台技香港10月份展会策划执行方案

PAGEPAGE8目录一、关于展会 2二、参展目标 3三、参展准备 3（一）展会筹备分工 3（二）参展流程 4（三）参展产品 4（四）参展服饰 5（五）宣传资料 5（六）人员培训 5四、开展前期的工作准备 6（一）展台的布置 6（二）前期工作准备 6（三）客户邀请与信息搜集 6五、展期工作安排 6（一）工作内容 7六、费用预算 8七、展会奖惩 8附一： 9一、每日工作流程 9二、展示会中的接待步骤 9附二： 9一、展品信息统计表 10二、会客登记表 10三、展会客户信息归纳表 10四、每日工作统计表 10附三： 10一、参加展览纪律 11二、参展人员的行为规范 11三、参展的注意事宜 11一、关于展会展会名称：环球资源2012香港秋季采购展览会展会地点：香港·亚洲国际博览馆展位面积：9平方展会时间：2012年10月12-15日展位号：1B16展会主办方提供的工具及服务范围（桌椅板凳水电，用餐茶水电话等）：二、参展目标1、接触新客户；2、提升企业形象；3、与顾客互动；4、促销现有产品；5、获取竞争对手的情报；6、获取销售订单；三、参展准备（一）展会筹备分工1、展会筹备项目组展会筹备项目组组长：898展会筹备项目组成员：999、998、996、949、888、885、777、444、333、111、114负责整个展会的策划、人员工作的分工、展品的选择、展位的预定及酒店的预订工作。展会筹备项目组分为：设计组：885（组长）、886、881物料采购组：333（组长）、336、339物料打包组：930（组长）、808、990、943后勤组：998（组长）、111、898、949、777参展组：949（组长）、931、941、942筹备现状：海报、宣传册、名片、8月新品、9月新品、办理护照、预定酒店等工作都未完成。2、设计组工作职责：1）、负责展会宣传海报设计制作（8月30日完成）2）、负责展会宣传画册设计制作（8月30日完成）3）、负责展会X展架设计制作（8月30日完成）4）、负责名片设计制作（8月30日完成）5）、负责新品图形设计制作（9月08日完成）6）、负责新品图形菲林制作（9月12日完成）备注：a、海报、画册的设计原则：符合参观对象的审美导向；b、海报设计要求1）多数参观者来展会的目的是为了搜集信息，因此展台海报需要布置得非常醒目，以吸引人们的注意力，还要能传达企业的某些具体信息。2）展会是展示新产品的好机会，企业的最新产品应当在展台上有所体现。3）在展会上划出一块远离公众视线的安静区域，这样可以方便潜在顾客同销售人员私下讨论他们的要求，也可用做展台工作人员的休息场所。3、物料采购组工作职责：1）、负责安排并完成展会宣传海报9PCS的采购（9月20日完成）2）、负责安排并完成展会宣传画册的采购（9月20日完成）3）、负责安排并完成展会X展架的采购（9月20日完成）4）、负责名片的采购（9月20日完成）5）、负责参展用的其它物品采购（9月30日完成）4、物料打包组工作职责：负责将展会物料进行打包装箱，并核实物料是否备齐。（10月5日完成）5、后勤组工作职责：1）、预定酒店（9月10日完成）2）、配合物料采购组采购展会物料清单的采购2）、安排参展人员办理护照（9月30日完成）3）、安排司机接送参展人员（10月05日完成）4）、清点参展物料清单（10月05日完成）5）、对参展人员进行展会知识培训（10月05日完成）6、参展组工作职责：负责展会客户的预约及10月12日-10月15日展会现场布展、展会现场撤展，展会现场参展安全、展会现场后勤，展会现场展览资料的发放，物品的运输、保管、分类、领取、统一回收等工作。展会流程展会筹备启动8月24日下午进行展会启动会议，主要讨论筹备组目前的工作进展、各项目组的工作职责，确定相应的工作任务。2、展会动员会议：10月11日召开，由温总、张总监主持，展会接待组参加。3、展会会后总结展会的收尾工作内容如下：1、总结意向客户量、成交量以及利润的实现情况。2、会后搜集到信息的跟踪处理工作。展会竣事后，收集到的客户资料统一送交陈曼佳经理，再由陈曼佳经理负责跟进并安排展会的后续行动，后续行动可能需要一个月时间，如果有香港客户也去参展，也可边续几天，去拜访他们。（三）参展产品1、展品选择考虑的因素（1）种类；（2）数量；（3）主推产品；（4）销售价格；（5）摆放主次位置；（6）样品的运输；（7）布展及撤展时间。2、确定展品的选择在市场部4、5、6、7、8、9月份的新品样品中收集畅销新品实物，新品不求多，但求精。带不了的新品拍相片，做好样品的分类和编号，计下销售价格。批量制作所有样品的货号标签，打印到不干胶纸上贴于样品上。剪下每个编号的样品条码标签，贴到相关样品实物上。（四）参展服饰直观形象是最有影响力的，参展人员是公司的代言人，展会期间统一穿着公司发放的工装。（五）宣传资料宣传画册——宣传画册反映的是台技的综合实力和情况，在画面上以图文并茂的形式进行介绍，在开本、工艺和装订方式等方面体现出强烈的台技特殊的个性。（六）人员培训培训内容和步骤可以分为如下三个部分：1、情况介绍。包括人员介绍、筹备情况介绍、展出情况介绍等，目的是使展台人员熟悉展出背景、环境和条件。2、展出介绍，包括展览会和展品情况。3、技术训练。主要训练展台的接待和推销技巧。四、开展前期的工作准备（一）展台海报的布置建议：选用少量、大幅的展示图片，以创造出强烈的视觉效果。将图片在视线以上的地方放置，并且使用大胆而抢眼的颜色，避免使用易融入背景的中性色彩，这样使展台从远距离便可突现出来。（二）前期工作准备1、前期工作准备包括工作安排、管理安排和行政安排。（1）工作安排。向展台人员布置展台工作（包括观众接待、贸易洽谈、资料散发、以及后续工作等，进行分工），并提出要求和标准，必须使展台上的每一个人知道并理解此次展出的目的。（2）管理安排。包括工作时间、轮班安排、每日展台会议、记录管理等。（3）行政安排。包括展台人员的宿、膳、行、日程等安排。2、检查核对参展的各项内容是否到位，包括展品、产品资料、宣传资料、贸易条款以及各设备工具等。3、展会后勤工作：确保展会所需的装备、陈设、促销材料以及人员都能够完好地在正确的时间到达展会现场。（三）客户邀请与信息搜集委派1-3名人员负责会前的客户邀请与信息搜集工作，职责如下：到其他公司或同行业公司收集客户和同行业企业的信息资料，寻找潜在客户并努力与之成为朋友。五、展期工作（一）工作内容1、迎宾：负责接待客户进入展区，派发活动宣传册，向参会人员告知本公司展位及产品，负责产品的简单介绍，让客户明白公司的产品和服务的范围。2、产品介绍员：负责品牌、产品展示、讲解及演示产品的特性和卖点，将有合作意向的经销商介绍给谈判员。3、谈判员：重点讲解合作优势，负责大客户及重点客户的深入沟通，统筹并调整合作方式。4、信息搜集：参加展览过程当中派遣1名职员到其他公司或同行业公司收集客户和同行业企业的信息资料，寻找潜在客户并努力与之成为朋友。信息资料包括：（1）产品信息；（2）市场信息；（3）第三方信息；（4）竞争对手信息。资料不需见人就发，可有选择性地向意图客户发放资料，包括前来索要资料的行业客户。对于认真参观的客户，要具体介绍。注意事项：1、专注于潜在客户，争取和潜在客户预约，并在展会后的4到5天内面谈或电话接洽。2、展会期间，每天工作结束时和员工开会，收集整理潜在客户的联系方式，并立刻跟踪服务，确保当客户回到他们的办公室时，已经有公司产品的一份样品在等着他们了。3、保护好资源：准备的宣传资料，量大的，要求人人都有，比如宣传画册；重要的，要收好，有选择性地发放，否则一窝蜂上来一下就没有了，也来不及重新制作，等后面几天的厂商来了，名片也没有了，资料也没有了，就不太好了。4、努力结交朋友，这些朋友可以是行业里的管理人员，可以是同行，可以是上游供应商、或是下游、媒体的朋友，政府的人员等等，同行交几个朋友，同类交几个朋友，政府里面交几个朋友等等，多个朋友多条路。六、展品统计及费用预算七、展会奖惩附一：一、每日工作流程7:30：早饭后，负责人安排当日工作，各人领取当日所用物质8:30：准时到达布展地点9:00--11:30：参展现场工作进展11:30--13:00：负责人安排轮值午餐13:00--17：00：参展现场工作进展17:00：清理物资及时递交日总结报告，填写报表18:30：自由活动，或根据公司安排其他工作二、展示会中的接待步骤1、登记（到会客户的姓名、单位部门、联系电话、落实责任人等）2、现场演示3、介绍公司及产品背景4、展示其他样品5、将意向客户请至洽谈区促成成交6、如有客户当场签单，尽力渲染，制造高潮7、发放资料8、礼貌周到地送客户出门，并预约下次拜访时间9、到签到处记下客户意向及责任人附二：一、展品信息统计表产品型号产品名称材料数量销售价格最终价格备注二、会客登记表公司名称客户姓名单位部门（职位）电话/传真手机号码备注三、展会客户信息归纳表填写人：填写时间：客户名称联系人单位部门（职位）电话/传真类别（A、B、C）备注备注：A类（已经交易成功或者下订单的客户）；B类（准客户）；C类（意图性客户）。四、每日工作统计表日目项期日目项期10月12日10月13日10月14日10月15日总计意向客户成交量附三：一、参加展览纪律1、未经允许，不得私自脱离展位，特殊环境可向负责人请假。2、主顾到展位三步间隔，必需微笑相迎。3、有主顾在展位的环境下，不得占坐主顾欢迎位。二、参展人员的行为规范1、真诚，对客户询问礼貌相待，不可挑拣，不是目标客户也要做好宣传工作。2、耐心，客户的提问和关心越多，代表意象越大，但切记因过于热情而吓跑客户。3、专业，对品牌与产品的定位，市场、消费心理分析和见解要专业客观，清晰的表达能力能让客户更好的判断品牌的市场价值。三、参展的注意事宜1、预约客户：向公司现有及潜在客户发出邀请，同重要的客户约定见面时间，以加强业务联系，避免了展览会上自己的站台门庭冷落的情况，给目标买家留下较深的印象。2、资料准备：资料是企业和产品形象的重要体现。产品目录应重视，给人以正规的印象。宣传材料的纸张及印刷应该力求精美，版式设计方便阅读，图片尽量完善、清晰。一定要准备充足的名片（应以中英文印制，数量以每日100-200张准备）。3、展台设计：应尽量突出本公司的特色，有一个主题。已经要求设计王艳文设计9个版的海报。4、参展人员要求：参展人员应该了解公司的本次参展意图，熟悉本行业的市场行情及公司产品卖点。人员着装要正规，统一穿工装。5、保持联系人的统一：确保每个人递给客户的名片都是统一的，以方便潜在客户以后的联系。6、甄别目标客户：在展会上，有些客人只是泛泛地了解一下，并没有对某一产品表现特殊的兴趣；但有些则会仔细阅读参展资料，并且会详细询问展品的性能、规格、价格等，这时，就应该对后者提出的问题详细回答，并同时了解他所代表的公司、他的身份，再大力推销他们感兴趣的产品。无论意向如何，都应记录下对方的有关资料，以便