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文档简介

合同文件的保存和管理要求协议书甲方：（公司名称）地址：（公司地址）联系方式：（联系电话/邮箱）乙方：（公司名称）地址：（公司地址）联系方式：（联系电话/邮箱）鉴于甲方和乙方的合作关系，为了保障各方的权益，特制定本协议。第一条合同文件的保存1.1甲方与乙方在合作过程中产生的所有合同文件，包括但不限于合作协议、销售合同、采购合同等文件，应当以书面方式保存，并妥善保管。1.2合同文件的保存应按照文件的重要性和保密程度进行分类，建立合理的档案管理系统。第二条文件的备份2.1为了确保合同文件的完整性和安全性，甲方和乙方应进行文件的定期备份，备份周期不得超过一个月。2.2备份文件的存储位置应与实际文件的存储位置相隔离，可选择服务器、云存储等方式进行备份。第三条文件的检索3.1甲方和乙方应建立合同档案的索引系统，标明每份文件的名称、编号、存档日期、存档人员等基本信息，便于后续的检索与管理。3.2甲方和乙方在需要查阅合同文件时，应尽量提前书面申请，并经对方同意后方可查阅。第四条文件的保密4.1甲方和乙方应以高度的责任心和专业性，对合同文件进行保密，严禁将文件外借或泄露给与合同无关的第三方。4.2甲方和乙方应对处理合同文件的员工进行保密培训，提高其保密意识和管理能力，对违反保密规定的行为进行相应处罚。第五条文件的保管期限5.1合同文件的保管期限应按照相关法律法规的规定进行，并做好相应的归档记录，严禁擅自销毁文件。5.2合同文件的保管期限届满后，甲方和乙方应及时将文件进行整理，查验文件的完整性和准确性，并进行存档记录。第六条终止协议6.1若甲方与乙方的合作关系终止或解除，双方应共同协商处理合同文件。6.2若合同文件涉及保密信息或商业秘密，双方应在终止协议后继续履行保密义务，不得将相关文件外借或泄露给第三方。第七条争议解决7.1本协议的解释和争议的解决均适用中华人民共和国的相关法律法规。7.2对于因履行本协议而发生的争议，甲方和乙方应通过友好协商解决，如协商不成，应提交相关仲裁机构进行仲裁。第八条其他事项8.1本协议自双方签署之日起生效，并对双方具有约束力。8.2本协议的附件与补充协议，为本协议不可分割的组成部分，与本协议具有同等法律效力。8.3本协议一式两份，甲方和乙方各执一份，具有同等法律效力。以上为甲方与乙方就合同文件的保存和管理制定的协议，各方应严格遵守并履行所约定的条款。如有任何争议或需要修改协议内容，应通过友好协商解决并签订书面补充协议。甲方（盖章）：乙方（盖章

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