公司存货管理制度

公司存货管理制度第一章总则第一条目的为加强公司存货管理，确保存货账实相符，加快存货周转速度，规范存货管理流程，根据《企业内部控制基本规范》、《企业内部控制配套指引》的相关要求，结合公司《采购与付款管理制度》、《生产管理制度》、《销售与收款管理制度》、《会计核算制度》以及公司实际情况，制定本制度。第二条定义本制度所称存货”是指在日常经营中持有以备出售的产成品或商品、处在生产过程中的在产品、在生产过程中耗用的材料或物料等，包括各类原材料、辅助材料、在产品、半成品、产成品、库存商品以及包装物、委托加工物资等。第三条适用范围本制度适用于公司及控股子公司（本制度所称控股子公司，是指公司持有其50%以上的股份，或者能够决定其董事会半数以上成员的当选，或者通过协议或其他安排能够实际控制的公司）。第二章职责分工与授权批准第四条职责分工岗位职责1、总裁◊审批存货管理的采购、保管、使用、处置等政策和制度◊审查、审阅存货管理重要财务报表◊审批存货管理账目科目的增减和调整◊审批盘盈盘亏的应对策略和方法2、仓储部长◊审核仓库物资管理台帐◊审核月收货、出货报告◊审核并确认盘点报告◊审核存货补仓申请◊审核存货保险购买申请3、仓库管理员◊进行货物验收和出入库手续办理◊填写、更新仓库台帐、卡片◊进行在库存货的日常盘点◊编制在库存货的日常盘点表◊参与月度盘点和年度盘点◊提出仓库补仓申请◊提出库存呆废品处理意见◊制作月收货、出货报告◊办理存货保险申请手续4、质量管理部◊开展专业性要求较高的存货出入库验收◊抽查存货的常规性检验工作5、生产管理部◊定期检查产品仓库状况◊审核生产车间原材料申领单和采购申请单6、生产车间◊将产品存入指定的仓库◊向仓库领用生产原材料和其它半成品◊提出生产所需原材料的采购申请◊管理生产过程中的半成品、在产品和周转材料7、采购部◊审核存货使用部门提出的采购申请◊编制存货采购的制度、预算、计划◊组织实施存货采购的市场调研、询价、比价、合同谈判、合约签署等工作8、财务部经理◊审核存货采购、保管、使用、处置过程中形成的财务和会计报表◊提出存货账目调整的政策◊根据管理层的意见调整存货账目◊组织开展年度存货盘点和季度存货盘点◊参与决策存货保险9、会计人员◊编制存货采购、保管、使用、处置形成的财务和会计报表◊审核存货采购费用和金额，支付存货采购的货款◊复核仓库台帐和上报的仓库出入库单、盘点表、汇总表等10、存货使用部门◊审核本部门所用存货申领单◊填写本部门所用存货申领单◊办理本部门所用存货的申领手续11、门卫◊检查进出公司大门的存货及出门证第五条收发管理要求1、办理存货入库手续时，先进行质量检验，待质量检验合格后，库管员必须依据送货单所列存货的名称、规格、数量进行核对、清点，对于清点结果无误的存货，方可办理入库手续。2、对当月收到的外购存货，经清点和检验后符合要求的，应当及时办理入库手续；对期末尚未取得发票但已办理入库手续的外购存货，应当按照暂估金额入账。3、库管员依据经审批的领料单或出库单如实发出存货。若领料单据、出库单据未经相关人员审批，或者字据不清晰、有被涂改的痕迹，库管员应当拒绝发出存货（上线ERP系统的情况下，全部通过ERP走线上流程，不使用纸质单据）。4、发出存货时，出货顺序应当遵循先进先出”的原则。5、任何人在未办理存货出库手续的情况下，不得以任何名义从仓库内取得存货。第六条存放管理要求1、二齐、三清、四定位”二齐：存货摆放整齐，库容干净整齐；三清：实物清（干净）、数量清（准确）、标识清（清楚）；四定位：存放时按区（域）、按排、按（货）架、按位（置）定位。2、库管员日常对经常发生变动的存货要及时清点，若发现实物与储位不一致，要及时纠正；若发现实物数量与系统账、物料卡记载不一致以及存货品质问题，要及时查找原因并向上级汇报。第七条系统单据、账务及物料卡管理要求1、涉及存货出入库的系统单据录入及处理原则上要求当天按时完成。2、做好物料卡的日常登记工作，办理存货出入库手续后，及时正确变更物料卡信息。3、每月的纸质单据应当分类并装订成册，由指定的库管员统一归档管理。作为辅助会计资料，纸质单据的保管期限不得低于10年。第八条仓库自盘管理要求1、各仓库每月至少对存货执行一次自盘。2、对于存放在外地仓库和在客户处寄售的存货，仓储部应当在月底前通过销售部门、外地仓库负责人与寄售客户核对外地仓库和寄售存货的结存数。若核对结果有差异，会同销售部门、外地仓库负责人、寄售客户对接人及时查明原因，经仓储部长审核和财务总监审批后由相关部门作出处理。核对无误的，寄售存货应当取得有对方单位签字盖章的对账单，将原件报送财务部门，仓储部和销售部保留复印件。3、仓储部应当每月根据自盘结果编制盘点报表。在仓库自盘过程中发现的盘点差异，应当及时查明原因，将存货盘盈盘亏的结果及原因记录在盘点报表中。报表由盘点人员和仓储部长签字确认后，报财务部门审核，并由财务总监审批，对差异作出账务调整。4、仓储部应当定期将盘点报表整理归档，按照公司制定的《会计档案管理制度》的规定保管。第九条寄售模式下存货管理要求为了加强公司的存货管理，及时掌握公司寄售存货的准确情况，公司结合实际业务，制定了寄售模式下内部控制管理制度，对寄售产品发货、保管、领用及对账、盘点等进行制度规范：1、寄售产品发货公司根据客户订单需求，将产品送至客户指定仓库，客户寄售库负责人员根据送货单对实物的数量、型号进行清点，经核对无误后办理入库，并在送货单上签字确认。公司ERP系统以调拨的方式录入对应的出货数量并转入寄售库。2、寄售产品保管寄售模式下，公司的产品存放在客户指定的仓库中，与客户的存货严格分开。3、寄售产品领用及对账客户根据生产需要领用寄售产品，寄售客户将领料信息以邮件的形式发送给公司对应的销售业务人员，每月将领料数量汇总表发给相应销售业务人员进行对帐，公司通过对账确认客户已使用产品数量情况。4、寄售产品盘点管理公司销售业务员不定期去仓库查看寄售产品存放情况，并于报告期各期末，对寄售库库存情况实施盘点。第十条仓库的安全、卫生管理要求1、每天按照卫生值日表的安排对仓库的存货和设备实行清洁整理，达到整齐、整洁、干净、卫生、合理摆放的要求，符合5S（整理、整顿、清扫、清洁、素养）管理的规定。2、非仓库人员不得随意出入仓库，如有需要，经批准且做必要登记后方可入内；库管员于每天下班前检查仓库门窗是否已关闭，是否存在安全隐患，确保存货的安全性。3、因装卸存货而发生的高空作业，必须符合国家高空作业管理要求，确保作业人员、存货的安全。4、仓库内严禁吸烟，禁止一切明火。第三章仓库管理工作流程第十一条原、辅材料外购入库管理1、仓库核对数量集团内各公司材料仓库收到外部供应商发出的原、辅材料等物资后，应当依据供应商提供的送货单，核对物资的品名、规格、数量，检查物资包装是否完好。经核对相符的物资，及时安排存放于仓库待检区，通知品检部门进行品质检测。2、办理品检手续品质检测合格后，由品检部门在送货单上盖章或签字确认，负责验收的库管员在送货单上签字确认。3、办理入库手续材料仓库将检测后的外购存货办理实物入库，并在ERP系统中作采购入库的数据处理生成入库单据，会计人员据此进行账务处理。4、验退手续对于品名、规格、数量经核对与送货单不符以及质量检测结果不符合约定要求的物资，应当及时通知采购部门联系供应商处理相关事宜。仓储部接到采购部门要求办理退货手续的通知后，填写退货单，安排退货。第十二条原材料内部采购入库管理集团内各公司材料仓库收到集团其他公司发出的原材料后，应当依据内部单位提供的《发货清单》，核对原材料的品名、规格、数量，检查材料的包装是否完好。待库管员验收合格后，参照原材料外购入库管理流程办理入库手续及仓库账务处理。第十三条原材料销售出库管理公司材料仓库收到销售的发货通知，按收货的外部客户或集团内公司的信息归类整理，填写《发货清单》，安排发货事宜，《发货清单》的客户联随货物一并发出。库管员在ERP系统中作原材料销售出库生成出库单据，会计人员据此做账务处理。第十四条原、辅材料的生产领用管理1、生产领料材料仓库收到生产车间开具的领料申请单后，按照领料申请单所列物资的品名、规格、数量，整理准备生产所需物资并安排车间领料。库管员在ERP系统中作生产领用生成出库单据，会计人员据此进行账务处理。2、生产余料退回材料仓库收到生产车间的余料退回申请，应当根据退料申请上的信息，核对退回原、辅材料的数量，办理退料入库手续和仓库账务处理。3、因物资品质问题发生退料若是因物资品质问题导致的生产车间退料，经品检部门检测确认后，由采购部门与供应商协商处理，如达成索赔协议，采购部门应当将协议抄送财务部门，作为财务部门账务处理的依据。材料仓库办理退料入库手续，会计人员进行账务处理。待仓储部接到采购部门要求办理退货手续的通知后，填写退货单，安排退货事宜。第十五条原材料内部调拨管理因生产所需，在同公司所属各工厂的材料仓库之间进行的原材料调拨，由公司生产计划部门统一安排。调出仓库按照生产计划部门的通知整理准备原材料，填写调拨单，调拨单随原材料发往调入仓库。调入仓库依据调拨单的信息核对收到的原材料数量，核对相符后，在调拨单上签字确认，办理调拨入库手续。调入仓库将调拨单留存一联备查。第十六条产成品出入库管理1、产成品生产入库成品仓库收到待入库的完工产成品，与生产车间提供的成品入库单上的信息核对产成品的品名、规格、数量。核对相符的，双方签字，办理入库手续，会计人员账务处理。2、产成品销售出库成品仓库接到业务部的发货通知后，依据业务部提供的出货通知单编制销货清单，办理成品出库手续，会计人员账务处理。3、产成品销售退回成品仓库收到客户退回的产成品后，由销售部门的经办人员会同库管员清点退回的产成品数量并在《退货通知单》上签字确认。成品仓库办理入库手续，库管员依据经确认的《退货通知单》作ERP系统的销售退回处理生成红字销售出库单据。仓库通知品检部门对退回的产成品进行品质检测，由品检部门根据检测结果作出后续处理。第十七条半成品内部销售出库管理集团公司生产计划部根据生产需求，安排转移半成品至集团内其他公司进行生产加工。半成品仓库接到生产计划部的通知后，依据车间填写并经工序主管签字的《半成品转移单》填写销售出库单，安排半成品发出事宜。库管员在ERP系统中作半成品销售出库处理。第十八条呆料、废料、不合格品管理1、定义呆料，是指耗用量远远少于存量、库存周转率极低的物料。此类物料存在较长时间不作耗用的情况，但是其并未丧失原本具备的特性和功能。废料，是指因失去原有的特性和功能而不再具有利用价值的物料。不合格品，是指经过检验判定，质量特性不符合相关技术要求而不能正常验收入库的产品。2、呆料管理与处置公司仓储部每月对仓库呆料清查一次，分析并编制呆料清单，提交生产计划部门，由生产计划部门牵头组织处置事项。生产计划部门分析后认为可以对外处置的呆料，由品质部和技术部进行物料鉴定，销售部协助寻找收购单位，生产计划部门制定处置方案并提请审批。依据审批意见，销售部门对呆料作出具体处置，库管员做好ERP系统出库处理，会计人员账务处理。3、废料、不合格品管理与处置公司生产车间每月末统计废料、不合格品的数量，编制废料、不合格品清单，由品质部和技术部进行物料鉴定。由生产计划部、仓储部和销售部门共同依据鉴定意见制定处置方案，提请审批。依据审批意见，销售部门对废料、不合格品作出相应处理，库管员做好ERP系统的处理记录。4、处置的审批与监督（1）呆料的账面原值在5万元以下的，由仓储部部长、生产计划部部长审核，财务总监审批；账面原值在5万元（含）以上的，由仓储部部长、生产计划部部长、财务总监审核，总裁审批。（2）不合格品的账面原值在10万元以下的，由仓储部部长、生产计划部部长审核，财务总监审批；账面原值在10万元（含）以上的，由仓储部部长、生产计划部部长、财务总监审核，总裁审批。（3）生产废料处置，由仓储部部长、生产计划部部长审核，财务总监审批。（4）呆、废料及不合格品对外处置时，应当经过询价、比价后择优处置。单次处置账面金额或预计金额在5万元（含）以上的，销售部门应取得三家或以上收购单位加盖公章的报价单，根据比价结果选择收购单位并拟定处置合同/协议，将处置合同/协议及所有报价单资料按照处置审批流程提请审批。（5）财务部门应当对审定的处置合同/协议进行备案，监督处置过程，对处置结果作出账务处理。第十九条其他1、存货发出时，安保人员（如门卫）凭仓储部出具的出库单核对实物或出门证，核对结果相符的，方可放行。2、月末，集团内关联方单位的财务部门应当核对关联方交易数据以及最终对外销售情况，若有差异，应当及时查明原因，并为编制合并报表抵消关联交易提供依据。第四章考核第二十条考核范围1、公司审计委员会对总裁、财务总