档案制度样本

档案接收制度一、接受时间及程序1．在研究课题结束后次年7月底前归档。归档前，应先到科技处取回本组科研准备阶段管理文献，到综合档案室取归档阐明书、课题卡、案卷卡，填好后（签字手续完备）会同本组材料进行分类（一种课题一套材料，实验记录本应按课题分别记录，不得多课题任务内容记在同一记录本上）整顿后由兼职档案员到综合档案室立卷并办理移送手续。每年11月、12月不接受科研课题归档工作，其他档案照常接受。

2．机关各部门每年六月底前将预立卷文献材料移送综合档案室。

3．基建项目在竣工验收后半年内归档。

4．大型仪器设备在验收后归档。

5．会计档案每年十月底此前归档（保存两年后）。

6．刊物档案每年年终前立卷归档。

7．声像档案每年六月底前归案（录音、录像、题辞、照片）。

8．去世五年后人事档案每年六月底前归档。

9．研究生毕业论文在答辩后归档。

10．公开刊登论文每年三月二十日前归档。

11．专利档案由科技处每年一月底前归上年度形成专利材料。二、立卷人认真填写移送目录，立卷人与接受人应在移送目录上鉴字，各保存一份（移送目录表由综合档案室提供）。目

录1、档案管理制度2、档案库房管理制度3、档案归档制度4、档案保管制度5、档案收集制度6、档案整理制度7、档案立卷制度8、档案借阅制度9、档案保密制度10、档案统计制度11、档案销毁制度12、会计档案管理制度13、科研档案管理制度14、设备档案管理制度15、基建档案管理制度16、声像档案管理制度17、信用档案管理制度18、电子档案管理制度19、档案室“四参加”工作制度档案管理制度一、为加强学校档案管理，依照《档案法》和科技事业单位档案目的管理规定，结合本校实际，制定本制度。二、对在学校范畴内进行党群工作、行政管理、教学管理、教学科研、基本建设、设备仪器、学籍管理、会计等各项工作中形成具备保存价值文献材料(涉及文献、记录、图纸、图表、报表、照片、录音、录像带等)进行收集、整顿、归档、保管和提供运用。三、加强安全保密工作，维护档案安全，防止发生失、泄密事件。四、负责档密寻常借阅、信息征询和技术服务，编制必要案卷目录、检索工具，为精确、及时地提供运用创造条件。五、归档范畴：执行《山东省济南卫生学校档案分类编号实行办法》及《档案分类主表、保管期限表》。六、归档基本规定：1．凡归档文献材料，必要是真实反映一项工作或活动所有过程成套材料，构成原则保管单位(卷)，并编写目录，划定保管期限及密级，经项目负责人或关于领导审核后，办理归档手续，移送档案室。2．归档文献材料，必要用毛笔、钢笔书写或打印。书写时必要用碳素或蓝黑墨水。图纸规定线条和文字清晰。七、归档时间：1．各职能部门兼职档案员平时应做好文献材料收集和积累，党群工作类和行政管理类、教学管理类等需归档文献材料，年终整顿好，于次年三月份移送综合档案室，由档室负责立卷归档。2．科研人员在完毕一项科研课题后，两个月内由各科兼职档案员按学校归档范畴，向档案室移送所有科研文献材料。3．基建办公室，在完毕一项施工任务后，两个月内由基建办公室兼职档案员按归档范畴，向档案室移送所有竣工文献材料。4．会计档案由兼职档案员，在年初负责组织立卷工作，在会计室保存一年后，再向档案室移送。5．设备档案在设备、仪器开箱时，由使用部门会同关于科室、档案人员共同清点、登记上账，填写人库清单，文献材料原本由档案室接受存档，复制一份交使用部门。档案库房管理制度一、为加强档案库房科学管理，最大限度地延长档案寿命，有效地为学校各项工作提供信息，依照本校实际制定本制度。二、严格遵守党和国家关于档案安全、保密等关于规定。三、档案柜排列整洁、规范，档案柜与墙壁保持一定距离(不不大于10cm)，便于通风、降温、去湿。四、库藏档案必要按形成规律和分类科学排架，便于查找运用。五、定期对库房进行清理核对，做到账物相符。六、库房内每年更换一次防虫药物、防止虫、霉损坏档案。七、档案入库时要进行除尘解决，档案在任何状况下应避免阳光直射，如有外窗时必要备有窗帘作为遮阳办法。八、经常保持库内整洁通风，做好温、湿度记录，库温保持在14-２４℃，变化幅度不超过±2℃。相对湿度控制在45-60%，变化幅度不超过±5%。九、库房内禁止烟火，不准存储易燃易爆物品、花草、杂物等，做好防火、防盗、防潮、防光、防尘、防鼠、防污染等工作，保证档案安全。十、档案管理人员离开库房时，必要关闭电源锁好门窗，节假日前要封存库房档案。十一、档案库房是保管各种档案重地，非档案工作人员不得进入库房。档案归档制度一、凡记录反映本校职工活动状况具备日后查考运用价值各种文字、图表、材料，均列为归档范畴。二、各科室兼职档案员应依照归档范畴将材料收集齐全，按档案立卷规定整顿组卷。交档案室检查后，再编排页号，填写卷内目录，拟出案卷标题，装订。三、编号抄目要严肃认真，案卷标题要简要扼要，对的反映卷内内容，由档案室统一书写。四、凡立卷材料必要纸质优良，规格统一，书写规范，笔迹清晰。禁止用铅笔、圆珠笔书写，也不能用复写纸复写。对不符合规定要返工重制。五、每年七月份此前必要完毕上年度档案立卷归档任务。六、教学档案、教师业务档案按年度整顿立卷，在次年十二月份此前归档。七、会计档案在会计年度终了后整顿立卷，由财务科保存一年后，移送学校档案室归档。

八、科研、基建、设备、声像、荣誉档案普通在项目或活动结束后三个月内归档。档案保管制度档案保管工作是档案管理工作重要环节。为维护档案完整与安全,以便档案运用,特制定本制度。一、档案保管工作基本规定是：接受、移出档案要及时登记,做到有账有物,账物相符,保证档案完整与安全。二、室内档案,按不同门类、载体,依档号顺序排列。三、档案库房应有防盗、防水、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等设四、接受档案要编制移送清单,办理交接手续。五、严格执行档案借阅制度,履行借阅手续。六、档案保管人员不得自行销毁档案,档案销毁工作按鉴定销毁制度办理。七、档案用毕,必要及时入库,归卷时要仔细核对位置,避免人为差错。八、档案保管人员在调离和退休时,必要办理档案移送手续。

档案移交制度一、依照国家档案馆《通则》规定，各机关工作中形成需要永久、长期保存档案，在保管十年期满后，应移送档案馆集中保存。撤销机关档案，应组织力量全面整顿，向档案馆移送。在未办妥移送手续前原文档人员不得调离。社会上散存零星历史档案，档案馆应采用各种形式进行收集。二、各机关向档案馆移送档案，应齐全完整，达到规范化、原则化规定。1、进馆档案必须以全宗为单位移送，同一全宗档案不能随意分散。2、一种机关所有档案，涉及录音像、影片、照片等，应收集齐全，统一整顿编目，一并移送，以保持实物档案互相联系和完整性。3、进馆档案要分类科学，组卷合理，编目精确，档号齐全，排列系统，装订合乎质量规定。4、移送档案要依照分类方案，依照档号原则，在档案馆指引下，编制档号，做到档号齐全。5、各机关在移送档案同步，要随同移送必备检索工具。三、与档案关于资料（涉及谱书、方志、年鉴、人物、传记、回忆录、党史资料、政策法规汇编和书报杂志等）应随同档案一并移送，以保证档案资料完整。四、档案馆接受档案应制出接受方案和筹划，做好接受前各项准备工作。五、档案馆严把进馆档案质量关，对不符合质量规定，应指引加工整顿，符合质量规定方可移送。档案收集制度一、档案收集工作，是依照国家规定，通过例行接受制度和专门征集办法，将分散在各个科室和个人手中，以及散失在其她地方档案，收集到档案室集中保管。

二、档案收集工作，要采用积极、积极态度和有效办法，把凡属于本档案室保存范畴各种内容、形式和载体档案和资料全面收集起来。

三、历史档案征集工作，是一项较为复杂艰巨工作，既要坚持集中统一管理档案原则，又要注意工作办法，予以恰当奖励，以资勉励。

四、收集进室档案，必要核对数量与否如数，鉴定案卷与否完整，立卷与否符合规范，并履行签字手续。档案整理制度档案整顿是按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化过程。通过整顿使档案管理达到有序、条理，便于为单位提供档案服务。

一、为了保证室藏档案质量，对移送进室档案要按原则进行严格检查和验收，对不符合规定档案提出整治意见，合格后再进行接受。

二、档案整顿工作重要涉及档案分类、立卷、案卷排列、编号和编制案卷目录等。

三、档案室对接受进馆和征集零散文献资料进行整顿。以年度为单位，进行科学分类、准时间和资料重要限度排列、立卷、编号、编制检索工具。

四、为了便于管理和运用，对室藏档案某些质量较差案卷进行必要加工整顿。对已破损和笔迹褪色重要档案，要及时进行修复或复制。

档案立卷制度一、为加强本校档案管理，更好地为学校各项工作服务，结合科技事业单位档案目的管理规定和我校实际状况制定本制度。二、档案实行集中统一管理，保证完整、精确、系统、安全，发挥科技档案在学校工作中作用。三、档案室要设立预备档案盒(卷)和登记本。文书档案要及时回收。科技档案要分段及时收。四、档案管理人员要认真执行关于原则，建立定期检查制度，妥善保管好档案，便于开放运用。档案借阅制度一、学校各部门借阅档案，要办理借阅手续，运用结束后，填写《运用效果登记表》。二、借阅档案应在阅览室内进行，如因工作需要借出。须经分管领导批准方可借出。三、外单位查阅档案，应持有单位简介信，经分管所长批准，办理借阅手续后方可借阅。

四、调阅密级档案材料，须经分管领导批准，其他类须经办公室主任批准，方可借阅。密级档案不予借出。五、查阅档案时，不准吸烟，饮水时要离开档案材料，以防损坏。禁止在档案材料上圈点、划线、注字、涂改。不准随意拆卷、增页、增页。对违背规定者，视状况予以解决。六、复制档案材料必要经关于领导批准，由档案室工作人员进行。档案保密制度一、为贯彻《保密法》，保守国家机密，维护学校档案完整与安全，特制定本制度。二、加强对档案工作者保密教诲，树立正保证密观念，坚持和宣传保密原则，采用各种办法，维护党和国家机密。三、为维护历史真实面貌，档案工作者必要加强高度责任心。保护档案真迹不受破坏和遗失。四、学校档案拟定为绝密、机密、秘密三种密级，对不同密级档案采用不同保管办法。五、学校党政、科技档案属于绝密不经分管领导批准，档案室不予提供运用。六、凡标有密级档案，运用者不得复印。七、为防止档案机密材料失窃，要定期清点档案数量。八、档案部门平日做好库房安全工作，注意门窗与否关好，节假日要加盖封条。档案统计制度一、档案记录要实事求是，如实反映客观状况，做好精确及时，完整系统。二、记录范畴重要涉及：档案室机构、人员状况、收藏档案、资料状况、档案、资料收进和移出数量，运用状况，档案库房、设备、经费、以及上级机关规定记录内容。三、记录工作应有专人负责，纳入档案室正常工作。四、上级机关规定上报各种记录资料，必要按照规定记录、填写，经领导审查批准后方可上报。五、各种记录资料，均应存档。档案销毁制度一、销毁档案，必要是通过严格鉴定，确认失去保存价值档案。二、销毁档案，应编制“销毁档案清册”，写出销毁档案报告，报请上级批准，未经鉴定和领导批准，任何部门和个人不得擅自销毁档案。三、对已经销毁档案，如无特殊状况，普通应存储一段时间销毁。四、档案销毁，应指派本单位两名以上人员监销，监销人员要认真履行职责，并在“档案销毁清册”上签名盖章，注明“已销毁”字样和时间、地点、方式。五、大批销毁档案要送交指定工厂进行监销。对档案文献要禁止出卖或改为她用。六、“档案销毁清册”及批准手续，要归入全宗进行妥善保存。会计档案管理制度一、为加强会计档案管理，依照财政部、国家档案局制发《会计档案管理办法》，结合我校实际制定本制度。二、会计档案必要实行集中统一管理，保证其完整、系统、精确、安全，便于提供运用。三、当年形成会计档案在会计年度终了后，由财务科兼职档案员在年初负责组织立卷工作，依照<档案法>规定期间向档案室移送。四、移送时，应填写入库登记表，双方要依照入库登记表检查核对，履行签字手续。五、财务科所形成会计档案，由财务科兼职档案员负责整顿、立卷装订成册，封面和首页内容应按规定填写完整。六、接受保管会计档案原则上应保持原卷册封装，个别需要拆封重新整顿应会同财务科进行。七、会计档案材料必要完整，可以客观地反映实际，具备精确性。八、会计档案应分类科学、系统、编目合理，便于保管和运用。九、凡不符合原则案卷，档案室有权回绝接受。科研档案管理制度一、为加强科研档案管理，更好地为学校各项工作服务，结合科技事业单位档案目的管理规定，结合我校实际制定本制度。二、科研档案实行集中统一管理，保证完整、精确、系统、安全，发挥科研档案在学校工作中作用。三、科研文献材料在科研项目完后，两个月内由项目负责人按学校制定归档范畴，向档案室移送所有文献材料，归档科研文献材料必要是原件。四、归档文献材料，必要完整、精确、系统，按本校制定归档范畴整顿归档，不符合规定，档案室不予接受。五、移送科研文献材料时，须填写归档表一式两份，由部门负责人及主管领导签字，由交接双方逐份清点，方可办理交接手续。六、归档文献材料，要书写整洁，笔迹清晰，文字书写须用碳素墨水或蓝黑墨水，禁止用圆珠笔、铅笔、彩色笔和红墨水。设备档案管理制度一、为加强设备档案管理，依照科技事业单位档案目的管理规定，结合我校实际制定本制度。二、设备、仪器档案实行集中统一管理，充分发挥设备、仪器档案在学校各项工作中作用，保证其完整、系统、精确、安全，便于提供运用。三、设备、仪器开箱，由主管使用部门，会同器械科、档案室共同清点，登记上帐，填写入库清单，交接双方在入库清单上签字，文献材料原本由档案室接受存档，并提供复制本交使用单位。四、凡擅自开箱拿走文献材料，不向档案室移送者，档案室在合同上不予签字，财务科不予报销。五、设备、仪器运营、维修记录，于次年二月份前整顿装订后，由使用部门移送档案室。报废报告及批复，器械科每年向档案室移送一次。六、引进设备、仪器译稿，在翻译完毕后，经译稿人、校对人、负责人会签后，由译制部门向档案室移送。七、设备、仪器档案规定书写整洁，线条清晰，书写必要使用炭素墨水或蓝黑墨水，禁止用圆珠笔、铅笔、彩色笔和红墨水。八、设备、仪器档案文献材料，必要完整、精确，编号、分类科学。九、排列组卷，编写案卷目录、案卷封面编写合理，便于提供运用。基建档案管理制度一、为加强学校基建档案管理，依照科技事业单位档案目的管理规定，结合我校实际制定本制度。

二、基建档案实行集中统一管理，保证档案完整、精确、系统和安全，为学校各项工作服务。三、基建办公室兼职档案员从每项工程立项至竣工验收全过程中，都要注意保管和收集，核对所有材料，保证材料齐全、完整和精确，于竣工后立卷向档案室移送。四、凡是技术和反映本单位关于基建方面文字材料都应归档。五、归档文献材料必要达到齐全、完整、精确、图物相符、图在整洁、图纸线条笔迹清晰，蓝图显影清晰，纸张优良。六、归档文献材料，必要笔迹清晰，文字书写需用碳素墨水或蓝黑墨水，禁止用圆珠笔、铅笔、彩色笔和红墨水。声像档案管理制度一、声像档案是指学校各项活动中形成具备保存价值照片（涉及底片）、磁带、录音带、录像带等载体材料。二、声像档案应实行和集中统一管理。以便提供运用。三、学校各部门形成声像材料，拍摄、录制、编辑工作完毕后，经档案室鉴定，一种月内按照完整、精确、系统原则，办理签字手续后，向档案室移送。四、归档声像材料必要是原件、原版、照片、底片齐全，并要有详细记录，时间、地点、人物、摄录入。五、归档声像材料必要达到完整、精确，声音清晰，图象清晰，不得有水渍、油渍、划伤、灰尘、霉菌。六、声像档案原则上不外借，特殊状况需经主管领导批准。七、声像档案整顿要按不同种类，载体进行组卷、编目。使用不同装具分别排列存储。信用档案管理制度一、信用档案是记录、反映或证明单位在技术、财务、质量、资质、法人行为、商标注册等方面信用状况具备保存价值文字、证书、报表、实物、音像等材料。二、为保证信用档案完整、精确、系统、安全，由学校档案室集中统一管理。三、校内各部门所形成某些信用档案，如：资质、法人行为、质量等信用档案应及时归档。四、校内各部门所形成另一某些信用档案，如：录像、照片、录音等工作完毕后应在规定期间内向档案室移送。五、归档录像、照片、录音必要是