报于办公室主任或总经理审批，通过后转交办公室、财务部报备2）填写一式三份，采购部、办公室、财务部各一份3）表格根据需要可延展急需办公用品需求单 需求部门：市场部2021年9月18日序号名称规格单位数量备注1桌布1.8*0.7米张8大雁塔中秋活动所需（桌布具体尺寸根据桌子而定）2长条桌1.2米个8大雁塔中秋活动所需需求部门主管签字：注明：1）申请条件只限于偶然性、临时性、特殊性等急缺现用办公用品的需求2)严禁因计划不当导致需求申请与实际需求严重不符而利用此方式拟补、调整部门需求急需办公用品采购计划表填写部门:采购部年月日类别品名规格型号单位数量采购结束时间备注（推荐品牌、供货商、采购合同）A类：办公设备B类：耐用办公用品C类：电脑耗材D类：办公用笔、本、纸E类：办公文具F类：文件收纳G类：日用劳保H类：其他采购经办人：采购负责人：财务负责人：审批：注明：1)每月28日前报办公室主任或总经理审批，通过后转交办公室、财务部报备2)填写一式三份，采购部、办公室、财务部各一份3）表格根据需要可延展急需办公用品采购申请单填写部门：采购部年月日需求部门名称用途规格单位数量单价（估价）总价（估价）备注费用预算采购经办人：采购负责人：财务负责人：审批：注明：1)采购部制单提交办公室主任或总经理审批，通过后转交办公室、财务部报备2)填写一式三份，采购部、办公室、财务部各一份3）表格根据需要可延展办公用品验收入库单入库单号：填写部门：采购部年月日序号品名规格单位数量生产厂家(固定资产、耐用办公用品)备注入库验收情况数量点收（）送货凭证与订货单（）外观检查（）合格证（）检验报告书（）注：验收人为保管人注明1）填写一式三份，采购部、办公室、财务部各一份2）财务联在提交《付款申请单》时一并随附3）表格根据需要可延展验收人：填表人：采购经办人：办公用品台帐产品名称及规格:填写人：保管人年数量入库出库上月结存本月结存备注月日付款申请单申请部门申请时间收款单位总金额收款单位开户银行已付金额收款单位银行账号剩余金额事由现付金额付款方式大写金额申请人:部门负责人：财务审批：付款申请单申请部门申请时间收款单位总金额收款单位开户银行已付金额收款单位银行账号剩余金额事由现付金额付款方式大写金额申请人:部门负责人：财务审批：付款申请单申请部门申请时间收款单位总金额收款单位开户银行已付金额收款单位银行账号剩余金额事由现付金额付款方式大写金额申请人:部门负责人：财务审批：办公用品领用登记表留存部门：办公室序号日期品名数量领用部门领用人签字备注123456789101112131415161718192021注明：1）办公用品的领用本着以旧换新的原则，不能上交旧的办公用品，笔记本、纸张等，经过检查后认定确实需要更换，可发放新的办公用品2）发放日期为每月7日始办公用品采购管理制度目录：目的――――――――――――――――――2：适用范围――――――――――――――――2：定义――――――――――――――――――2：办公用品采购业务及管理方法―――――――2第一章：目的为了统一限量，控制办公用品规格以及节约经费开支、规范公司办公用品的采购、领用流程，降低办公用品库存的同时保证办公用品的供应，减少办公用品的浪费、私用现象，特制定本制度。：适用范围本制度适用于集团各公司、各部门。：定义办公用品包括个人办公用品、公用办公用品、固定资产。个人办公用品：个人办公用品包括笔、本、纸、橡皮、笔筒、削笔刀、剪刀、胶带、文件夹、档案袋、档案盒、订书机、计算器、打孔器、起钉器等。公用办公用品：非个人所需的办公物品及耗材，如打印纸、白板笔、墨盒、硒鼓、碳粉、电池、洗手液、纸巾、茶叶、拖把、垃圾袋、垃圾桶等。固定资产：这里说的固定资产是指使用价值在一年以上的并且是由公司统一购买的办公用品，包括公司给各部门或个人配置的办公桌椅、文件柜、沙发等办公家具、电脑、通讯工具、U盘/硬盘等存储工具、机、打印机、扫描仪、空调、风扇、室内装饰品、照明电器、茶具、打卡机、饮水机等。第四章：办公用品采购业务及管理方法一、办公用品购买原则卖家选择：坚持货比三家原则，选择守信誉、质量优、价格低的供货商，并建立长期合作关系。做到定点采购，力争银行结账减少现金支出，降低采购成本。小型或零星的办公用品的采购要由行政人员到指定的办公用品店选购或要求其送货，尽量做到定时定点购买。大型办公用品（这里指单位价值在1000元以上的固定资产）的采购要两人或两人以上到大型商场询价，对比之后选购价格合适、质量合格的办公用品（固定资产）。凡集团内部各公司员工申请的办公用品（固定资产）不可自行购买，汇总后交由行政部经领导批准后统一进行购买，特殊情况急需的物品且相关领导不在的情况下可由相关领导授权行政人员先行购买，事后及时补办手续并汇报给相关部门领导，及时登记入库以作备案。行政人员于月底之前将本月采购的《办公用品采购明细表》以及《日常支出费用明细表》交本部门负责人。（附表）二、采购流程1.办公用品的采购流程（如下图所示）（1）常用办公用品的采购：每月底统计下月各部门所需的办公用品数量及其种类并填写《办公用品采购申请表》经相关领导批准后由行政部人员负责到指定商家进行采购，期间如有急需物品需要添置可直接采购，并由采购负责人及时在采购点做好记录。（后附表）本月底各部门将下月所需物品报行政部，行政部统计并填写《办公用品采购申请表》本月底各部门将下月所需物品报行政部，行政部统计并填写《办公用品采购申请表》集团/各公司行政部负责人审核集团/各公司行政部负责人审核行政部负责采购财务部负责人审核行政部负责采购财务部负责人审核行政部验货并登记入库按需发放行政部验货并登记入库按需发放固定资产采购流程（如图）申购人填写《固定资产采购申请单》申购人填写《固定资产采购申请单》交由该部门/公司负责人签字交由该部门/公司负责人签字交集团行政部由总裁签字批准交集团行政部由总裁签字批准行政部进行采购填写《固定资产登记卡》行政部进行采购填写《固定资产登记卡》填写《固定资产验收单》填写《固定资产验收单》三、费用结算和报销常用办公用品的结算和报销方式（1）常用办公用品可与固定商家商定结算周期和方式，结算日可由行政部向商家索要办公用品购买记录，并凭发票进行报销应付金额，如数额较大可交由财务部直接结算。（2）小件商品的报销程序可按照常规报销方式，经财务审批相关领导签字即可直接报销。（3）预支借款：需要先写借据经相关领导签字批准后方可购买，购买以后按照常规报销方式进行报销。固定资产报销经批准购买的办公用品（固定资产）报销方式按常规报销方式报销，未经任何程序购买的物品，一律不予报销。.四、办公用品管理1.个人/公用办公用品管理领用人需填写“办公用品使用登记表”注明日期、物品名称、数量、用途、使用人签字（相关领导领取物品时可由代领人或行政人员代签）（附表）。（注：为节制浪费尽量避免在短时间内重复领取同一样物品（特殊情况除外），每月各公司卫生用品不得超过100元）2.固定资产管理（1）固定资产安全管理固定资产的安全按照“谁使用，谁保管，谁丢失，谁负责”的原则实行。责任人对所负责的固定资产必须正确使用，精心爱护，保证固定资产完整性。严禁用公用办公用品办私事。未经许可，不得将固定资产借给外单位或非本单位的人员使用。(2)固定资产盘点：固定资产要定期进行盘点，统一编号并填写《固定资产盘点表》。（附表）(3)固定资产转移：固定资产转移分为固定资产内部调拨、固定资产的租出、固定资产的租入。固定资产的内部调拨需填写《固定资产转移单》，固定资产的租出需填写《固定资产租出通知书》，固定资产的租入需填写《固定资产的租入通知书》（附表）。(4)固定资产的维修：需填写《固定资产维修申请单》（附表）。(5)固定资产的报废：出现下列情况责任人可以按程序申请报废eq\o\ac(○,1)固定资产已过使用寿命，确实不能再使用的；eq\o\ac(○,2)固定资产出现故障经确认无法再修复的；eq\o\ac(○,3)因设备配置低或配套设施落后而造成事实上不能再使用的；eq\o\ac(○,4)维修成本过高，达到或超过设备自身价值的；出现以上情况的固定资产按报废程序并遵循财务相关规定办理报废。3.库存管理（1）每月底对本月所有人使用的办公用品进行核算登记，对库存办公用品进行一次盘点。（2）定期对固定资产进行盘点，并统一编号登记入库（附表）。集团行政部2021年10月16日办公用品使用登记表日期物品名称/数量用途使用人签字办公用品采购申请表经办人时间申请部门申请物品规格数量单价合计总计行政部财务部行政经理签字：申请部门验收：财务经理签字：申请部门验收：固定资产采购申请单中文名称英文名称规格型号单位数量需要日期备注请购原因用途请购人部门经理行政部经理总经理总裁办本表一式三联：（1）行政部（2）财务部（3）使用部门各留存一联。固定资产转移单中文名称数量购置日期英文名称附属设备1．耐用年限规格2．已使用年数移前用途（移出部门）移后用途（移入部门）移出部门经理移入部门经理移出部门使用人移入部门使用人行政部经理经办人使用部门：（移出）（移入）年月日财产编号：本表一式四联：（1）行政部（2）财务部（3）移出部门（4）移入部门各留存一联。固定资产验收单领用部门仪器名称型号规格数量生产厂家出厂日期出厂号制造国存放地点技术验收情况验收人部门负责人保管人备注验收日期本表一式三联：（1）行政部（2）财务部（3）使用部门各留存一联。固定资产登记卡本卡编号财产编号：中文名称英文名称规格型号厂牌号码购置日期购置金额存放地点耐用年限附属设备年月日使用部门用途保管人固定资产报废申请单申请单位：年月日类别名称规格型号计量单位购入日期使用年限已用年限财产编号原值已提折旧（元）净值（元）残值（元）报废原因