学校餐饮服务档案管理方案

第一节档案管理工作流程 1第二节档案的分类 3第三节档案管理人员职责 6第四节档案管理要求 7第五节业务档案管理制度 15第一节档案管理工作流程一、立卷归档档案室将文件材料收集整理分类——录入机读目录——将档案整理完毕——整理装订档案——制作检索工具——档案入库——分类上架。二、借阅1.本单位人员借阅档案由本人提出书面申请——办公室主任审核——主管领导签字批准——档案室负责查找有关档案——借阅人填写借阅档案登记薄——借阅人填写档案利用效果登记表——档案室填写归还日期。2.外单位人员查阅档案查阅人持单位介绍信到单位档案室申请借阅档案审批单——办公室主任审核——主管领导签字批准——档案室负责查找——查阅人填写借阅档案登记薄——查阅人填写档案利用效果登记表——档案室填写归还日期。三、收集、交接、整理、统计工作1.立卷部门兼职档案员（资料员）根据单位制定的档案归档范围，平时做好文件材料的形成、收集、保存，确保归档文件材料完整。2.兼职档案员（资料员）根据不同各类文件材料的特点，按规定的案卷类目归卷。3.次年初，兼职档案员（资料员）对收集、积累的文件材料进行整理（初步立卷）。4.三月上旬档案室对各部门初步立卷的文件材料进行检查、指导。5.兼职档案员（资料员）按立卷要求立卷。6.兼职档案员（资料员）填写移交清单，并向单位档案室移交档案。7.档案室对案卷进行分类、整理。8.编制档号。9.编制案卷目录等各种检索工具。10.入库。11.做好档案的统计、保安。12.开展档案的利用。13.进行文件汇编，对档案信息进行二次、三次加工四、鉴定销毁档案销毁提出申请——办公室主任审核——主管领导签字批准——档案鉴定小组（由主管领导、办公室主任、档案管理人员及相关部门业务人员共同组成）进行鉴定——档案管理人员及相关部门业务人员逐项照册登记——办公室主任签字批准——主管领导裁签字批准——一把手签字批准——档案室及相关部门到指定地点2人以上监销——档案室及相关部门办理销毁清册——档案室归档。第二节档案的分类一、文书档案:（一）事务所机构成立的有关文件、人员聘用的合同协议、劳动保障、资产登记管理等文件。（二）事务所管理文件，所务会、案件分析会，各类统计报表等。二、业务档案1.刑事(刑事辩护和刑事代理)2.民事代理3.经济诉讼代理4.行政诉讼代理5.法律顾问6.仲裁代理7.咨询代书8.其他非诉讼业务9.涉外类三、文书档案整理1.按照事务所文书档案归档范围收集应归档文件材料，并划分保管期限(永久、定期30年、定期10年)2.以“件”为单位，按照年度-保管期限-件号为顺序，年度内文件保持适当规律，或完全按照时间顺序排列。3.整理流程（1）装订1）件内文件材料排序归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后;正文在前，附件在后;原件在前，复制件在后，转发文在前，被转发文在后，复文在前，来文在后。有文件处理单的，可放在最前面。2）装订方式和用品A.线装式:使用缝纫机在文件左上角或左侧轧边B.挤压式:使用不锈钢夹、高强度塑料夹C.粘接式:使用浆糊、胶水D.穿孔式：使用不锈钢订书钉E.无酸纸封套装订材料应符合档案保护要求，装订方式应能较好地维护文件的原始面貌。（2）编页码（3）盖归档章（4）编目、装盒1)装盒要求不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒。同一事由，如召开会议、处理案件等，若跨年度形成文件，统一归入办结年度。不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒。分机构(问题)的情况下，不同机构(问题)形成的归档文件不应放入同一档案盒。即使某一类目的归档文件数量少，装不满一盒时，也不宜将其混装入其他档案盒，而应通过使用不同厚度的档案盒来解决。应视文件的多少选择厚度适宜的档案盒，尽量做到文件装盒后与档案盒形成一个整体，直立放置时不至于使文件弯曲受损。档案盒只是归档文件的装具，不具备保管单位的作用。因此，并不要求同一事由的归档文件必须装在同一档案盒内，只须按照排列的先后顺序依次装盒，一盒装满后，顺次装入下一盒即可。2）档案盒盒脊的项目及填写A.全宗号B.年度C.保管期限D.机构(问题)E.起止件号F.盒号3）盒内文件情况说明A.填写盒内归档文件收集的齐全完整程度，文件本身的状况（如字迹模糊、缺损），整理工作完毕后文件的修改、补充、移出、销毁等情况。B.整理人C.检查人D.日期第三节档案管理人员职责1.档案管理由行政管理中心及财务中心共同管理，其中行政管理中心为主管部门。2.档案管理部门的职责（1）行政管理中心档案管理的职责1）负责统一组织编制、修订、完善公司的档案管理制度，规范管理流程、分类目录、管理表格，规范档案分类、移交、备份、备案、归档、立卷、保管、借阅、销毁等的管理。2）负责指导、培训、宣贯档案管理制度。3）负责组织、安排、检查督导档案管理制度的执行。4）负责整理、保管公司人事行政类和业务类档案。5）负责收集、整理、保管子公司备案的人事行政类和业务类档案。6）负责收集、整理各部门档案分类目录，汇总建立公司电子目录。（2）财务中心档案管理的职责1）负责配合行政管理中心编制、修订、完善公司档案管理制度中财务类档案的分类目录、分类管理流程。2）负责收集、整理、保管公司及子公司备案的财务类档案。第四节档案管理要求第一章总则第一条为了规范本所业务资料的分类、整理、立卷、归档工作，实现档案管理科学化、制度化，根据法律法规的有关规定，结合本所的实际情况，制定本制度。第二条业务档案管理的基本内容是，按照规范化、科学化的要求，对业务资料进行分类、归集、整理、立卷、编目、保管、利用、鉴定与销毁，并形成制度。第三条业务档案由本所统一管理，并接受各有关部门和档案业务管理部门的业务指导和监督。第二章业务资料的分类第四条律师承办业务形成的文件材料，必须严格按照本办法的规定要求立卷归档。立卷归档工作由承办律师或助理律师负责。本所成立卷宗领导班子，以所主任为组长，进行督导。第五条律师业务档案分诉讼、非诉讼和涉外三类。诉讼类包括刑事（含刑事辩护和刑事代理）、民事代理、经济诉讼代理、行政诉讼代理四种；非诉讼包括法律顾问、仲裁代理、咨询代书、其他非诉讼业务四种；涉外类根据具体情况按前二类确定。第三章档案的形成第六条律师业务档案按年度和一案一卷、一卷一号原则立卷，两个以上律师共同承办同一案件或同一法律事务一般应合并立卷，两个所的律师合办时，应分别立卷。律师承办跨年度的业务，应在办结年立卷。第七条律师承办业务中使用的各种证明材料、往来公文、谈话笔录、调查笔录，都必须用钢笔或水性笔书写、签发，要求字体整齐、清晰。第八条律师接受委托并开始承办法律事务时，即应同时注意收集保存有关材料，着手立卷的准备工作。第九条律师立卷归档过程中，内容相同的文字材料一般只存一份，与案件无关的材料不得入卷。第十条不能附卷归档的实物证据，承办律师可将其照片及证物的名称、数量、规定、特征、保管处所、质量检查证明等记载或留存附卷后，分另保管。第十一条律师业务档案应按照案卷封面，卷内目录，案卷材料，备考表、卷底的顺序排列。案卷内档、案卷材料、备考表、卷底的顺序排列。案卷内档案材料应按照诉讼程序的客观进程或时间顺序排列，具体顺序为：1.刑事卷（1）律师事务所批办单；（2）收费凭证；（3）委托书或指定书；（4）阅卷笔录；（5）会见被告人、委托人、证人笔录；（6）调查材料；（7）承办人提出的辩护或代理意见；（8）集体讨论记录；（9）起诉书、上诉书；（10）辩护词或代理词；（11）出庭通知书；（12）裁定书、判决书；（13）上诉书、抗诉书；（14）办案小结；（15）风险告知书；（16）办案监督卡；（17）备考表。2.民事代理卷（1）律师事务所批办单；（2）收费凭证；（3）委托书（委托代理协议、授权委托书）；（4）起诉书、上诉书或答辩书；（5）阅卷笔录；（6）会见当事人谈话笔录；（7）调查材料（证人证言、书证）；（8）诉讼保全申请书、证据保全申请书、先行给付申请书和法院裁决书；（9）承办律师代理意见；（10）集体讨论记录；（11）代理词；（12）出庭通知书；（13）庭审笔录；（14）判决书、裁定书、调解书、上诉书；（15）办案小结；（16）风险告知书；（17）办案监督卡；（18）备考表。3.法律顾问卷（1）聘方的申请书、聘书或续聘书；（2）聘请法律顾问协议；（3）聘方基本情况介绍材料；（4）收费凭证；（5）办理各类法律事务（如起草规章、审查合同、参与谈判、代理解决纠纷、提供法律建议或法律意见、咨询或代书等）的记录和有关材料；（6）协议存续、中止、终止的情况；（7）工作小结；（8）质量跟踪卡。4.其他非诉讼律师事务卷（1）委托书；（2）收费凭证；（3）与委托人谈话笔录；（4）委托人提供的证据材料；（5）调查材料；（6）律师出具的法律意见，或草拟的法律文书，具体法律事务活动的记录等。（7）工作小结;（8）质量跟踪卡。第十二条行政诉讼代理、经济诉讼代理和仲裁代理卷顺序参照民事代理卷排列。涉外类卷分别参照国内同类卷顺序排列。第十三条终止委托的业务，承办律师仍应按上述各类业务排列顺序归档，承办律师应将委托人要求终止委托的书面文字材料或承办律师对终止委托原因的记录收入卷中，排在全部文书材料之后。第十四条律师业务档案一律使用阿拉伯数字逐页编号，两面有字的要两面编页号。页号位置正面在右上角，背面在左上角（无字页不编号）。第十五条立卷人用钢笔或水性笔逐页填写案卷封面；填写目录，内容要整齐，字迹要工整。第十六条承办案件日期以委托书签订日期或人民法院指定日期为准；结案日期以收到判决书（裁定书、调解书）之日为准；法律顾问业务的收结日期，以请法律顾问合同的签认与终止日期为准；其他非诉讼法律事务，以委托事项办结之日为结案日。第十七条律师业务文书材料装订前要进一步整理。对破损的材料要修补或复制，对字迹难以辨认的材料应当附上抄件。主要外文材料要翻译成文附后。卷面16开，窄于或小于卷面的材料，要用纸张加衬底；大于卷面的材料，要按卷面大小折驿齐。需附卷的信封要打开平放，邮票不要揭掉。文书材料上的金属物要全部剔除干净。第十八条案卷装订一律使用棉线绳，三孔钉牢。在线绳活结处需贴上律师事务所封签，并在骑缝线上加盖立卷人的姓名章或签字。第十九条律师业务文书材料应在结案或事务办结后三个月内整理立卷。装订成册后由承办人根据司法部、国家档案局制定的《律师业务档案管理办法》的有关规定提出保管期限，经律师事务所主任或指定的审批人审阅盖章后，移交档案管理人员。第二十条档案管理人员接收档案时应进行严格审查，凡不符合立卷规定要求的，一律退回立卷人重新整理。第二十一条涉及国家机密和个人隐私的律师业务案卷均应列为密卷，确定密级，在归档时应在档案封面右上角加盖密卷章。第二十二条随卷归档的录音带、录相带等声像档案应在每盘磁带注明当事人的姓名、内容、档案编号、录制人、录制时间等，逐盘登记造册归档。第四章业务档案的保管第二十三条本所应确定专人管理业务档案。档案管理人员因工作需要发生变动时，应向接办的人员办理交接手续。第二十四条承办部门在对业务资料整理立卷形成档案后，应及时送交档案管理人员保管，如因故需短期存放时，最长不得超过一个月。第二十五条业务档案必须设专橱存放，并进行科学管理，做到分类明确，排列有序，便于查找和利用。要加强对档案管理人员的安全教育，并采取必要的措施（包括备有必要的设施），确保业务档案的安全和完整，防止虫蛀、潮湿、损坏和散失。第五章档案的查询与借阅第二十六条查询档案填写《查询登记薄》，包括查询日期、查询档案编号、查询人签字、是否复印。借阅档案须填写《借阅登记薄》，包括借阅日期、借阅档案编号、册数、借阅人签字、审批人签字、归还情况、归还日期等。第二十七条借阅、查阅，不得从卷内抽取、涂写、标记、污损材料。第二十八条同级或上级司法行政机关的律师管理部门因工作需要借阅律师业务档案的，应出示正式调卷函件，并应履行借阅登记手续。第二十九条人民法院、人民检察院和有关国家机关因工作需要，要求查阅、借阅有关档案的，应出示正式查卷函件，经本所主任同意后办理查阅手续。第三十条凡涉及国家机密或个人隐私的业务档案，以及当事人要求保密的档案，一般不得对外借阅和查阅。第三十一条对查阅或借出的档案，要及时催还。如发现卷宗被拆、文件材料短缺、涂改、增删、污损等情况应立即向本所负责人汇报并及时处理。第六章业务档案的鉴定和销毁第三十二条业务档案保管期满需要销毁时，应由本所档案管理人员提出销毁意见，编造档案销毁清册，经原承办部门会同鉴定。参加鉴定人员认真进行鉴定后应在档案销毁清册上签名盖章，然后报本所领导批准销毁。第三十三条本所按规定销毁业务档案时，应报请主管部门派员监销。监销人员在对档案销毁清册认真审查核对后，应在清册上签名盖章。档案销毁清册应存入档案长期保存。第三十四条本规定自公布之日起实施第五节业务档案管理制度为加强本所业务档案管理，统一业务档案管理流程，根据《律师法》、《档案法》及司法部、国家档案局颁布的《律师业务档案立卷归档办法》和《律师业务档案管理办法》等相关规定，结合本所实际情况，制定本制度。第一章原则第一条业务档案是律师及律师事务所从事业务活动的真实记录，反映律师维护国家法律正确实施，维护委托人合法权益的情况，业务档案管理是律师事务所的重要任务。第二条本所实行纸制档案卷宗归档管理，有条件时建立电子档案并纳入档案管理范围，电子档案的管理办法由本所结合纸制档案管理制度另行制定。第三条卷宗材料应按诉讼程序或非诉讼业务的客观进程或时间顺序装订归档。第四条律师业务档案按年度和一案一卷、一卷一号原则立卷。第五条两名以上律师共同承办同一法律事务一般应合并立卷，但不同律师事务所律师合办的法律事务分别立卷。第六条律师承办跨年度的业务，应在办结年立卷。律师担任常年法律顾问，应做到一单位一卷。第七条业务档案立卷实行承办律师负责制。第八条律师业务档案由本所统一保管，律师因工作变动或因故调离本所的，应将其经办的业务档案及有关文件材料办理交接后方可办理手续。第二章归档材料的收集和整理第九条律师接受委托人委托之前，应首先向委托人提交诉讼风险告知书并由委托人签字盖章，作为入卷归档材料。第十条律师接办业务,经本所利益冲突审查后,填写收案登记表,经审批后由本所与委托人签订书面委托合同，同时由委托人签发授权委托书。第十一条律师在承办业务中使用的各种证明材料、往来公文、谈话笔录、调查记录等必须用蓝黑色或黑色钢笔书写、签发，字体应当使用简化汉字并力求整齐、清晰。第十二条业务办结后，由委托人如实填写《业务质量监督卡》，并将服务质量反馈的意见和处理结果一并装订归档。第十三条律师应在法律事务办理完毕后，即全面整理、检查办理该项法律事务的全部文书材料，要补齐遗漏的材料，去掉不必立卷归档的材料。第十四条卷宗应在结案或非诉讼业务办结后一个月内完成并归档。凡不符合立卷规定要求的，综合行政部一律退还立卷人重新整理，涉及国家机密和个人隐私案卷应当确定密级。归档时，应在档案封面左上角加盖密级章。第十五条提交人民法院、仲裁机构或有关部门的材料，律师应将其副本或复印件入卷归档。第十六条业务档案应按照案卷封面、卷内目录、案卷材料、备考表、卷底的顺序排列。案卷内档案材料应按照诉讼程序或非诉讼业务的客观进程或时间顺序装订归档。一般顺序为：诉讼业务档案（一）刑事卷1.律师事务所批办单；2.风险告知书；3.收费凭证；4.委托代理协议；5.委托书或指定书；6.起诉书；7.阅卷笔录；8.会见被告人、委托人、证人笔录；9.调查材料；10.承办人提出的辩护意见；11.集体讨论纪录；12.出庭通知书；13.代理词；14.裁定书、判决书；15.上诉书、抗诉书；16办案小结；17.业务质量监督卡。（二）民事代理卷1.律师事务所批办单；2.风险告知书；3.收费凭证（本所出具票据的复印件）；4.委托代理协议；5.授权委托书；6.起诉书（或上诉书）；7.一审起诉书（或代理二审时的上诉书）；8.诉讼保全申请书、证据保全申请书、先行给付申请书和法院就此出具的裁定书；9.出庭通知书；10.答辩书；11.阅卷笔录；12.会见当事人谈话笔录；13.证据材料；14.调查材料（证人证言、书证）；15.质证意见；16.庭审笔录；17.代理词；18.判决书、裁定书、调解书、上诉书；19.办案小结；20.业务质量监督卡。非诉讼业务档案（三）法律顾问卷1.聘请法律顾问协议；2.聘方基本情况介绍材料；3.收费凭证；4.办理各类律师事务（如起草规章、审查合同、参与谈判、代理解决纠纷、提供法律建议或法律意见、咨询或代书等）的记录和有关材料；5.协议存续、中止、终止的情况；6.工作小结；7.业务质量监督卡。（四）其他非诉讼法律事务1.律师事务所批办单；2.风险告知书；3.收费凭证；4.委托代理协议；5.授权委托书；6.会见当事人谈话笔录；7.调查材料（证人证言、书证）；（可有可无）8.承办律师代理意见；9.集体讨论纪录；10.办案小结；11.业务质量监督卡。第十七条行政诉讼代理、经济诉讼代理和仲裁代理卷顺序参照民事代理卷排列。涉外类卷分别参照国内卷顺序排列。第十八条终止委托的业务，承办律师仍应按上述各类业务排列顺序归档，承办律师应将委托人要求终止委托的书面文字材料或承办律师对终止委托原因的记录收入卷中，排在全部文书材料之后。第三章立卷编目和装订第十九条业务档案填卷宗目录，并使用阿拉伯数字逐页编号、注明页次。两面有字的要两面编号，页号位置位于材料正面右上角、背面左上角，无字页不编号。第二十条承办业务日期以委托书签订日期或人民法院指定日期为准；结案日期以收到判决书（裁定书、调解书）之日为准；法律顾问业务的收结日期，以聘请法律顾问合同的签订与终止日期为准；其他非诉讼法律事务，以委托事项办结之日为结案日。第二十一条业务卷宗装订前要进一步整理：（1）破损材料要修补或复制，复制件放在原件后面；（2）字迹难以辨认的材料应当附上抄件；（3）主要外文材料要翻译成中文附后；（4）业务资料卷面为A4纸，窄于或小于卷面的材料，要用纸张加衬底；大于卷面的材料，要按卷面大小折叠整齐。需附卷的信封要打开平放，邮票不要揭掉；（5）卷内的所有金属物要全部剔除干净；（6）不要在卷内资料上人为涂画、标注。第二十二条卷宗装订可以使用棉线绳装订，也可以使用其他合理美观方式装订。第四章归档第二十三条本所配备专职或兼职档案管理人员负责业务档案管理，并建立业务档案室、档案柜。第二十四条本所档案管理人员的职责是：（一）收集、整理、保管和统计本所的档案和有关资料，编制《案卷目录》和必要的检索卡片，确保档案的完整和安全；（二）档案管理人员要熟悉所藏档案的情况，积极开展档案的利用工作，为律师开展业务提供服务；（三）指导、督促、检查律师对业务档案的立卷和归档，接受司法行政机关和地方档案行政管理部门的业务指导、监督和检查。（四）档案管理人员严格遵守保密制度，并注意保护当事人隐私权及其他非公开信息。不得违反制度提供档案或扩大利用范围，不得泄露档案内容。第二十五条业务档案在业务办结后一个月内装订完毕，由承办人根据司法部、国家档案局制定的《律师业务档案管理办法》的有关规定提出保管期限，移交档案管理人员，办理移交手续。第二十六条档案管理人员接收案卷时，应按照要求检查案卷质量，并按规定办理归档手续，在案卷封面左上角应盖“归档”章。如案卷装订不符合要求，档案管理人员不予接收并要求重新整理。第二十七条涉及国家机密、商业秘密、个人隐私，以及约定本所承担保密义务的律师业务案卷归档时应列为保密卷，确定密级保管。第二十八条随卷归档的录音带、录相带等声像档案，应在每盘磁带上注明当事人的姓名、内容、档案编号、录制人、录制时间等，逐盘登记造册归档。第二十九条对归档案卷，按律师事务所年度顺序、业务类别、保管期限等排列编号，绝密案卷单独编号。第三十条同一案件由于审级改变或其他原因形成几个案号的案卷，可以合并保管。合并保管原则是按时间顺序后卷随前卷保管。第三十一条对于归档工作表现突出的，要通报表杨，并进行物质奖励（奖励方法另行制订）。对于结案后，未在三个月内归档的或归档的案卷经检查不合格的给予批评教育，连续三次不改正的，通报市司法局，暂缓其年检注册。第五章档案的查询与借阅第三十二条查询档案填写《查询登记薄》，包括查询日期、查询档案编号、查询人签字、是否复印。借阅档案须填写《借阅登记薄》，包括借阅日期、借阅档案编号、册数、借阅人签字、审批人签字、归还情况、归还日期等。第三十三条借阅、查阅，不得从卷内抽取、涂写、标记、污损材料。第三十四条同级或上级司法行政机关的律师管理部门因工作需要借阅律师业务档案的，应出示正式调卷函件，并应履行借阅登记手续。第三十五条人民法院、人民检察院和有关国家机关因工作需要，要求查阅、借阅有关档案的，应出示正式查卷函件，经本所主任同意后办理查阅手续。第三十六条凡涉及国