银行物业服务制度的建立和档案管理

银行物业服务制度的建立和档案管理目录第一节制度建立的原则 1一、外部合规性 1二、内部合理性 1第二节制度的建立 1一、做好基础调研工作 1二、开始制度编制 2三、制度评价 2四、制度优化 3第三节档案管理 3一、档案资料管理工作内容及要求 4二、档案资料过程管理 4三、档案资料的分类 6四、档案资料管理的要点 10第一节制度建立的原则一、外部合规性外部合规性是指不违背外部的法律、法规，所以要求我们经常要做外部法规的收集更新，国家政策的分析。要适时更新外部法律的发布情况，及时预测可能会出现的变化。二、内部合理性内部合理性是指制度编制要符合企业实际情况，不能随便百度抄一个文件过来就用，要调整。就像军事是为政治服务一样，制度同样是为管理服务的，对上，要符合企业价值观体系；对下，符合业务流程实际操作情况。第二节制度的建立一、做好基础调研工作调研工作具体包括：1.国家政策的变化；2.政府相关法规的情况；3.物业服务行业的变化；4.XX银行的实际情况及甲方具体要求；5.基础制度文件的实用性分析二、开始制度编制制度编制除了围绕上述的两个原则以外，还需确保制度的完善性和可持续性。三、制度评价1.合规性评价（1）以国家的法律法规和行政部门颁发的相关文件为依据，评价制度与法律法规和相关规定是否符合；（2）仔细对照招标文件的要求，一一响应；（3）收集行业标准，确保以不低于行业的标准开展工作。2.合理性（有效性）评价（1）定期对制度进行梳理和优化。我司进驻后，半年内将每个月进行一次制度梳理和优化，半年后，以季度为时间单位进行制度梳理和优化；（2）用开放的心态拥抱变化。我司一直以来坚守“以客户为中心”的原则，那么，客户的需求发生变化，对于物业服务人员来说，唯一需要做的就是相应的调整以适应新的要求；（3）高度重视创新，用创新思维解决问题。3.完善性评价一方面，现有制定的制度是否已经覆盖了所有的服务工作，另方面，服务对象和工作本身是否发生了变化。这两个因素就是制度完善性评价的标准。4.可持续性评价制度尽管可以修改，可以优化，但制度本身具有的严肃性、严谨性、权威性决定了制度必须具有延续性，因此，在制度建立的过程中，必须高度重视制度的可持续性四、制度优化与制度梳理的时间相一致，我司将在进驻后半年内每个月进行一次制度优化，半年后，每一季度进行一次制度优化，确保制度建设可以切实的支持高质量的服务。第三节档案管理根据XX银行的物业服务要求，我司将管理与物业相关的工程图纸、档案竣工验收资料复印件并实施管理和服务工作中的各种制度、规程、流程、记录、图表、函件等进行归档管理保存。物业档案资料的建立与管理是物业服务的重要组成部分。科学、规范的档案管理可以为专业的物业服务提供有力的支持。针对XX银行的实际情况，我们拟采取系统化、电脑化的管理手段，对物业档案进行全面的收集和管理。在信息的收取时广开信息渠道，存储时做到内容全面、丰富，收集时尽可能地完整。并树立档案管理的财富观、资源观和服务观，使档案管理真正为管理服务。一、档案资料管理工作内容及要求（一）工作内容1.建立资料的收集、分类整理、归档管理和保密制度。2.建立一套完整的档案管理制度。如在日常管理中要建立交接班、项目故障与维修、保养、设备巡视等登记制度。3.保管好其它与档案资料管理有关的事项资料。（二）工作要求1.必须保证甲方交给物业服务的档案资料（包括设备维修、改造的案资料）的完整性、完好性。2.合同期满我司应及时将整理好的新物业档案资料原件统一移交给采购人的综合档案室进行分类、立卷、编号、归档，输入计算机便于更科学的管理。3.充分利用现代化科学技术，提供档案管理工作效率。4.利用已有档案资料进行总结，规划。二、档案资料过程管理档案资料的管理流程：收集管理分类编号登记电脑录入归档应用。1.资料的收集（1）设立档案室，采取系统化、科学化、电脑化的先进手段，建立相应的规章制度，对所有档案资料进行严格管理。（2）资料的收集坚持内容丰富的原则，根据实体资料和信息资料的内容，在实际工作中从需要出发，扩大信息资料的来源渠道，从时间上讲是从规划设计到工程竣工的全部工程技术维修资料；从空间上讲是指物业构成的方方面面，大到房屋本体，公共设施，小到一草一木都有详细的资料收集。2.资料分类整理收集后的所有信息，统一由管理服务中心档案室集中整理。整理的重点是去伪存真，根据档案的来源、信息的内容、信息的表现形式等特点进行细分，做到条理清晰、分类合理。3.资料归档管理（1）归档就是按照资料本身的内在规律、联系进行科学的分类与保存。根据实际需要，XX银行的资料管理拟采用原始档案和电脑双轨制。采用多种形式的文档储存方式，便于原始档案的保存，如录像带、胶卷、照片、图景等。档案组卷按不同业务性质编号、造删、编辑，并分柜保存，运用计算机等先进的管理手段，尽可能的把其他形式的档案资料转化为电脑储存，便于查找和调用。（2）档案的出室、入室都有严格的规定：出室必须经服务中心经理同意经登记后方可借出；入室时，须由专人进行检查，如有破损，立即修复，并追究有关人员的责任。档案管理人员需及时收回在外文件，严防文件的流失；档案管理员定期检查资料保管情况，并及时补充相关技术资料归档保存。（3）档案的管理环境必须做到“四防”，即：防火、防潮、防发霉变质、防蛀。4.档案的借阅管理（1）物业项目服务中心所有工作人员都有保护档案、保守秘密的权利和义务。（2）查阅档案，须按规定办理登记手续，定期归还。（3）要爱护档案，所借档案不得随意折叠和拆散，不得对档案随意更改，涂写。（4）借出和归还档案时，应办理清点手续，由档案员和借阅者当面核对清楚。（5）档案如有丢失、损坏或泄密，追究当事者责任。（6）借阅者在归还档案时须填写档案利用效果记录。（7）调离物业项目服务中心的工作人员，必须清理移交档案文件后方可办理调离手续。三、档案资料的分类（一）开发建设单位移交档案资料1.产权资料项目批准文件用地批准文件建筑执照拆迁安置资料2.技术资料XX银行规划图建筑施工图竣工图a.总平面图b.单体建筑、结构、设备竣工图c.消防、附属工程及地下管网竣工图地质勘测报告工程合同开、竣工报告工程预决算图纸会审记录工程设计变更通知及技术核定单（包括质量事故处理记录）隐蔽工程验收签证沉降观察记录竣工验收证明书钢材、水泥等主要材料的质量保证书新材料、构配件的鉴定合格证书水电、卫生器具等设备的检验合格证书砂浆、混凝土试块试压报告供水试压报告3.物业资料XX银行基本资料XX银行分项资料商业配套资料娱乐设施资料（二）管理处自建档案资料日常管理资料（1）环境管理记录日常巡查记录垃圾清运记录消杀记录噪音检测记录（2）保安管理记录日常巡查记录交接班记录值班记录物资搬运放行记录紧急事件处理记录车辆进出记录夜间查岗记录（3）车辆档案车辆详细资料车位使用协议（4）装修管理资料档案（5）维修服务档案维修委托单维修服务回访记录（6）收费管理档案管理费收支公布表管理处与外单位签订的各类合同其它（7）设备管理档案公用设施保养维修记录机电设备保养维修及运行记录设备分承包方维修保养记录设备设施巡视检查记录设备台帐（8）员工管理档案员工个人详细资料员工培训考核记录员工业绩考核记录员工内务管理检查记录（9）培训档案培训计划及实施记录培训考核及跟查记录军事训练及消防演习记录（10）行政文件政府部门文件公司规章制度、通知、通报等文件公司荣誉资料（11）其它四、档案资料管理的要点1.重要的档案资料（竣工资料）的交接必须经过服务中心经理或其指定责任人验收，完善交接手续后方能分卷立档。2.档案保管由专人负责，以达到文件管理要求，做到档案标识清晰，分类明确，易查找；档案出室由具备资格的人员经过登记后方可借出，文件借阅者需妥善保管所借文件，不得涂改、撕毁等，否则追究相关责任；档案入室时经过检查，如有轻微破损应立即修补，损坏严重需追究借阅人员的责任。档案管理人员需按时检查档案借阅情况，以便及时收回在外文件。3.档案资料实行严格的借阅登记制度，归还入档时，必须经过审核检查，如有轻微破损应立即修补，损坏严重的须追究借阅人员的责任。档案管理人员须定时检查档案借阅情况，以便及时收回在外文件，防止因管理疏忽导致文件流失。4.档案资料管理实行严格的鉴定制度。档案资料的鉴定必须由服务中心经理或其指定的责任人负责，对档案是否有效、作废以及保存数量等做出决定。当文件状况有所变动时，应及时调整目录的有关数据，以保证查阅者及时找到有效文件。5.档案资料的管理必须做到“七防”即防火、防潮、防盗、防鼠、防虫、防变质、防高温。必须配置有效的灭火器材，潮湿天气需放置生石灰等防潮物，档案管理人员须定期检查和清理，保证档案资料环境条件符合要求。6.采用各种形式的文档储存方式，如电脑磁盘、录像带、录音带、胶卷、照片、图表等，并采用相适应的保管、储存方法。7.尽可能把其它形式的档案资料转化为电脑储存，便于查找和利用。8.电脑文件由专人按照规定设置子目录进行分类管理，并定期清除过期失效文件。9.原始文件按照文