人事档案归档制度_第1页
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人事档案归档制度_第3页
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文档简介

第页共页人事档案归档制度人事档案是指企事业单位和社会组织按照一定程序对员工个人有关基本情况、工作经历、学历、职称、岗位任职、考核考评、奖惩情况及订立、变动、终止劳动合同等事项进行记录和保存的文件资料。这些档案记录和保存了员工的个人信息,不仅是企事业单位和社会组织管理人事的基础,也是保护员工个人合法权益的重要依据。为了规范和管理人事档案,提高档案管理工作的规范化和科学化水平,企事业单位和社会组织需要建立一套完善的人事档案归档制度。一、制度目的人事档案归档制度的目的是为了规范和管理人事档案,确保档案资料的保存、整理、利用、调阅等工作的科学化和规范化,提高档案管理工作的效率和质量。同时,制度还旨在保护员工的个人隐私和合法权益,确保档案的安全和保密性。二、适用范围本制度适用于所有员工的人事档案管理工作,包括全职、兼职、临时工等各类员工,无论是在职还是离职的员工。三、主要内容1.人事档案的建立(1)入职登记:在员工入职时,由人事部门负责将员工的基本个人信息、身份证明材料、学历证书、职称证书等资料归档,同时签署保密协议。(2)人事档案编号:对每个员工的档案进行编号,以便于管理和查询。2.档案资料的整理和保存(1)分类整理:档案按照员工姓名、岗位、工作年限等因素进行分类整理,确保档案的条理清晰。(2)资料标识:每个档案的封面上应标注员工姓名、编号、入职时间等信息,确保档案的唯一性和辨识度。(3)电子档案备份:除了纸质档案外,还应建立电子档案备份,以防止档案资料的丢失或损坏。3.档案的利用和调阅(1)内部查询:员工或相关部门需要查询档案时,应向人事部门提出申请,人事部门按照规定的程序办理。(2)档案调阅:对于外部单位或个人的档案调阅申请,必须经过员工本人的书面同意,并按照国家有关规定进行处理。4.档案的保密和安全(1)保密责任:人事部门及相关职责部门要对档案工作的保密性负责,保证档案资料不外泄。(2)防火防灾:档案室应具备防火防灾的设施和措施,确保档案资料的安全。(3)档案借用规定:如有需要将档案资料借用给外部单位或个人的,应签订档案借阅协议,并严格按照规定的程序办理。四、责任与考核1.人事部门负责人应定期检查档案管理工作的落实情况,并对工作人员进行考核。2.违反档案管理规定的员工,将按照规章制度进行处理,并承担相应的法律责任。五、附则1.档案管理制度的修订应录入制度修订记录,明确修订的时间、内容、原因等信息。2.与此制度相关的各个操作规程或操作细则,应根据需要由人事部门制定并进行培训。结论人事档案归档制度对于企事业单位和社会组织的人事管理工作具有重要意义。制度的建立和执行的好坏将直接影响到档案管理工作的效率和质量。通过制度的规范和管理,能够确保档案资料的保存、整理、利用、调阅等工作的科学化和规范化,提高档案管理工作的效率和质量,保护员工的合法权益,同时也为企事业单位和社会组织提供了可靠的依据。因此,企事业单位和社会组织在建立人事档案归档制度时,应根据实际情况,制定相应的制度内容,并

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