物业公司行政管理制度

行政管理制度第一节部门经理工作守则各部门经理应坚决维护公司的利益和信誉，坚持同一切不良倾向作斗争。把公司的事业当作自己崇高的事业。牢固树立业主至上、服务第一的意识，毫不含混地确立业主是“上帝”、业主永远是对的观念、为业主提供一流的服务。各部门经理，必须忠于职守，熟悉业务。物业公司各部门是公司不可分割的组成部分，各部门必须团结一致，通力合作，要具备高度的合作精神。各部门经理必须模范地遵守员工手册，事事以身作则。关心、爱护员工，切实为员工解决工作中和生活中存在的困难。奖惩分明，使部门员工有高度的凝聚力。努力学习，提高自身的文化素质和工作能力。第二节办公室职员守则职员上班时应注意仪容、仪表，男不留长发、胡须，女不梳披肩发、留长指甲、涂有色指甲油，穿戴制服要干净平整，严禁在办公室内吃饭、换工服。办公桌要保持整洁，不准摆放私人物品，水杯要放在固定位置。严禁大声喧哗、聚众聊天，谈与工作无关的事，手机要调至振动方式，以保持安静的办公环境。爱护办公设施，节约办公材料，领用办公物品须登记。不得迟到、早退，不许在办公室内私人会客，有事外出须向部门经理请假，告知去向。打电话要言简意赅，使用礼貌用语，严禁用办公电话打私人电话。为了提高办公效率，各部门要本着求大同存小异的原则，通力协作，顾全大局，避免相互推诿。遇到有不同意见，要下级服从上级，重大事宜需请示总经理。任何职员禁止翻阅他人文件，要将与工作相关之文件妥善保管。职员下班离开办公室前要本着点滴节约的精神，人走灯灭。关好门窗，切断电源，消除安全隐患。第三节保密制度本制度是为处理涉及公司机密的文件及其机要事项而制定。全体员工必须根据自己的职务遵守处理机要文件及机要事项的纪律。本规定的修改与废止由行政部提议，公司总经理决定后实施。凡涉及公司人事档案、员工工资、文件、业主资料、图表、信件、邮件、各岗位责任制及公司各项规章制度等均属保密范畴。全体员工必须遵守如下规定：不该说的秘密，绝对不说。不该问的机密，绝对不问。不该看的文件，绝对不看。不该记录的内容，绝对不记录。不在非保密记录本上记录机密。不在私人通讯中涉及公司机密。不在公共场所或访亲问友时谈论机密。不在非保密的地方存放机密文件、资料。需传阅的文件一定要各个环节把好关，要及时分类登记，包括文件号、文件题目及系统编号以备日后查找。对那些机密、绝密之文件未经部门经理及以上领导或总经理许可严禁复印、拷贝。对那些不需保存的文件，应由专人负责销毁，不得乱扔、乱放或随意处理。各部门要定期检查文件保存情况，发现问题及时追查、纠正。公司择人的态度尤其是重要岗位人员一定要选配忠诚、可靠、保密观念强的人员进行管理。第四节物品申报及采购程序一、每月二十五日前各部门根据本部所需物品的种类、数量提前做出《物品需求计划》（一式二份），经本部门经理审核签字后，报至行政部。二、接到各部门上报的购物计划后，由行政部根据库存情况，经营情况及工程施工情况作以平衡及审核汇总，凡需购买的物品，由行政部需填写《采购计划》。三、根据总经理批文，按所需程序及情况转发至行政部存档及安排购买。个别急需物品，请写书面报告，详细标明所需日期，由本部门经理签字后转交行政部审批，上报总经理批示后方可购买。四、行政专员当接到《采购计划》时，根据审批后的计划及报告，按照“三比”（比质量、比价格、比运距）的原则进行采购。五、购买后的物品由行政专员与库管员进行交接，填制入库单。逐项验收、签字。六、验收、签字后，行政专员连同财务人员验收签字后的入库单、购物批件到财务部按制度报帐。第五节仓库管理规定物品按规定入库后，保管员应将物品分类摆放整齐，便于拿取。保管员要熟悉物品摆放位置，用标签标示物品名称及数量，便于每月盘点及即时抽查。保持库房通风、清洁，防虫、防水。对待报废物品应按公司有关规定执行。设立库房的安全防范措施，防火、防盗。与库房无关人员严禁进入。第六节采购物品入库管理制度采购物品到货后，由各相关部门经理、财务人员，库管员（行政部）共同验收，在数量、规格、质量上严格把关，并与《采购呈批件》上金额、数量、品牌等核实无误，符合要求后才能办理入库。入库前必须填写《入库单》，《入库单》一式三份，由使用部门、行政部及公司财务部共同签字认可。并由上述三个部门分别存档，以便核对。行政部在收到发票后汇总与此金额相符的所有入库单送交财务部，作为采购员报账的依据。第七节物品出库管理程序物品出库，必须由专门人员负责并办理出库手续，由领用部门填写“办公用品领取单”，由使用部门主管签字，方可给予领用。仓库保管员对任何部门、任何人员均严格按先办手续后提货的程序发货。各部门按照规定的时间领用物品，特殊情况除外。公司为每个员工设立个人工具/物品领用纪录，便于随时查阅。出库后，仓库保管员应立即登记销账，并做出结存。第八节货物盘点与补充程序按公司规定每月进行库房盘点，由财务部、行政部、工程部同时进行盘点，由仓库保管员填写“盘点表“，参加盘点人员应根据盘点表上的纪录进行实物核对，核实后的盘点表经相关人员签字后，复印一式三份，一份交财务，一份交予部门负责人，一份留做库房存档。盘点时发现亏损，应立即查找原因，落实责任归属，写出书面汇报。公司应对每种货物制定最高及最低的储备量，以作为补充货物的依据。保管员根据库存情况及各部采购计划，及时填写采购申请单，如各部需要专用物资，须经部门负责人签字。填写补充计划时，应充分考虑到各方面的因素，既要防止供应短缺，又要避免货物积压。第九节复印机使用管理规定复印机由行政部行政专员负责管理，并负责公司各部门的复印、登记及管理。所有复印的资料应及时记录于“复印登记本”，其中包括复印者的姓名，所属部门、复印内容、页数。本公司按各部门记录，每月统计一次复印的数量，与纸张使用数目及是否与复印机内自动记录相符。若发现数目相差过大，行政经理要及时查明原因。行政专员负责复印机平时的保养、管理。为节省开支，可将使用过的纸张复制一些留底文件或做便签。第十节传真机使用管理规定本公司传真机由行政专员负责接收。发出的传真资料及时登记在传真发出及接收记录本上，详细记录发文内容、时间及发往地点的号码，接收人。有关国际长途的传真，必须由总经理批准方可进行拨发。第十一节电话使用管理规定为确保公司各部门工作顺利进行，以防重大及紧急事件的延误处理，现就公司的电话使用作如下规定：公司电话设备为保障公司各业务工作得以顺利进行而配备，必须严格按规定使用，无故损坏应赔偿。公司各部门办公区域，因公事要求安装电话，须由部门或个人申请，行政部统一办理报总经理批准后，交行政部实施。公司各部门职员办公用电话，除总经理办公室电话及传真机外，其余均不具有国际、国内长途功能，确因公需要开通拨打长途，应向行政部申请。接听电话首句规范用语为：“非凡物业某某部，您好！”。任何员工在工作区域内听到无人接听的电话时，都要主动接听，详细记录电话内容，并及时清楚的转告有关部门的主管及相关人员，如遇紧急情况，可直接转告总经理。第十二节电脑使用管理规定一、非公司指定人员不可使用电脑。二、所有员工对打印文件资料须保密。三、禁止使用电脑进行非公务工作。四、各部门人员使用电脑应按规定使用，以免造成损坏影响工作。五、保持电脑的清洁，及时处理电脑中的碎片。六、为确保电脑的正确使用，要对经常电脑进行病毒的查杀。七、对打印的废弃文件，应做标识。机密文件及时处理粉碎。第十三节报刊、邮件收发规定为提高服务质量，确保报刊和邮件迅速、准确地投递到业主手中，特拟定如下规则：报刊类完善登记分类：凡业主所订购报刊，须向业主索取报刊订阅收据的复印件。分类登记后，保存留底备查。根据收据将业主所订阅的报刊分类登记后，制成分拣明细表，表内须有单元号、订阅份数、报刊代号、起止日期等项目。杂志除按上述方法登记外，还需逐期登记，以便查找。邮件类普通平信：分拣后直接投入信箱。（在正式信箱设立之前，逐户送交至业主签收）。挂号信、包裹单、包裹等特殊邮件：在工作时间内（周一至周五）由物业服务中心领取，逐一核实登记后，送交业主做签收。大宗汇款单：除按上述规定办理外，还必须注明收件人身份证号码。三、对短缺报刊的处理经清点，如有报刊短缺应及时与邮局联系，查明原因，第一时间内通知业主。业主因短缺报刊提出投诉时，应作好登记，并妥善处理。四、对已损坏邮件、误投邮件的处理对已损坏邮件，视其情况严重，及时与邮局进行协商，协商同意后，按邮局有关规定注明“收到如此”字样并加盖收发室印章及签字。对误投信件，按邮政常规退回。在退回之前须有详细记录，挂号信、包裹单等特殊邮件必须注明信件号码、退回日期等，并在交与邮局时由其签收。第十四节制服管理规定一、员工制服由公司按不同的工作岗位制装，制服样式根据工作性质而定。所有制服的发放与保管按有关规定办理。二、工服每两年领用一次，员工领用制服两年以上者（含）可免费领取新工服。三、试用期内未领到工服者需按公司要求着装，不得穿休闲装出入办公场所。四、员工必须经常保持制服的清洁及完整；如因个人疏忽和滥用引起制服损坏或遗失，需由员工自行负责赔偿。在使用期内丢失的，由员工本人按当时的成本价格100%赔偿。五、工服有破损时，要申请进行修补，如制服使用中出现多次修补或出现残旧不宜使用时，须以旧换新。六、未经批准，员工不得穿着带有公司标识的工服离开公司（下班后工装要留在公司；非因公外出，不得穿工装）。七、在试用期内以及过试用期以后半年之内辞职者，离职前向公司缴付全部成本费，被公司解雇者，必须把制服完好地交回公司，如出现破损，则需要照价赔偿。过试用期半年以后的员工离职时，公司将根据员工本人入职时间和制服成本价款按比率在其工资中扣除成本费。服务一年以上的员工离职时，交还工装，不扣除成本费。八、员工制服由个人负责洗涤。九、在办公时间和区域内，若出现纯系个人原因造成的工服脏乱现象，经行政部认定后，公司将根据情节轻重对该员工处以20元至200元罚款。第十五节物业公司印章管理规定公司公章公司的公章由专人保管,不得随意加盖,印章使用情况应做详细登记，原则上印章不允许借用。项目物业印章项目物业印章（物业服务中心）由项目物业指定专人保管,原则上印章不允许借用。用章范围仅限于以项目物业名义向业主张贴的通知、水电气费的催繳单、业主身份证明等不涉及公司经济利益的事项。对外签订合同不得加盖项目物业印章,应按程序审批，申请用公司印章，违反者罚款人民币1000元整,情节严重者追究直接责任人与印章保管人的法律责任。财务专用章和财务专用私人鉴章财务专用章一般不得随身携带外出,如因业务需要携带外出,应报经总经理同意。如两枚印章一并携带外出,必须两人分别携带同行,处理完业务后及时交回,妥善保管。公司财务专用章按公司规定使用，不得违反公司规定加盖无关文件。财务专用印鉴应妥善保管,如果遗失,应立即报告总经理及集团财务中心负责人。更换银行留存印鉴应写出书面报告,报经财务部经理和总经理及授权人审核及审批后方可办理。第十六节个人保管、使用物品管理规定个人保管物品的范围凡因工作需要购买或领用计算器、工具、仪器、仪表、对讲机、电话、充电器、照相器材等单位价值在100元以上，使用年限1年以上，由个人保管和使用的物品，均为个人保管物品。二、个人保管使用物品的管理个人保管使用物品均属公司资产，保管者有责任和义务妥善保管，合理使用。不得丢失或损坏，也不能随意转交他人。由于工作变动不再需要原个人保管的物品，可办理退库手续；新调入人员因工作需要应按规定办领用手续。因为使用者使用不当造成物品损坏，由责任者按物品的购置价格和使用时间，新旧程度折价赔偿。凡属正常磨损或工作中发生意外情况造成个人保管物品损坏，由保管者填写报废申请表（见附件），说明原因和理由，经部门经理审核。单位价值在50元以下，由部门经理审批，50元以上的物品由总经理审批后办理报废手续，进行有关帐务处理，并办理补充新品的领用手续。各部门经理应严格控制个人保管物品的领用，对其使用的保管进行检查和监督，确保本公司资产的完整及合理使用性。所有离职人员，必须先到行政部办理物品退库手续或按规定程序办理物品移交有关手续，否则行政部不予签字。行政部有权拒绝办理离职手续。对不办理手续擅自离职的员工，行政部将个人物品清单交秩序部，由秩序部负责追回并交回行政部办理退库手续。凡拒不交者，由秩序部按《治安管理条例》提交法律机构依法处理。第十七节公司药箱的管理规定为了应付公司员工在工作期间内突发疾病和意外伤害发生时的紧急救治，公司配备了药箱，为了明确药箱的使用范围，特公布如下之规定。药箱是为公司员工工作期间内遇到突发疾病或意外伤害时紧急救治之用，不提供日常疾病治疗之用。药箱指定专人负责，并详细登记使用人、病情、用药数量。员工在申请用药时，应对自己以往有药品过敏史告知管理人员，仔细斟酌用药。药箱仅供公司内所有员工使用（除经总经理批准外）。每月月底对药品盘点一次，根据药品用量情况进行补充申购。第十八节劳保用品管理规定为了加强对劳保用品的管理，规范劳保用品的领用手续和更换期限，并结合工程部目前的实际情况，现对劳保用品的领用、保管和更换作如下规定：公共劳保用品：公共劳保用品是指发放给各系统员工工作时共同使用的劳动保护用品，如：雨衣、大衣、安全带等。公共劳保用品按规定定期更换；特殊情况下，由行政部经理批准更换。个人劳保用品：个人劳保用品是指发放给员工个人工作时使用的劳动保护用品，如：绝缘鞋、手套、毛巾、肥皂等。个人劳保用品由员工个人签字领用，个人保管。损坏或丢失时由个人负责赔偿。一般情况下，个人劳保用品按规定定期更换或发放。劳保用品的使用：员工在工作时，必须穿带好劳保用品，特别是危及安全的工种和相关区域，员工必须穿带相关劳保用品，穿带劳保用品时，应保证整洁、干净。劳保用品的退换：按规定更换劳保用品时，原则上以旧换新（消耗品除外）。员工辞职或离职时应交还所领用的劳保用品。第十九节对讲机使用管理制度使用对讲机，要注意控制音量，以免影响业/租户办公或居住。为保障对讲机完好，谁使用谁负责，使用期间对讲机不准离身。如在使用过程中发生故障，应立即报告部门主管并上交，使用者不得擅自拆卸检查对讲机，如因此而造成损坏负责自负，并进行相应赔偿。工作交接时，接班人员必须认真检查对讲机外观和通讯功能，如有问题，应由交、接班双方领班签字确认，查找原因，跟进处理。使用对讲机联络，必须使用规范语言，凡涉及业/租户、公司内部等秘密事宜，严禁使用对讲机通话。严禁用对讲机聊工作无关的内容，发现一次罚款200元。第二十节文书处理的管理规定行文工作行文用统一格式，部门经理签字，进行登记，送交总经理，签署意见后，转交签字返回。对外行文一律用统一格式统一由总经理签发。做到及时、不拖延，防止漏办，做到呈报准确，对呈文要及时催办，对不规范行文提出修改意见。呈文文字准确、简略、通顺，标点符号准确。呈文专题专用，内容准确。文号、题目、主管领导指示，内容符合规范要求。呈取文件需严格