4项目四-总账管理

项目四总账管理【学习目标】了解总账管理系统主要功能；了解总账管理系统与U8其他子系统数据传递关系；熟悉总账管理系统业务处理流程。能够根据企业财务核算要求，完成总账管理系参数设置、期初余额录入；掌握凭证填制、修改凭证、整理凭证、出纳签字、凭证审核、记账处理；掌握自定义转账常用函数的使用，掌握期末业务处理操作。项目四总账管理【项目引例】北京中远科技有限公司在ERP项目实施顾问的帮助下，已经完成了ERPU8系统的安装和部署，公司信息化主管也在财务部工作人员的配合下，建立了账套，启用了总账管理模块。公司总经理陆远来到财务处，发现财务人员还未开始使用信息化系统开展工作，便责备起财务主管张欣悦，为什么还不使用ERP财务管理系统开展财务工作。张欣悦很委屈，告诉总经理，建立账套只是企业财务信息化工作的起点，就像盖一栋大楼，而总账管理模块是ERP系统的一个子系统，就像这座大楼里的一间房子。现在房子虽然有了，但里面还是空的。要想使用总账管理模块开展会计工作，还需要做很多工作。提出问题：（1）企业要使用总账管理模块开展会计工作，你觉得还需要完成

哪些工作？（2）总账管理模块能完成哪些财务工作？（3）总账管理和ERP系统其他模块之间存在什么样的关系？（4）如何利用总账管理填制凭证、审核并且记账？（5）利用总账管理进行会计期末处理时，和手工账有什么区别？带着这些问题，让我们进入本项目的学习领域。【项目引例】任务一总账管理系统认知一、总账管理系统功能

总账管理模块是财务软件的核心子系统，用友ERPU8软件总账管理系统适用于企事业单位进行凭证管理、账簿处理、个人往来款管理、部门管理、项目核算和出纳管理等财务工作。总账管理系统主要功能包括以下方面：

（一）系统初始化

企业在使用总账管理系统之前，首先应该进行系统初始化设置。由用户根据本企业会计核算要求，建立适用的账务使用环境。系统初始化设置包括：凭证、账簿、预算控制、权限、会计日历等选项的参数控制，总账期初余额的录入、试算平衡等内容。

（二）会计凭证管理

通过严密的制单控制保证填制凭证的正确性。提供资金赤字控制、支票控制、预算控制、外币折算误差控制以及查看科目最新余额等功能，加强对发生业务的及时管理和控制。制单赤字控制可控制出纳科目、个人往来科目、客户往来科目、供应商往来科目。

（三）出纳管理

为出纳人员提供一个集成办公环境，加强对现金及银行存款的管理。提供支票登记簿功能，用来登记支票的领用情况；并可完成银行日记账、现金日记账，随时出最新资金日报表，余额调节表以及进行银行对账。

（四）期末处理

自动完成月末分摊、计提、对应转账、销售成本、汇兑损益、期间损益结转等业务。进行试算平衡、对账、结账、生成月末工作报告。

（五）账表管理

总账管理系统具有丰富的查询功能，可以实现总账、明细账、凭证联查，并可查询包含未记账凭证的最新数据。可随时提供总账、余额表、明细账、日记账等标准账表查询。任务一总账管理系统认知一、总账管理系统功能任务一总账管理系统认知二、总账管理系统与U8其他子系统的关系总账管理系统是U8管理软件财务部分的核心系统，是U8产品中最重要的子产品。总账管理系统既可以独立运行，也可以与其他业务系统协同运转，与其他系统传递相关的数据和凭证。总账管理系统与U8其他产品的关系如下图所示：任务一总账管理系统认知二、总账管理系统与U8其他子系任务一总账管理系统认知三、总账管理操作流程

用户使用总账管理系统，需要依次完成系统启用、初始设置、业务处理、月末处理等业务工作，具体操作流程分新用户第一次使用，和老用户再次使用，稍有不同。

（一）新用户第一次使用总账时，操作流程如图：【知识点拓展】ERPU8管理软件采用模块化构架，U8各业务子系统既能单独使用，也可集成使用，实现企业信息共享。任务一总账管理系统认知三、总账管理操作流程【知识点拓展任务一总账管理系统认知（二）老用户使用以前账套数据时，应按以下操作次序进行，如图：任务一总账管理系统认知（二）老用户使用以前账套数据时，应任务二总账管理系统初始化业务准备引入“项目三（任务四）”财务与收付结算备份账套。本任务以财务部张欣悦（W01）的身份完成相关业务处理。【工作实例4-1】北京中远科技有限公司总账管理系统控制参数如表4.2.1所示(未涉及的参数采用系统默认)，请根据业务资料，完成相关设置。选项卡参数设置凭证制单序时控制支票控制赤字控制：资金及往来科目，赤字控制方式：提示可以使用应收款、应付款、存货受控科目取消“现金流量科目必录现金流量项目”选项凭证编号方式采用系统编号账薄账薄打印位数按软件的标准设定明细账打印按年排页凭证打印打印凭证页脚姓名预算控制超出预算允许保存权限出纳凭证必须经由出纳签字可查询他人凭证会计日历会计日历为1月1日－12月31日数量小数位和单价小数位设置为2位其他外币核算采用固定汇率部门、个人、项目按编码方式排序任务二总账管理系统初始化业务准备选项卡参数设置凭证制单序任务二总账管理系统初始化操作流程：以财务部张欣悦（W01）登录企业应用平台，点击“业务工作”—“财务会计”—“总账”—“设置”，双击打开“选项”，进入选项设置窗口。任务二总账管理系统初始化操作流程：以财务部张欣悦（W01任务二总账管理系统初始化【知识点拓展】参数解析：

（1）制单序时控制：此项和"系统编号"选项联用，制单时凭证编号必须按日期顺序排列，如果有特殊需要可以将其改为不序时制单。

（2）支票控制：在制单时使用银行科目编制凭证时，系统针对票据管理的结算方式进行登记，如果录入支票号在支票登记薄中已存，系统提供登记支票报销的功能；否则，系统提供登记支票登记簿的功能。

（3）赤字控制：若选择此项，在制单时，当"资金及往来科目"或"全部科目"的最新余额出现负数时，系统将予以提示。

（4）可以使用应收、应付、存货受控科目：若科目分别为应收款、应付款、存货管理系统的受控科目，为了防止重复制单，只允许应收、应付、存货系统使用此科目进行制单，总账系统是不能使用此科目制单的。所以如果您希望在总账系统中也能使用这些科目填制凭证，则应选择此项。注意：总账和其它业务系统使用了受控科目会引起应收系统与总账对账不平。

（5）明细账查询权限控制到科目：指权限控制的开关，在系统服务中设置数据权限控制设置（系统默认对“仓库”、“工资权限”、“科目”、“用户”业务对象控制），必须在总账系统选项中打开，才能起到控制作用。任务二总账管理系统初始化【知识点拓展】任务二总账管理系统初始化【工作实例4-2】北京中远科技有限公司2018年1月份期初余额如表4.2.2所示，其中涉及到辅助核算的往来科目期初余额如表4.2.3至表4.2.5，请根据业务资料，完成系统期初余额录入工作。日期凭证号客户摘要方向金额业务员票号票据日期2017-11-25转-109美承公司销售商品借104000万静L1122017-11-252017-12-12转-112百汇公司销售商品借64000万静Z1082017-12-12日期凭证号部门个人摘要方向期初余额2017-12-26付-120资产管理中心郭跃外出培训借款借23002017-12-29付-127营销中心万静出差借款借1500日期凭证号客户摘要方向金额业务员票号票据日期2017-10-20转-85中淮公司购买显示器贷287250张建军C0102017-10-20应收账款

余额：借168000元其他应收款－应收个人款

余额：借3800元应付账款

余额：贷287250元注：以上是部分科目余额，详尽科目余额见书本。任务二总账管理系统初始化【工作实例4-2】北京中远科技有任务二总账管理系统初始化录入所有科目期初余额后，点击“试算”，检查期初是否平衡，系统弹出“期初试算平衡表”，如图4.2.4所示。任务二总账管理系统初始化录入所有科目期初余额后，点击“试任务二总账管理系统初始化【知识点拓展】

（1）总账管理系统中科目分为：末级科目，栏目表现为白色；非末级科目，栏目表现为灰色；辅助科目，表现为浅黄色。

（2）末级科目可直接录入，非末级科目，待下级科目录入后，系统自动汇总。

（3）往来核算科目不管在总账还是在应收应付系统，有往来辅助核算的科目都要按明细录入数据。

（4）无论往来核算在总账还是在应收应付系统，有往来辅助核算的科目都要按明细录入数据。

（5）如果某科目为数量、外币核算，可以录入期初数量、外币余额。但必须先录入本币余额，再录入外币余额。特别提示：此节任务完成后，请做好账套备份工作。本书在后续章节初始操作时（项目五、六、七、八），将以此为起点，引入本任务备份账套。任务二总账管理系统初始化【知识点拓展】特别提示：此节任务任务三总账日常业务处理【工作实例4-3】

2018年1月2日，采购中心员工张建军报销业务招待费。增值税专用发票金额1600，税额96。使用工行转账支票支付，票号ZZ2018010201。操作流程：点击“业务工作”—“财务会计”—“总账”—“凭证”，双击打开“填制凭证”，进入填制凭证页面。（以下业务均在总账直接录入凭证）

借：管理费用/招待费1600

应交税费/应交增值税/进项税额96

贷：银行存款/工行存款1696任务三总账日常业务处理【工作实例4-3】2018年1月任务三总账日常业务处理【工作实例4-4】5日，支付上月工资、五险一金。开具工行转账支票两张，票号ZZ2018010501，ZZ2018010502，经办人陈遥。借：应付职工薪酬/工资106218.40

贷：银行存款/工行存款106218.40借：应付职工薪酬/社会保险费35555.20

应付职工薪酬/住房公积金13008

贷：银行存款/工行存款48563.20任务三总账日常业务处理【工作实例4-4】5日，支付上月工任务三总账日常业务处理【工作实例4-5】6日，向美承商贸有限公司销售V1商用电脑80台，开具增值税专用发票，无税单价8000元，税率17%。货款已收工行账户，结算方式其他。借：银行存款/工行存款748800

贷：主营业务收入640000

应交税费/应交增值税/销项税额108800任务三总账日常业务处理【工作实例4-5】6日，向美承商贸任务三总账日常业务处理【工作实例4-6】9日，为赚取差价购买安徽讯飞公司股票（上月已宣告未发放股利，每股0.3元），交易报告单如图4.3.10，支付方式其他。借：交易性金融资产/成本384000

应收股利6000

投资收益8970

贷：银行存款/工行存款398970【知识点拓展】

为保证U8报表系统取值函数的准确性，在U8系统填写凭证时，遇到“投资收益”科目，一般填写在贷方。如是借方金额，则填写贷方红字。同理，遇到“财务费用”科目，一般填写在借方，如是贷方金额，则填写借方红字。任务三总账日常业务处理【工作实例4-6】9日，为赚取差价任务三总账日常业务处理【工作实例4-7】10日，向英特尔公司采购V1主机60台，增值税专用发票无税单价3400，税率17%。已验收入库，款项尚未支付。借：原材料/英特尔V1主机204000

应交税费/应交增值税/进项税额34680

贷：应付账款238680任务三总账日常业务处理【工作实例4-7】10日，向英特任务三总账日常业务处理【工作实例4-8】15日，营销中心员工万静报销差旅费2000元，差额现金付讫。借：管理费用2000

贷：库存现金500

其他应收款/应收个人款1500任务三总账日常业务处理【工作实例4-8】15日，营销中心任务三总账日常业务处理【工作实例4-9】16日，向华星科贸有限公司采购键鼠套装200套，增值税专用发票无税单价50元，税率17%。已验收入库，货款已付，工行转账支票号ZZ2018011601，经办人张建军。借：原材料/华星键鼠套装10000

应交税费/应交增值税/进项税额1700

贷：银行存款/工行存款11700任务三总账日常业务处理【工作实例4-9】16日，向华星科任务三总账日常业务处理【工作实例4-10】18日，收到百汇公司商业承兑汇票一张，票号HP2018011801，系支付前欠货款。借：应收票据/商业承兑汇票64000

贷：应收账款64000任务三总账日常业务处理【工作实例4-10】18日，收到百任务三总账日常业务处理【工作实例4-11】20日，采购格力空调一台，增值税专用发票无税单价5600元，税率17%，已投入使用。款项已付，工行转账支票号ZZ2018012001，经办人郭跃。借：固定资产5600

应交税费/应交增值税/进项税额952

贷：银行存款6552任务三总账日常业务处理【工作实例4-11】20日，采购格任务三总账日常业务处理【工作实例4-12】25日，“1月发料凭证汇总表”记录本月生产商用V1计算机，领用V1主机、键鼠套装、液晶显示器各50台。借：生成成本/直接材料250250

贷：原材料/英特尔V1主机172500

原材料/华星键鼠套装2750

原材料/中淮液晶显示器75000通过查询余额表（路径：账表—科目账—余额表（包含未记账凭证）），计算得知英特尔V1主机发出单价为3450元，华星键鼠套装单价为55元，中淮液晶显示器单价为1500元。

任务三总账日常业务处理【工作实例4-12】25日，“1月任务三总账日常业务处理【工作实例4-13】26日，编制职工薪酬分配表。应借项目成本项目生成工人职工薪酬其他人员职工薪酬生产成本商用V1计算机直接人工25300

制造费用商用V1计算机直接人工

3200管理费用总经理办公室直接人工

7000财务部直接人工

5000人力资源部直接人工

3000资产管理中心直接人工

2500采购中心直接人工

3000销售费用营销中心直接人工

5100合计

54100借：生产成本/直接人工25300

制造费用/工资3200

管理费用/薪资（总经办）7000

管理费用（财务部）5000

管理费用（人力资源部）3000

管理费用（资产管理中心）2500

管理费用（采购中心）3000

销售费用5100

贷：应付职工薪酬/工资54100凭证为两页，截图为第一页任务三总账日常业务处理【工作实例4-13】26日，编制职任务三总账日常业务处理【工作实例4-14】31日，北京中远科技有限公司1月份各部门应分配的固定资产折旧额为：总经理办公室300元，财务部300元，人力资源部200元，资产管理中心350元，营销中心350元，采购中心350元，生产中心1800元（其中V1产品专用生产线1200元，其他设备600元）。借：生产成本/折旧费1200

制造费用/折旧费600

管理费用（总经办）300

管理费用（财务部）300

管理费用（人力资源部）200

管理费用（资产管理中心）350

管理费用（采购中心）350

销售费用350

贷：累计折旧3650凭证为两页，截图为第一页任务三总账日常业务处理【工作实例4-14】31日，北京任务三总账日常业务处理【工作实例4-15】31日，安徽讯飞公司股票（股票代码：601086）收盘价格为21.2元。借：交易性金融资产/公允价值变动40000

贷：公允价值变动损益40000查询余额表（包含未记账凭证），结合9日业务，计算确定资产负债表日公允价值与账面余额之间的差额为40000元。任务三总账日常业务处理【工作实例4-15】31日，安徽讯任务三总账日常业务处理【工作实例4-16】31日，结转本月制造费用。借：生产成本/制造费用3800

贷：制造费用/工资3200

制造费用/折旧费600任务三总账日常业务处理【工作实例4-16】31日，结转本任务三总账日常业务处理【工作实例4-17】31日，财务部出纳万琪琪（W03）对1月份发生的出纳凭证进行出纳签字处理。【工作实例4-18】31日，财务主管张欣悦（W01）对1月份凭证进行审核。【工作实例4-19】31日，财务部陈遥（W02）对1月份的凭证进行记账操作。注：在“总账”—“期末”菜单下，双击“对账”按钮，打开“对账”对话框，按下Ctrl+H键，可激活“恢复记账前状态”功能。该功能按钮显示在“凭证”菜单中，执行可恢复记账前状态。任务三总账日常业务处理【工作实例4-17】31日，财务任务三总账日常业务处理【知识点拓展】

（1）若在“总账”—“选项”中设置了"制单序时"，那么在修改制单日期时，不能在上一编号凭证的制单日期之前。

（2）若在“选项”中设置了"不允许修改、作废他人填制的凭证"，则不能修改他人填制的凭证。

（3）若本月有凭证已记账，那么，本月最后一张已记账凭证之前的凭证将不能作凭证整理，只能对其后面的未记账凭证作凭证整理。若想对已记账凭证作凭证整理，须先到"恢复记账前状态"功能中恢复本月月初的记账前状态，再作凭证整理。

（4）作废凭证仍保留凭证内容及凭证编号，只在凭证左上角显示"作废"字样。作废凭证不能修改，不能审核。在记账时，不对作废凭证作数据处理，相当于一张空凭证。在账簿查询时，也查不到作废凭证的数据。任务三总账日常业务处理【知识点拓展】任务四出纳业务处理

一、现金日记账与银行日记账【工作实例4-20】查询北京中远科技有限公司2018年1月份银行存款日记账。操作流程：执行“总账”—“出纳”—“银行日记账”，系统弹出“银行日记账查询条件”对话框。任务四出纳业务处理一、现金日记账与银行日记账任务四出纳业务处理

二、支票登记簿【工作实例4-21】通过使用“支票登记簿”功能，查询北京中远科技有限公司2018年1月份支票使用情况。操作流程：执行“总账”—“出纳”—“支票登记簿”，系统弹出“银行科目选择”对话框。任务四出纳业务处理二、支票登记簿任务四出纳业务处理

三、银行对账【工作实例4-22】北京中远科技有限公司银行账的启用日期为2018年1月1日，工行人民币账户企业日记账调整前余额为504432.86元，银行对账单调整前余额为509432.86元，未达账项一笔，系银行已收企业未收款5000元（2017年12月31日，结算方式转账支票，借方）。操作流程：执行“总账”—“出纳”—“银行对账”—“银行对账期初录入”，系统弹出“银行科目选择”对话框。任务四出纳业务处理三、银行对账任务四出纳业务处理【工作实例4-23】收到工行1月份银行对账单如表4.4.1所示，在系统中输入银行对账单。操作流程：执行“总账”—“出纳”—“银行对账”—“银行对账单”，系统弹出“银行科目选择”对话框。日期结算方式票号借方金额贷方金额2018-01-02202ZZ2018010201

16962018-01-05202ZZ2018010501

106218.42018-01-05202ZZ2018010502

48563.22018-01-064

748800

2018-01-094

3989702018-01-16202ZZ2018011601

11700银行对账单任务四出纳业务处理【工作实例4-23】收到工行1月份银行任务四出纳业务处理【工作实例4-24】进行2017年1月银行对账操作。操作流程：执行“总账”—“出纳”—“银行对账”—“银行对账”，系统弹出“银行科目选择”对话框。任务四出纳业务处理【工作实例4-24】进行2017年1月任务四出纳业务处理【工作实例4-25】查询工商银行存款余额调节表。操作流程：执行“总账”—“出纳”—“银行对账”—“余额调节表查询”，系统弹出“银行存款余额调节表”。双击“工行存款”账户，系统弹出“银行存款余额调节表”。任务四出纳业务处理【工作实例4-25】查询工商银行存款余任务五总账期末业务处理

一、转账定义【工作实例4-26】完成自定义转账设置：序号0001结转V1计算机完工产品成本。操作流程：执行“总账”—“期末”—“转账定义”—“自定义转账”，系统打开“自定义转账设置”页面。(以下自定义转账路径与此题相同)借：库存商品/商用V1计算机JG()

贷：生产成本/直接材料FS(500101,月,借,101)

生产成本/直接人工FS(500102,月,借,101)

生产成本/制造费用FS(500103,月,借,101)

生产成本/折旧费FS(500104,月,借,101)【知识点拓展】

（1）金额公式设置可以通过公式向导，也可以直接输入，输入时除中文字符外，其他字符须在英文输入法下完成；

（2）“JG（）”含义为：取对方科目计算结果；“FS()”含义为：取发生额，根据函数向导，可以选择借方或贷方发生额。函数代码FS后的“()”输入科目编码后，特指取某一科目的发生额。任务五总账期末业务处理一、转账定义借：库存商品/商用任务五总账期末业务处理

【工作实例4-27】完成自定义转账设置：序号0002结转V1计算机销售成本（因本业务公式较为复杂，为方便理解，请先行阅读本业务后【知识点拓展】释义）。借：主营业务成本/商用V1计算机

金额公式：SFS(600101,月,贷)*((QC(140501,月)+FS(140501,月,借))/(SQC(140501,月)+SFS(140501,月,借)))

数量公式：SFS(600101,月,贷)

贷：库存商品/商用V1计算机

金额公式：JG()数量公式SFS(600101,月,贷)任务五总账期末业务处理【工作实例4-27】完成自定义转任务五总账期末业务处理【知识点拓展】

（1）由前述所知，北京中远科技公司发出存货计价方法为月末一次加权平均法。

（2）公式释义

“SFS()”为数量发生额函数，可根据函数向导选择借方或贷方发生额；“QC()”为期初余额函数。“SQS()”为数量期初余额函数。

则：公式A本月发出商用V1计算机存货数量：SFS(600101,月,贷)

公式B发出存货单位成本=（月初该存货成本+本月进货成本）/（月初该存货数量+本月进货数量）：(QC(140501,月)+FS(140501,月,借))/(SQC(140501,月)+SFS(140501,月,借))

本月发出存货的成本=公式A*公式B

（3）借方“640101”、贷方“140501”均设置了数量金额辅助核算，因此设置自定义转账时，还需要在数量公式中设置函数。

（4）使用自定义转账设置成本结转，较为复杂，为方便处理，可新建空白word文档，在其中组合公式后，再粘贴至系统金额公式栏。

（5）除自定义转账外，结转销售成本也可通过“销售成本结转”功能实现。操作路径：“期末”—“转账定义”—“销售成本结转”功能实现，设置如图4.5.5。任务五总账期末业务处理【知识点拓展】任务五总账期末业务处理【工作实例4-28】完成自定义转账设置：序号0003结转本月未交增值税。借：应交税费/应交增值税/转出未交增值税QM(222101,月)

贷：应交税费/未交增值税JG()任务五总账期末业务处理【工作实例4-28】完成自定义转账任务五总账期末业务处理【工作实例4-29】完成自定义转账设置：序号0004计提城建税教育费附加。借：税金及附加JG()

贷：应交税费/应交城建税QM(222102,月)*0.07

应交税费/应交教育费附加QM(222102,月)*0.03

应交税费/应交地方教育费附加QM(222102,月)*0.02任务五总账期末业务处理【工作实例4-29】完成自定义转账任务五总账期末业务处理【工作实例4-30】完成自定义转账设置：序号0005计算本月企业所得税。借：所得税费用(FS(4103,月,贷)-FS(4103,月,借))*0.25

贷：应交税费/应交所得税JG()【工作实例4-31】进行期间损益结转设置。操作流程：执行“总账”—“期末”—“转账定义”—“期间损益”，系统打开“期间损益结转设置”页面。本年利润科目选择“4103”。任务五总账期末业务处理【工作实例4-30】完成自定义转账任务五总账期末业务处理【工作实例4-32】31日，“1月完工产品入库汇总表”记录，本月验收入库V1商用计算机50台。执行“总账”—“期末”—“转账定义”—“自定义转账”，在“转账序号0001”中，借方“数量公式”栏输入“50”。任务五总账期末业务处理【工作实例4-32】31日，“1月任务五总账期末业务处理【工作实例4-33】31日，结转本月发生的销售成本。操作流程：执行“期末”—“转账生成”，选择“自定义转账”，双击选择“编号0002”进行结转。任务五总账期末业务处理【工作实例4-33】31日，结转本任务五总账期末业务处理【工作实例4-34】计算本月应交增值税并结转本月未交增值税。操作流程：同上，双击选择“