JTAN05-SRM-培训材料-最终用户-分公司集中采购业务流程-20140331-V1.0

物资采供管理信息化平台项目

用户培训手册

内容：分公司集中采购业务流程2014年3月目录实际业务范例II业务流程概述I采购计划分配III采购计划处理IV根据执行合同创建采购订单V框架协议VI业务流程概述流程图中的图例说明业务流程概述业务流程概述

本流程主要描述由分公司自主采购的物资、或服务的采购方式的确定，采购执行的过程。

本流程主要为：1、分公司/供应站接收来自矿业公司及其他二级单位的物资需求计划，在系统中提交、利库、审批后分配到分公司的采购部门。

2、分公司采购部在系统中接收到计划部分配的物资后，首先需要判断其属于那种采购方式，是属于询价、招投标、共享采购还是框架协议。判断清楚后在系统中进行相应的操作。

询价：采购员在系统中首先选中供应商进行报价，根据报价结果选择中标供应商，待领导审核通过后在系统中创建合同，并以此创建合同文本并提交审批，审批通过后根据合同创建采购订单。

招投标：需要招投标的物资走招投标流程。

共享采购：这是参照采购历史合同的采购价创建共享采购。然后创建采购订单。

框架协议：如果签订了框架协议和寄售协议的物资不需要寻源，直接根据协议在系统中创建采购订单。供应商根据采购订单供货。供应站接到货物后验收入库。目录实际业务范例II业务流程概述I采购计划分配III采购计划处理IV根据执行合同创建采购订单V框架协议VI实际业务范例以陕西煤业物资有限责任公司榆林分公司（2790）的集中采购业务流程为例，说明从采购计划分配、计划处理、寻源到生成采购合同、采购订单的过程。目录实际业务范例II业务流程概述I采购计划分配III采购计划处理IV根据执行合同创建采购订单V框架协议VI本操作相关的说明

各分公司计划管理部接收到来自矿业公司及其他二级单位的物资需求计划之后，分配给特定的采购组，创建计划批号，由采购部门负责实际采购业务。下面的截图说明中，以榆林公司为例。本操作之前的场景分公司计划管理部采购计划分配和产生计划批号供应站月度需求计划提报采购计划分配操作名称详细描述操作起因操作之前单据(来自手工或SAP系统)操作概述SAP系统操作说明：1.采购计划分配采购计划分配说明1）选择计划，分配采购组2）创建计划批号12SAP系统操作说明：1.采购计划分配采购计划分配说明1）输入计划批名称并保存，计划批创建成功2）计划批提交审批121本操作之后的场景产生计划批号无本操作之后的系统效果详细描述本操作之后的单据目录实际业务范例II业务流程概述I采购计划分配III采购计划处理IV根据执行合同创建采购订单V框架协议VI本操作相关的说明

采购管理部门收到分配的采购计划之后，将计划打包，选择采购方式。

采购方式有四种：询价、招投标、共享采购和框架协议。其中，询价、招投标和共享合同会生执行合同，框架协议直接生成采购订单。本操作主要以询价为例进行说明，招投标、框架协议和共享采购仅作简单介绍。本操作之前的场景采购计划处理公司计划管理部分配采购计划对计划批打包、选择采购方式、生成合同操作名称详细描述操作起因操作之前单据(来自手工或SAP系统)操作概述采购计划处理采购计划处理IV共享采购2招投标31询价框架协议4SAP系统操作说明：2.创建采购包创建采购包说明1）查找到本次需要处理的计划批，点击“创建采购包”1SAP系统操作说明：3.采购计划处理-询价选择采购方式-询价说明1）输入采购包名称2）选择采购方式3）添加供应商

注：a.在询价采购方式下，单一来源只能选择一个供应商，竞争性谈判至少要选择两个，竞价至少要选择三个；b.在招投标采购方式下，邀请招标需要添加供应商，公开招标不需要添加；

c.框架协议和共享采购采购方式，不用添加供应商。4）检查、保存、提交采购包1234SAP系统操作说明：4.包处理-创建询价单包处理-创建询价单说明1）当包状态为“审批完成”时，就可以进行包处理，点击“处理包”2）3）点击“创建询价单”，根据包成功创建询价单。（前两行的报警可以不管）132分公司发布询价单、报价、中标、审批说明此流程详见寻源业务流程SAP系统操作说明：5.寻源采购计划处理采购计划处理IV共享采购2招投标31询价框架协议4SAP系统操作说明：6.采购计划处理-共享采购选择采购方式-共享采购说明1）输入采购包说明2）选择采购方式为“共享采购”3）点击“共享已有合同”132SAP系统操作说明：7.共享采购共享采购说明1）查询共享资源，选择要共享的合同，点击“获取共享资源”11采购计划处理采购计划处理IV共享采购2招投标31询价框架协议41SAP系统操作说明：8.采购计划处理-招投标选择采购方式-招投标说明1）输入采购包说明2）选择采购方式为“招投标”3）添加供应商4）检查、保存、提交

注：

招投标的采购包提交之后，包概览中显示的是“未提交”，要继续进行包处理才能转为提交状态5）点击“包处理”3215444SAP系统操作说明：9.包处理-招投标包处理-招投标说明1）在“处理招标”页签，填写委托方信息2）在“委托书”页签，上传招标委托书及其他资料3）提交之后，包状态为“审批完成”321SAP系统操作说明：9.包处理-招投标包处理-招投标说明1）具体的招投标业务流程完成后，招标阶段显示为“发放中标通知书”，招标状态为“审批完成”时，点击“包处理”2）点击“根据招标结果生成执行合同”3）创建合同成功4）在包概览中可以看到后续凭证号11423采购计划处理采购计划处理IV共享采购2招投标31询价框架协议41SAP系统操作说明：10.分配框架协议分配框架协议说明1）首先给采购计划分配框架协议（上传框架协议的具体流程在后边详细说明）2）找到要分配的协议，点击“保存框架协议”3）点击“创建采购包”1322SAP系统操作说明：11.采购计划处理-框架协议选择采购方式-框架协议说明1）输入包说明2）选择采购方式为“采购订单”3）包处理，创建采购订单（框架协议不经过执行合同，直接创建订单）213本操作之后的场景询价、共享采购、招投标等采购方式生成了执行合同框架协议不经过执行合同直接生成采购订单无本操作之后的系统效果详细描述本操作之后的单据目录实际业务范例II业务流程概述I采购计划分配III采购计划处理IV根据执行合同创建采购订单V框架协议VI本操作相关的说明本操作是对询价、共享采购和招投标产生的执行合同创建采购订单进行说明本操作之前的场景根据执行合同创建采购订单询价、共享采购、招投标采购方式下生成了执行合同根据执行合同创建采购订单操作名称详细描述操作起因操作之前单据(来自手工或SAP系统)操作概述SAP系统操作说明：12.根据执行合同生成采购订单根据执行合同生成采购订单说明1）当合同状态为“已审批”时，就可以进去创建采购订单了2）点击“创建订单”，成功创建订单122SAP系统操作说明：

12.根据执行合同生成采购订单根据执行合同生成采购订单说明1）根据执行合同创建的采购订单，状态为“已保存”2）编辑订单，点击“订单”，订单状态变为“已订购”122目录实际业务范例II业务流程概述I采购计划分配III采购计划处理IV根据执行合同生成采购订单V框架协议VI本操作相关的说明

本操作演示如何上传并分配框架协议，根据框架协议创建采购订单本操作之前的场景上传、分配框架协议，并根据框架协议创建采购订单采购方式选择了框架协议类型上传、分配框架协议，并根据框架协议创建采购订单操作名称详细描述操作起因操作之前单据(来自手工或SAP系统)操作概述SAP系统操作说明：13.框架协议批导框架协议批导说明1）在合同管理中，点击“协议批导”1SAP系统操作说明：

13.框架协议批导上载框架协议说明2）点击“下载模板”，下载框架协议模板，并填写完整3）上载填好的框架协议233SAP系统操作说明：14.框架协议下达、审批框架协议下达、审批说明1）初次上传的框架协议状态为“已保存”2）编辑框架协议，点击“下达”，合同发布批准，审批通过的框架协议就可以分配了212SAP系统操作说明：15.分配框架协议分配框架协议说明1）给采购计