会计档案管理办法

会计档案管理办法会计档案管理会计档案定义会计核算材料的归档会计档案的保管会计档案的移交会计档案的鉴定与销毁价值属性专业领域形成主体一、会计档案的定义

会计档案是国家机关、社会团体、企业、事业单位、个体工商户和其他组织在会计核算活动中形成的具有保存价值的原始记录，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。（符合档案构成的三个要件）原始属性通过定义明确：1、会计档案属于专门档案，具有专业性特点；它的范围包含：会计凭证、会计账簿、财务报告等专业核算材料（归档范围）。2、在财务会计各项管理活动中形成的其他文件材料，如：政策法规、计划总结、请示批复等均属文书档案归档范畴。二、会计核算材料的归档归档范围归档时间归档要求和归档手续会计档案归档范围会计凭证

会计凭证是用来记录经济业务，明确经济责任、作为记帐依据的书面证明。会计账簿

会计账簿是以会计凭证为依据，连续、系统、全面地记录经济业务的簿籍，是编制财务报告的依据。会计账簿种类及划分活页账、订本账、卡片账总账、明细账、银行存款日记账、现金日记账会计账簿的组卷

①订本账（直接标案卷号）注：会计跨年度帐放在用完年的年度(即截止年)②活页账要求：按年度组卷，结合保管期限固定资产卡片总账账簿财务报告财务报告是根据日常会计核算定期编制的，综合地反映一定时期的资产、负债和所有者权益状况，以及某一特定时期的经营成果和现金流动情况的书面文件。财务报告按时间划分：会计年报（包括内容：资产负债、利润分配、经费情况、资金活动、财务分析及说明、附注等）、月报、季报。其它类会计核算材料其它类会计核算材料的组卷方法：(一般的文件材料不多，银行存款余额调节表，银行对帐单等属归档之列，会计档案移交清册、保管清册、销毁清册也属归档范围)要求：与财务报告的组卷方法相同。银行余额调节表、银行对账单销毁清册、保管清册移交清册档案排架不是会计档案归档范围工资年报，职工工资、奖金及各种福利审批名册，养老保险缴纳名册，调整、新增审批表，职工聘用、转正等审批表、协议书，事业统计报表，清产核资材料，财务制度，上级指标文件等均属文书档案（反映党务、行政管理活动）。归档时间和责任人归档时间：年终立卷，可暂时保管一年，移交本档案机构统一保管。（企业可根据自己情况在会计机构专柜保管）责任人：会计人员、档案员（档案室存放）出纳人员不得兼管会计档案

会计档案的保管会计档案的保管期限分为：永久定期定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、和25年五类PS：会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起会计档案的移交会计档案的移交，指单位会计机构或人员根据有关规定向本单位档案机构移交会计档案，或本单位档案机构按照国家规定把会计档案向地方综合档案馆移交的过程。会计档案移交工作类型（一）单位内部会计档案的归档移交会计机构向档案机构的移交人员变动会计档案的移交（二）机构变动单位会计档案的移交单位因撤销，重组，破产或其它原因终止的，在终止和办理注销登记手册之前形成的会计档案，应有终止单位的业务主管部门或财产所有者代管或移交有关综合档案馆代管。单位分离后按原单位存续的，其会计档案应由分离后的存续方统一保管：单位分离后原单位解散的，其会计档案应当经各方协调后由其中一方代管或移交综合档案馆代管。（三）形成的会计档案的移交基建会计档案，建设单位应当在竣工决算后，移交给接收单位。（四）单位会计档案向综合档案馆的移交按国家规定应移交的立档单位，应定期向综合档案馆办理移交。会计档案的鉴定与销毁

对到保管期限的档案进行鉴定，确实无保管利用价值的可进行销毁，但必须按程序办理。

会计档案的销毁要做到销毁有据、程序严格、手续齐备。销毁的程序（会计机构会同档案机构）提出销毁意见——编制销毁清册——核对要销毁的会计档案名称、选号等内容——（单位负责人）在销毁清册上签署意见——（会计机构与档案机构）共同委派监销——（销毁前）监销人清点核对——（销毁后）在销毁清册上签名盖章并报单位负责人。会计档案销毁应注意事项对期满但未了结的债权债务和涉及其他未了事项或对处理历史遗留问题有重要参考价值的原始凭证不得销毁，应单独抽出立卷，直至未了事项或遗留问题完结时为止，并在保留清册和销毁清册列明；正在建设期间的基建会计档案，即使期满也不得销毁；财政主管机关保存的同级机关、企事业单位及其基层单位的年度决算表期限从长。年前，四川省查处的两起销毁会计档案案件，是《档案法》颁布实施以来，该类案件中影响较大的案件。其中有些发人深省的地方，应引起人们的重视。

四川省大竹县中医院收费员周某，在担任收费员期间，利用工作之便，截留其经手的病人预交款21000元购买足球彩票。为逃避院内查处，周某窜至医院财务科盗取其领取的票据存根记录，但因资料太多无法找到，便用随身携带的打火机点燃档案柜内的票据。经清点，档案柜内2002年和2003年会计凭证220余册及相关的账簿、报表、合同等资料被烧毁，涉及流动资金4450多万元。该案由大竹县检察院提出公诉，县法院审理后，以故意销毁会计凭证罪判处周某有期徒刑3年，缓刑4年，并处罚金30000元。

案例分析

无独有偶，1999年，陈某、刘某分别担任宣汉县日杂商店经理、会计，后刘某又兼任出纳。2001年至2002年，宣汉县日杂商店实行企业改制，经召开全体职工大会通过，并报宣汉县日杂公司批准，由陈、刘代表企业出面主持，将商店的12个门市卖掉，共获卖房款147万余元，另收取宣汉县建设银行租用门市租金10万元，共计金额150余万元。后对职工分别按人均4.1万元的费用进行安置。2003年6月的一天，陈、刘两人擅自决定，在刘某家将刘经手的日杂商店会计凭证、账簿等资料烧毁，涉及金额达150余万元。2004年6月4日，宣汉县人民法院审理认为：二被告人的行为侵害了会计凭证的完整性、真实性和市场经济管理秩序，已触犯刑律，构成犯罪，依法判决陈、刘二人犯销毁会计凭证、会计账簿罪，单处陈某罚金4万元、单处刘某罚金3万元。

两起销毁会计档案案件开庭审理后，均在当地引起了强烈的反响。我们认为值得注意和思考的有以下几个方面

1、对于擅自销毁档案行为，是要追究法律责任的，由县级以上人民政府档案行政管理部门、有关管理部门对直接负责的主管人员或者其他直接责任人依法给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。

2、两案侵犯的客体是档案的安全，国家制定的有关档案管理的法规，对此应当时刻提高警惕，决不可掉以轻心。应建立健全档案各