记账实操- 材料采购及其付款管理作业办法

会计实操文库1/15记账实操-材料采购及其付款管理作业办法一、总则1.为了加强对单位采购、工程及其付款的内部控制，规范采购、工程及其付款行为，理顺采购、工程及其他付款程序，防范采购、工程及其付款过程中的差错和舞弊，根据《中华人民共和国会计法》和《内部会计控制规范—基本规范（试行）》等法律法规，制定本制度。2.本制度适用于本公司的所有部门，所有人员。二、岗位分工采购、工程及其他付款的操作及核算部门1、工程物资采购的执行部门为采购员，其他任何部门不得直接参与采购工作，除特殊情况下，其他部门经总经理授权可与采购员一同参与生产物资的采购。2、采购员：工程材料管理、工程材料采购及工程用固定资产采购的执行部门。3、项目部：施工管理的执行部门。4、成本部：材料量的确认部门，超欠领用材料的确定部门。5、办公室：非生产用固定资产和办公用品采购的执行部门。6、财务部：为付款部门，出纳会计为具体付款的执行人，财务经理负责与财务相关的总体事宜。7、设计部：负责采购和工程管理过程中的质量监督。8、未经授权的机构或人员不得办理采购、工程及其他付款业务。9、采购、工程及其他付款的基本业务流程10、本制度中涉及的采购、工程及其他付款业务流程中的审批人应当根据规定，在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。经办人应当在职责范围内，按照审批人的批准意见办理采购、工程及其他付款业务。对于审批人超越授权范围审批的采购、工程及其他付款业务，经办人员有权拒绝办理，并及时向审批人的上级授权部门报告。11、根据具体情况对办理采购、工程及其他付款业务的人员在具备条件的情况下，应当进行定期或不定期的岗位轮换。三、请购与审批控制工程用物资采购的请购及审批1、采购员根据“材料采购计划”（采购计划由采购员根据成本部提供的材料量、项目部提供的工程进度计划进行编制）或“材料采购清单”编制“请购单”。“材料采购计划”或“材料采购清单”的编制应符合《工程管理制度》的规定。大宗的建筑材料等有计划的材料采购应根据“材料采购计划”进行，零星工程材料或临时用材料应由申请人向采购员提供“采购材料清单”。采购员要根据“采购材料计划”，根据工程实际进度分析确定采购时点及采购的合理性，在保证材料有合理安全库存的前提下，编制“请购单”。临时性、特殊性的零星工程材料的采购，由使用部门经理提出“材料采购清单”，由采购员门填制“请购单”。使用者在提出申请时对需要采购的物品做出详细描述，解释其目的和用途。“请购单”报送总经理审批后，采购员门根据审批后的“请购单”办理采购手续。采购员在编制“请购单”时，需考虑以下几点：第一，采购对象的现有库存量；第二，未来一段时间内的消耗量；第三，采购对象未来的价格走向；第四，存货的短缺成本；第五，单位现金流转状况；第六，用相关成本最低的原则，确定的最佳采购批量。设计部必须同时向采购员提供每种产品的结构用量、材质等质量技术要求，并在“请购单”填写质量标准或型号规模并签署意见。“请购单”一式二联，第一联采购员留存；第二联交设计部。“请购单”审批后三日内，由采购员送达其他部门，收取“请购单”的部门应在存根联签字表示签收。非生产性物料及非生产用固定资产、生产用固定资产的请购及审批1、非生产性物料及非生产用固定资产的购置，由需用部门经理提出申请，报送办公室，由办公室指定人员统一做出采购计划，填制“请购单”，报总经理审批。2、生产用固定资产的购置：需用部门的部门经理提出申请，由采购员指定人员统一做出采购计划，填制“请购单”，报总经理审批。设计部同时向采购员提供所需固定资产的质量技术要求，并在“请购单”填写质量标准或型号规模并签署意见。3、“请购单”为一式二份，第一联办公室（非生产性物料及非生产用固定资产）组织招标活动并进行采购并留存，或采购员（采购生产用固定资产）组织招标活动并留存；第二联交分管副总（非生产性物料及非生产用固定资产）或设计部（生产用固定资产）。“请购单”审批后三日内，由办公室送达其他部门，收取“请购单”的部门应在存根联签字表示签收。在请购这一环节，应注意以下几个方面：1、凡是不需要、不急用的商品，一律不得采购或提前采购，防止不必要的资金占用和增加仓储负担。2、审批人根据规定的职责、权限和程序对采购申请进行审批。对不符合规定的采购申请，审批人应当要求请购人员调整采购内容或拒绝批准。3、超过限定金额的大宗采购必须由单位管理层集体决策审批，再签发“请购单”。4、工程用物资材料采购、非生产性物料及非生产用固定资产、生产用固定资产采购通过招标的的限定金额为5万元以上；单位管理层集体决策即由董事会负责，董事长签字，对所请购的物资经讨论后做出决议。5、在进行招标或购买过程中发现请购的物资在金额、品种、名称等与“请购单”内容有重大差异的，应重新填写“请购单”或进行“请购单”的变更，并重新审批。四、材料采购、固定资产询价、招投标及合同的订立与审核1、办公室（非生产性物料及非生产用固定资产）或者采购员（工程材料采购或生产用固定资产）根据审批后的“请购单”，进行采购活动，订立采购合同，成本控制部负责合同订立。2、采购价格的确定：确定采购价格必须经过询价、比价、议价和定价等程序，定价分别可以通过议定、公开市场确定、招标定价等方法实现。3、招标过程的规定：对于需要进行招标的（见招投标管理制度），由办公室（非生产性物料及非生产用固定资产）或成本控制部（工程材料采购或生产用固定资产）组织招标，对外发布招标信息，出具招标书；对于不需要进行招标的采购由办公室或采购员的指定人员根据“请购单”的要求，对三家以上供应商进行询价。可以通过函寄询价单或亲自到相关供应商或在相关产品市场上了解相关产品报价的方式询问。4、单位小额零星物品或劳务采购可以采用口头申请、直接购买、事后审批的方式；5、评标小组进行议标（评标小组的组建按《招投标管理制度》执行），出具“中标确认书”，参加评标的人共同签署意见后，报送总经理（或董事会）决定后，由办公室（非生产性物料及非生产用固定资产）或者采购员（工程材料采购或生产用固定资产）根据规定程序全部签字授权后的“中标确认书”进行采购，与供应商签订合同。招标过程按《招投标管理制度》执行。6、“中标确认书”一式三份，办公室（非生产性物料及非生产用固定资产）或者成本控制部（工程材料采购或生产用固定资产）留存一份，送交财务部门一份，分管副总（非生产性物料及非生产用固定资产）一份或采购员（工程材料采购或生产用固定资产）一份。“中标确认书”审批后三日内，由办公室（非生产性物料及非生产用固定资产）或者成本控制部（工程材料采购或生产用固定资产）送达其他部门，收取“中标确认书”的部门应在内部文件联络单上签字表示签收。内部文件联络单由成本控制部与“中标确认书”一同存档。7、合同样本的规定在合同样本出具之前，所有的新合同的签订应由成本控制部牵头，相关各部门人员应积极配合，并填制内部文件联络单后，才能进行合同的签订。（合同的签订参照《合同规章制度》执行）8、所有合同一式四份，原件由合同签订部门留存一份，客户一份，财务一份、存档一份。交付时，收取合同的部门应在内部文件联络单中签字表示签收。五、验收控制与采购入库工程材料的验收控制与采购入库、出库1、工程材料到货后，保管员开具“入库单”。保管人员对数量、质量有问题的货物有权拒绝收货及签字。2、采购的物资质检合格后才能使用。3、“入库单”一式六联。第一联为存根联，由保管员记完账后装订成册交档案室留存；第二联交付财务部用于暂估入库；第三联交财务部做正式入账单据；第四联交项目部用于制作质检报告；第五联由交采购员用于核对采购入库情况并与供应商对账；第六联由保管员交供应商做为开具发票的依据；4、公司要尽量做到零库存。“入库单”由保管送达各部门，收取“入库单”的部门应在存根联签字表示签收。5、“领料单”由采购员门开具。一式四联，第一联采购员留存用于与领料部门进行核对，第二联交财务部，第三联交保管登记保管账，第四联交领用单位。6、工程材料尽量直接送到建筑单位库里，应由保管人员、采购员、项目部人员及监理随行到现场进行交接验收；保管员填制“入库单”，采购员门同时填制“领料单”。领料单经建筑商进行质量验收并签字后，加盖建筑方公章或在本公司备案的收料专章。建筑方公章及收料专章应在本公司采购员、财务部进行备案；项目部人员、监理、接收方相关人员现场进行验收。7、所有工程材料必须由采购员会同领用单位核对会签后转交成本部；成本部以此作为结算依据。8、固定资产、非生产性材料的验收控制与采购入库9、固定资产、非生产性材料到货后，生产用固定资产由设计部负责检查货物的品种、规格、数量、质量和其他相关内容与合同进行核实是否达到要求，非生产用固定资产及非生产性材料由分管副总检验是否合格。10、固定资产由使用部门开具“固定资产增加单”，经检验合格后，检验人在“固定资产增加单”签署意见。固定资产增加单一式两份，由固定资产使用部门留存一份，另外一份送交财务部门。固定资产可正式启用。财务部门根据“固定资产增加单”和供货商提供的发票、采购合同付款。质检程序及相关规定1、采购物资或生产用固定资产到货后，项目部负责检查货物的品种、规格、数量、质量和其他相关内容，具体操作按《质量要求》进行，最终出具“质检报告”，质检报告除按《质量要求》填写外，还要填写采购物资的“入库单”编号及“固定资产增加单”的编号以及合同号。2、非生产用固定资产的质检由分管经理负责，质检合格信息直接在“固定资产增加单”上填写并签字。3、“质检报告”一式三份，第一份由项目部保管存档；第二份交由采购员用以与供应商对账；第三份交由财务部用于结算采购款项。4、“质检报告”应于签发后三日内，由项目部送达各部门，收取“质检报告”的部门应在内部文件联络单上签字表示签收。内部文件联络单由项目部存档。六、付款审批与付款执行工程物资采购付款及固定资产采购付款的程序：供应商将供货发票交付采购员（如非固定资产付款，应交付办公室），由采购员审查后填制“付款申请单”，并依次由以下人员在发票上和“付款申请单”中签署意见。1、经办人签字：经办人为采购人员，签字后表明该采购过程由签字人员负责。2、采购员经理签字：经办人签字后的发票应由确定采购业务的采购员经理复签，审签时，主要应检查是否按计划采购、采购的价格是否合理、所附入库单是否有相关人员签字(即制单人、质检人员、采购员、库管员)、供货方是否为合格供应方。如有问题，可直接追究经办人责任。3、财务部经