特殊需要儿童“一人一案”档案规范

1特殊需要儿童“一人一案”档案规范本文件界定了特殊需要儿童“一人一案”档案涉及的术语和定义，规定了特殊需要儿童“一人一案”档案的建立要求、内容要求、管理要求。本文件适用于儿童康复机构（以下简称“机构”）、特殊教育学校及普通学校（以下简称“学校”）特教班的特殊需要儿童（以下简称“儿童”以肢体障碍儿童、孤独症儿童、智力障碍儿童为例）“一人一案”档案要求。2规范性引用文件本文件没有规范性引用文件。3术语和定义下列术语和定义适用于本文件。3.1特殊需要儿童childrenwithspecialneeds在身心发展或学习、生活中与普通儿童有明显差异，因而需要给予区别于一般帮助的特殊服务的儿童。包括高于正常的超常儿童，学习困难儿童，有视觉、听觉等各种残疾的儿童，在某一方面某个时期在发展或学习中需短期或长期的各种特殊服务的非残疾儿童。3.2“一人一案”档案“onepersononecase”file儿童在机构康复及学校学习期间，医生、护士、教师、康复工作人员、社工等在医疗、护理、特教、康复过程中直接形成的具有保存价值的文字、图表、音像、电子数据等不同形式和载体的历史记录。4建立要求4.1档案应有封皮、档案记录目录以及适用于特殊需要儿童（以下简称“儿童”）成长发育各环节的记录信息等，并按信息目录内容要求归集排序。4.2档案的整理归档应遵循下列原则与方法：a)文件材料以儿童为单位归档；b)每个儿童的文件材料组成1卷，并编制档号。档号结构按照“全宗号-档案门类代码-类别-姓名（身份证号）-卷号”的规则编制，并符合下列要求：1)全宗号：为国家综合档案馆给立档单位编制的代码；2)档案门类代码：统一标注为“ZY·ET”；3)类别：用五个不同的大写字母A、B、C、D、E表示；4)卷号：按照类别以儿童进入机构时间先后，用阿拉伯数字顺序编列，每个特殊需要儿童一个卷号，不重复。c)根据儿童的不同类型，确定每卷归档文件材料的具体范围，并按照儿童基本信息、教育康复、离开机构/学校等记录内容及相应归档材料的顺序排列卷内文件，按档案记录目录的细目顺序归集排列，见表A.1。每个儿童的卷内文件材料按顺序号编排件号和页号；d)在卷内文件首页上端空白处加盖归档章，并填写有关内容；e)每卷文件材料按照排列顺序装入档案盒，并编制盒内文件目录、盒内备考表，填写档案盒封面、盒脊的项目；f)按照类别编制档案案卷目录，加封面后装订成册，一式三份，填写档案案卷目录封面项目（见表A.2，儿童成长档案封底见表A.3）。25内容要求5.1机构和学校学前阶段5.1.1基本信息资料包括但不限于以下资料：a)康复服务申请审批表，见表A.4；b)儿童及监护人户口本（身份证）复印件；c)儿童疾病证明（医院开具的相关疾病诊断证明、残疾人证复印件）；d)既往就诊材料，包括：1)辅助检查报告，包括化验报告单、特殊检查报告单等；2)评估结果报告。e)各类协议1)康复/入学协议书；2)康复须知；3)安全管理协议书；4)运动康复训练安全协议书；5)安全承诺书；6)肖像权许可使用合同书；7)康复管理办法。5.1.2教育康复资料5.1.2.1肢体残疾儿童包括但不限于以下材料：a)儿童接案记录表，见表A.5；b)相关评估结果报告，包括：1)GESELL、韦氏智力测验、WeeFIM评估、ADL评估等；2)GMFM评估、FMFM评估、S-S评估等；3)儿童发展评估表。c)儿童观察记录表，见表A.6；d)康复记录表；e)家庭康复指导记录；f)家长意见反馈；g)儿童成长记录表；h)康复阶段小结、康复总结。5.1.2.2孤独症儿童、智力障碍儿童包括但不限于以下材料：a)儿童接案记录表，见表A.5；b)个别化教育计划（IEP）相关材料；c)教案；d)儿童观察记录表，见表A.6；e)儿童成长记录；f)家长意见反馈；g)康复阶段小结、康复总结。5.2学校义务教育阶段5.2.1基本信息资料3包括但不限于以下资料：a)学生基本信息表，见表A.7；b)儿童及监护人户口本（身份证）复印件；c)儿童疾病证明（医院开具的相关疾病诊断证明、残疾人证复印件）；d)既往就诊材料，包括：1)辅助检查报告，包括化验报告单、特殊检查报告单等；2)评估结果报告。e)各类协议，包括：1)入学协议书；2)康复须知；3)安全协议书；4)安全承诺书；5)肖像权许可使用合同书。5.2.2教育康复资料包括但不限于以下材料：a)教育情况记录(儿童每学期的个别化教育计划（IEP）)，包括；1)儿童评估材料；2)儿童各学科侧面图；3)儿童本学期个别化教育计划；4)IEP会议记录表；5)参与人员确认签名。b)教案；c)观察记录；d)儿童成长记录表，见表A.8；e)家长意见反馈；f)康复阶段小结。5.3离开机构/学校资料包括但不限于以下材料：a)儿童离开机构/学校确认书；b)其它。6管理要求6.1基本要求6.1.1儿童进入机构/学校以及在机构/学校期间形成的材料，儿童离开机构/学校形成的材料，应当在20个工作日内完成归档。6.1.2档案保管人员检查首页各栏是否完整、依序整理、装订成册，编排后入柜存档。6.1.3档案工作人员应按照有关规定对档案接收、保管、利用等情况进行统计。6.1.4机构/学校应当加强档案信息化工作。按照国家档案信息化要求，开展传统载体档案数字化工作，配备必要的档案管理软件。对于直接形成的电子文件应当按照国家有关规定归档。有条件的机构/学校应当建立电子档案目录和全文数据库。6.2保管6.2.1档案管理场所应符合国家有关标准，具备防火、防盗、防高温、防潮、防尘、防光、防磁、防有害生物、防有害气体等保管条件，确保档案安全。6.2.2档案应永久保存。6.3借阅与复制46.3.1机构/学校应依法依规提供档案利用服务，确保档案安全有效地利用。对档案的利用应当遵守下列规定，并办理登记手续：a)档案形成、移交部门以及上级业务主管单位因工作需要，可以利用档案；b)儿童成年后持身份证件，可以利用本人的档案；儿童监护人持身份证件、户口簿或者能够反映监护关系的证明材料，可以利用被监护儿童的档案；c)人民检察院、人民法院、公安部门、安全部门和纪检监察部门因办案需要，持单位介绍信可以利用案件相关的档案；d)律师凭律师执业证书、律师事务所证明，持受理案件法院出具的案件受理通知书或者开庭传票，可以利用与承办法律事务有关的档案；e)其他单位和个人确因工作需要申请查阅档案的，档案保管部门确认其使用目的合理的情况下，经主管领导审核，可以查阅。6.3.2经机构/学校同意，利用档案的单位和个人应当当场查阅、摘抄、复印（复制）档案。不应对档案进行涂改、抽换、圈划、批注或者造成污染、损毁。利用档案的单位和个人，不应擅自公开档案内容损害儿童的合法权益。6.3.3机构/学校应当对归还的档案进行清点核对，对档案摘抄件或者复印（复制）件加盖标有“业务档案摘抄件”或者“业务档案复印（复制）件”的印章。5（资料性）特殊需要儿童“一人一案”档案模板特殊需要儿童“一人一案”档案细目见表A.1，特殊需要儿童“一人一案”档案封面见表A.2，儿童档案封底见表A.3，康复服务申请审批表见表A.4，接案记录表见表A.5，儿童观察记录表见表A.6，儿童基本信息表见表A.7，学龄儿童学生成长记录表见表A.8。表A.1特殊需要儿童“一人一案”档案细目6表A.2特殊需要儿童“一人一案”档案封面机构名称：总编号：分类：分类编号：儿童姓名：出生日期：性别：7表A.3儿童档案封底档案封底8表A.4康复服务申请审批表现居住地详细地址9表A.5接案记录表第次受孕(□自然□人工助孕）□单胎□双胎保胎史(□无□有）孕周分娩(□顺产□剖宫产）体重Kg□窒息缺氧大运动发育情况精细动作发育认知语言发育