往来款项管理办法

往来款项管理办法一、目的为加强公司资金管理，提高公司资金利用率，节约开支，根据有关规定，结合本公司实际情况，特制定本办法。二、适用范围本公司各项往来款项作业程序，皆依本规定办理。三、基本规定第一、费用支出审批权限的审批顺序：先下级，后上级；先定性审批，后定量核准；若遇有关审核人员出差在外，可由其指定授权人代核、代批，但事后必须请有关人员追认补签。第二、费用支出各级权签人员包括：经办人、部门主管、财务总监、总经理。各级权签人员须对自己的签章承担责任。审批基本流程为：经办人申请→部门主管审核→财务部复核→总经理批准。第三、各费用支出审批事项应遵循事前请示、请款办理、事后核销的办事流程；如遇特殊事项无法遵循上述程序的，可先与各级权签人员口头沟通征得同意后办理，但须立即补办上述程序。财务部门遵循“及时报账、前账不清、后账不借”的借款管理原则。第四、对外部单位或个人付款时，经办人须提供收款人（本人或本单位）的名称、账号等基本信息。若为外单位（个人）上门领款的，须提供领款人身份证明；委托他人领款的，须提供授权书原件、授权人与被授权人身份证明原件等资料。四、应付商（货）品款第一、当指定的商（货）品送达本公司时，仓管员应将对方的《送货单》上的气体名称、数量、规格与本公司的《采购合同》核对是否相符，并检验质量是否合格，再开具《入库单》。第二、财务部收到相关凭证（送货单、入库单）时，应与本公司采购合同核对，相一致的予以挂账处理，内容不相符的予以退回不做账务处理。第三、财务部根据附带合同并签字齐全的付款申请单，进行销账付款。五、借款审批第一、因私借款1、因私借款（限额元，仅限试用期员工，用于解决生活费）：2、福利性借款（不高于本人一个月工资，员工在职期间遭遇重大意外伤害、严重疾病等突发情况时可申请）3、审批流程：申请人填写《借支单》→部门主管审核→财务部复核→总经理批准→付款。上述借款期限最长不超过一个月。第二、因公借款1、购买物品，需先填写采购申请单，办公用品由各部门在费用定额内按月填报计划，采购部汇总后统一在月底编制月度采购计划。2、各部门办理大额付（借）款，至少提前一天通知财务部；经办业务支付现金低于元的，不予办理借款。超过规定限额的借款，遵循上述签批流程基础上，须提供经总经理审批的请示报告。公务借款限额：员工级别及借款类型借款额度（元）备注部门总经理单次出差最高限额部门主管一般员工除差旅费外的其他公务借款提供经部门主管、总经理审批同意的业务报告原件第三、预付款审批1、因承办某些专项业务，需要预先全部或部分支付款项而形成预付款。申请预付款支付时，填写“付款申请单”并附相关合同、协议，以及经部门主管、财务总监、总经理审批的预付款报告。六、借款、预付款核销第一、因私借款借款人到财务部直接还款核销；到期未还的，由财务部通知工资核算部门直接从借款人工资中扣款核销。第二、因公借款1、所有借款须在业务结束后一周内报销，否则从当月工资中扣除。2、报销时本着“谁借款、谁报销”的原则。3、财务部每周办理差旅费、办公费用的报销。4、审批流程：经办人→部门主管审核→财务部复核→总经理批准→核销第三、预付款1、预付款报账核销流程对预付款遵循“谁经办，谁跟踪，谁负责”原则管理，经办人应按规定完成签批手续后方可支款，并在经办业务结束后一周内取得发票并填写报销单到财务部办理核销手续，财务部每月对预付款核销情况进行清理。经办人未按时取得发票核销预付款，经财务部催促仍无效果的，财务部给经办人下发通知，将该笔预付款转为个人借款，按照本制度规定的处罚办法进行处罚。核销时须注明原借款时间、金额、核销金额及节余（超支）金额。对于未超支的预付款，财务部凭经办人填写的报销单和缴回余款收据即可核销；金额超支或超出原定用途的，报销时需注明变更理由。2、预付款坏账损失的责任追究当预付款产生坏账时，付款经办人负直接责任，将此坏账转为个人借款。七、应收账款1、业务人员在与客户签订合同时，应约定销售金额和结算期限，并在期限内负责经手相关账款的催收和联络。财务部于每月日前提供一份当月尚未收款的应收账款清单，提交给销售部。由相应业务人员核对自己的应收款后进行款项催收工作。业务员在客户发生应收账款时，应将出库单和财务部开出的发票复印1份留存作为催收客户款项的证据。2、发生应收账款时，财务部应详细记录应收账款的发生日期、合同编号、业务员、应收客户名称，且财务部每月打出的应收账款清单，并注明以上信息。若账款超过合同规定的日期仍没有收回，业务员应向客户发出催款通知单，并附上发票及出库单复印件，填写后交财务审核确认，盖财务章后发与客户。3、业务员收回应收款项时，应及时送财务核销此单位的应收账款，不得收款不报或积压收款。4、对应收款项计提坏帐准备，采用“备抵法—帐龄分析法”，坏帐准备的提取比例为：逾期一年以内的（含一年）按其余额的计提；逾期1-2年按其余额的计提；逾期2-3年按其余额的计提；逾期3-4年按其余额的计提；逾期5年以上的按其余额的计提；经确定的呆死帐应计提。八、处罚办法第一、不（迟）还款责任1、借款人不按时间要求报销冲账或归还借款，财务部将通知薪资管理人员扣减工资；2、每月日前各部门及时将离职或调动员工情况事前通知财务部。各部门不得指定即将离职人员办理款项支付事宜。因未及时通知或不恰当指定人员造成的坏账损失由各部门承担，对相关责任人处元以上罚款，部门经理负连带责任，处以元罚款，坏账损失在该部门的绩效奖励或工资总额中扣减。3、报销人如果在报销过程中营私舞弊或弄虚作假，对违规违纪金额不予报销。对已报销的，除退回违规报销金额外，并对报销人予以违规金额的罚款；第二、付款发票责任1、采购预付款后，经办人员必须在业务结束一周内提交相应发票办理冲账手续。未能及时办理入账的，财务部门将给予业务经办人预付金额的罚款。2、所需发票没有在合同中注明种类的，一