个人档案管理制度（2篇）

第页共页个人档案管理制度是组织内部建立的一个规范，用于管理和维护员工的个人档案。它主要涵盖以下内容：1.档案建立：员工入职时，组织要建立员工的个人档案，包括个人基本信息、合同、身份证明、学历证书、培训记录等相关文件。2.档案分类：根据不同的性质和用途，将员工档案进行分类，如个人基本档案、工资福利档案、考勤档案等。3.档案保管：个人档案应妥善保管，确保其完整性、安全性和机密性。可以将档案存放在封存的柜子或专门的存档室，并设立相应的管理制度和权限。4.档案查询：当需要查询和利用员工档案时，应有相应的流程和权限。通常需要经过上级审批，并通过档案管理员进行查询或复印。5.档案归档：根据法律规定和组织的要求，对已离职或者不再需要将其中的文件进行归档。档案管理员应及时处理和整理。6.档案销毁：根据法律和组织的规定，对已经过期或者不再需要的档案进行合法的销毁，以保护个人隐私和组织利益。7.档案备份：对重要的个人档案进行定期备份，以应对档案损坏、丢失或灾害等情况。个人档案管理制度的建立和执行有助于保护员工的权益，促进组织的管理和决策，并满足法律和监管的要求。同时，也有助于提高组织的效率和信息安全。个人档案管理制度（二）一、目的与范围本制度的目的是为了规范和管理企业员工的个人档案，确保档案的完整性、准确性和保密性，保障企业和员工的合法权益。本制度适用于本企业所有员工的个人档案管理。二、档案管理原则1.遵守法律法规：个人档案管理工作必须遵守国家相关法律法规和政策规定。2.保密性原则：对于个人档案内容的保密性要求，除工作需要外，不得随意查阅、披露或泄漏。3.完整性原则：个人档案必须保存完整，不能删除、篡改或遗漏任何相关信息。4.准确性原则：个人档案内容必须准确无误，如发现错误应及时纠正。三、档案管理责任1.人力资源部门负责人负责组织和协调企业的个人档案管理工作，确保档案管理制度的有效实施。2.各部门主管负责本部门人员的个人档案管理和保管，必须按照规定的程序和要求进行操作。3.员工有义务提供真实、准确和完整的个人信息，并积极配合企业进行个人档案管理工作。四、档案分类与归档1.员工个人档案应按照员工姓名建立档案袋，并进行编号。2.档案袋内应包括员工的个人基本信息、工作经历、培训记录、考核记录、奖惩记录等相关文件材料。五、档案保管1.档案室应配备专人负责个人档案的保管、整理和归档工作。2.档案室应安全、防火、防潮、防盗，并设置相应的警报装置。3.档案室应定期进行巡检和消杀工作，以确保档案的安全和卫生。六、档案查询和使用1.员工有权查询和使用自己的个人档案，但必须遵守保密原则，不得随意披露或泄漏他人的个人信息。2.部门主管有权查询和使用本部门员工的个人档案，但必须按照规定的程序和权限进行操作。3.企业高层管理人员有权查询和使用全部员工的个人档案，但必须遵守保密原则，不得滥用或泄露个人信息。七、档案更新和销毁1.档案必须及时更新，新的文件材料必须及时归档。2.档案袋内的文件材料如经过五年以上未发生任何变更，可以依据法律法规的规定进行销毁。3.档案销毁必须经过审批程序，并按照规定的程序进行销毁，销毁记录必须保存备查。八、档案管理的监督与评估1.相关部门和人员对个人档案管理工作进行监督和检查，及时发现问题并进行纠正。2.每年对个人档案管理工作进行评估，及时总结经验，优化管理程序和工作流程。九、违纪与处罚1.个人档案管理违反本制度的，将视情节轻重给予相应的处罚，严重者将追究其法律责任。2.私自查阅、泄露或篡改个人档案内容的，将按照公司相关规定进行处罚，并保留追究其法律责任的权利。十、附则1.本制度自颁布之日起施行，如有需要修订，应经相关部门审批并通知全体人