01财务管理制度

XXX有限公司财务管理制度文件编号JF-WI-财-01版本/版次A/0管控状态受控页次第6页共7页1.目的为了加强公司内部管理，规范公司财务报销行为，合理控制费用特制定本制度。2.范围适用于公司全体职工。3.名词定义公司财务及报销管理。4.权责4.1财务部：监督、实施及管理。5.作业程序5.1本制度根据相关的财务制度及公司的实际情况，将财务报销分为日常办公费用、工薪福利及相关费用、税费支出、工程相关支出以及专项支出等,以下分别说明报销相关的借款流程及费用支出具体的报销制度和报销流程。5.2本制度适用公司全体职工。5.3借支管理规定及借支流程5.3.1借款管理规定5.3.1.1出差借款：出差人员凭审批后单据，按批准额度办理借款，出差返回3个工作日内办理报销还款手续。5.3.1.2其他临时借款，如业务费、周转金等，借款人员应及时报帐，除周转金外其他借款原则上不允许超过七日借支。5.3.1.3各项借款及备用金需以现金支付的，金额超过（1,000）元应提前通知财务部备款；5.3.1.4借款销帐时应以借款申请单为依据，据实报销，超出申请单范围使用的，须经副总经理批准，否则财务人员有权拒绝销帐；5.3.1.5借款未还者原则上不得再次借款，当月的借款应在当月清偿，如逾期未还的借支将转为个人借款，从工资中扣回。5.3.1.6原则上全厂员工不可因私借支（特殊情况除外），因私借支金额不得超过上月工资的50%，新进员工入厂15天内不可借支；5.3.2借款流程5.3.2.1借款人按规定填写《借款单》，注明借款事由、借款金额(大小写须完全一致，不得涂改)。5.3.2.2审批流程：部门主管审核签字后由总经理复核审批。5.3.2.3财务付款：借款凭审批后的借款单到财务部办理领款手续。5.4日常费用报销制度及流程5.4.1日常费用主要包括差旅费、电话费、交通费、办公费、低值易耗品及备品备件、业务招待费、培训费、资料费等）以及其他零星报销费用（主要包括行政管理费用等）。5.4.2费用报销及供应商付款的一般规定5.4.2.1报销时间规定：每周二、周四下午14:00——17:00为统一报销时间，考虑到员工垫付资金的压力，超过100.00元以上的支出，单据齐全并且相关管理人员签名后即可到财务部门报销，但金额超过1000.00元的要提前一天通知财务部准备资金。5.4.2.2报销票据要求：5.4.2.2.1费用报销时，必须提供业务发生时的原始票据，原始票据必须是因购物或接受服务从供应商或提供服务单位手中取得的真实、合法的发票，包括普通发票及增值税专用发票；5.4.2.2.2所有报销单据应以普通发票或增值税专用发票为凭据，如果确实无法取得普通发票及增值税专用发票的，由申请人说明原因，副总经理核准后方可安排付款，白单不允许作为报销的凭证，（注：有发票与无发票的费用单据请分开填写费用报销单，否则财务拒收）5.4.2.2.3发票抬头必须正确、完整填开，应要求对方开具发票抬头为本公司全称（金沣实业（东莞）有限公司）。不允许发票抬头为公司简称或HK公司名称及别字。5.4.2.2.4原始票据不得涂改、刮擦、挖补，填开时必须使用相同笔迹，如出现上述情况则视同票据无效，需重新开具；5.4.2.2.5凡填有大小写金额的原始票据，大小写金额必须相符；发票的票面金额与实际发生金额、报销时填报的金额原则上必须相符，涂改无效；5.4.2.3费用报销单的填写与粘贴要求：5.4.2.3.1费用报销单（支出证明单）的填写1)列明所属部门、费用发生期间、申请人姓名、部门、所附单据张数等基本信息；2）费用明细栏内简要说明费用发生事由及其他需要说明的事项；3）各项费用需按日期依序填写，应在对应栏目内填写各项费用的发生金额，交通费必须注明准确的往返路线，且每段线路都应标注费用金额。4）如有个人借支需冲销，应注明“已借款金额”、“应归还金额”、“实际支付金额”；5）审批栏应获得相应人员的审批；6）出差人员差旅费报销请附上外出放行条。5.4.2.3.2报销单据的粘贴：所有费用单据应以粘贴单大小为准，用胶水横向贴在粘贴单上。粘贴票据时不要将所有单据全部粘贴在左上角，而应该将所有票据均匀粘贴在装订线内。严禁使用订书机将所有单据订在一起；5.4.2.4费用报销的其他规定：5.4.2.4.1报销住宿费用和伙食费用要附有外勤申请单，而且回厂时间要过了饭堂提供饭菜时间方可报销（中午12:30过后，晚上17:30过后），主管级（含主管）以下员工按15.00元/人/餐的标准报销，经理级别的按实际报销。5.4.2.4.2快递费用的规定，已交易过的供应商一律不给快递费用到付，应由供应商自行负担。5.4.2.5供应商付款5.4.2.5.1以现金等非月结方式付款的：由申请人填写“支出证明单“并附上一整套资料（包括普通发票或增值税专用发票、送货单原件、采购订单等及其他需附的资料），如为预付款，请注明交付发票及其他资料至财务部的时间及相关跟进人信息。5.4.2.5.2以月结方式支付供应商货款的：对帐：月结供应商必须每月５日前传真上月对帐单到我司，对帐单上需有对方的印章。经采购对帐，财务核对、副总经理审核签字后回传给对方。含税货款发票必须于收到我公司回传确认OK的对账单后5个工作日内送至我司财务部，否则货款安排顺延。付款：供应商将送货单原件，回签确认的对账单、加盖公章的收款收据同委托书及发票资料交财务部，由财务部填写费用报销单并将一整套资料审核无误，由总经理批准后安排付款。如果是紧急支付的货款，应至少提前两天通知财务以便及时处理。（注：月结单上一定要有供应商盖章；送货单应有供应商的盖章及收货人签名并加盖收货章）;5.4.2.5.3所有供应商的来料都必须通过品质部相关人员确认验收合格后财务部才可付款;5.4.2.6报销流程5.4.2.6.1报销人将整理的报销单据，填写《费用报销单》，并交部门负责人审批签字。5.4.2.6.2部门负责人必须对费用报销的合理性和准确性进行业务审核（如不符合公司制度规定，应退回报销人），然后交副总经理审批。5.4.2.6.3报销人将已审批签字的《费用报销单》提交财务部门会计并在单据上作相关信息登记。5.4.2.6.4需总经理签批费用，报销人将《费用报销单》及其内附原始单据提交总经理审核签字。5.4.2.6.5财务部门会计审核报销单据的准确性以及是否符合公司制度规定，如不符合，应退回报销人，审核通过方可准予办理费用报销。5.4.2.6.6财务部门会计确认后，出纳方可安排付款。5.4.2.6.7财务部门出纳根据报销单据金额办理付款。5.4.2.6.8财务部门会计收到出纳付款的单据后，归档并编制会计凭证。5.4.2.7为了规范内部管理，禁止外部人员直接到财务部取款，外部人员应在招待室等待，由相关内部员工拿手续齐全的报销单据到财务室报销，再由出纳和相关内部员工拿报销款给外部人员；每月25号左右付供应商月结款，届时财务会电话通知供应商，供应商也禁止进入办公区，在招待室等待。5.5不良品处理制度制度5.5.1为了完善不良品的管理，如各项作业中发现品质不标准不符合或不易分辨之物料时，应将其视为异常品予以隔离，经办人员提请品管人员作不良品鉴定工作，以确认隔离异常品是否属于不良品，如确为不良品应判断不良原因，填写不良品退料单（注明物料编码，名称，规格，订单号，不良原因），经部门负责人及品管签名后，把不良品退回仓库。5.5.2生产线应每天把产线上的不良品退回仓库，仓管员收到产线上不良品应该按PO分开摆放，并填写不良品物料标示卡。5.5.3不良品弄清责任人，计算好赔款金额后，由品管填写报废单，报废单经副总经理，总经理签名确认后交给仓管，避免仓库堆放过多不良品，仓管应该把报废物品拉到废物仓。5.5.4仓管应该过磅报废品，标示好报废品的种类，重量等基本资料。5.6固定资产管理5.6.1各部门需购置固定资产，需填写“新增固定资产申请单”，由部门经理、副总经理、总经理批准。5.6.2固定资产收到后，由行政部门负责验收工作，并填写“固定资产验收清单”，在验收清单中应详细填写固定资产名称、规格型号、金额、供货厂商，并同时对固定资产进行编号，建