SAP采购系统使用指南

MM采购指南序言使用SAP采购系统：入门采购视窗中的主记录申请和物料方案询价单和报价采购订单框架协议采购信息记录货源管理优化采购处理输入文本、打印并传送作为文电的文档采购中的报表欧贸统主条件订单认可/完成确认与条件有关的事后(期末)结算序言本章提供了R/3物料管理(MM)模块中采购功能的一览，表达了采购任务并举例说明采购局部

与其它SAP系统的局部和模块的相互作用。R/3系统中的采购物料管理中的采购集成物料管理中的采购R/3系统中的采购R/3系统包括相互之间完全集成的各种模块。这种集成允许一个公司的各个部门共享和维护

相同的信息。采购是物料管理(MM)模块的一个局部。MM模块与R/3系统中的其它模块是完全集成的，它支持物料管理的各个阶段：物料方案与控制、采购、收货、库存管理和发票校

验。采购处理中所有参与者之间良好的通讯是顺利运行采购所必需的。采购与R/3统中其它

模块的通讯确保了连续不断的信息。例如，它可与以下模块一起工作：· 控制(CO)直接消耗的物料和效劳的订单说明了与本钱会计系统(控制)的接口。这是由于它们可

直接分配给本钱中心。· 财务核算(FI)采购和核算都维护有关供给商的信息。每个供给商的信息存储在供给商主记录中，该

记录包含核算和采购信息。供给商主记录代表财务核算中的供给商帐户。采购也可通过PO帐户分配指定财务核算中借记何种G/L帐户。· 销售与分销(SD)在物料需求方案(MRP)框架中，销售中的客户需求可传递给采购。此外，可在创立申

请时将其指定给销售订单。物料管理中的采购集成物料管理中的采购包括以下任务：· 物料和效劳的采购· 为通过物料方案和控制系统或用户部门中直接产生的需求确定可能的供给来源· 监督供给商的供货和付款物料管理中的采购业务活动总循环的采购中心。典型的效劳或物料采购循环包括如下过程：需求确实定通过物料方案和控制确定物料需求。(这可以采用与MRP相适合的和基于需求的方法进行库

存控制。库存级别的定期检验，订货点方法的使用和基于过去消耗的预测都是重要的方面。

)你可亲自输入采购申请，它们也可通过物料方案和控制系统自动生成。货源确定采购部门可基于过去订单和长期的采购协议帮助你确定潜在的供货来源。货源清单允许你维护优先选择的供给商清单。这会加速创立询价(RFQs)请求的过程，如果需要的话，可通过SAPEDI将询价电子发送给供给商。供给商选择为比拟不同的报价，你可开发定价方案。回绝书还可以被自动发送。采购订单处理系统从申请和报价中复制信息以帮助你创立采购订单。与生成采购申请一样，你可自己生成Po或让系统自动生成。系统还支持供给商的供货方案及合同(总括订单/合同或期间合同的SAP条款)。采购订单跟踪你可以显示物料或供给商的工程供货。采购订单历史还显示将要供货的数量并提供所有采购申请、报价和采购订单的当前状态。收货和库存管理收货人员可通过输入PO号来简单地确认收货。买方通过指定允许的偏差可限制所订货物

的供货过量和供货缺乏。(注意：在SAP系统中"库存管理术语有一个狭义定义，主要包括

库存/物料移动的管理、跟踪和记录。)发票校验系统支持发票的检查和匹配。由于系统已访问了PO和收货数据，所以会通知应付帐款

的职员货物的数量和价格差异。这可加快付款发票的审计和结算速度。使用SAP采购系统：入门本章讨论以下主题：SAP系统中的企业组织采购菜单关于采购凭证根据采购凭证进行工作外部采购：一般概述SAP系统中的企业组织本章表达了SAP系统中典型企业的组织。请注意在该文档中所用的术语“企业〞通常表示

一个集团公司。本节也用实例说明了购置是如何在企业结构中集成的。组织层次在SAPR/3系统中，企业结构由以下组织层次表示：用户组织结构中最高的或集团公司层次。公司代码该层次代表用户内一个独立的核算单位。每个公司代码都有它自己的资产负债表和损益表。例子：子公司，集团公司成员。工厂这可能是真正意义上的工厂(制造工厂),业可能是代表公司代码中的一个分支机构或地址。采购组织采购组织是负责为一个或多个工厂采购物料和提供效劳及与供给商协商价格和供货条款的组

织单位。(例如，为公司范围内购置维持生产的用料、修理材料、运行材料或MRO工程的单

位)。采购组采购组织进一步细分成采购组(买方组)，负责日常的采购活动。一个采购组也可以为多采购

组织工作。组织层次的分配在SAP系统中，工厂必须分配给一个或多个采购组织。而且工厂必须分配在一个公司代码之

下。采购组织可以分配给一个或多个公司代码。如果没有为采购组织分配公司代码，那么每个采购组织可以执行每个公司代码的采购运作。这

样做的前提是执行采购的工厂分配给了该采购组织。在创立采购凭证期间必须维护公司代码的分配。集中/分散采购可以将采购功能设置为· 有一个采购组织的集中采购单位，或为· 具有不同采购组织的分散采购系统，每个组织负责不同的工厂根据系统设置的方式，你可以保持单独的采购组织独立，或允许参考采购组织与供给商协商

一个全面的合同(由于更大的采购量具有更多的便利条件)，负责在单个工厂进行采购的其它

采购组织也可以通过发出核准订单核准不符合合同的物料。有关集中安排合同的信息，请参见集中议定合同这局部。通过SAPALE(ApplicationLinkEnabling的缩写，应用程序链接启用)的帮助，属于

同一组但不同SAP系统的各个公司可以共同使用合同。后者在这种情况下被认为是“分散合同〞。有关分散合同的信息，请参见分销合同这一节。你可以以这种方式设置系统，即采购组织从供给商(工厂)处为工厂采购物料，该供给商(工厂)属

于同一用户(集团公司)内的其它公司代码。这是用SD供货和开票单据进行公司内部库存转移的

实例。有关公司内部库存转移的信息，请参考文档物料管理中MM特殊库存及特殊采购形式。采购菜单本节表达了R/3系统中采购应用的起始点：采购菜单。所有在本手册中表达的任务都是以采购菜单为起点，除非另有注明。显示采购菜单显示采购菜单的步骤如下：1. 登录到系统。出现系统菜单。2. 选择后勤->物料管理->采购。出现采购菜单。关于采购菜单从采购菜单中你可以执行的任务是由采购凭证组织的。例如，要显示订单，从采购订单菜单中选择采购订单->显示。主数据菜单包括创立和显示信息记录及供给商和采购主数据。当你完成了采购功能后，例如创立了一个采购订单，可选择采购订单->退出，返回到采购

菜单。标准的菜单功能以下清单表达了标准的采购凭证菜单中的选项：创立创立采购凭证。你必须输入所需的信息并保存凭证。凭证存储在一个唯一的编号下。修改修改采购凭证。为访问要修改的凭证，需要凭证号。显示显示采购凭证。这时，不能对凭证进行修改或添加任何信息。为显示凭证，需要凭证号。清单显示/报表生成分析采购凭证的报表(例如，供给商ABC的所有采购订单)。如何生成报表在采购中的报表中做了表达。后继功能可以使你执行与采购相关的(继续的形式)但不包括在采购中的任务，比方在系统中输入收

货或发票。信息允许你以信息的方式(例如，通过电子数据交换、等传送)打印或传送凭证。关于采购凭证本节解释了各种采购凭证的一般特点。什么是采购凭证？采购凭证是采购系统用来采购物料或效劳的工具。以下清单显示了在SAP系统中可用的各种采购凭证：采购申请定义对物料或效劳的需求。询价(RFQ)把定义在物料或效劳申请中的需求传送给可能的供给商。报价包含根据RFQ而提供的供给商定价和供货条款。它是选定供给所需物料或效劳的供给商

的依据。采购订单(PO)采购实体要求供给商(外部供给商)供给某些物料或提供/执行某些效劳/工作，并使得使采购

业务正式化的请求。它包含日期和价格方面的详细规定。合同在SAP采购局部中，合同是一种“框架协议〞，或一种长期的采购安排。合同是一段

时间内从供给商那里采购某种物料或效劳的具有约束力的约定。方案协议方案协议是另外一种类型的“框架协议〞，给出了随后进行的供货方案，具体规定了采购数

量、供货日期、可能还要指定交货时间点。如何将采购凭证分类？在SAP系统中通过凭证类型来区分采购凭证。并由凭证类型来确定相应的编号范围和需

要对哪些字段进行维护。当创立采购凭证时，相关的凭证类型以默认值出现。例如，为询价单、采购订单和合同都定义了的凭证类型。标准SAP系统已经包括了一些

凭证类型。然而，你公司也可定义自己的凭证类型。如何将采购凭证编号？为每个凭证分配有唯一的号码。(注意，"号码"也可能是字母数字代码)。根据企业的要求，此号码可以是由内部或外局部配。内局部配意味着由系统来对编号进行分配。外局部配那么意味着

编号必须由创立凭证的人提供。字母数字的分配只有在后一种情况下才是可能的。如何构成采购凭证？每个采购凭证细分为两个主要区域：标题局部和各个工程局部。每个凭证可包含一个标题，且可以包含多个工程。标题包含与整个凭证相关的信息。工程那么指定了要采购的物料或效劳。例如，关于供给商的信息包含在凭证标题中，而物料简介和订购数量那么在每个工程中指定。附加数据包含工程的附加信息，并且和工程的采购数据没有直接的联系。例如，附加数据包括帐户分配数据(例如，本钱中心和G/L帐户)和工程的采购订单历史，采购订单历史包

含与工程有关的已记录的货物和发票方面的信息。采购凭证中的每个工程都代表了一个特定的方案采购。采购业务(涉及申请、订购和监督)都是需要指定具体工程的。根据采购凭证进行工作本节表达了如何查找采购凭证中的信息。另外，讨论了创立采购凭证中的便利条件和帮助。阅读本节之前，你应对R/3系统有根本的了解。为了检验一下您使用R/3的

根本技能，请参见R/3入门指南。初始屏幕如果你正在创立新的采购凭证，那么使用初始屏幕分配负责的采购组织和采购组。如果你正在处理现存的凭证，那么在此输入一个通用数据(例如，编号)，以使系统调出你感

兴趣的凭证。在初始屏幕中输入采购凭证的通用信息(例如，凭证号)。该屏幕的内容根据是创立、更改

或显示采购凭证而定。例如，显示采购订单时，仅需输入凭证号码；创立采购订单时，那么需

要输入附加信息，例如采购组织和采购组。为了减少键入数据的工作量，可在初始屏幕的默认数据区域的有关字段中进行输入。例如，

如果对于订单中的大多数或所有工程来说，都具有相同的收货工厂和存储地或供货日期，那么可以在默认数据字段中进行输入。系统会将这些输入值复制到订单的所有工程中。如果你通过参考一个现存的凭证创立新的凭证，那么正在创立的凭证也采用在凭证初始屏幕上输入的数据。该功能特别相应于合同核准订单，它们本身不包含供给工厂、存储地和供货日期(例如，根

据集中协议合同而发出的核准订单)。如果你创立的核准订单所依据的合同已包含了数据“工厂〞和“存储地〞，并且已在初始屏幕上输入了默认数据，那么系统忽略输入的数据而接受合同中的数据。例如,如果你希望使用功能创立采购订单->参考合同创立根据集中协议合同的核准订单，

并且已在初始屏幕上输入工厂和存储地，那么在采购订单的工程中将采用该默认值，因为在

这种合同中不存在这些数据。参考询价单时，也适用同样的过程。工程一览工程一览是采购凭证中标题和工程数据的汇总。工程一览屏的顶部包含了重要的标题数据。屏幕的中心局部包含了要进行订购的工程。工程按照为凭证类型定义的工程号码的递增顺序来编号。如果你愿意，可以更改默认的工程号。另外，可以通过选择编辑->修改显示，在工程一览屏的单行显示和双行显示方式之间进

行切换。选择要处理的工程对工程进行选择的字段位于工程一览表屏左边的第一列中，在此可以选择要处理的工程。也可以通过选择编辑->选择.来选择工程。照这种方法，你可以选择所有工程、工程块或

取消选择。标题数据采购凭证的标题数据包括与供给商有关的信息。例如，它显示现金折扣政策和负责的销售代表。(采购申请是例外，因为它不包含标题数据。)要显示标题数据，从工程一览屏幕中选择标题->细节。工程细节屏幕工程细节屏幕包含物料采购的重要数据。例如，它可以显示用于监督与日期有关的数据，显示用于对货物和发票进行控制的数据。要显示工程的工程细节，在工程一览屏中选择相应的工程。然后选择工程->细节。工程的附加数据附加数据提供了工程的附加信息，例如，价格和条件，帐户分配，文本等等。通过选定工程一览屏幕上的工程，然后从工程菜单中选择适当的功能，就可以显示附加数据。输入帮助你可以参考其它采购凭证输入采购凭证工程，方法是：从初始屏或工程一览屏中，通过菜单有参照地创立来实现。外部采购：一般概述本节提供了MM系统中有关外部采购的概述，讨论了：· 为库存采购物料和为直接消耗采购物料之间的区别· 消耗和库存物料的帐户分配· 外部采购形式用于库存的采购与用于消耗的采购在MM系统中，你可以为库存进行采购，也可以为直接消耗进行采购。例如，你可以在采购

订单中确定物料被采购的目的。本节表达了MM系统中用于库存的采购和用于直接消耗的采购之间的区别。用于库存的采购库存物料是存储在库存中的物料。这样的物料要在收货后存储起来。从库房或仓库收货或发货时，现有库存会随着收到或发出的数量而增加或减少。订购库存物料时，系统不要求帐户分配。这是因为相应的库存及消耗帐户会在每次货物移动后自动被记录。(例如，库房收到或发出物料后)。而且，在物料主记录中会更新库存物料的价值和数量。要订购存入库存的物料，该物料必须有主记录。有关如何为采购创立物料主记录的更详细信息，请参见采购视窗中的主记录。用于消耗的采购当你为消耗而采购时，要通过输入帐户分配(例如，本钱中心)来指定消耗目的。在收货时

，所收到的物料或效劳已被计入消耗。如果物料为直接消耗而采购，那么输入收货时，会在财务核算的消耗帐户中入帐。现有的物料库存总数和总价值不受影响。物料帐户分配对于采购凭证中的每一个工程，你需要指定采购是用于库存还是用于消耗。在采购凭证中，可以输入带有或不带有帐户分配的工程。如果订购的是库存物料，那么订购的物料必须有物料主记录。如果你订购的是消耗的物料，那么所订购的物料可以有也可以没有物料主记录。以下采购凭证中可以有帐户分配：· 采购申请· 采购订单· 框架协议采购形式在向供给商进行物料或效劳订购前，必须决定希望使用的采购方法。本节表达了MM模块支持的三种根本采购形式：1. 使用一次性采购订单2. 使用具有后续发出核准订单的长期合同3. 使用长期方案协议和供货方案表一次性采购订单对于不定期订购的物料或效劳，你可以使用一次性采购订单。当创立一次性采购订单时，可以参考采购申请、询价单、或其它采购订单。从采购信息记录复制供给商当前的定价条件和物料供货条款。有关创立一次性订单的更详细信息，请参见采购订单。合同和核准订单对于定期订购的或订购足够数量的物料，可同供给商商议长期的定价和条件，并把它们输入到合同中。在合同中指定合同的有效期和总目标数量或总美元价值。创立合同时，你可以参考询价单或其它的合同。合同申请(代表设置合同的请求)也可作为参考凭证来简化数据的输入过程。当建立相关的核准订单时，采用相应的合同中的信息。每个供货是根据核准订单而发生的，核准订单规定了确切的订购数量和供货日期。有关本主题的更详细信息，请参见框架协议。方案协议和供货方案表如果物料的订购是定期并按照准确的方案进行，那么可设置一个方案协议。当要求从供给商处立即发货时，一般使用这种采购方法(例如，在汽车工业中)。就合同来说，在方案协议中规定了物料和根本条件。一旦建立了协议，就可以创立供方案表来规定确切的数量、供货日期和延续到将来某时间内的供货次数。有关方案协议的更详细信息，请参见框架协议。采购视窗中的主记录本节表达了在采购中使用的主数据，包含以下主题：采购视窗中的主记录：概述物料主数据物料主记录包含了什么信息？维护采购数据供给商主数据维护供给商主记录采购主数据采购视窗中的主记录：概述本节表达了特别与采购相关的物料主记录和供给商主记录的功能。讨论了与采购有关的主数据并表达了如何输入和维护与采购有关的物料和供给商数据。数据类型MM采购可以处理以下数据类型：· 物料主数据包括了企业向外采购或内部生产的物料的详细信息。计量单位和物料描述是存储在物料主记录中的数据的实例。SAP后勤局部的其它模块也可以访问物料数据。· 供给商主数据供给商主数据是关于外部供给商的信息。典型的内容有：供给商名称，供给商使用的货币和供给商编号(存储在SAP系统中作为帐户编号)。· 采购主数据，比方：- 采购信息记录信息记录建立了物料和供给商之间的联系，因而方便了选择报价的处理。例如，

信息记录给出了用于从供给商订货的计量单位，并标注在一段时间内影响物料的

供给商价格方面的变化。- 货源清单货源清单规定了物料可能的供给来源。显示了可以从某一给定的供给商处订货物

料的时间段。- 配额的分配配额分配是根据配额，规定在一定期间内物料总需求在特定的供给商之间如何进

行分配。物料主数据物料主数据库〔通常称为“物料主记录〞，包括存储在系统中的所有单个物料主记录)包含

了对所有企业所采购、生产和存储在库存中物料的描述。它是企业中有关物料信息(例如，

库存水平)的中央仓库。将所有的物料数据集成在单一的物料数据库中，消除了数据冗余的问题，而且不仅允许采购系统使用这些数据，而且其它应用部门(例如，存储管理、物料方案及控制、发票校验

等)也可以使用这些数据。物料主记录包含了什么信息？物料主记录中描述了在企业中使用的各个物料的全面信息。以下清单显示了包含在物料主记录中的信息类型，并为每种类型提供了一些实例：· 核算估价和本钱方面的信息。例子：标准价格、过去价格和未来价格，当前估价。· 物料方案及控制物料需求计->(MPR)信息和基于消耗的方案/库存控制。例子：平安库存水平、方案

供货时间和物料的再订货水平。· 采购由采购系统为物料而提供的数据。例子：负责物料采购的采购组、允许偏差的上下限以及订货单位。· 工程物料的工程和设计方面的数据。例子：CAD图、根本尺寸和设计规格。· 仓储与物料存储/仓库相关的信息。例子：发货单位、存储条件和包装尺寸。· 预测用于预测物料需求的信息。例子：如何采购物料，预测周期，以往的消耗/使用情况£· 销售和分销有关销售订单和定价的信息。例子：销售价格、最小订货量和负责某一物料的销售部门名称。如何组织信息？物料数据总是以同样的分级方式组织的。从采购的观点来看，物料主记录包含以下组织层次：用户、采购组织、工厂和存储地。1. 用户-一般数据－本层次包含了可应用于一个企业〔集团公司〕内的所有独立公司、

所有工厂和所有仓库/仓储的数据。一般数据的实例是有关物料设计(例如，CAD绘图)和存储条件(温度范围，物料是否是易爆炸或易腐败的等等)的方面的细节信息。2. 工厂-本层次包含了一个公司内的每个分支或工厂的数据。对采购来说重要的数据

都在该层次上进行存储。这类数据的实例是物料的最大订货数和最小订货数和再订货水平。可以通过输入工厂代码访问工厂数据。3. 存储地-本层次包含了专属于某一存储地的数据。库存层次就是需要针对每个存储

地进行维护的。通过输入工厂和存储地代码，可以访问存储地数据。这种数据结构方便了对整个企业中与物料有关的信息的组织。当在一个以上的工厂中使用同样的物料或在一个以上存储位置存储时，它会防止物料数据的冗余存储。例子：假设在两个不同位置存储同样的金属铸件，那么该物料的设计和采购方面的数据是相同的，但每个位置的库存数据却是不同的。如何对物料编号？每个物料主记录都分配有唯一的编号，该编号是物料的标识。物料的编号可以是内局部配，也可以是外局部配。内部编号分配意味着由系统对物料进行编号；外部编号分配意味着由建立物料主记录的人指定物料的编号。如果是采用的外局部配编号方式，那么对物料的编号可能要受到限制。编号分配的范围在定制时进行定义。谁可以访问物料主记录？公司政策会限制对物料主记录数据的访问。访问限制是用来防止非授权用户更改物料主记录的。一般来说，采购者可以查看所有物料数据，但通常只允许更改采购数据。同样，物料方案者和库存管理者通常只允许更改直接与物料方案和控制有关的数据。某些用户有权在中央更改数据。这意味着他们有权输入物料主记录中的所有数据并进行更改，包括采购数据。如果要知道规公司对访问有什么限制，请与系统管理员联系。维护采购数据在首次安装MM模块时，要创立物料主记录。此后，使用该物料主数据库的各个部门就会

负责保存迄今为止的最新信息。物料主记录可以集中或者由单个部门创立并更改。例如，在后一种情况下，采购部门将负责更新采购数据，同样，销售部门将负责销售和分销数据。本节说明了如何输入物料主记录中的采购数据并进行更改。什么是物料类型？物料类型标识了物料的核算和存储管理方面的特征。你在创立物料主记录时要指定物料的类型。“原材料〞和“制成品〞是物料类型的实例。在标准MM模块中，前一种物料类型表示外

部采购(买进)物料，后一种物料类型表示相关物料是在厂内生产的。当物料进入或离开存储/仓库或由用户部门使用或消耗时，物料类型决定是记入借方的帐户还是记入贷方的帐户。它还决定了物料编号是由内局部配还是由外局部配。显示物料主记录如果需要某物料的信息，你可以显示物料主记录。要显示物料主记录，需要物料编号。过程如下：1. 首先从系统菜单项选择择后勤->物料管理->物料主记录。然后选择物料->显示。2. 在物料编号字段中输入物料号。如果不知道物料号，使用"可能输入"功能，通过

匹配代码搜索所需的物料。3. 输入匹配代码的选择标准。按ENTER键后，系统显示出符合选择条件的所有主记录。你还可以通过选择环境锪，从任何采购凭证的订单工程上显示物料主记录。显示库存层次有两种方法显示给定物料的库存层次：· 根据物料主记录· 根据采购凭证根据物料主记录显示库存层次：要显示库存层次，在显示物料主记录时，选择环境->库存一览。根据采购凭证显示库存层次：在显示订单、框架协议、询价或报价时，选择环境->物料库存，可显示所选定工程的库

存一览选择屏。创立或维护物料主记录(采购部门)本节解释了如何在物料主记录中输入采购数据。何时创立或维护物料主记录？如果要采购的物料处于以下情况，那么应创立或维护物料主记录· 未在物料主数据库中定义(即，物料没有物料主记录)· 已经为别的的工厂定义了，但没有为将发出采购订单的工厂所定义· 已经为正确的工厂所定义，但未输入物料的采购数据。例如，用户从其它部门，

例如会计部门，创立了物料主记录，但未能输入采购方面的数据，就属于此类情形。要确定物料是否有物料主记录，可试着通过"可能输入"工具来显示物料。这样做的过程如

“显示物料主记录〞中所述的那样。开始之前开始创立物料主记录之前，需要以下信息：· 物料类型和行业· 计量单位，比方基准单位(库存记帐单位)，以及订货单位· 负责物料的采购组(买方组)· 核算方面的数据，例如估价等级、价格控制，标准价格或移动平均价格过程创立或维护物料主记录的过程如下：1. 首先从系统菜单项选择择后勤->物料管理->物料主记录。然后选择物料->创立通用。2. 如果物料主记录根本不存在，那么输入使用物料的行业(例如，m代表机械工程行业)并输入物料类型。只有在使用外部编号分配时才输入物料号。否那么，系统自动给物料分配一个编号。如果物料主记录已经存在，请输入物料编号并按下ENTER键。出现选择视窗框。它包含可能的用户部门清单。如果已存在相似的物料主记录，那么创立新的物料主记录时可用它作参考。为此，

输入被参考的物料号。屏幕将显示一个参考物料主记录的副本。在此，可以做所

需的修改。3. 在对话框中选择采购和核算，以及PO文本(如果要输入的话)。然后按ENTER键。4. 在对话框组织层次/参数文件中，输入工厂代码并按ENTER键，出现物料主记录的采

购数据屏幕。5. 如果不存在物料主记录，那么输入短文本(对物料的一个简短说明)、基准计量单位、物

料组和负责采购物料的采购组。短文本(简短说明)用于标识所有采购凭证以及来自其它部门凭证上的物料。因

而，应输入对其它部门也有意义的说明。6. 输入与物料的采购有关的信息，例如：订货单位只有在订货单位不同于基准计量单位时才在此输入。如果你在该字段中指定了一个值，那么还必须提供从订货单位转换为基准单位的转换因子。采购组在该字段中，指定负责采购物料的买方或买方组。采购数值代码系统为采购部门的业务功能定义各种数值代码，例如，催付间隔和误差等。催付间隔以天数计算，并标注在多少周期之后，第一次、第二次和第三次催付/催货信函将发

送给供给商，这些信函是关于未兑现报价、未兑现订单确认或供货过期的。系统会自

动生成催付或催付信函。超过和缺乏误差方面的限制给出了您的企业所允许的供货缺乏或过量供货局部的百分比。在一般数据和外贸(进口/出口)数据制定相应的规格。作为采购数值代码的一局部，可以以物料为根底，设置最小供货数量和供货日期偏差

的标准值参数。这些数值在MM的供给商评估功方面将要使用。7. 按ENTER键显示采购订单文本屏幕。所输入的文本会显示并打印在所有与相应物料相

关的采购凭证中。8. 按ENTER键显示核算数据。输入估价等级、价格控制(以代码形式说明是按移动平

均价格还是标准价格进行估价)、移动平均价格或标准价格。将按照规定的价格对有

关的物料进行评估。9. 保存物料主记录。可替代的计量单位除了系统使用的用于管理库存和完成所有计算的基准计量单位外，其它部门可以使用它们自

己的计量单位。所有基准计量单位以外的计量单位通称为“可替代单位〞。下面是可替代计量单位的实例：订货单位订购物料是所使用的计量单位。它是采购功能中的默认单位。订货计价单位供给商开发票所用的计量单位。订货计价单位在采购订单或采购信息记录中定义。如果在采购订单中定义了订货单位，那么收货将以订货单位和订货计价单位记录。销售单位销售物料时所用的计量单位。它作为销售订单中的默认值自动出现并可以在那里更改。发货单位从仓库/存储中发出时所使用的物料计量单位。可以连同货物发出和实地盘点活动一起使用该计量单位。在除了按基准单位以外的计量单位所计算的任何数量，都会由系统自动转换为按基准单位计算的数量。要使这成为可能，必须在物料主记录中输入可替代单位和基准单位之间的转换比率(转换系数)。当指定可替代的计量单位时，你可以输入这些信息。可变计量单位在物料主记录中，你可以规定物料可用不同于订货单位的计量单位进行采购。否那么，你将必须使用物料主记录中的订货计量单位。如果可用一个以上的计量单位订购物料，那么在采购数据的可变订货单位字段中输入1。更改物料主记录更改物料主记录时，系统会记录所做的更改，用户名称以及更改的时间，这就通过了对物料主记录的更改良行审计的线索。1. 从系统菜单中选择后勤->物料管理->物料主记录。然后选择物料->更改。2. 输入物料号并按下ENTER键。出现带有专门区域(相当于用户部门)清单的对话框。3. 选定采购，然后按ENTER键。4. 输入工厂编号，然后按ENTER键。出现物料主记录的采购屏幕。5. 进行更改。6. 保存物料主记录。供给商主数据供给商主数据库包含了为企业进行供给的供给商的信息。它包括大量的供给商主记录，每个主记录包含了有关供给商的名称、地址以及如下数据：· 向该供给商订购物料时使用的货币· 支付条款· 重要联系人的名字(销售人员)由于在核算时供给商代表了一个应付帐户，所以供给商主记录也包含了会计信息，例如在一般记帐系统中的有关控制帐户(调节帐户)。因此，供给商主记录由核算和采购个部门负责的是供给商主记录中与采购部门有关的数据的的创立、更改和显示。在向系统中输入供给商的发票之前，必须以提供了与该供给商有关的核算方面的

数据。如何组织供给商主记录？供给商主记录结构反映了企业的结构。供给商主记录细分为三个不同的数据区域：1. 一般数据这是适用于集团公司内所有公司代码的数据。一般数据包括供给商地址和电

话号码这样的数据，以及与供给商进行交流的语言。2. 核算数据这是专门用于核算的信息。例如，这类数据包括了与支付业务有关的数据和

相关控制帐户(调节帐户)的编号。3. 采购数据这是与采购有关的数据(例如，联系人、供货条款等)。组织层次“采购组织〞包含以下与批发/零售贸易相关的层次：- 供给商子范围(VSR)- 工厂- 工厂/供给商子范围除了可应用于采购组织的数据以外，你还可以维护某工厂或供给商子范围的数据，例如，不同于采购组织层次数据的付款条款或国际贸易术语。按照以下优先次序进行搜索和输出数据：1. 供给商子范围-工厂-采购组织2. 供给商子范围-采购组织3. 工厂-采购组织4. 采购组织这意味着：1. 如果存在最特别层次“供给商子范围-工厂-采购组织〞的数据，那么使用该数

据。2. 如果不是这样，系统会检查是否维护了“供给商子范围-采购组织〞层次的数

据。如果可用的话，就进行输出。3. 如果在该层次也没有数据存在，系统会在层次“工厂-采购组织〞上搜索数据。4. 如果在此层次上仍没有可用的，那么仅输出采购组织层次上的一般数据。对可变数据的规定如果你希望根据随某些地点或供给商而变化的数据进行工作的话，例如在零售业中，可按如下方式处理：1. 在采购数据或合伙人作用(合伙人功能)屏幕，选择变化数据。只有在允许数据留存(数据存储)层次“供给商子范围和/或地点〞的帐户组被选择时，该按钮才是可用

的。如果未创立变化数据，那么要求你指定数据留存层次。并显示现存的层次。2. 选择所需的数据留存层次，然后选择采购明细或合伙人明细。出现相关的屏幕。输

入变化数据，然后返回起始点。什么是帐户组功能？当创立供给商主记录时，必须输入帐户组。帐户组决定了· 编号分配的类型· 编号范围，从中可以指定系统用来标识供给商的帐户编号· 是否涉及的是一次性供给商· 屏幕包含哪些字段以及在这些字段中的输入是必需的还是可选的· 允许采购组织下有哪些数据留存层次(例如，供给商子范围)· 哪些合伙人纲要(确定合伙人的程序)是有效的一旦创立了供给商主记录，就不能更改帐户组。只有在特殊情况下才授权系统管

理者这样做。(这可能是必要的，例如，如果又有新的应用投入使用。)在这种情况下，当更改主记录时，在建立供给商主记录时不能进行输入的的字段

可以准备接收输入。如何对供给商主记录编号？给每个供给商主记录分配了唯一的编号(也是财务会计系统使用的供给商编号)。你需要用编

号来调用主记录或输入采购记录。可以在内部或外部的根底上指定编号。内部编号分配意味着系统可以指定编号。外部编号分配意味着创立主记录时可以输入编号。对于外部编号分配，也允许使用字母数字编号。通过你在创立主记录时输入的帐户组可以确定编号分配类型以及编号范围。系统保证编号总是唯一的。借助内部编号分配，系统在给定的范围内连续地分配编号。借助外部编号分配，可以防止已使用过的编号再重复使用。在所有公司代码中，供给商都有同样的帐户号。维护供给商主记录本节解释了如何创立、更改或冻结供给商主记录。创立供给商主记录要创立供给商主记录，过程如下：1. 自采购菜单项选择择主数据->供给商->采购->创立。2. 输入采购组织和帐户组。如果要使用另一个供给商主记录作为参考，在供给商字

段输入(在参考下)该供给商的帐户号。然后按ENTER键。3. 输入供给商地址并填充国家和语言字段。这些输入是必需的。按下ENTER键后，会

显示控制屏幕。4. 在该屏幕上，可以输入以下信息：例如，付款要求的核算数据和催付程序，报给

税务机关的数据和采购中进行分析所需要的数据(比方，行业代码)。按下ENTER键

后，会显示采购数据屏幕。5. 在该屏幕上，输入与采购有关的数据，例如，订单中用的货币或支付条款代码。6. 保存供给商主记录。支付条款支付条款代表了有关到期金额付款时间的约定条件，包括立即付款所给予的任何折扣的详细说明，以及符合折扣的期间(例如，条款"在净30天内付款"，或"如果在10天内付款，折

扣为2%〕。在上一个例子中，如果在指定的期间内付款，那么折扣从发票金额扣减。可以在供给商主记录中规定付款条款。当你与供给商签订订单时，它们作为默认值自动出现；然而，你可以跟据需要进行更改。还可以在供给商发票中输入支付条款。这些是被付款程序使用的。更改供给商主记录要更改供给商主记录，过程如下：1. 从菜单栏中选择主数据->供给商->采购->更改。2. 输入供给商编号和采购组织，并选定要更改的数据。按下ENTER。3. 进行更改并保存。显示供给商清单你可以创立供给商清单。该清单包含了各供给商的重要信息：例如，从供给商处采购物料的采购组织，支付条款和供给商的冻结状态。1. 选择主数据->供给商->清单显示->采购清单2. 输入选择标准并运行分析程序。冻结供给商假设要阻止供货质量差的供给商继续供货。可以冻结供给商主记录中的供给商帐户。一旦在供给商主记录中设置了冻结标识，那么不再向该供给商发出订单。供给商“冻结〞状态一直适用，直到你取消供给商主记录中的冻结标识。冻结供给商的过程如下：1. 选择主数据->供给商->采购->冻结。输入供给商号和采购组织。然后按ENTER。2. 出现一个屏幕，从中可以标注是冻结特定采购组织的供给商还是所有采购组织的

供给商。保存你的输入。可以通过货源清单冻结单个物料的供给商(在货源管理一节中讨论了订货清单。)。一次性供给商你可以为只打算采购一次或很少采购的供给商创立一个特殊的供给商主记录。例如，假设因为你的主要供给商不能够提供所需的货物，你可以向不经常发送订单的供给商进行订货。在这种情况下，应在"一次性供给商"主记录中存储相关数据。与其它主记录相反，“一次性供给商〞主记录可用于多个供给商。这样的目的是防止创立不必要的过多的供给商主记录号。因此，不能在"一次性供给商"主记录存储任何与供给商有关

的数据。当创立具有一次性供给商的采购凭证时，系统会自动转到主记录屏幕。在此输入与供给商相关的数据，例如，名称、地址和银行。在凭证内单独存储它。显示，冻结或删除"一次性供给商"主记录的方式与所有其它主记录一样。当创立"一次性供给商"主记录时，你必须分配一次性帐户组。该帐户组决定了与供给商有关

的字段不能被输入。您应在创立相应的采购凭证时提供这些数据。维护业务合伙人业务合伙人"供给商"在与另外的企业打交道时可以承当不同的角色。于是，在一项采

购业务中，供给商首先是订单接收人，然后是货物供给商，接着是开票方，最后是收款人。这些角色可以涉及不同的供给商主记录。因此，可以为供给商分配几个合伙人角色(合伙人功能)。在有关的后继后勤和核算功能

中使用这些变化数据。在合伙人角色(合伙人功能)屏幕上，在创立供给商主记录期间，所建议的是在帐户组(已在定制中定义)的合伙人纲要(确定合伙人的程序)中标记为强制性角色的合伙人角色。在字段编号中，输入供给商号。系统检查该供给商是否已为当前采购组织而创立。在标准系统中定义了以下合伙人角色：· 供给商· 订单接收· 货物供给者· 开票方· 收款人通过定制功能你可以确定哪个合伙人角色是可选的，哪个是必需的。除了供给商这个角色外，所有的角色都是可选的。如果没有维护其它角色，那么应用"供给商"角色的数据。如果已按付款业务数据进行了维护，那么会显示"不同收款人"。要维护供给商主记录中的合伙人，选择供给商<更改>。在接着出现的初始屏幕上，选择合伙人角色(合伙人功能)中心协议合同的合伙人可以在供给商主记录和合同中对中心协议合同的合伙人进行维护。如果已在供给商主记录中维护了中心协议合同的合伙人，那么在合同中就建议它们。要在中心协议合同中创立合伙人，在合同中选择标题->合伙人。会出现用于维护合伙人的

一览屏，在此你可以确定要输入合伙人的层次。转到合伙人维护屏幕并输入数据。采购主数据除了供给商和物料主数据，采购部门的日常工作还得到以下另外的主数据类型的支持：· 采购信息记录· 货源清单· 配额分配· 条件· 供给商评估采购信息记录Inforecord是信息记录〔Informationrecord〕的简称。信息记录包含关于供给商和

从该供给商采购的物料的简明信息。

因而信息记录说明了物料-供给商的关系。例如，信息记录标注了从供给商订货的物料的计量单位以及可应用的催付等级。它还显示了供给商为物料所做的的价格更改。为确定成功的投标人，该信息在对报价进行评估时是有用的。在你对物料进行订货时，信息记录被自动创立。你还可以创立、更改及删除信息记录。在采购信息记录中表达这些任务。货源清单货源清单规定了在给定的一段时间内物料可能的供货来源。它显示了物料从给定的供给商或根据一个长期合同可以进行订货的时间。货源清单可以帮助你确定在一个特定的时间上，可以提供物料的供给商或内部的供货源。它还可用于对某一物料的供给商的自动选择。在货源管理一节中讨论了订货清单。配额分配配额分配是在配额的根底上对物料的供货来源进行分配的机制。它可以使你在任何指定的时间都能够确定哪一个是列在采购申请中物料采购的有效来源。配额的设定允许在一个时期内，在不同供给来源之间自动分配物料总需求的比例。在货源管理中表达了配额分配。主条件主条件是全局行的的并且可用料确定采购订单价值的条件，是作为计算实际价格的根底。有关该主题的更多信息，参见主条件。供给商评估供给商评估是分析和评估供货商成绩的过程。它也构成供给商选择的根底。根据不同标准判定供给商得分。供给商的全部得分可用于决定是在供给商数据库中保存它们还是消除它们。有关本主题的更多信息，请参考MM供给商评估文档。申请和物料方案本节表达了MM采购中的申请过程。它包括以下主题：关于采购申请维护申请物料方案及控制核准申请核准过程1核准过程2核准过程监控申请采购申请清单有关效劳采购中的采购申请信息，参考MM外部效劳管理文档。关于采购申请本节表达了采购申请的一般特征。什么是申请？采购申请定义了对物料或效劳的需要。它具有以下特征：· 它是标识物料或效劳的主要方法，物料或效劳必须到公司外采购。· 它授权采购部门在指定的时间内按指定的数量采购物料。· 它是内部凭证：不能在公司外使用。如何创立申请？在SAP系统中，可以按以下方法创立申请：间接地： 通过物料方案和控制SAP的模块“基于消耗的方案〞提供了根据过去消耗或使用数据以及现存库存水平

决定的需要订购的物料。这一局部还自动确定了订购数量和供货日期。 通过网络从SAP的模块PS 通过工厂维护的订单从SAP的模块PM采购中的采购申请工程文本采用自系统外创立的申请(PS,PM)文本。直接地：由申请部门的工作人员手工输入采购申请。创立申请的人确定采购什么和采购多少以及供货日期。申请中的创立标识显示出申请是手工创立的还是通过物料方案创立的，它在申请分析和申请工程统计数据中显示(参见“监视申请〞)。物料方案可以规定，如果在预先规定的期间内未处理申请，那么需要重新把申请提交给采购系统。维护申请本主题说明如何· 手工创立单个采购申请(也可由基于消耗的方案自动生成申请)· 通过参考其它采购凭证创立申请· 在申请中输入帐户分配· 更改现存申请· 把申请标记为“已结束的〞手工创立申请创立申请的目的是告诉采购系统，你需要物料或效劳。开始之前在创立采购申请之前，需要考虑以下方面：如果要...那么需要...指定工程的帐户分配帐户分配种类和帐户分配数据订购具有主记录的物料物料号订购不具有主记录的物料帐户分配种类和帐户分配数据、采购组、估价价格、物料组和短文本(简短说明)输入作为优先供货来源的供给商供给商号创立大量同样需求的申请可以自己指定编号，以监视申请的进程(需求跟踪号)申请通常逐个工程进行处理。这意味着每个申请工程代表一个单独的需求。创立申请-具有主记录如果对于要订购的物料存在主记录，过程如下：1. 选择申请->创立。出现申请的初始化屏幕。2. 在该屏幕上，如有必要，输入相应数据或更改任何现存默认值。凭证数据凭证类型：在标准系统中，默认的凭证类型是NB(标准采购订单)。申请：只有在已定义外部编号分配的情况下才输入编号。如果使字段为空，系统就会自动

指定编号。货源确定：如果要系统自动提供每个申请工程的可能的供货来源，那么选择该字段。默认数据如果在这些字段进行了输入，那么所输入的值将以默认值出现在每个工程中。例如，如果输入供货日期，那么该日期被推荐在每一个工程中。按ENTER键显示工程一览屏。3. 对于每个工程，输入：- 订购的物料号(这样做时，可以使用匹配代码工具)。输入物料号后，可导致短文本、物料组、计量单位和采购组自动出现(如果先前已经指定了这些)。- 负责订购物料的采购组(买方组)的代码(列PGp.)。- 要求的数量- 供货日期(日、周或月-输入相应的日期类型)- 接收工厂的编号(工厂列)和存储地(如果知道的话)4. 要检查工程上的详细数据，首先选择该工程，然后选择菜单项选择项转到->细节。屏幕出现相应申请工程的细节屏幕以便检查，并允许进行任何必要的更改。通过选择编辑->分配来源，你可以使系统为申请分配货源(有关更详细信息，

参见优化采购处理)。5. 保存采购申请。创立申请-不具有主记录如果对于要采购的物料不存在主记录(例如，在没有库存物料的情况下)，过程如下：1. 选择申请->创立。2. 在初始屏幕上，如有必要，输入相应数据或更改现存值。按ENTER。出现工程一览。3. 输入以下信息：- 物料的短文本(简短说明)- 负责采购物料的采购组(买方组)代码(在列Pgp中)- 帐户分配类型(在列A)(参见帐户分配)- 要求的数量和计量单位- 供货日期- 物料组- 接收工厂(列工厂)的编号和存储地(如果知道的话)4. 选择转到->细节以便在工程细节屏幕上输入物料的估价价格。价格应反映以订购单位为根底的价值。5. 如果你输入的帐户分配种类不是u(未知的)，为了输入附加的帐户分配数据(例如，G/L帐户号)请按ENTER。6. 保存采购申请。帐户分配如果你是为消耗性物料创立一个申请，那么可以指定要记帐的消耗帐户。这个过程称为帐户分配。例如，可以将与申请有关的采购本钱分配给自己的本钱中心或一个销售订单。帐户分配种类说明了要记帐的帐户种类(例如，本钱中心或销售订单)。可以在申请或采购订单中规定帐户分配种类。采购订单中描述

了如何输入一个帐户分配。使用参考技术创立采购申请为节省时间，可以从现存申请把工程复制到将创立或更改的申请中。要参考其它申请，你必须知道包含要复制工程的申请的编号。1. 选择申请->创立。出现初始屏幕。2. 选择采购申请->复制参考。在刚刚出现的对话框中输入参考申请的编号和要

复制的参考工程的编号。如果不知道工程编号，那么只输入参考申请的编号。出现需要的参考工程一览。3. 选择要复制的工程。4. 从申请中复制选定的工程。如果要在复制前要更改所选工程，选择编辑->选择->编辑->复制+细节。在

选定的每个工程的工程细节屏幕上进行更改。如果要复制所选工程而不先更改它们，那么选择编辑->选择->编辑->复制。出现新的申请的工程一览屏，带有被复制的工程。你可以在清单中输入附加工程或从其它申请采用更多的工程。5. 保存采购申请。创立要求设置长期采购协议的申请你可以规定采购系统根据采购申请输入长期采购协议(在SAP系统中称为“框架协议〞)。如

果这样做，采购系统不能发出与上面所述申请不符的采购订单：它只能设置这样的协议。1. 选择申请->创立2. 输入框架协议的申请凭证类型(标准的是：RV)。3. 创立申请(如果存在适宜的其它申请，可参考它)。负责采购的小组不能发出与该申请不符的采购订单单-它只能创立框架协议。更改申请本节表达了如何更改现存的采购申请。开始之前在你开始更改采购申请之前，需要考虑以下问题：如果申请...那么...如何检查申请状态？已经有与它不符的采购订单发出

必须通知采购组显示申请统计

(参见监控申请)已被批准只能更改有限的范围并且更改必须重新得到核准显示核准状态

(参见核准申请)根据物料方案创立不能更改申请检查申请的创立标识(显示工程统计)申请数量和供货日期是关键的。进行更改之前必须先通知物料方案员。过程要更改采购申请，过程如下：1. 选择申请->更改2. 输入要更改的采购申请编号。然后按ENTER显示工程一览表屏。3. 进行需要的更改：- 添加工程：要添加新的工程，请选择编辑->输入行。- 更改细节：如果想要进行的更改没有出现在工程一览表屏上，那么选定工程并选择转到->细节。然后在工程细节屏上进行更改。- 删除工程：要删除工程，首先选定它，然后选择编辑->删除。4. 保存申请。将申请标记为“已结束的〞只有当所需的采购订单数量已包括在采购订单订单中时，系统才将采购申请工程标记为

“已结束〞。你还可以手工地把项目设置为“已结束的〞。而物料方案和控制系统不再

考虑此工程。可以在以下几种情况下设置已结束的标识(如果必要，以后可以删除它)：· 在处理申请期间的更改模式中，在工程细节屏幕上· 当通过参考申请创立采购订单时如果在相关的申请中设置该标识，仍可以通过参考申请创立采购订单。显示工程更改历史每次更改工程时，会保存更改日志。日志说明了记录何时被更改，谁进行的更改以及更改的内容。这一特性可作为对申请更改良行审计的线索。过程如下：1. 在工程一览表屏上选择需要的工程。2. 选择转到->统计->更改以查看更改。显示所有选定的工程的更改日志。物料方案及控制本节提供了物料方案及控制的一览表，并显示了后者如何在SAP系统中影响采购活动。本节讨论了基于消耗的计->局部如何：· 标识要订购的物料· 确定订购的数量· 设置供货日期有关MM模块支持的物料方案及控制功能的细节，请参见MM基于消耗的方案指南。什么是物料方案及控制？物料方案及控制确定了物料、组件、货物等的需求量以及什么时候需要。该活动是物料方案员或控制员的责任。物料方案及控制的类型有两种物料方案及控制的形式：确定性的确定性物料计->(物料需求方案或MRP)根据用料单和外部需求确定需求。该过程

包括直接来自用料单的生产方案的进展。该物料方案形式是SAP的生产计->(PP)模块的一局部。基于消耗的基于消耗的方案形成SAP物料管理(MM)的一局部。它根据过去的消耗数据来确定需求。注意在SAP系统中，以上二者可合称为“MRP〞。基于消耗的方案SAP中基于消耗的方案模块可以帮助负责物料的方案员(或物料控制员或库存控制员)确定：· 订购哪些物料· 需求数量· 何时发送物料以满足当前和未来需求它是以基于过去的消耗而进行采购的。系统可以自动生成申请。可以把这些申请分配给采购组(买方组)或物料方案员/控制员。物

料方案员/控制员或采购者可以把申请转换为标准订单或根据合同发出的核准订单。标识要订购的物料基于消耗的方案模块使用以下方法之一标识短缺的物料：· 参考再订货水平(再订货点)· 使用预测模型在物料主记录中定义了给定物料的需求是通过参考再订货水平来确定还是用预测模型来确定。再订货水平基于消耗的方案可参考物料的再订货水平提出订单。系统把物料的再订货水平和可用库存的总量进行比拟。如果可用库存小于再订货水平，那么系统标记该物料应进行MRP。在下一次MRP运行期间生成订单建议。使用以下公式确定可用库存：可用库存=(仓库中现有库存+当前订货量)-被预定的库存如何确定再订货水平？再订货水平既可以由物料方案员/控制员手工设置，也可以由系统自动设置。手工地方案员/控制员在物料主记录中手工输入再订货水平。自动地系统定期比拟再订货水平和未来需求。如果再订货水平太高或太低，那么使用如下公式更正它：再订货水平=平安库存+日常需求*再补充需要提前的时间这里再补充需要的提前时间是以天为单位的。使用预测模型可确定日常需求。预测模型预测模型标识了指定物料的需求模式，预测模型的目的是根据该模式确定在给定的未来期间需要多少物料。预测模型实例如下：常数需求值分散在一个平均值周围。趋势在一段时间内需求固定上升或下降。季节性的需求每隔一定时间到达顶点。在基于消耗的方案指南中更详细地表达了以上预测过程和其它预测过程。确定订单数量实际订单数量要考虑到物料主记录中的以下数据：· 确定批量的程序· 公差，例如，最小和最大批量确定批量的程序确定批量的程序用于计算按批次的订货数量。物料方案员/控制员在物料主记录中可定义用特定物料确实定批量的程序。公差物料主记录中的某些公差也影响订货数量。例如，最小批量和最大批量，将订货数量限制在

一定范围。如果必须用固定包装单位订购物料，取整值用于把订货数量化整为包装单位大小。确定供货日期对于外部采购的物料，系统根据以下内容确定供货日期：· 申请的核准日期· 物料主记录中的某些公差核准日期采购申请的核准日期是物料方案员/控制员激活申请的日期。确定供货日期的因素以下要素影响供货日期确实定：· 方案供货时间(以日历日期)-物料主记录中的或采购信息记录中的· 物料主记录中定义的收货处理时间(以工作日计)· 为给定工厂定义的采购部门需要的处理时间(以工作日计)核准申请本节表达了采购中的申请的核准过程。(注意在本文中，“核准〞意味着作出批准或清算，以进行申请中所建议的物料或效劳的采

购，注意不要将它与按照长期采购协议而发出的订单相混淆，后者也称为“核准〞(US)或“确认〞(UK))。本节讨论了如何控制采购申请的核准(确认)，如何确定谁必须核准(确认)采购订单以及采购申请实际上如何被核准。在采购系统内，有两个核准采购申请的过程：· 核准过程1(没有分类)核准过程2(有分类)核准过程1本过程作为采购申请的更正和确认过程。它的目的是检查物料数据、数量和日期的准确性，并确保指定帐户分配和供货来源的正确性。采购申请是对工程逐个进行核准的。该过程仅适用于采购申请。核准过程2本过程的目的是使用电子签字替代手工书写授权过程，而且保持双重控制原那么。负责处理系统中的相应凭证人员因而可用"电子签字"进行标记，这样的批准仍具有法律效力。与核准过程1相反，过程2包括整个凭证的核准(确认)。没有提供逐项(或局部)核准。本过程不仅可用于采购申请，而且也可用于所有其它的采购凭证。核准过程1本节讨论了采购申请的核准过程1(没有分类)的概念。所给出的术语定义也适用于过程2(有分类)。在启动采购过程之前，要求确认订购申请工程。一个工程是否要求进行确认由以下因素确定：核准条件说明用什么核准策略对采购申请进行确认。核准策略说明必须由哪些个人或部门对申请进行确认，以及确认的顺序。核准标识说明申请在经过个人或部门核准后，是否可以对其工程进行订货。核准条件、策略和核准状态由MM的定制功能定义。有关如何实现核准策略

的信息，请参考MM定制的联机文档。什么是核准条件？申请工程的核准条件是根据以下工程属性中的一个或几个的组合而给出的：· 帐户分配种类· 物料组· 工厂· 总价值如果采购申请满足指定的核准条件中的一个(例如，总价值超过10,000美元)，系统在创立

申请时会自动为申请分配一个核准策略。如果无适用于该采购申请的核准条件，那么该申请被自动核准。什么是核准策略？核准策略定义了申请确实认过程。它说明谁必须确认申请并且以什么顺序进行确认。根据核准条件对申请分配核准策略。认识到核准策略逐项进行分配这一点是很重要的。因此，一个采购申请可以拥有具有不同核准策略的工程。每个工程可以独立进行核准订货。在规定的核准策略中有权确认申请的每个人或每个部门称为一个核准点。一个核准策略最多可以有八个核准点。核准的先决条件核准的先决条件决定了核准点必须以什么顺序对申请进行批准。核准的先决条件是由核准策略决定的。例如，请购部门的经理应在会计部门之前确认申请。因此，由请购部门经理所做确实认就是核算部门进行确认的先决条件。什么是核准标识？核准标识说明该工程是否可以核准订货以及由谁进行核准。具体来说，它说明：· 该工程是否可以进行订货· 是否可根据该工程创立一个询价单· 采购系统是否可以更改数量或供货日期核准标识出现在统计屏幕上并且在分析中，它在核准策略中定义并且不能被更改。核准过程1的实例例如，假设使用的策略是S1，为采购申请做了如下规定：当面值超过$10,000时，要求按下面表中的顺序进行确认。核准策略S1的先决条件策略核准点策略先决条件S11-工程经理无2-部门经理无3-本钱中心经理1,24-控制员无5-CEO1,2,3,4此外，以下核准先决条件也适用于核准策略S1：· 在CEO(核准点5)核准前，核准点1-4必须对申请进行核准。· 核准点4可以随时进行核准，但必须在核准点5之前。· 在核准点1-3进行核准后，采购系统即可将询价单发送给潜在的供给商。核准过程2第二个核准过程不仅可以用于采购申请，而且可用于采购凭证RFQ、采购订单、合同、方案协议和效劳输入表。该核准过程和MM中的分类系统一起使用。因此，比起过程1所用的4个标准〔价值、物料

组、帐户分配和工厂)来说，过程2有更多的可用的标准。核准具有MM分类的采购凭证以下图显示了用过程2进行核准的过程。在核准过程2〔具有分类〕的情况下，可以对所有具有帮助特征的采购凭证确定核准策略。为此，对核准过程有一个等级类型，包含每个采购凭证的单独等级(例如，申请的等级和效劳输入表的等级)。独立的特征可分配给每个等级。通过通信体系的帮助，可将凭证的特征值传给MM的分类

系统。然后，对每个采购凭证中的相应的特征值进行检查，之后，自动为其分配某个核准策略(例如，策略S4，其中定义了四个核准点)。策略S4中也可包含一定的替代性。也就是说，如果点核准点5已经核准了凭证的话，那么

核准点1-4就不必进行核准了。因为，通常，核准点5不参与核准过程，所以，是以电子邮件的形式通知有关的个人或部门有凭证正在等待他们进行核准。这一过程由于SAP业务工作流程进行连接，是十分便利的。核准过程2的实例假定采购订单中包含了一个工程，为工厂2订购1,000件钢材1。物料属于物料等级金属05。该工程的价值为15,000美元。一旦输入了该工程，系统会将字段中的内容利用通讯体系从MM的采购系统传给通MM的分类系统。分类系统首先选定有关的特征，然后检查特征值。我们假设分类系统是按如下方式设置的：为01－S4的系统设置(组01，采购订单，策略S4)特征特征值工厂1,2,3物料分类金属1价值>$12,000这意味着工厂、物料分类和工程价值这几个特征与确定订单的核准策略有关。系统根据这些特征的值确定核准策略为S4。过程2(具有分类)为核准标准的组合提供了广泛的选择。如果仍有进一步的需

求，请使用由SAP提供的用户出口。要获得更详细信息，请与系统管理员联系。在开始核准过程开始后的更改本节说明当对核准过程已经开始的采购凭证进行更改时会发生什么。有三种更改情况：· 情况1：不需要改变核准策略的不重要更改。· 情况2：不需要改变核准策略的相关更改。· 情况3：需要改变核准策略的相关更改。在任何情况下，完成更改后，系统将给用户发出信息。情况1的实例：假定现在不需要10件总价格为$100的钢材1，而只需要总价格为$80的8件钢材1。对凭证

做这种后续更改是可能发生的。核准过程可以保持不间断。情况2的实例：假定用户有权在$1,000和$120,000之间发出采购订单。他先订购了10部照相机，每部价

格为$1,000，但后来他希望把订单更改为100部照相机。不能仅对该订单进行简单的更改，即使新的总价值仍保持在规定的范围内。对于比拟大的数值范围，可能需要进行附加的检查。如果超出凭证中原始价值一定的百分比，那么系统会发出警告。可以对输入进行更正并使核准过程继续。如果未取消更改，系统会发出错误信息并指出在这样的更改下，必须取消先前进行的核准，且相关的核准点必须重新对该工程进行确认。情况3的实例：原来分配给工程A的电子束焊接机器以后被重新分配给本钱中心3。同样，也不能简单进行

更改并往下继续。系统将发出错误信息。或者是必须取消更改，或者是重新确认核准策略并

重新开始确认过程。可替代的核准核准过程允许具有替代性。例如，如果核准策略有5个核准点，按1至5递增排序，并且最高

层已对凭证继续了核准，那么所有四个次级核准点就不必再进行核准了。带核准策略信息的窗口还另外提供了可能的替代选择。例如，点1、2、3和4必须对工程

进行确认，或核准点5必须对工程进行确认。链接到工作流程在核准过程2的情况下，有一个SAP工作流程的连接。通过工作流程，核准点自动意识到(通过电子邮件)采购申请需要确认。你可以在定制中规定哪些核准点要参与这个工作流程。实例：核准点1，他必须首先对申请进行核准，收到一个电子邮件，通知他申请号12345正等

待核准。在处理邮件时，该用户可以对申请进行核准或拒绝对该申请确认。当核准点1完成处理后，下一个核准点收到一个电子邮件。重复此过程直到分配给核准策略的所有核准点都见到了该申请。前提是所包含的核准点必须与该工作流程有相关标记，该工作在定制中完成。SAP的建议：在一个工作流程中，也可以包括不需要每天进行确认的核准点(个人或部门)，因而这些核准

点可能未意识到有正在等待核准的申请。例如，核准点1-5是每天要对申请进行

核准。价值超过$500,000的申请要由管理部门成员确认。后者可以通过电子邮件意识

到此申请的存在。有关工作流程的信息，参见WFSAP业务工作流程文档。核准过程有两种核准采购申请的方法：单个核准可以对一个单独的采购申请中的工程进行核准。集中核准核准在自己的核准代码下的所有申请。如果必须经常核准申请的话，这是首选方法。核准采购申请本节说明了如何核准已转给你的待确认申请。开始之前开始核准申请之前，需要知道：· 你的核准代码(与系统管理员联系)· 申请的核准状态(参见“显示核准状态〞)显示核准状态你可以显示一个申请中所有工程的核准状态的一览表，或显示特定工程的核准细节。显示所有工程的核准状态的过程如下：1. 显示需要的申请的工程的一览表。2. 选择转到->核准信息->核准状态。出现有关每个工程核准状态的信息(例如，该工程是否已核准发出采购订单，是否已被冻结，等等。)。显示核准策略显示与申请工程的核准策略相关的细节，过程如下：1. 显示所需要的采购申请的工程一览表。2. 选择转到->核准信息->核准策略。然后出现一个框，显示与相应核准策略相关

的各种细节。核准的先决条件核准的先决条件是指当前核准点可以进行工作之前，需要其它核准点进行的核准。迄今的核准迄今有效的核准。最终的核准是指所有仍然需要对申请进行确认的核准点的代码，只有申请被这些核准点确认后，才能发出采购订单。如果设置了可替代核准点，那么会显示出各种可用于最终核准的选项。使单个核准生效核准单个采购申请，过程如下：1. 选择申请->核准->单个核准。2. 输入申请编号和核准代码。按ENTER。3. 选择转到->核准信息->核准选项以确定核准哪些工程。4. 选择相应工程并选择编辑->核准->设置以核准它。5. 重新设置核准状态：要将申请重新设置为先前状态，请选择编辑->核准->重设。6. 保存申请。使集中核准生效你可以定期地核准所有分配给你确认的申请。1. 选择申请->核准->集中核准。出现集中核准的选择屏。2. 输入核准代码。如果选择了字段满足核准先决条件的，那么只显示可以马上进行核准的申请。输入其它选择条件以缩小要核准的申请的范围。选择程序->执行以显示要核准的申请。3. 选择编辑->选择->全选，可以立即列出所有申请的清单。4. 保存申请。你可以从集中核准清单中单独地核准采购申请。这样的话，你就有时机更改列在集中核准过程中的申请。要从集中核准清单中核准单个申请，过程如下：1. 通过申请->核准->集中核准，列出要核准的申请。2. 选择相应工程并选择转到->个别核准。显示采购申请工程。选择转到->细节以显示工程数据(如有必要的话可修改它)。清单显示：要核准的申请要核准的申请清单提供了以下选项：· 直接个别选择申请· 显示所有清单中的货源分配· 显示某个供货源的申请· 显示没有货源的申请· 显示有关申请的详细数据· 更改申请中规定的数量和供货日期· 更新工作清单程· 其它功能清单范围参数在标准系统中，提供了作为实例的清单范围参数，这些实例是有关如何生成不同清单的，即从不带有详细信息的一行显示清单到带有各种附加信息的多行显示清单的例子。一些清单的范围参数可以通过循环步骤技术生成清单，使你能够直接在清单中处理数据。从清单显示中模拟核准如果用某个核准代码核准采购申请，那么可以模拟采购申请拥有的核准状态。这使你可以看看申请在核准后如何进一步被处理。这样做的过程如下：1. 选择需要的工程。2. 选择转到->核准策略以显示工程的核准策略。3. 在出现的框中，选择核准->模拟。对话框包含相应核准策略的核准代码。4. 使用设置/重设按钮，可以一个接一个地模拟不同核准点的情况。使用“可能的输入〞工具找出为核准代码所代表的个人或部门。从清单显示中核准催促你可以打印出在某个核准点等待核准的采购申请的清单。这样做的过程如下：1. 选择系统->效劳->报表。2. 输入报表rm06bfe0并按执行。出现该报表的选择屏幕。3. 输入选择条件(例如，必须核准申请的核准点的核准代码)和采购组。4. 生成要核准的申请清单。你也可以定期(例如，每周)在后台运行本报表。监控申请本节表达了：· 如何显示单个申请· 你可以生成哪些报表· 申请清单提供的选项显示申请要显示采购申请，执行以下步骤：1. 选择申请->显示。2. 输入申请编号。3. 选择转到->工程一览表或按ENTER。显示工程统计通过选择需要的工程并从菜单栏中选择转到->统计->一般，你可以显示采购申请的单个工程上的一般统计数据。出现选定工程的统计细节屏幕。显示采购订单历史要显示上一个采购订单或所有与该申请有关的采购订单，首先调用工程一览表屏幕，然后选择环境->采购订单->上一次采购订单或所有采购订单。要显示根据申请创立的采购的框架协议，同样首先调用工程一览表屏幕，然后选择环境->框架协议。申请：报表你可以运行按照各种标准生成采购申请清单的报表：报表类型一般按照以下内容列出采购申请：· 物料编号范围· 采购组· 需求跟踪号· 物料组帐户分配拥有某些初级帐户分配(本钱中心等)的申请的清单。需求跟踪号具有某一跟踪号的所有申请的清单。归档的采购申请已从系统中移出并归档的申请的清单。如果不熟悉R/3系统中的报表，那么参见R/3入门指南文档以获得更多信息。有关采购方面的信息，参见采购中的报表。运行申请报表你可以从主采购菜单上运行采购申请报表。例如，如果你希望按帐户分配列出申请，那么过程如下：1. 选择申请->清单显示->按帐户分配。出现选择屏幕。2. 输入要列出的采购申请的选择条件。通过仔细选择选择条件，可以合理地限制清单的范围。3. 如果要将清单局限于已分配给某个供给商的那些申请，那么选择字段已分配的申请。

如果要包括为一些物料或总数量中的一局部已发出了采购订单的申请，那么选择字段局部订购。4. 选择执行以生成需要的清单。重新提交采购申请你可以生成需要提交给采购系统进行重新处理的申请的清单。清单中包括了核准日期和重新提交间隔已经过时的申请。要生成重新提交的采购申请的清单，过程如下：1. 从SAP系统菜单，选择系统->效劳->报表。2. 在字段程序中输入rm06bw00。出现该报表的选择屏幕。3. 输入选择条件。4. 当按下执行后，会列出所有应该重新提交给采购系统的采购申请。你也可以定期(例如，每周)在后台运行本报表。采购申请清单本节表达了由菜单项选择项采购订单的清单显示为您提供的显示和编辑方面的选项。所有采购申请清