接待工作标准化手册样本

接待工作原则化手册公司二〇一一年五月接待工作原则化手册目录前言第一章接待工作基本领项接待工作注意事项第三章接待工作模板接待指南模板会务布置模板就餐原则就餐位置及座牌模板引导路线图模板领导排序部门排序序言接待工作是展示风貌、显示公司管理水平重要工作之一，也是完毕各项业务工作重要构成某些。接待工作具备严格筹划性，也有突发和易变特点，规定接待人员工作既要热情周到、耐心细致，又要有条不紊、井然有序。同步，在接待工作中，应严格遵守上级单位和公司关于规定。因此，在接待工作中应重要注意5个W：What（什么事）、When（什么时间）、Who（什么人）、How（如何做）和Where（什么地方）。What（事由）一方面应理解客人来访目。这是接待工作基本，由于随后一切工作都必要依此而进行，普通涉及如下几种：商务谈判、业务往来、合伙协商、调研考察、出席会议、参加典礼、礼节拜访等。When（时间）这是指客人来访日期和时间，涉及到达时间、停留时间、会议时间、用餐时间、视察时间、离开时间、以及有关车次航班状况等。Who（人员）人员是指宾客基本构成状况，涉及人数、姓名、身份（职务、级别等）、性别、民族等，特别应理解来访客人中最高领导状况。同步，依照来访事由和人员状况，拟定我方出面接待人员，应把握“对口接待、身份对等”原则，其中核心是拟定我方出面接待最高领导。How（方式）方式则是指接待所采用形式，这重要由接待事由来决定。不同事由将决定接待地点选用和布置。Where（地点）地点重要指迎送、会谈、住宿、就餐等地点。来访事由、人数、主宾身份等是拟定接待地点重要因素。公司接待工作管理办法（修订）第一章总则第一条为加强和规范公司接待工作，严格控制预算和管理费用支出，维护公司形象，实行规范管理，结合公司实际，特制定本办法。第二条本办法适应于公司接待工作。第二章接待工作原则第三条接待工作必要坚持原则（一）归口管理、对口负责原则：公司接待工作归口综合办公室管理，详细接待工作依照工作对口原则由各部门分工负责。（二）以礼相待、对等接待原则：接待工作必要做到礼貌、热忱、大方、得体。依照宾客和业务关系状况，安排同级别领导接待和人员陪伴。（三）高效节俭、预算管理原则：接待工作方案要合理，活动要丰富，时间要紧凑，开支要节俭。接待费用实行全年预算控制，公司依照各部门业务工作量状况分解下达接待费用指标，由部门自行控制，但纳入公司年度费用控制范畴。第三章接待规格及分工第四条公司接待规格分为最高规格接待、高规格接待、原则接待、普通接待（工作接待）等四类。详细接待工作依照接待对象、工作性质拟定不同接待规格，并按照对口负责原则进行分工。（一）最高规格接待：接待对象重要是省部级、集团公司级及以上领导，来建设工地视察工作或出席大型典礼、庆典活动等接待为最高规格，相应原则按国务院办公厅及省政府办公厅关于规定执行。由综合办公室负责，其她部门配合，全体公司领导陪伴。（二）高规格接待：接待对象重要是省级各厅局、委、办以及各市、地、州领导；集团公司部门领导、河公司级领导；以及国家级专家、评审团、征询团来工地检查指引、评审等接待为高规格接待。由综合办公室负责，其她部门配合，公司重要领导和分管领导陪伴。（三）原则接待：接待对象重要是公司系统各职能部门领导；地方关于单位来公司检查；兄弟单位领导率队来公司参观学习；中央、省、市级新闻单位和地方媒体来工地采访；地方政府领导和关于部门来协调解决问题接待规格为原则接待。由对口部门负责，综合办公室参加协调安排，公司分管领导参加。（四）普通接待（工作接待）：接待对象重要是地方关于职能部门、企事业单位来人联系工作，进行商务洽谈、业务联系接待规格为普通接待。由对口部门负责。对承办各种培训、会议、活动接待，由对口部门负责制定接待工作方案，编制费用预算，按程序报公司领导审批后实行。对暂时性和偶尔性接待，由综合办公室请示领导后依照状况暂时分工负责。对凡是需要公司领导参加接待，接待部门应提前向综合办公室报告，由综合办公室统一协调安排。第四章接待原则第五条公司接待住宿和就餐原则上均安排在接待中心。第六条各种接待规格相应原则见《接待规格与接待原则相应表》），特殊状况可以由公司领导批准接待规格和接待原则。第一章接待工作基本领项一、准备接待前准备是做好接待工作重要构成某些，是整个接待工作可以顺利进行基本。准备工作涉及来访信息确认、补充；拟定接待规格；制定接待筹划等方面。二、材料这重要是指在会务当中所需要材料。涉及：嘉宾签到所准备签到台、签到本、笔、胸花；需要领导题词会议需准备笔墨纸张、题词台，如有需要还应预备代拟参照稿；制作工作人员证、嘉宾证和记者证；制作分发会议告知、会议议程、议题、领导发言稿和主持人稿；准备和调试关于放映材料（PowerPoint、DVD、幻灯片等）。如：在会议中需放音乐时，应提前准备，调试麦克风，并试放。三、交通无论是接机接站，还是宾客到达后座谈参观，车辆安排都是不可或缺某些，在进行准备工作时应尽早贯彻。所安排车辆座位数（不含折叠座位）应略不不大于总乘坐人数（来访人数+接待人数）。在保证车辆交通安全基本上，兼顾乘车者舒服度和暂时增长人员乘车空位等问题。在接待重要领导时，普通应为其单独安排一辆小车。工作人员应及早贯彻车型、车牌号码、司机姓名和手机号码，并提前与司机本人确认，保证本次出车时间、地点精确。除司机本人联系方式外，接待人员还应储存车辆调度人员电话号码，以便浮现突发状况时可以迅速做出调节，及时解决问题。如：工地参观转车，需注意安全帽、雨伞、喇叭，提前告知工程处陪伴和解说人员上车。并且尽早理解对方离开日期时间和交通工具，据此安排关于领导和车辆为客人送行。车辆停放由车队统一安排，司机接待由车队负责。四、场地现场布置是会务工作中重要环节，各协调单位应互相配合。会场布置涉及会场四周装饰和坐席配备：普通大型会议，依照会议内容，在场内悬挂横幅；门口张贴欢迎和庆祝标语；可在会场内摆放恰当轻松盆景、盆花；为使会场更加庄严，主席台上可悬挂国旗、党旗或悬挂国徽、会徽；桌面上如需摆放茶杯、饮料，应擦洗干净，摆放美观、统一。（一）会场类型及布置1、小型会议室椭圆形、回字形、T字形、“马蹄”型、长方形。2、中型会议室“而”字型、半圆型、课堂型。3、大型会议室礼堂型、众星拱月型。4、会场布置①主席台：主席台布置一是对称；二是要简化。主席台座次普通是职务最高居第一排正中，然后先左后右，由前至后顺序依次排列。②场内其她人员座次安排横排法。竖排法。左右排列法。（二）电器设备调试在会议上如需使用投影，应提前准备好笔记本电脑、投影仪和投影屏幕，由专人负责，并提前调试。普通应至少提前半天准备好会议上将用到PowerPoint等材料，存入统一使用笔记本电脑，进行调试。如会议需使用幻灯片、DVD放映等，也需相应准备。音响、话筒需提前调试。工作人员应提前检查话筒和音响效果，并准备备用话筒。别的如灯光、空调、电扇等电器设备也应提前检查。（三）合影预备一方面在综合考虑天气、安全、光线、空间等条件后，选取适当合影地点。随后对参加合影人员名单进行确认和排序，普通采用在前排座椅椅背上贴姓名牌办法来为重要领导排位。照相师应提前到位检查效果。如在室内合影，亦可在合影地点摆放绿色植物，以烘托效果。如合影人数较多，可运用台阶进行分行排序。（注意提前1小时告知会务安排）54445544444554442134445661---主人2---主宾3---第二主宾4---客方人员（或主客插排）5---主方人员6---照相师五、会谈一方面，接待人员依照对方来访规定拟定会谈时间和内容，并请有关人员出席；依照会谈规格和出席人数尽早预定会谈场地。随后，接待人员将拟定接待筹划及有关资料分送有关领导和出席人员。会谈期间，接待人员应坐在出入以便位置，依照领导和宾客需要随时提供服务。接待人员应注意会谈节奏，如需要，委婉地提示有关人员把握时间。会谈结束，接待人员应注意清理睬场工作，如回收会议资料；领导姓名座位牌；与有关媒体联系，撰写新闻稿、跟进报道等。如有需要，尽快整顿完毕会议纪要，及时传递給与会人员。六、参观依照宾客规定及公司实际状况，可安排某些参观活动。例如：工地参观必要提前策划去工地路线和工地现场安排。例如：现场标语、工人、解说人员。营地参观一方面，安排好参观营地路线和陪伴人员（领导、解说人员、引领人员）。另一方面，要注意营地整体氛围，可以通过视觉、嗅觉、听觉来呈现。景区参观宾客规定进行营地外参观时，接待人员可依照详细状况决定与否需要全程陪伴。如果需要陪伴，应先拟定好陪伴人员，并且策划好参观路线，收集要参观景点或地区关于信息，届时为宾客简介。提前与景区联系人沟通，商定好参观时间及路线。同步还要安排车辆，预留经费，在车上准备充分饮水，还应依照天气状况准备雨伞。如果宾客自行参观游览，接待人员也应当向宾客提供充分信息，涉及天气状况、景点概况及特色、周边交通状况等。七、住宿宾客如需住宿，应尽早为其预定住宿房间。视宾客状况可在房间里准备适量水果和鲜花，若是大型会议，可提前在房间内放置会议流程和公司简介。接待人员将宾客送至接待中心后，应清晰告知对方随后日程安排及下次会面时间地点。如有需要，接待人员可规定接待中心提供“早上叫醒”服务，以免延误时间。如果宾客迟到，接待人员应拨打房间电话，向宾客询问状况。切忌直接到对方房间外敲门。八、餐饮餐饮宴请是接待工作中很常用环节。接待餐饮重要原则为：节俭大方、具备地方特色、兼顾双方饮食习惯、重点照顾客人饮食兴趣，避免铺张挥霍。用餐结束后，接待人员及时清点酒水数量并签单。

第二章接待工作注意事项一、掌握接待总体状况、服从总体工作安排会务接待工作是一项涉及面广、程序繁多、联系密切系统工程，是由多项工作流程、内容构成,又由众多部门和大量人力共同参加完毕，工作流程涉及嘉宾迎送、嘉宾签到、礼物发放与接受、车辆调度、交通疏导、饮食住宿等方方面面内容。因此宏观上对整体接待理解和把握有助于工作人员明确自身位置及与之相衔接种种环节。由于会务工作复杂性，必然要进行分组和分工，每个工作岗位都是会务活动不可缺少重要构成某些。二、外树形象、内强素质作为逗留时间不长嘉宾，重要是从工作人员仪态举止、谈吐学识感受人文积淀和精神风貌，因而有几点详细规定：1、热情、开朗、宽容、稳重，与嘉宾接触要热情，语言表述要到位，说话要注意分寸。2、反映迅速，灵活解决。会务工作中往往会遇到意想不到变化，应依照实际状况，如时间、地点、场合、对象不同而灵活解决，依照状况作出对的判断，迅速采用办法。3、有礼有节，大方得体。在会务过程中，咱们要遵守“尊重原则”，最大限度使嘉宾感到满意，但要把握一定“度”，做到有礼有节，大方得体。三、分工协作、密切配合正如前面所说，会务接待是个系统工程，光靠一两个单位或负责人是难以胜任，各工作组工作人员必要明确责职，分工负责，又团结协作，配合默契，互相补台，才干为完毕接待任务奠定坚实基本。四、注意安全安全是会务工作前提。要高度注重安全问题，制定会议突发事件应急预案。要注意嘉宾安全，同步也要注意自身安全。接待工作模板接待指南模板××××（标题：华文行楷，37号，加粗，灰色）服务指南公司综合办公室二〇一一年五月欢迎辞尊敬各位领导：热烈欢迎您莅临公司。咱们将本着热情、周到、礼貌宗旨，竭诚为您服务，并恳切但愿您对咱们工作提出宝贵意见和建议。咱们衷心感谢您对公司工作关怀、支持、指引和协助。感谢您对咱们工作大力支持和协助，衷心祝愿各位领导在期间心情高兴，工作顺利。公司行程安排（华文行楷，2号，加粗）住宿安排（华文行楷，2号，加粗）就餐安排（华文行楷，2号，加粗）温馨提示※宾馆服务酒店总台电话：0835－注：1.内部之间拨打座机只需拨打背面四位，外线拔打请加拨02.营地设有各种运动设施：网球场、乒乓球室，可供随时使用。※联系电话接待人员电话：二、公司会务布置模板四楼多媒体会议室示意图过道（主宾）过道86421357过道花坛服务台86421357过道（主人）门三、就餐原则（一）1000元/桌x20人凉菜：8道热菜：12道时蔬：3道小吃：4道水果：1道（二）800元/桌x15人凉菜：6道热菜：9道时蔬：3道小吃：3道水果：1道（三）500元/桌x10人凉菜：5道热菜：7道时蔬：4道小吃：2道水果：1道电视机就餐位置及座牌模板（雅间）电视机沙发茶几沙发沙发沙发茶几沙发沙发12141618191715131197531246810雅间办公楼大办公楼大门接待中心客房食堂车库车库住宿楼一栋住宿楼二栋住宿楼三栋住宿楼四栋住宿楼五栋室内健身房警消中队篮球场行走线路领导下车位置欢迎标语四楼会议室地毯铺设欢送领导时停车位门厅列队欢迎列队欢送部门排序综合办公室筹划合同处财务劳资处工程建设处机电物资处安全监察处附表一接待规格与接待原则相应表标准规格住宿就餐陪同迎送交通会议准备其她最高规格接待规定：客房、接待室内摆放鲜花、水果、香烟、饮用水、高档饮料等，提供洗漱用品。医疗、安全保卫服务按国家关于规定执行，或依照宾客规定安排。原则：60～80元/人.餐（不含酒水）酒水：国内知名白酒（或特供酒）、红酒或依照宾客需要提供啤酒或其她饮料。香烟：依照需要提供国内或地方特色香烟公司全体领导参加，各关于部门人员陪伴参观、考察、就餐；或依照宾客规定和实际需要，安排地方有关领导和部门参加。迎：公司重要领导率关于人员在建设营地或工区迎接。送：送出建设营地或工区。依照需要安排公司车辆进行接送；协调地方交警协商做好交通管制、引导工作。做好会标、欢迎标语，会场布置鲜花。会场用高档茶叶，水果、香烟并依照需要提供礼仪服务。随行人员按职务级别和需要安排住宿；礼物经领导批准发放。高规格接待规定：客房、接待室内摆放鲜花、水果、提供洗漱用品；套房内提供香烟、高档饮料或饮用水等；大规模接待时可安排医疗服务。原则：50～70元/人.餐（不含酒水）酒水：国内知名白酒（或特供酒）、红酒或依照宾客需要提供啤酒或其她饮料。香烟：依照需要提供国内或地方特色香烟公司重要领导或分管领导率关于人员陪伴参观、考察、就餐。迎：公司重要领导或分管领导率关于人员在建设营地或工区迎接。送：送出建设营地或工区。依照需要安排公司车辆接送，做好交通疏通等工作做好会标、欢迎标语；会场布置鲜花。会场用中、高档茶叶，并依照需要提供礼仪服务。随行人员按级别和需要安排住宿；礼物经领导批准发放。原则规格接待协助联系安排住宿原则：40～60元/人.天（不含酒水）；酒水：特供酒、红酒或依照宾客需要提供啤酒或其她饮料。香烟：宴会时每桌放香烟公司分管领导或有关部门负责人陪伴。综合办公室或对口部门有关人员迎送。依照需要经请示领导批准后安排车辆接送。布置会场并安排好会议服务等。礼物经领导批准发放。普通规格接待协助联系安排住宿在公司食堂安排工作餐。有关业务部门对口接待安排会议室特别支出需由综合办公室审核后报公司领导批准。办〔〕30号关于规范公司内部礼物领用管理告知公司所属各部门：为加强公司内部礼物领用管理，提高管理效率，本着谁安排谁负责原则，现就规范公司内部礼物管理领用有关事宜告知如下：1、普通性礼物由后勤物管项目部统一购买统一发放。公司各部门领用礼物可直接到后勤物管项目部办理，公司领导安排礼物领用由综合办公室办理。2、公司各部门对口接待礼物需求（接待对象、所需规格、所需数量）需提前一天告知后勤物管项目部。3、公司接待所有礼物领用程序参照公司内部签单程序执行。4、领用礼物由公司承担费用指标某些须由公司总经理签字确认；由公司分管领导承担费用指标某些须由公司分管领导签字确认，并核减内部签单费用（限额费用）指标；由公司各部门承担费用指标某些须由公司各部门负责人签字确认，并核减内部签单费用（限额费用）指标。5、后勤物管项目部寻常应备有一定数量惯用礼物，以供需要，并严格执行内部礼物领用管理程序。后勤联系电话：本告知从1月1日起执行。二会务工作安排会议名称：会议时间：（注：已做请在方框或括号中打“ˇ”）序号项目负责人备注1会议方案拟定会议方式（视频、口述）接待方案编写接待方案审核接待方案定稿接待指南定稿会前准备会检查以上工作与否做完2拟定参会人员人员职务人员人数可变更人员联系方式行程跟踪人员检查以上工作与否做完3会议通知人员参会人员执行人员后勤人员行程跟踪人员内容名称、时间、地点开会前半小时提示检查以上工作与否做完4会议资料会议议程和日程表领导发言稿其她报告材料应提前与领导或发言人沟通会议资料打印检查以上工作与否做完5会场布置会场整体环境会场布局会标和座牌摆放鲜花摆放录像或录音播放会场合需物品：会议材料（）本子（）照相机（）笔（）录音笔（）电池（）投影仪（）电脑（）无线话筒（）纸（）饮料（）视频（）检查以上工作与否做完6会场检查相应议程，检查安排与否一致检查会场文献材料与否有误确认座牌摆放及人名与否有误检查会标与否挂好检查无线话筒状况检查录像或录音试音与否进行调制视频会议室座位与否准备充分确认会场合需物品与否齐全检查会场环境（音乐、气味、色调、灯光）检查以上工作与否做完7会后宣传会议图片会议纪要宣传稿件音像资料整顿归档检查以上工作与否做完8营地安排员工统一着装大门警员协调大门标语设立员工列队欢迎整体环境塑造清洁卫生（）喷泉开放（）音乐播放（）彩旗插放（）检查以上工作与否做完9工地安排去工地路线去工地陪伴人员（解说员）去工地车辆安排每车人员车数量停车安排警卫人员安排员工列队安排工地环境安排标语（）清洁卫生（）彩旗（）去工地所需物品安全帽（）雨伞（）笔（）本子（）摄像人员安排记录人员安排检查以上工作与否做完10餐饮安排拟定并告知就餐人员安排就餐地点拟定接待原则并交与领导审核拟定就餐陪伴人员桌牌、座牌、水牌准备座次安排早、中、晚接餐引领人员检查以上工作与否做完拟定就餐食谱原则拟定人员身份、地位，选取恰当菜品依照领导喜好突出本地特色健康、营养11住宿安排拟定入住人员和迎接人员安排房间依照入住人员，安排房内摆设：杂志（）书籍（）公司指南（）水果（）烟（）红酒（）饮料（）特色小吃（）鲜花（）与接待人员沟通，告知宾客房号检查以上工作与否做完12交通安排宾客行程路线接待人员路线工地勘察路线地方协调安排车辆安排行程联系人检查以上工作与否做完13礼品拟定所需礼物人员采购礼物原则突出地方特色依照领导身份、性格、兴趣包装大方、得体核查礼物与领导沟通，协助发放礼物检查以上工作与否做完14活动安排编写活动方案领导审核活动方案活动内容依照领导而定活动内容：卡拉OK（）洗脚（）美容美发（）烧烤（）麻将（）斗地主（）检查以上工作与否做完15接待费用与否报销6、接待筹划范本1）XX大型晚会接待筹划模板："四川省文联艺术家"慰问表演日程安排5月28日（星期六）07：30表演队伍从成都出发(午餐:金口河枕头坝营地)16:00～17:00入住营地接待中心、熟悉舞台17:00～18:00工作餐（营地葛洲坝职工食堂(演职人员)）18:00～19:00嘉宾晚宴（营地餐厅二楼大厅（省文联、州市和县嘉宾））20:00～22:00表演（足球场）22:30～23:30答谢晚宴（营地餐厅二楼大厅）5月29日（星期日）08:30～09:00早餐（营地餐厅二楼大厅自助餐）09:00～10:00表演队伍参观工地10:00表演队伍返回成都（午餐:营地）住宿安排序号姓名单位/职务性别房号备注用餐安排工作餐（演职人员）：时间：5月28日17：00地点:葛州坝食堂餐厅（引领人：）晚餐：（时间：5月28日18：00地点:餐厅二楼雅间）雅间：南桠河雅间：答谢宴：（时间：5月28日22：00地点:餐厅二楼大厅早餐：时间：5月29日08：20地点:餐厅二楼大厅2）XX领导视察接待筹划模板:一、集团公司检查组领导名单人名职务共人二、公司陪伴调研人员：人名职务共人三、行程安排月日（星期三）07:30早餐（地点：接待中心餐厅）08:00前去视察工地10:00总一行到达，迎接并引导车队视察工地。视察线路永久大桥——右坝肩——地下厂房——接待中心。配一台保障车跟随视察车队（工程处负责人带车，车上需准备好安全帽、扩音器、雨伞、图纸等，并负责工地停车指挥），综合办安排照相、摄像人员（XX），武警沿线布岗（如需要）。12:00一行到达营地,公司员工在接待中心列队迎接高总一行（统一穿着标志服装30人），XX负责引领高总一行穿过接待中心大厅至客房走廊至食堂小门上食堂二楼厅就餐，（食堂一楼二楼门口各站一名礼仪小姐迎接），菜单上报公司审查。车辆停放由指挥，驾驶员由陪伴于一楼餐厅就餐。13:00返回成都四、关于准备工作欢迎标语：热烈欢迎一行莅临水电站视察指引工作！（右坝间醒目处、地下厂房安装间岩锚梁上、营地办公楼正上方、接待中心入口处）五、就餐安排厅：人厅：人菜单：凉菜热菜时疏小吃果拼酒水六、接待人员分工总负责：详细负责:人员现场路线引领及现场负责：武警指挥：照相照相：人员营地引领：餐厅：地方联系及稳定：欢迎典礼：车辆停放指挥：植物摆放和保洁：礼物准备：7、安保筹划范本慰问表演大型活动安保预案将于5月28号晚上隆重举办慰问表演晚会，为保证慰问表演晚会顺利进行和万无一失，将安保组分为一下六个小组：第一小组由正常值班武警战士和公安、协警构成，重要承担营地先后门警戒值勤、外围保全保卫，禁止无关人员进入营地会场。第二小组由