工程档案管理制度

———工程档案管理制度第一章总则第一条为了规范公司工程档案管理，特制订本制度。第二条本制度适用于公司职能部门及各业务部门工程档案管理。第三条本制度最终解释权归技术安全部，技术安全部负责本制度的修订完善。第二章工程档案管理机构的设置及基本要求第四条工程档案划分及管理部门（一）工程档案是指本公司在从事工程项目实施过程中形成的对公司有保留价值的各种文字、图表、声像等历史记录。（二）公司设立的工程档案室，由技术安全部负责档案资料归档的规范操作和档案室的日常管理工作，并设置档案室管理员。（三）工程档案根据其重要性和保密程度，应按标准规范进行分类，有规范统一的档案编号和标签，并建立电子与纸张分类目录。第五条各部门资料管理（一）公司各职能部门及业务部门必须设专（兼）职的资料管理员，制订明确的资料管理员岗位职责，规范部门工程档案管理，实行部门工程档案与公司工程档案归口管理。（二）各部门根据部门资料性质结合公司工程档案管理办法，实行统一的标准分类管理。（三）工程档案的借阅和移交、销毁，必须按照公司管理规定执行。第三章档案分类第六条档案质量（一）工程档案脊背及封面统一按技术安全部规定格式打印粘贴（详见附件），封面题名应能准确反映出卷内文件材料的内容。（二）工程档案文件禁止使用铅笔、圆珠笔、复写纸。破损的档案文件要进行修复处理。（三）工程档案必须遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件材料之间的联系，区分不同的价值，便于保管和利用。（四）档案盒统一用4公分或5公分的牛皮档案盒，盒内必须附《卷内目录》。（五）所有工程资料必须装盒归档存放，图纸类档案必须折叠成A4幅面存放于档案盒内，不得散放。第七条分类档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并要一定范畴，不能笼统含糊（如:工程准备阶段文件、监理文件、施工文件等）。第八条档案编号（一）统一编号，主合同号+部门首字母+档案类别+三位数序号（例如：102-J-竣001，表示第102号主合同，技术安全部，竣工资料，流水号001号）（二）工程档案分类确定后，用数字编号依次排列，以便查阅。（三）工程档案分类和编号一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先申请，经领导同意，拟定新旧工程档案分类编号对照表，以免混淆。第四章工程档案日常管理各职能部门及业务部门工程档案，原则上由本部门自行存放管理，档案柜钥匙需在综合部留存一套备用。借阅、销毁、移交必须有相关人员的签字手续。第九条借阅（一）借阅手续:1.各部门经办人员因业务需要借阅工程档案时，经办人必须在借阅登记表上签字。2.档案员应在借阅登记表上注明借出日期和归还日期，以备及时催还。3.档案归还时，经档案员核查无异后，档案立即归档，填写归还日期，取消借阅记录。（二）借阅人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案，不得在文件上圈点、画线和涂改，未经批准不得复印档案。（三）借阅人确因工作原因需要复印文件，需借阅人向借阅部门负责人请示，经借阅部门负责人批准后方可复印。（四）借阅人应于规定期限内归还。如有其他人借阅同一档案时，应变更借阅登记，不得私自授受。第十条销毁（一）每年保管期限已满的工程档案由档案员编制纸质和电子的《档案销毁清册》，报公司负责人审核批准，并指定其监销人后方可进行销毁。《档案销毁清册》需注明:销毁档案目录、公司负责人意见、档案管理人签字、监销人签字、销毁时间。（二）销前，按照清册清点；销后，在清册上签名，并将监销情况报告公司负责人。《档案销毁清册》需永久保管。（三）保管期限已满但事项仍未完结的，须待事项完结时才能销毁，否则不能销毁档案。第十一条移交需要进行移交的工程档案，需由移交方编制《移交清单》，报部门负责人审核批准并指定其监交人后，方可进行移交。《移交清单》需注明：移交档案目录、部门负责人意见、移交方签字、监交人签字、接收方签字、移交时间、移交原因。《移交清单》一式两份，移交方和接收方各一份并永久保管，同时应将《移交清单》word电子版移交给接收方存档。移交完成后由档案员编制《工程档案移交（接收）登记簿》，移交人、接收人签字。第十二条保密（一）工程档案室的任务是集中统一管理公司已形成的全部工程文件资料档案，维护工程档案的完整和安全，主动做好工程档案的提供利用工作。任何无关人员未经许可不得入内。（二）档案员应忠于职守，遵守纪律，保守秘密，树立全心全意为公司各项工作服务的思想，主动，准确，迅速地为利用者提供档案资料。（三）爱护档案室的一切设施设备，任何人未经许可不得使用及随意翻动。第五章附则第十三条本制度条款为试用条款，根据实际情况进行修正。第十四条本办法自下发之日起执行。附件：1.移交清单2.卷内目录3.案卷脊背40mm及封面模板4.案卷脊背50mm及封面模板5.档案盒封面、脊背粘贴格式6.档案移交(接收)登记簿7.档案销毁清册8.档案借阅（复印）申请单附件1XXX工程项目技术资料移交清单工程名称XXX工程项目（第X卷）移交原因已完工序号资料名称份数起止页1234567891011121314151617181920部门负责人意见：移交人：监交人：接交人：附件2 年限年限密级总号分号卷内目录工程名称工程内容（共卷第卷）工程地点开工日期竣工日期编制人建设单位监理单位编制单位设计单位施工单位序号名称文件编号文件日期起止页备注12345678910附件3XXX工程项目共卷第卷资料内容40mm案卷脊背样式XXX工程项目共卷第卷资料内容XXX工程项目共卷第卷资料内容案卷题名编制单位编制日期保管期限密级40mm案卷封面样式附件450mm案卷脊背样式XXX工程项目共卷第卷资料内容XXX工程项目共卷第卷资料内容XXX工程项目共卷第卷资料内容50mm案卷封面样式案卷题名编制单位编制日期保管期限密级附件5档案盒封面粘贴格式档案盒脊背粘贴格式附件6工程档案移交(接收)登记簿案卷号案卷名称所属年度移交(接收)日期移交(接收)原因案卷数量备注小计其中永久长期短期移交人(签字):接收人(签字):附件7档案销毁清册序号年度案卷或文件题名目录档号或文号卷内文件页（件）数保管期限销毁原因备注12345678910公司负责人意见：部门负责人意见