甲供材料设备进场验收及出入库管理办法

文件编号：QMS-06-20甲供材料设备进场验收及出入库管理办法PAGE1-甲供材料设备进场验收及出入库管理办法第一章总则为了规范和加强材料、设备进场验收及出入库管理，确保材料设备质量、数量符合规定要求，提高材料核算的准确性，便于及时与材料设备供应商、施工单位核对工程款项，特制定本办法。进场验收基本要求（一）材料设备进场时，各项目部、子公司负责组织进场验收，检查验收合格后方可进场，严禁未经检验或检验不合格的材料设备进场、投入使用。（二）由成本合约部采购的材料设备，需要在厂家或供应商处进行验收时，由成本合约部组织、各子公司、项目部参与。（三）根据需要，成本合约部、项目发展部、子公司、项目部参与材料设备现场验收。（四）各子公司、项目部组织现场验收时，应会同监理方、施工方、供应商共同进行。（五）进场材料设备验收，按照验收规范需要全数检验的，必须做到100％检验；只能抽样检验的，需符合抽样检验的有关标准（如GB2828－87）。第二章材料设备进场验收材料设备现场验收的组织甲供材料设备的验收由各子公司、项目部负责组织，监理单位、施工单位、供应商派员参加。重要的材料设备首次进场验收成本合约部参加。有特殊验收标准的（如防水材料），成本合约部会同各子公司、项目部对材料抽样，封样后送公司指定检验站检验。涉及新型材料、新型设备应用时，应通知项目发展部参加验收。现场检查内容检查进场材料（设备）供货厂商的准用证、合格证、检测报告等资料是否相符及齐全。检查进场材料（设备）的数量是否符合合同要求及供货计划要求。检查进场材料（设备）的色泽及材质（指材料）、外观等是否符合设计及合同要求。检查进场材料（设备）的尺寸、规格、型号等是否符合设计及合同要求。检查进场材料（设备）的品牌是否符合合同要求。检查进场材料（设备）是否符合出厂标准或有关国家行业标准以及合同要求需达到的标准。检查进场材料（设备）与“产品封样”是否相符。检查进场材料（设备）合同要求的配件等是否齐全正确（主要指设备）。检查进场材料（设备）的产品保护措施是否到位，检查材料包装及损耗情况，对材料到场的损耗进行统计，材料按照合同将损坏部分退返给材料供应商。检查进场材料（设备）的存贮及堆放是否符合要求。不合格控制（一）验收中发现材料设备对板不合格、质量不合格，按照《不合格控制程序》有关规定执行。（二）若发现到货数量与计划供应量有较大误差时（大型设备一般不允许有误差），则会同监理单位、施工单位、供应商清点后予以记录，多余部分退回供应商，不足部分要求供应商立即安排补齐。在允许误差范围内的，项目部应协调施工单位收货。验收记录材料设备验收时，无论合格与否，验收人员均需完整填写《材料（设备）进场验收单》，项目部、监理单位、施工单位和其它参与验收的人员均需在《材料（设备）进场验收单》签字认可方可入库。第三章材料入库管理材料入库管理由项目部负责办理。公司原则上不在项目现场设置专门材料库房，因此材料管理人员务必认真审核与填制与入库材料相关的原始单据。采购材料发票必须是由国家税务机关统一印制的正规发票，供应商必须加盖财务专用章或发票专用章，材料名称、规格、数量、单价、金额应填写齐全，大小金额填写必须一致，不得有任何涂改。对于一次采购数量较大，供应商无法一项项在发票上填列，则供应商必须逐一填写供货清单（原则上是由税务机关统一印制的）并加盖财务专用章或发票专用章。材料（设备）进场验收单的填制。入库单《材料（设备）进场验收单应由项目部填写，材料名称、规格、数量、单价（金额）必须与发票一致，发票必须与供货清单一致，材料（设备）进场验收单一式四份，供应商、监理单位、施工单位、建设单位各执一份材料名称、规格、单价、数量、金额、经办人、部门负责人等必须填写齐全且原则上不得涂改项目部留存一份，财务部报帐一份，其他由施工单位留存。材料管理人员必须认真登记材料入库电子台账（来料单位、入库时间、数量、单价、金额等）收集统计项目材料用量、金额。货到发票未到的处理：材料管理人员必须认真对照采购合同核对所购材料的名称、规格、数量、单价等，把满足合同要求的填制入库单并登记台账，收到发票后与入库单、出库单核对平衡无误后再到财务部办理相关手续。第四章材料出库管理材料出库管理由项目部负责办理。材料出库管理是材料成本核算的关键环节，它需要项目部、财务部、成本合约部及施工单位等部门共同协作完成。成本合约部向项目部提供采购合同，明确材料名称、规格、数量、出库单价（金额）等信息，施工单位在出库单上签字认可所领材料数量、单价、金额，财务部门根据施工单位签字认可领用的材料抵扣工程款。材料验收合格后直接发放施工单位，材料发出一般采用“先进先出”法，因此，原则上材料出库与入库数量、规格等应一一对应。出库单价的确定。公司所供材料的品种、规格、数量由成本合约部负责确定，项目部发放给施工单位的材料单价（即出库价格）由成本合约部在施工合同或附加协议中予以明确。出库价格的审核。由于目前材料供应方式与结算方式特殊性，材料出库价格直接关系到公司和施工单位的双方利益，为了进一步加强对材料出库价格的管理及便于竣工决算的事前准备工作，项目部应根据有关合同或协议的约定，由出库经办人填制包括出库单价在内的材料出库单，成本合约部负责审核。出库单的填制。出库单应由项目部填写，出库单必须用复写纸一式三联，其中：项目部、施工单位、财务部各一份（若其他部门需要可复印代替）。出库材料名称、规格、数量、单价、金额必须填列齐全，不得有任何涂改，领用单位经办人签字（需签订合同的施工单位出具授权书），项目部经办人及负责人签字。财务部凭出库单先与成本合约部对帐，再与施工单位对帐，并分期冲抵施工单位工程款，办理付款手续。财务部按材料出库单价登记出库金额的同时，分批结转材料价格差异（出库金额高于或低于进价部分）。第五章部分库存材料的管理在实际工作中，有时由于部分材料受工程进度要求和市场价格的影响，根据公司统一安排与布署，可能存在部分材料库存。因此，必须加强对