管理体系审核的沟通和反馈机制

管理体系审核的沟通和反馈机制汇报人：XX2024-02-02CATALOGUE目录沟通和反馈机制概述审核前沟通与准备工作审核过程中的沟通技巧审核结果反馈与整改建议跟踪验证与持续改进沟通与反馈机制的优化建议沟通和反馈机制概述01指信息在发送者和接收者之间的传递过程，包括口头、书面、非语言等多种形式。沟通指信息接收者对发送者传递的信息作出的反应，是沟通过程的重要组成部分。反馈沟通和反馈是管理体系审核中不可或缺的环节，有助于确保审核的有效性和效率，促进组织持续改进。重要性沟通和反馈的定义与重要性管理体系审核中的沟通与反馈作用审核计划阶段与被审核方进行充分沟通，明确审核目的、范围、依据和计划安排。审核实施阶段通过提问、交谈、查阅文件等方式与被审核方进行沟通，收集审核证据，及时反馈发现的问题。审核报告阶段向被审核方反馈审核结果，指出不符合项和改进建议，促进被审核方采取纠正措施和预防措施。跟踪验证阶段对被审核方的纠正措施和预防措施进行跟踪验证，确保问题得到有效解决，实现持续改进。目标建立有效、高效、透明的沟通和反馈机制，确保管理体系审核的顺利进行和持续改进。原则坚持公正、客观、保密的原则，确保沟通和反馈的真实性和准确性；注重双向沟通和及时反馈，促进被审核方的积极参与和合作；不断完善机制，提高沟通和反馈的效率和效果。机制建立的目标和原则审核前沟通与准备工作02明确审核目的、范围和计划01确定审核的具体目标和期望结果，明确审核的重点和关键领域。02界定审核范围，包括组织单元、业务流程、时间段等，确保审核的全面性和针对性。制定详细的审核计划，包括审核时间、人员分工、审核方法等，确保审核工作有序进行。03010203与被审核方负责人或代表进行初步沟通，介绍审核的目的、范围和计划。了解被审核方的基本情况，包括组织架构、业务流程、质量管理体系等。协商确定审核的具体安排和配合事项，确保审核工作顺利进行。与被审核方建立初步联系03对文件和资料进行审核前的初步审查，了解被审核方的质量管理体系运行情况。01向被审核方收集与审核相关的文件和资料，如质量手册、程序文件、记录表单等。02对收集到的文件和资料进行分类整理，建立清晰的文件和资料清单。收集并整理相关文件和资料审核过程中的沟通技巧03保持开放和尊重的态度，认真听取被审核方的陈述和解释。通过积极回应和反馈，表明自己正在倾听和理解对方的观点。避免打断对方发言或过早做出评价，以免影响沟通效果。倾听与理解被审核方观点123针对审核重点和关键问题，提出明确、具体的问题。通过开放式问题引导被审核方提供更多信息和细节。在必要时进行追问和澄清，确保获取准确、完整的信息。提问与引导以获取关键信息仔细观察被审核方的现场操作、设备设施、工作环境等实际情况。记录观察到的关键信息和问题点，为后续分析和改进提供依据。与被审核方进行确认和沟通，确保观察结果的准确性和客观性。观察与记录现场实际情况审核结果反馈与整改建议04将审核过程中收集到的所有数据进行整理，包括不符合项、观察项和改进建议等。汇总审核数据问题分类原因分析根据问题的性质和严重程度进行分类，如体系性不符合、实施性不符合、效果性不符合等。针对每个问题，进行深入的原因分析，确定问题产生的根本原因和影响因素。030201整理并分析审核发现的问题反馈会议组织召开反馈会议，向被审核方全面、客观地反馈审核结果，包括存在的问题、原因分析及改进建议等。书面报告向被审核方提供详细的书面审核报告，列明审核发现、结论和建议，作为整改和持续改进的依据。沟通确认与被审核方进行充分沟通，确保其对审核结果有清晰、准确的理解，并就后续整改措施达成共识。向被审核方反馈审核结果提出整改建议及要求对被审核方的整改情况进行跟踪验证，确保其按照要求进行整改并取得实效。同时，将整改结果纳入下一次审核的输入，形成持续改进的闭环管理。跟踪验证根据审核发现的问题和原因分析，提出具体、可行的整改建议，帮助被审核方解决问题并提升管理水平。针对性建议向被审核方明确整改的时间、责任人、整改措施和验收标准等要求，确保其能够按照要求进行整改。明确整改要求跟踪验证与持续改进05制定详细的跟踪验证计划明确验证的时间、方式和责任人，确保计划的合理性和可操作性。实时记录和反馈验证结果对验证过程中发现的问题进行及时记录，并向相关部门和人员进行反馈，以便及时采取纠正措施。设立专门的跟踪验证团队负责监督和检查整改措施的执行情况，确保措施得到有效实施。跟踪验证整改措施的实施情况定期开展整改效果评估按照评估计划，定期对整改措施的实施效果进行评估，以便及时发现问题并采取改进措施。针对评估结果制定改进方案根据评估结果，分析存在的问题和不足，制定具体的改进方案，并明确责任人和时间节点。制定科学的评估标准和方法根据整改目标和实际情况，制定合理的评估标准和方法，对整改效果进行客观评价。评估整改效果并进行持续改进及时总结经验教训对审核过程中发现的问题和整改措施的执行情况进行总结，提炼出经验教训。将经验教训纳入审核标准将总结出的经验教训纳入到下次审核的标准中，以便更好地指导企业进行管理体系建设和改进。加强审核人员的培训和管理对审核人员进行培训和管理，提高他们的专业素养和审核能力，确保下次审核的顺利进行。将经验教训纳入下次审核中030201沟通与反馈机制的优化建议06在审核开始前，双方应明确沟通的目的、内容和方式，确保信息准确传递。明确沟通目的和内容审核员在发现问题后，应及时向受审核方反馈，以便受审核方及时采取措施进行改进。及时反馈审核发现双方应建立多种沟通渠道，如电话、邮件、会议等，确保在任何情况下都能保持及时有效的沟通。保持沟通渠道畅通加强双方沟通，提高反馈效率双方应建立信息共享平台，将审核过程中的经验、问题、解决方案等进行共享。建立信息共享机制通过举办经验交流会、研讨会等活动，鼓励双方相互学习、借鉴经验，共同提高管理水平。鼓励经验交流在信息共享过程中，应注意保障信息安全，避免敏感信息泄露。保障信息安全建立信息共享平台，促进经验交流定期评估机制效果双方应定期对沟通与反馈机制进行评估，分析存在的问题