医药行业应收账款管理存在的问题及对策

随着市场经济体制的不断完善，优胜劣汰愈加明显，创造并实现最大利润是企业生存的目标，而影响企业利润的一个重要因素是企业的应收账款。应收账款关系到企业的存亡，是企业的经济命脉，管理好应收账款对促进企业的发展至关重要。从近几年来看，受诸多因素影响，医药行业应收账款管理仍然存在很多问题，提高管理层意识，制定相应解决问题的对策，消除应收账款长期存在的隐患，给企业生存发展提供重要的资金支持，是医药行业管理工作中一块重要的试金石。一、医药行业应收账款概述应收账款是企业销售货物后向购买方应收而未收的款项，对应收账款进行管理是为了企业能及时收回应收账款、降低坏账比例，保障资金安全完整。近年来，国家医改政策不断变革，对医药行业监管力度不断加强，药品作为特殊商品，关系到民生问题，目前国家实行“两票制”政策后，医药行业为了持续稳定健康发展，必须在稳定现有市场销量的基础上探索新路，采用各种促销政策，使销量不断增长，赊销即是使企业收入迅速增加的一种促销手段。为此，企业必须根据实际情况建立合适的应收账款管理方案，及时收回应收账款，充分保障企业的营运资金运转。（一）医药行业应收账款现状1.应收账款占流动资产的比重较大医药行业流动资产主要包括货币资金、应收账款和存货。药品有效期一般为1-3年，受有效期影响，多数企业均不囤货，存货占流动资产比重不大。货币资金作为最活跃的流动资产，收付便捷，已充分发挥日常经营周转作用，只有应收账款占流动资产比例最大。从医药行业上市公司年报统计的数据来看，医药行业应收账款占流动资产的比重接近50%，由此可见，应收账款是医药行业流动资产的生命源泉。2.应收账款账龄较长以某医药企业2018年至2020年应收账款账龄数据为例，如表1。表12018年至2020年某医药公司应收账款账龄统计表金额单位：万元年份应收账款余额1-365天366-730天731-1095天1096天以上金额所占余额百分比金额所占余额百分比金额所占余额百分比金额所占余额百分比2018年984.37448.245.53%22.072.24%32.883.34%481.2248.89%2019年1046.74490.1146.82%35.693.41%17.961.72%502.9948.05%2020年1493.92898.3360.13%53.583.59%26.391.77%515.6334.52%从表1数据可以看出，医药公司应收账款账龄主要在1年以内和3年以上。1年以内的应收账款占比50%左右，客户一般认可该类货款，多数企业是滚动结款，可以说是有生命的应收账款，收回的可能性很大。3年以上的应收账款平均占比为43%左右，多数客户对该类货款不认可，选择回避，这些应收账款则是呆死账，收回难度系统较大，收回手续相对繁多，提供佐证资料也多，但是因所占应收账款余额比重大，必须要管理好这部分应收账款，整个企业才能良好有序地生存发展。3.多数企业无法准确估计坏账准备企业在估计坏账准备时，应当根据客户的档案信息，查阅各项报表数据，分析各项财务指标和现金流量情况，由此来估计客户偿债能力。因为客户这些信息来源的准确性有待商榷，不太好确定，所以多数企业未计提坏账准备，无法抵减应收账款余额，呆死账长期存在，导致企业应收账款账面数虚增。（二）医药行业管理好应收账款的重要意义应收账款担当着企业资产中的主要角色，对加快资金回笼，减少经营损失，提高经营业绩都有着深远的意义。医药企业如果没有管理好应收账款，出现债务纠纷，将会给企业增加更多的成本费用，包括人力成本和收账成本等，债务纠纷还会影响到企业声誉，一个企业的声誉是一项不可估量的无形资产。可见，管理好应收账款是企业管理者义不容辞的重任。二、医药行业管理应收账款管理存在的问题（一）缺乏专业判断和管理能力企业洽谈业务都是通过销售员完成，一般企业对销售员的文凭学历要求不高，受知识文化水平和专业能力的限制，销售员往往缺乏对应收账款的管理知识，不知道应收账款存在的各种风险，导致财务后续催收出现很大问题。一般企业财务人员只对应收账款进行记账，提不出针对应收账款变化的处理意见。（二）缺乏有效的内控管理机制医药行业销售政策多样化，对应收账款的管理也更加繁琐，管理不善则使应收账款存在的风险因素增加。1.管理者不重视，审批程序流于形式多数企业领导层重视现金的收支审批程序的管理，却不重视应收账款赊销制度的管理，即使制定有审批手续，领导一般也只是签字审批，不做更多的详细了解，而常常以销售负责人的意思为导向，对赊销货款的客户没有充分评估，就同意办理发货手续。2.销售方履行合同不规范签订销售合同或订单后，销售方将货物发运到购买方时，运输途中难免出现货物破损，如果补货不及时，或者发货方管理员工作疏忽，未按订单上的品种、数量、规格型号等发货，这些原因都给客户拖欠货款找到理由，从而增加企业的应收账款。3.销售政策多变，管理政策不灵活企业很少针对不同销售政策制定不同应收账款管理政策，而是一套应收账款管理政策应对多种销售政策。比如，对经销商和代理商而言，应收账款的管理方式应区别对待，代理商是有管理职能的渠道维护者，除业务管理外，还同时具备品牌管理、促销管理、服务对接、财务管理等各项职能，是促成业务合作的机构，相较而言，对代理商的应收账款管理就会简单一些，所以，企业应据市场销售情况制定不同应收账款收账政策。4.应收账款缺乏动态管理企业很少实时监控应收账款情况，多数是规定按季或按年清理一次，清理时间间隔越长，应收账款越垒越多，增大了应收账款周转率，给企业资金周转带来麻烦。或企业虽按规定时间发出了对账函，但是未对后续工作进行跟踪，客户不回函，发函也就成为一种形式，没有真正起到催收管理作用。5.缺乏有效的内部激励及约束机制多数企业重视销售，以销售达成率数据汇报业绩，而往往忽略了应收账款的产生及回笼，未将应收账款余额与销售人员的工作业绩挂钩，财务处理和销售业务完全脱离，没有有效的责任分工和相互牵制措施解决应收账款问题。三、影响医药行业应收账款管理的因素（一）市场因素1.客户失信或无偿债能力。赊销业务是建立在公平买卖、双方信任的基础上，医药行业在发货前对客户首营资料、资质等硬指标进行查验，但是，客户资信和偿债能力等软指标不易查验。客户严重失信或根本无偿债能力时，企业应收账款自然就成了坏账。2.供大于求的买方市场竞争。一种新药品的研发成功申报需要经历很长时间和过程，没有新品吸引市场消费者眼球，企业很难长期保持一种产品在市场的地位，一旦别的企业出现新品，老产品将面临淘汰。新旧产品更替期间，对原产品的应付账款，由于合作关系解散，客户很少主动付款，企业原应收账款也就长期挂账了。（二）企业因素企业的销售政策由公司管理层根据公司产品特性、总体经营情况及销售情况制定，销售模式直接影响应收账款的存在。销售员素质参差不齐、更换频繁也影响应收账款的长期存在，新老销售员交接工作不够完善，出现前期应收账款无法收回。再次，企业财务人员与销售人员对应收账款管理职责划分不明确，导致企业应收账款不断增加。四、医药行业加强应收账款管理的方案医药行业应收账款存在诸多问题，加强应收账款的管理必不可少，结合企业实践，提出以下管理对策。（一）事前预防对策1.评估客户的信用情况和偿债能力企业可以通过某些官方平台查询客户资料信息，例如查询该客户是否有诉讼案件，债务纠纷等，以此可以粗略判断评估客户信用程度。另外，查询客户纳税信息，财务报表信息等，通过各项财务指标，分析客户是否具备偿债能力。这些条件都具备后，企业才能考虑可以与该客户做赊销业务，并根据信用优良程度和偿还能力，确定赊销金额大小。2.完善培训制度企业管理层应适时建立对销售员、财务人员等与应收账款相关人员的培训制度，明确销售员除了对企业产品规格、性能、价格等必须掌握外，还应对销售业务产生的资金进行跟踪回笼，负责所辖区域市场应收账款良性发展，但是为了防范个人金钱私欲，应强调销售员不能接触企业现金货款。另外，加强财务人员对应收账款产生的财务风险及经营风险认识，并督促提高工作技能。3.建立健全赊销手续管理企业应制定一套关于赊销货款的管理方式，规定赊销手续不仅限于销售员，应视客户资信和赊销金额大小来确定审批手续的繁简，管理层应真正起到监督和审批作用。另外，要将业务和财务相结合，赊销手续的完善不仅是销售部门的工作，财务部也应该根据企业实际情况提供指导及审批意见，比如签订合同时，若有折扣，是采用销售折扣还是现金折扣，以及折扣折让的比率，财务部领导应对赊销合同进行审批。（二）事中管理对策1.企业应对合同的签订及履行严格把控签订合同时，企业应在合同规定的品种、规格、售价、代垫费用、交货时间、地点、运输方式等方面加强审核，重点制定和审核违约责任，一旦发生合同履行受限，企业有足够的应对措施。2.将客户进行分级管理根据客户资料归档，结合信用管理，将客户分为优质客户、一般客户和信用不良客户，优质客户是信用良好，信用期内一定会还款的客户，对其管理不用耗费太多精力；一般客户是信用一般，偶尔会有拖欠的客户，对其管理可以稍加关注；信用不良客户则是长期拖欠货款、赖账或恶意不付款的客户，这是企业需要重点关注的对象，管理不当则会给企业带来坏账损失。3.严格执行票据签收制度医药行业销售环节中的各种票据均需妥善保管，加强企业管理发货单、随货同行单、发票等单据的责任，最主要是对发票和收货单执行签收制度，企业销售人员必须将发票和收货单签收回执收回到公司备案，便于以后对账时有充分的证据资料。4.及时对账买卖是建立在双方觉得公平自愿的基础上，业务一旦成交，双方都对该业务享有相应的权利和承担相应的义务，卖方发货后有收款的权利，买方付款后有收货的权利，销售方要求客户对账时，客户也必须配合，所以，企业及时对账，将对账时间尽量缩短，这样才能保证应收账款数据的准确性。5.成立专门催收小组医药企业应收账款占资产比重较大，成立专门的催款小组催收应收账款有很大的必要性，催收小组应结合财务提供信息，积极对每笔应收账款进行分析，依次划分轻重缓急，对即将到期的应收账款采用发对账函、电话通知或派人前往等方式催收，并将催收情况及时汇报至公司领导或管理人员。6.落实财务部和销售部对应收账款的管理责任长期以来，企业习惯将应收账款管理责任归于财务部，财务部也似乎被动接受了这个错误事实。其实，在实践工作中，执行审批赊销业务的决策者和销售员才是应收账款的第一责任人，财务部有监督催收应收账款的职能，并应提供催收资料，及时将应收账款账龄、各种发货票据等提供给管理层和销售部，使管理层充分掌握应收账款现状，以便对应收账款进行动态管理。7.将销售员业绩与应收账款余额挂钩一般企业都只重视销售员销售业绩，而很少将销售员的工资、奖金等收入报酬与应收账款余额挂钩，医药行业因受药品的时效性影响，缩短应收账款账期非常重要，一旦超账期，则会增大坏账概率，所以，应督促销售员缩短赊账日期。建立适当的奖惩机制，激励销售员重视应收账款的产生和管理，充分将收入报酬与所辖区域应收账款余额大小关联。设奖励方案，年终评优时，销售业绩良好，应收账款余额最小的销售员评为当年优秀销售员。同时，对所辖市场应收账款余额较大的销售员也应有相应的处罚措施。这样，将奖惩政策贯彻到销售的每个环节，企业就会大大减少坏账损失。（三）事后管理对策成立法务部门。医药企业应收账款的重要性已经显而易见，企业增强法律意识，运用法律手段解决债务纠纷是解决应收账款长期存在的重要手段。建议法务部门成员由销售专业、财务专业和法律专业人员构成，销售人员负责调查提供市场客户信息，包括客户地址、联系方式、目前经营情况；财务专业人员负责整理售货数据及资料，核算收账成本大小及可行性，包括销售合同、发票、随货同行单，客户签收单等；法律专业人员负责根据销售、财务提供的佐证资料，对照法律法规，找出相应的法律条款，让企