应收账款管理制度样本

医药公司应收帐款管理制度应收账款控制两个重要指标为：信用额度、信用期。其中信用额度根据客户综合状况滚动制定（参见信用额度滚动制定实行办法），信用期统一规定：商业最高为三个月，直销医院最高为四个月。应收帐款采用权责发生制核算。分项管理制度：1、客户开户管理：对于新增客户，由销售代表填写“开户、授信申请表”并附上通过年检营业执照（医院为医疗机构允许证）、药物经营允许证、税务登记证，经各级业务经理审核后交会计部，会计部就所提供证照予以复审，合格后予以开户，有关信息录入档案。新增客户原则上不授予信用额度，但业务部门以为该客户资信条件良好，可以赊销，应在申请表上填写信用额度，经合格法人或自然人担保，销售经理、销售副总裁、财务总监核决后方可授予信用额度。客户档案管理：所有客户均应提供客户档案，涉及：客户全称、简称、公司地址、发货地址、电话、传真、开户行、税号、帐号、法人。客户改名时，须提供新旧公司同步盖公章改名告知、新名称营业执照、药物经营允许证、税务登记证、股东构成，并出具由新公司承担原公司债务声明。客户更改其他档案时，必要提供书面告知。客户营业执照（或医疗机构允许证）、药物经营允许证、纳税登记证每年更新存档一次，时间规定与客户年合同同步。关于客户所有档案信息、客户函证、对帐调节表、其她档案，所有由应收账款会计及时录入微机，档案文本整顿完毕统一装订保管。应收帐款信用额度管理：3-1、公司信用额度根据客户发货、回款、外欠、地区状况等采用一定计算公式，按季度滚动核定，年度则对所有客户予以全面修订。3-2、对追加信用额度申请，由销售代表填写“开户、授信申请表”，并经各级经理、销售副总核准后交会计部，会计部将结合该客户历史资料和核定额度予以对照，对超过核定信用额度客户报财务总监核准。3-3暂时超信用额度或信用期限发货，销售代表写签呈，经商业经理提呈，销售副总核准，财务总监签字后方可发货。销售合同管理：4-1、销售合同由销售代表整本领用，一次最多2本，交旧领新，领用者对合同使用负全责，缴销合同必要整本交回，作废合同需联次齐全，遗失合同需上级商业经理签字确认。交回合同必要为原件（红章）。4-2、所有发货合同必要有供销双方盖章签字，合同内容必要填写齐全、清晰，不得涂改，销售人员不得代替客户签字、盖章，否则，合同一律退回。4-3、销售代表发生变动时，其已领用合同要办理移送手续或退回，否则，给公司导致经济损失由其直接主管经理负全责，并对负责人予以惩罚。4-5、对发货、开票或有其她特殊规定，由业务人员在合同空白处醒目加注，否则视同普通原则解决。4-6、合同存根交至会计部后，与计算机中已发货合同核对，对合同存根件与传真件不符并给公司导致损失由销售代表负责。检查后分办事处或分省装订存档备查。销售发票管理：5-1、根据合同开具发票，发货后其发票联、抵扣联直接寄往办事处；有特殊规定寄往其她地址需销售代表提出书面申请并保证发票安全。5-2、销售代表将发票交与客户时要签收。6、应收帐款帐务管理：6-1、涉及应收帐款发票、到款、冲帐费用规定当天入帐。发货、到款日报表、应收账款帐龄表等记录报表，每月二十号此前，每三天向有关人员发送一次（每月二十日后每天发送一次）。6-2、每月三号之前，会计部将应收帐款帐龄分析表、预警分析表发往办事处、业务经理、省经理、大区经理以供参照。并规定销售代表每月对自己经管应收帐款签字确认，对异常状况和已发现入帐错误应及时反馈给应收帐款会计。6-3、凡帐龄超过半年以上欠款，由归管销售代表承担其相应利息（按贷款利率）百分之八十，此外百分之二十上级经理、销售经理平均承担收货回执管理：7-1、从异地库发货合同必要要有调拨单、客户回执。7-2、从客户处直接调货给其她客户必要有调入客户收条。7-3、从公司直接发货并由公司汽运送货由储运部门负责收全回执，会计部签收整顿保管。7-4、所有客户回执必要反映品种、数量并加盖对方公章或业务章或仓储章，收货人签字并注明日期。7-5、其她方式发货给客户，以运送邮寄部门运单为回执，由储运部门保管存档。应收帐款函证管理：为了明确公司债权，会计部以每年6月末、12月末应收账款余额为基准，分两次向客户函证。函证规定在发函基准日60天内回函，函证规定客户盖财务专用章，如往来帐在业务部门核算可由业务部门盖章，但必要注明欠款构成。函证在规定期间不能传回会计部或印章不合格将停止发货（货款在此期间已结清除外）。医院应收帐款，一季度发函证一次，予以债权确认，若不能在次季度30日内盖财务专用章或院公章确认停止供货。会计部在函证截至10日内根据回函状况整顿汇总，上报财务总监，并以此拟定需对帐客户。退货管理：客户提出退货时，销售代表必要提出书面退货申请，经销售经理批准后方可退货。退货帐务解决流程见附表。客户退货一律由仓储总库办理验收入库，并按退货管理流程转移原始凭整。公司发至客户，客户未入库便直接退回产品，应由储运部门接受，联系销售代表后进行相应解决。退货入库后，会计部根据退货申请、内部退货转帐凭证等解决帐务，需要换货由营销综合办负责按规定办理，业务员在事先未经任何领导书面批准，擅自以任何方式换货，处在额度罚款，导致损失全额补偿。客户退货，经管销售人员要索取本地税务局出具退税证明，并按税后退货总额20%惩罚。若在退货30天内不能获得退税证明，税款所有由经管人员承担，半年内取回退税证明，销售人员签呈，销售经理核准后，财务部门将所扣税额返还。凡属非质量因素退货，按无税退货额百分二十惩罚，其中负责人承担罚款百分之八十，主管经理、销售经理平均承担罚款百分之二十。调货管理：因故需从客户处调出公司产品，必要事先写签呈报主管经理审批，在调出货品同步，向客户索取原票或返销发票或经财务盖章确认无税扣款证明，不能获得上述资料时，调出货品税款由经管人员承担。调出货品直接销售给另一客户时，经管业务员必要提供该客户收货回执和合同及时开票。未经主管经理审批而擅自做主调货，调货人员负全责，应收帐款对帐管理：11-1、销售人员对各自经管客户应收帐款负全责。负责与客户寻常对账是经管销售人员责任，对帐流程和办法可参照“对帐流程及简要办法”。浮现差错及时反馈会计部。11-2、会计部将根据半年一次函证结合对方余额、盖章状况、回款迹象、历史状况、销售代表反馈等综合状况拟定需对帐客户。销售人员发生变动时，必要在主管经理监交下，逐户确认应收帐款，办理接交手续。如果不履行接交手续，随意接受应收帐款，所发生一切损失（涉及协助对帐差旅费）由接管人员和主管经理负责（各承担50%）。上级经理对所管辖销售人员帐目有质疑，需会计部派人抽核对帐，可书面申请，会计部视状况安排对帐。会计部前去客户处对帐，销售人员必要陪伴，对帐成果需填写“对帐调节表”，对帐双方加盖财务专用章，如对方帐务所有在业务核算，可盖业务章或公章，但必要加以备注因素，陪伴销售人员、对帐会计签字，事后要上级经理、销售经理签字确认。经对帐需要经管销售人员提供调节凭证，必要在30天内交会计部，否则，先扣负责人款项进行平帐，再依照所提供资料调节。已对过帐会计期间帐务不再重复对帐。销售折扣管理：12-1、根据与客户年度销售合同，会计部将及时计算出销售折扣，并在销售发票中扣除或季度后返还（可汇票、电汇、钞票等须有客户收条）。12-2、每季度给客户反馈应享有销售折扣、已票面扣减折扣、未在票面扣减折扣等有关信息。12-3、折扣其她解决办法必要报销售副总、财务总监批准。到款及其她费用：13-1、销售人员自客户处获得汇票后，应在十日之内邮回公司会计部，否则由销售人员承担超期某些利息（按银行同期逾期贷款利率）。13-2、销售人员应及时掌握客户破损及帐务解决状况，并向对方索要破损证明，破损证明应为对方仓储退出单或红字入库单或拒付单，载明品种、数量、金额，并加盖财务专用章。破损核销以一批发货为单位，不容许合计计算。13-3、一次性破损金额（售价）达一千元以上需退回公司解决。破损货品退回公司可以退货单代替破损证明作破损冲帐解决。14、清欠与诉讼14-1、销售代表对自己管辖之内客户欠款，以为以自己能力已很难清回货款，可书面申请（附件