办公软件应用技能

第2章

办公软件应用技能在各种计算机应用中，最常用的是文字编辑、数据表统计分析、演示文稿制作事务，这可使用MicrosoftOffice套装软件中的Word、Excel及PowerPoint软件来完成Office是在Windows平台上运行的一套办公软件，它将几个互补的常用桌面应用程序捆绑成软件包，每种软件各有不同的功能，但每种软件都可以调用由其他软件制作而成的文档的内容，从而完成较为复杂的任务Office软件中的多种以内功用程序具有大致相同的用户界面，用户可以采用基本一致的操作方式来创建和编辑各种不同种类的文档。同时，套件中还提供了一整套快速创建各种不同种类文档的模板和向导，帮助用户更快更好地完成任务2/17/20241教学要求掌握Word的基本编辑、文字编排、图文混排、表格处理、长文档的编排、邮件合并掌握Excel的基本操作和数据格式化方法，掌握公式和函数的使用，函数有sum()、average()、count()、countif()、if()、max()、min()，掌握图表的使用和数据排序与自动筛选、高级筛选了解PowerPoint的相关基本概念，能利用PowerPoint进行演示文稿的制作2/17/20242本章重点借助Word实现论文制作公式和函数的使用、数据排序、数据筛选、图表的基本操作、分类汇总

本章难点利用电子表格进行统计处理，比如成绩统计、财务统计

2/17/20243第1节

Office软件的基本操作套装软件是将流行的若干软件集成起来形成一套软件，MicrosfotOffice就是目前使用最广泛、功能最强大的办公软件，Office套装软件中的各种组件具有相似的界面和操作方式，它们之间可以进行信息共享。本节介绍Office软件的启动与关闭、主窗口、文档操作2/17/20244

一、Office软件概述

1.Office功能列表Office办公软件中的基本组件包括几个核心应用程序：Word、Excel、PowerPoint、FrontPage、Access应用程序支持的文件类型编辑的文档类型WordWord文档、Web页、文档模板、RTF、纯文本等公函、学术论文、简历、新闻简报、报告、表格ExcelExcel工作簿、Web页、模板、文本文件等数据表格（账单、收据、地址簿、人事通讯录等）、图表、简单数据库PowerPoint演示文稿、Web页、演示文稿设计模板、PowerPoint放映、大纲/RTF文件等商业和学术演示文稿、幻灯片放映FrontPageWeb页、FrontPage模板、超文本模板等Internet网页AccessAccess数据库、Web页、数据库中内容可导出为多种文档格式，如doc,xls等桌面型数据库、Internet上的数据库2/17/20245Office软件概述

2.主窗口与文档窗口Office软件中各组件的用户界面都由主窗口和文档窗口组成主窗口的形式基本相同，都由菜单栏、工具栏、状态栏，以及边框等几部分组成，文档窗口则因组件的不同而有较大的差异所谓文档是指由某种应用程序所创建的文件。在调用某种应用程序创建了一个文档之后，这个文档就自动和这个程序相互关联起来。例如，由Word所创建的扩展名为.doc的文件成为Word文档，Word文档和Word软件自动建立关联。可以手动创建关联或改变已有的关联2/17/20246

二、Office软件的启动和关闭

1.Office软件的启动以Word为例方法一：通过“开始”按钮,在其子菜单中选择“MicrosoftWord”命令

方法二：双击桌面上创建的Word快捷方式方法三：双击一个Word文档，则Windows首先打开Word窗口,再在Word窗口中打开该文档方法四：找到Word的“应用程序文件”，双击该文件的图标，打开Word窗口Office软件的图标2/17/20247Office软件的启动和关闭

2.Office软件的关闭关闭某个Office软件之前，先要关闭其中正在编辑的文档，然后再关闭该软件。仍以Word为例方法一：单击窗口右上角的“关闭”按钮“×”

方法二：执行“文件/退出”命令方法三：使用快捷键Alt+F4方法四：双击控制按钮或单击窗口左上角，在打开的控制菜单中单击“关闭”命令2/17/20248

三、文档文件不同的应用软件产生不同类型的文件，通过其扩展名来体现1.Word文档：扩展名为doc2.Excel文档：称为工作薄，扩展名为xls3.PowerPoint文档：称为演示文稿，扩展名为ppt4.FrontPage文档：扩展名为htm/html2/17/20249

四、文档操作（文件菜单）1.新建 建立新的文档2.打开 打开已创建的文档3.关闭 关闭文档窗口4.保存 保存正编辑的文档5.另存为 改变位置或名称后保存2/17/202410第2节文字处理软件Word文字处理软件Word是套装软件Office中使用最频繁的组件，我们书写总结、搞企业策划、制作招标书、就业推荐书等都要使用WordWord的主要功能：文字编辑、版面设计、表格处理、图形处理、制作Web页、文件管理本节以Office2003中文版为蓝本介绍Word基本概念、基本操作和使用2/17/202411

一、基本文字编辑操作

1.Word主窗口标题栏菜单栏常用工具栏格式工具栏标尺状态栏绘图工具栏水平滚动条垂直滚动条客户区视图方式切换按钮文本选定区2/17/202412基本文字编辑操作

2.视图方式为了方便用户进行文字编辑及格式编排，Word提供了多种显示模式，也称为视图1.普通视图2.Web版式视图3.页面视图4.大纲视图 5.主控文档视图：在“大纲视图”下出现

6.全屏视图：“视图/全屏显示”2/17/202413基本文字编辑操作

3.输入文本Word支持五笔、标准、区位、郑码、全拼、双拼等多种汉字输入法，按组合键Ctrl+Shift进行切换汉字输入中英文切换：Ctrl+Space中英文标点符号切换其他字符:软键盘符号:“插入/符号”特殊字符:“插入/特殊符号”

缺省设置

中/英文输入法Crtl

+Space输入方式Crtl

+Shift

全/半角字符Shift+Space

中/英文标点Crtl

+.

2/17/202414基本文字编辑操作

4.选择文本在Word中，如果要编辑文档中的某些内容，则应首先标记这些内容，成为选定，被选定的内容反像显示选定区选择对象操作方法一行单击该行前面的选定区多行在选取区拖动一段双击指定段左侧的选定区在该段落中的任意位置三击一块从起点拖动到终点一大块文本单击要选定内容的起始处，在按住Shift键同时单击结尾处不连续文本按Ctrl键后进行选择整个文档按Ctrl键后单击选定区/三击选定区/Ctrl+A一块垂直文本按住Alt键，然后将鼠标拖过要选定的文本2/17/202415基本文字编辑操作

5.编辑文本

移动用剪贴板： 选定--剪切--粘贴用鼠标拖动复制用剪贴板： 选定--复制--粘贴用鼠标：按住Ctrl后拖动删除选择后，按Del键

撤消、恢复和重复撤消：撤消前面的操作恢复：恢复撤消前的状态查找与替换要对整篇文档中的某一相同内容进行修改，比如将“电脑”修改为“计算机”操作内容：文本、格式、特殊字符“编辑/查找”,“编辑/替换”2/17/202416二、格式编排

1.字符格式字符格式就是字符的外观，如字体、字号、粗体、斜体、下划线、颜色等设置字符格式要按照“先选定后操作”的原则设置内容字体、字号、字型

设置方法“格式/字体”：字体对话框格式工具栏用格式刷复制格式

（复制一次或多次）2/17/202417格式编排

2.段落格式设置段落格式是改变段落的外观，对文本块的整体布局进行格式设置（段落的缩进方式、对齐方式、间距设置、制表位位置设置等）段落是指两个段落标记之间的所有信息段落标记用于标记一个段落的结束、上下两段的分界。每一自然段结束和文档结束处有一个段落标记未显示段落标记段落标记显示段落标记2/17/202418格式编排

(1)设置内容缩进方式：首行缩进、悬挂缩进、左缩进、右缩进对齐方式：两端对齐、左对齐(默认)、居中、右对齐、分散对齐行间距：单倍行距、1.5倍行距、2倍行距段间距：“格式/段落”，段前与段后

(2)设置方法

“格式/段落”格式工具栏水平标尺用格式刷复制段落格式2/17/202419格式编排

3.页面设置页面设置：“文件/页面设置”

设置内容：页边距、纸型、纸张来源等

设置纸型和页面方向Word设置的页边距与所用的纸型有关默认：纸型是标准的A4纸,宽度210mm、高度297mm，页面方式是纵向

页面页码：“插入/页码”或“视图/页眉和页脚”

设置页眉和页脚：“视图/页眉和页脚”2/17/202420格式编排

4.分栏分栏就是将一段文本分成并排的几栏页面视图/打印预览视图下：可见多栏效果；普通视图下：按一栏显示设置方法

“常用”或“其他格式”工具栏中的“分栏”按钮快速建立宽度相同的栏“格式/分栏”命令分栏的版面修饰改变栏数改变栏宽改变分栏点：分栏点表示文档中前一栏文本的结束和下一栏文本的开始2/17/202421三、表格处理

1.创建表格的方法“表格/插入/表格”在对话框中设置行数、列数用工具按钮：拖动选择行数、列数用表格和边框工具栏从文本转换表格输入文字--设分隔符--选定--“表格/将文字转换成表格”2/17/202422表格处理

2.编辑表格选定:一行、一列、一个单元格插入行、列删除行、列插入和删除单元格改变列宽和行高拆分和合并单元格对齐方式：表格对齐和单元格内容的对齐2/17/202423表格处理

3.表格中数据排序所谓排序就是对表格中的所有行数据（第一行除外）按照某种依据进行重排。在排序时，一次最多3个关键字姓名语文数学英语总分赵一707070210钱二807080230孙三909090270李四706080210姓名语文数学英语总分孙三909090270钱二807080230赵一707070210李四706080210按总分降序排序对表格按某一列进行排序，单击该列的任一处(或选定该列)，单击“表格和边框”工具栏上的(升序)或(降序)对整张表格排序，选定该表格，执行“表格/排序”，如右图。排序时分“有标题行”和“无标题行”2/17/202424

四、图形和公式

1.绘制自选图形打开绘图工具栏选图形工具拖动绘制添加文字编辑DBX>=02/17/202425图形和公式

2.插入图形对象“插入/图片”选对象剪贴画Office中有一个名为MicrosoftClipGallery（剪辑库）的共用部件：剪贴画、图片、声音和影片C:\ProgramFiles\MicrosoftOffice\CLIPART\PUB60CORC:\ProgramFiles\MicrosoftOffice\MEDIA\OFFICE11\AUTOSHAPC:\ProgramFiles\MicrosoftOffice\MEDIA\CAGCAT10来自文件：jpg,wmf,emf

等

艺术字2/17/202426图形和公式

3.编辑和设置图形格式环绕方式（图文混排）嵌入型、四周型、紧密型、浮于文字上方、衬于文字下方剪裁是在不改变原图片比例的情况下,去除其部分区域改变大小，移动2/17/202427图形和公式

4.艺术字用文字建立图形的效果利用艺术字工具栏插入艺术字、艺术字格式、形状和大小等编辑，可以进行阴影和三维效果等设置插入方法：“插入/图片/艺术字”大学计算机基础2/17/202428图形和公式

5.公式Word提供了专门公式编排的应用程序Microsoft公式编辑器3.0，通过对象嵌入法利用公式编辑器可以非常方便地编排包含各种符号的复杂公式插入方法：“插入/对象”双击则编辑2/17/202429图形和公式

6.文本框文本框使用的场所：当将文字、图片、表格放置到特别的位置，如表格或图片放在版面中央、文字从旁饶过、文字列在页边距上等

文本框文字的排列格式

横排和竖排两种格式文本框横排文本框中文字的排列有横排和竖排两种格式。文本框竖排

文本框中文字的排列有横排和竖排两种格式。文本框的建立“插入/文本框/横排”或“插入/文本框/竖排”“绘图”工具栏的“文本框”按钮或“竖排文本框”按钮2/17/202430图形和公式

7.水印制作水印是显示在文档文本后面的文字或图片,它可以增加趣味或标识文档的状态。水印是透明的，因此任何打印在水印上方的文字或插入的对象都能清晰可见只在“页面视图”和“打印预览”中显示水印具有添加文字和图片两种类型水印的功能“格式/背景/水印”

更改水印位置：“视图/页眉和页脚”文字水印：“艺术字”工具栏设置/图片水印：“图片”工具栏设置

取消水印：选择“无水印”

打印水印：“工具/选项”对话框中的“打印”选项卡中如果是对象：如水印（文字、图片），选上“图形对象”复选框背景色和以图像为填充效果的：选上“背景色和图像”复选框2/17/202431五、长文档的编辑当完成对一篇文档的构思后，最好先把该文档的纲目框架建立好，创建纲目时也需要应用样式（如内置的样式：标题1、标题2等），在以后抽取目录时，要求文档必须使用这些样式

1.在大纲视图中建立纲目结构在“页面视图”中利用“格式”工具栏中的“样式”下拉列表框创建应用了内置标题样式的纲目输入正文内容文档输入完毕，可以在“大纲视图”中调整目录结构或级别利用“大纲”工具栏进行级别的调整2/17/202432长文档的编辑

2.使用“链接到标题样式的多级符号”建立纲目结构创建“链接到标题样式的多级符号”，Word既可以随内容自动改变标题编号，同时各级标题也应用了相同级别的标题样式（例如将编号1.1链接到样式标题2）

(1)使用内置标题样式在“多级符号”选项卡中，选中第二行第二种多级符号，然后输入正文即可，则Word会根据标题样式自动按所链接级别进行编号“格式/项目符号和编号”2/17/202433长文档的编辑

(2)使用自定义的标题样式在“多级符号”选项卡中选择了其他多级符号，在“自定义多级符号列表”对话框中，单击“高级”按钮，先选择级别，然后在“将级别链接到样式”下拉列表框中指定自定义的样式2/17/202434长文档的编辑

3.抽取目录在一篇文档中，如果各级标题都指定了恰当的标题样式，Word就会识别相应的标题样式，从而自动完成目录的制作“插入/引用/索引和目录”2/17/202435长文档的编辑抽取的目录如下：当抽取目录完成后，目录与正文就有了链接的关系。将鼠标移动目录中，光标会变成小手形状，单击后马上跳转到当前单击处所对应的标题位置如果标题发生变化,可以重新抽取或更新目录(大纲工具栏上)2/17/202436长文档的编辑

4.浏览长文档

(1)显示“文档结构图”在文档中应用了内置的标题样式，单击“视图/文档结构图”，即可在一个单独的窗格中显示文档标题

(2)改变文档显示比例改变文档的显示比例，就是对显示区进行放大或缩小2/17/202437长文档的编辑

(3)拆分文档窗口Word提供拆分文档窗口的功能，可以把文档分到两个窗口中编辑，第一个窗口编辑一部分，第二个窗口编辑另一部分“窗口/拆分”、“窗口/取消拆分”2/17/202438长文档的编辑

5.分页和分节分页和分节是编辑、排版时经常用到的操作，操作时插入的分页符和分节符的含义各不相同。分页符是上一页结束和下一页开始的位置标记，分节符是节的结尾标记

(1)插入分页符分页符是上一页结束和下一页开始的位置标记，包括“自动分页符”和“手动分页符”当文字或图形填满一页时，Word会插入一个自动分页符并开始新的一页；要在特定位置分页，可插入手动分页符手动分页的好处在于分页符前面无论增加、减少多少行文本，均不会影响到分页符后面文本的位置将插入点定位到需要分页处“插入/分隔符”：弹出“分隔符”对话框选择“分隔符类型”中的“分页符”插入手动分隔符：Ctrl+Enter删除手动分隔符的方法：将光标定位到分页符前面，按Delete键2/17/202439长文档的编辑

(2)插入分节符分节符是节的结尾标记，它包含了节的格式设置元素，如页边距、页面的方向、页眉和页脚，以及页码的顺序等插入分节符的目的是为了将文档分成几节，然后根据需要设置每节不同的格式分节符的类型有“下一页”、“连续”、“偶数页”和“奇数页”插入分节符的步骤为：将插入点定位到需要分节处选择“插入/分隔符”命令，弹出“分隔符”对话框选择“分节符类型”中的某分节符确定即可删除分节符的方法：将光标定位到分节符的前面，敲“Delete”键。删除某个分节符，其前面的文字将合并到后面的节中，并且采用后者的格式设置2/17/202440长文档的编辑

6.设置页眉和页脚页眉和页脚是在文档页的顶部和底部重复出现的文字或图片等信息。在普通视图中无法看到页眉和页脚，在页面视图中看到的页眉和页脚会变淡插入的图片应用了底纹

(1)创建页眉和页脚单击“视图/页眉和页脚”，或双击页眉和页脚位置即可进入编辑状态，可以像在正文中一样输入和进行格式设置单击按钮，可在页眉和页脚间切换2/17/202441长文档的编辑

(2)首页不同的页眉和页脚一篇文档的首页常常是比较特殊的,例如是文章的封面或图片简介等,一般不需要加页眉和页脚，可以通过“页面设置”中的“版式”选项卡实现，如下图所示：选中“首页不同”复选框选中“奇偶页不同”复选框，可以在奇偶页创建不同的页眉和页脚，比如，偶数页的页眉中输入书名，奇数页的页眉中输入章节名；奇数页的页码在纸的右下角，偶奇数页的页码在纸的左下角要为部分文档创建不同的页眉或页脚，必须给文档分节，即在要使用不同页眉或页脚的新节起始处插入一个分节符“下一页”2/17/202442长文档的编辑设置情况：2/17/202443六、邮件合并在实际工作中，常遇到需要处理大量日常报表和信件的情况。这些报表和信件的主要内容基本相同，只是具体数据有变化。为此word提供了非常有用的邮件合并功能

1.邮件合并的基本思想如果要打印参加多媒体课程培训人员的通知书，通知书的形式相同，只是其中有些内容不同。邮件合并中，只要制作一份作为通知书内容的“主文档”，它包括通知书上的共有的信息，另一份是培训人员的名单称为“数据源”，里面可存放若干个各不相同的培训人员的信息；然后在主文档中加入变化的信息称为“合并域”的特殊命令，通过邮件合并功能，可以生成若干份培训人员通知书2/17/202444邮件合并数据源姓名学院专业日期赵一外国语英语9月1日钱二建筑建筑学9月1日孙三工商管理财务管理9月4日李四工商管理市场营销9月4日主文档（原始）录取通知书同学：你已被录取于我校学院专业，请你于2007年带好本通知书及有关材料报到注册。报到地址：体育馆

四川师范大学2007年8月20日主文档（合并域）录取通知书《姓名》同学：你已被录取于我校《学院》学院《专业》专业，请你于2007年《日期》带好本通知书及有关材料报到注册。报到地址：体育馆

四川师范大学2007年8月20日合并到新文档录取通知书赵一

同学：你已被录取于我校外国语

学院英语

专业，请你于2007年9月1日

带好本通知书及有关材料报到注册。报到地址：体育馆

四川师范大学2007年8月20日录取通知书钱二

同学：你已被录取于我校建筑

学院建筑学

专业，请你于2007年9月1日

带好本通知书及有关材料报到注册。报到地址：体育馆

四川师范大学2007年8月20日……2/17/202445邮件合并

2.邮件合并的四个步骤创建主文档，输入内容不变的共有文本内容创建或打开数据源，存放可变的数据在主文挡中所需的位置插入合并域名字执行合并操作，将数据源中的可变数据和主文档的共有文本进行合并，生成一个合并文档或打印输出视图/工具栏/邮件合并

工具/信函与邮件/显示邮件合并工具栏数据源中的域名：惟一，最多32个字符，可使用字母、汉字、数字、下划线，但不能有空格，第一个必须是字母或汉字合并域：被“《》”括起2/17/202446邮件合并

例：制作如下的录取通知书录取通知书同学：你已被录取于我校学院专业，请你于2007年带好本通知书及有关材料报到注册。报到地址：体育馆

四川师范大学2007年8月20日邮件合并（以信函为例）选择文档类型 信函、电子邮件、信封、标签、目录 选择开始文档 使用当前文档、更改文档格式、从现在文档开始选择收件人 使用现有列表、键入新列表-可以创建撰写信函 地址块、问候语、其他项目-可以插入合并域预览信函 预览信函的内容完成合并 打印、编辑个人信封2/17/202447第3节电子表格软件Excel电子表格软件Excel是Office套装软件中的重要成员，它能方便地制作各种电子表格,使用公式和函数对数据进行复杂的运算;用各种图表直观明了地表示动态数据;利用超级链接功能快速打开局域网或Internet上的文件Excel的主要功能：建立工作表、数据处理和管理、图表处理、数据共享本章以Office2003中文版为蓝本介绍Excel基本概念、基本操作和使用2/17/202448一、Excel的基本概念

1.Excel的主窗口标题栏菜单栏常用工具栏名称栏状态栏编辑栏取消键输入键编辑公式键工作簿文件名当前工作表工作表标签全部选定行号列标当前单元格填充柄工作表滚动钮编辑输入区2/17/202449Excel的基本概念

2.工作表和工作簿

工作表（电子表格）工作表用来存储和处理数据，它是Excel完成一项工作的基本单位，由65536行×256列单元格组成

21628行号：1~65536列标：A~IV

工作簿Excel的文档文件，XLS一个工作薄由多个工作表组成(1～255个)，默认打开三个工作表：Sheet1、Sheet2、Sheet3，当前工作表为Sheet12/17/202450Excel的基本概念

3.单元格、地址、范围单元格工作表行和列的交叉，表格的最小单位当前选中的单元格称为活动单元格单元格的地址表示形式：列标+行号如：A5、D8

区域（矩形区域）的表示

多个单元格组成一个区域，A1:C5，B3:H102/17/202451Excel的基本概念

4.单元格的选取

一个单元格

单击

一个单元区域 拖动或单击区域角上的单元格，Shift+单击对应另一个角上的单元格

不相邻单元

按住Ctrl进行选择

不相邻区域

按住Ctrl进行选择

整行/多行

单击行号/拖动几行

整列/多列

单击列标/拖动几列

整个工作表

单击全选框

取消选定

单击表中其它任何位置2/17/202452二、输入数据

1.向单元格输入数据双击单元格单击单元格--单击编辑栏“×”取消“√”确定

数值型：直接输入，默认右对齐科学记数法2.345e23,456,234

$34.56

40%######

文字型

：直接输入，默认左对齐在一个单元格中输入多行文字，按Alt+回车键数字串：

'610072'2009112001

逻辑型

：TRUE、FALSE，默认居中对齐2/17/202453输入数据-向单元格输入数据

日期/时间：默认右对齐日期格式:yy/mm/dd或yy-mm-dd时间格式:hh:mm(am/pm)输入当前日期：Ctrl＋；输入当前时间：Ctrl＋Shift＋；一个单元格中既输入日期，又输入时间，则输入完日期后，按一下空格键后，再输入时间

分数先输入一个0，按一下空格键，再输入分数例如：1/3输入:01/3，7/3输入:07/3

或21/32/17/202454输入数据-自动填充数据

2.自动填充数据自动填充是根据初始单元格的值决定其他单元格的填充。填充可以实现以下功能：初始值为文本或数值时，填充相当于数据的复制初始值为文本和数字的混合体，填充时文本不变，数字部分递增：

08财务管理1班→08财务管理2班

初始值为日期型数据时，填充单元格的日期会递增

2007-8-1→2007-8-2初始值为预设的自动填充序列中的一员，按预设序列填充

甲→甲、乙、丙、…如果连续的单元格存在等差关系，填充时按照序列的步长值填充

1、2→1、2、3、4、…

2007-8-1、2007-8-2→2007-8-1、2007-8-2、2007-8-3、…

20070101、20070104→、、、…2/17/202455输入数据-自动填充数据利用填充柄填充柄将鼠标移到填充柄，鼠标形状由→，拖动填充柄自动填充输入第一个数据选定单元格/一个区域“编辑/填充/序列”自定义序列用户可以使用Excel预设的自定义序列（或自己定义序列）进行填充增加“自定义序列”的操作：“工具/选项”中“选项”对话框的“自定义序列”选项卡2/17/202456输入数据-有效性输入

3.有效性输入输入时为了防止一些明显不合逻辑的数据进入，Excel提供了一种有效性输入。例如，课程成绩应该在0～100之间，可以如下设置：选定输入的区域“数据/有效性”在“允许”下拉框中选择“整数”2/17/202457三、工作表的编辑

1.单元格的基本编辑操作

插入空行/空列

插入空单元格/区域选定--“插入/单元格”

覆盖式的移动与复制方法1：选定--用鼠标拖动移动：直接拖动复制：Ctrl+拖动方法2：选定--利用剪贴板进行剪切、复制、粘贴

插入式的移动与复制选定--用鼠标拖动移动：Shift+拖动复制：Shift+Ctrl+拖动

复制单元格中的特定内容

选定单元格/区域--“编辑/复制”--选定目标单元格--“编辑/选择性粘贴”2/17/202458工作表的编辑

清除

清除：可以清除单元格或区域的“全部/格式/内容/批注”如果是清除数据，按Del键选定单元格/区域--“

编辑/清除”，清除后，单元格仍然存在

删除如果要删除单元格/区域：选定单元格/元区域--“编辑/删除”，删除后，将调整周围的单元格来填补空缺

插入批注

选定单元格--“插入/批注”右击单元格--“编辑批注/删除批注/显示批注/隐藏批注”

改变行高和列宽设置列宽默认值：8.38设置行高默认值：14.252/17/202459工作表的编辑

2.设置单元格格式

设置内容：数字、对齐、字体、边框、图案等操作方法：“格式/单元格”数字格式

根据数字的应用领域选择相应的数字格式，如数值、货币、日期、百分比等对齐方式 改变Excel的默认方式，提供左对齐、居中、右对齐、合并及居中字体

字体、字型、字号、加粗、倾斜、下划线、字体颜色、上标和下标边框线

默认单元格的边框是虚线图案

设置单元格/区域的底纹和图案2/17/202460工作表的编辑

3.条件格式对以下的成绩单，希望“数学”和“英语”两门课程的成绩≥90的显示红色，这种情况就要使用条件格式使用条件格式可以根据指定的公式或数值确定搜索条件，然后将格式应用到符合搜索条件的选定的单元格，并突出显示要检查的动态数据选定单元格/区域--“格式/条件格式”2/17/202461四、公式与函数

1.公式组成以“＝”开始（或“+”），例如：=A2+B2+C6

运算数常数、单元格引用、函数

算术运算符

-

负号% 百分号^ 乘方* 乘/ 除+ 加-

减

文本运算符

& B2&B3 "总计为："&G6

比较运算符

>>=<<=<>=结算结果：TRUE或FALSE

引用运算符:

区域运算符SUM(B2:B8),

联合运算符SUM(B2:B8,D3)空格交叉运算符SUM(B2:D3C1:C5)2/17/202462公式与函数

2.单元格的引用

(1)相对引用公式中单元格地址在公式复制、移动时自行调整表示：列标行号例如：B6C5:F8

(2)绝对引用公式中单元格地址在公式复制、移动时不改变表示：$列标$行号例如：$B$6$C$5:$F$82/17/202463公式与函数

(3)混合引用列标$行号 例：B$6C$5:F$8或$列标行号 例：$B6$C5:$F8引用方式间的转换： 按F4键(单击编辑输入区后)

(4)引用其它工作表中的单元格和区域

在单元格和区域前加上：工作表名!例如： Sheet2!B4

Sheet3!B4:G10(5)引用其它工作簿中的数据在单元格和区域前加上：'[工作簿文件名]工作表名'!例如： '[myBook.xls]Sheet1'!A442/17/202464公式与函数

3.函数Func

(1)函数的引用格式函数名(参数1，参数2，……)参数必须放在圆括号中(只能用圆括号)，最多为30个参数参数可以是数值、字符串、日期、单元格引用、函数等；注意参数的个数、类型、书写顺序

(2)使用函数方法

在编辑框直接输入，例如：=SUM(C5:C8)

插入函数选目标单元、插入函数:单击fx、选函数、输参数2/17/202465公式与函数

(3)常用函数

求和函数SUM():SUM(number1,number2,...)

自动求和：单击工具栏中的自动求和按钮求平均值函数AVERAGE():AVERAGE(number1,number2,...)计数函数COUNT():COUNT(value1,value2,...)

求最大值函数MAX():MAX(number1,number2,...)

求最小值函数MIN():MIN(number1,number2,...)

条件函数IF():IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)

条件计数函数COUNTIF():COUNTIF(range,criteria)

(4)快速计算选定需要计算的单元格区域，然后右击状态栏中的“快速计算”区域，选择一种计算方式

2/17/202466五、图表处理

1.制作图表选数据区方法1

：单击常用工具栏中的图表向导按钮方法2

：“插入/图表”按图表向导步骤进行选择图表类型确定图表源数据（数据和系列）：用于制图的数据区域，最好包括那些表明图中数据序列名和类名的标题设置图表选项确定图表位置2/17/202467图表处理

2.编辑和格式化图表图表的组成分类轴标题分类轴图例绘图区图表区图表标题数值轴数值轴标题数据标志2/17/202468图表处理

(1)缩放、移动、复制、删除图表

(2)编辑图表内容在图表中可以加入和删除数据系列，对图表的标题、坐标轴标题、图表示例中的文本可以进行格式编排

改变图表类型：“图标/图表类型”

添加数据系列选中要添加的数据系列，将其拖动到图表中复制要添加的数据系列，并将其粘贴到图表之中

删除数据系列：选定要删除的数据系列，按Del键

添加图形

添加自选图形并给出文字说明。添加前先选中图表，使图形和图表形成一体2/17/202469图表处理

图表对象的格式化图表对象的格式化是指对图表中各对象的格式设置，包括文字和数值的格式、字体、字号、颜色、坐标轴、网格线、绘图区底纹、图表区边线和图例等设置设置方法：选中要设置的图表对象，使用“格式”菜单中对应的图表对象命令进行设置“坐标轴刻度”：双击数值轴，显示“坐标轴格式”对话框，“刻度”选项卡设置边框阴影：双击图表区，显示“图表区格式”对话框，选择“图案”选项卡设置“数据点”：单击一个数据系列图形，再单击最大的数据点。执行“格式/数据点”，显示“数据点格式”对话框，选择“数据标志”选项卡2/17/202470

六、数据管理

1.数据排序将工作表中的某一区域的数据以行（记录）为单位，按照某一列或某几列的数据次序进行排序排序时可指定一个关键字，最多可指定三个关键字(分别称为主要关键字、次要关键字、第三关键字)选定要作为数据清单管理的区域执行“数据/排序”命令，出现“排序”对话框“有标题行”表示把选中区域的第一行作为标题，不参与排序2/17/202471数据管理

2.数据筛选显示满足条件的记录，隐藏不满足条件的记录两种方式：自动筛选和高级筛选自动筛选

按选定内容筛选，它适用于简单条件可以使用自定义自动筛选，以显示含有一个值或另一个值的行。也可以使用自定义自动筛选以显示某个列满足多个条件的行，比如姓名为“王晋”和“成功”的行选区域--“数据/筛选/自动筛选”

高级筛选

一种复杂条件，高级筛选条件可以包括一列中的多个条件、多列中的多个条件和作为公式结果生成的条件选区域--“数据/筛选/高级筛选”2/17/202472数据管理

3.数据分类汇总分类汇总是指将同类数据汇总在一起，对这些同类数据进行求和、求平均值、求最大值、求最小值等运算。分类汇总前首先要对数据清单按汇总的字段进行排序选定数据清单按“分类汇总”字段进行排序“数据/分类汇总”，打开“分类汇总”对话框设置“汇总方式”、选定“汇总项”等2/17/202473数据管理

4.数据透视表前面介绍的分类汇总适合于按一个字段进行分类，对一个或多个字段进行汇总。如果用户要求按多个字段进行分类汇总，则用分类汇总就有困难了。应使用数据透视表来解决该问题专业书名单价数量金额出版社医学高等数学12.312147.6蓝天出版社药学高等数学14.37100.1海洋出版社口腔普通物理14.5458大地出版社药学普通物理14.514203海洋出版社医学普通物理16.5349.5蓝天出版社口腔有机话化学20.616329.6大地出版社药学有机话化学22.66135.6大地出版社2/17/202474数据管理

(1)建立数据透视表“数据/数据透视表和数据透视图”

版式决定数据透视表的布局，对话框右边列出数据清单的所有字段要分类的字段可以拖入行、列的位置，并成为透视表的行、列标题要汇总（计算）的字段拖入数据区拖入页位置的字段将成为分页显示的依据拖入数据区的汇总对象，如果是非数值型字段，则默认为对其计数；如果为数值型字段，则默认为求和2/17/202475数据管理

(2)修改数据透视表“视图/工具栏/数据透视表”命令

更改数据透视表的布局改变汇总方式2/17/202476第4节

演示文稿软件PowerPoint演示文稿广泛应用于教学、会议、演讲、报告、商业展示等场合，所以制作演示文稿人们工作的需要。PowerPoint是制作的应用程序，利用它，用户可以制作出基文字、图形、图像、声音和视频等多媒体元素于一体的演示文稿。本节介绍PowerPoint的基本概念、演示文稿的制作、使用方法2/17/202477

一、PowerPoint的基本概念

1.PowerPoint的主窗口界面“普通”视图模式下的大纲和幻灯片选项卡幻灯片区备注区视图模式标尺2/17/202478PowerPoint的基本概念

2.PowerPoint幻灯片结构幻灯片是演示文稿（.ppt）的核心部分，其结构如下图：编号占位符备注区对象2/17/202479PowerPoint的基本概念

3.PowerPoint视图模式根据幻灯片编辑的需要，PowerPoint提供了4种不同的视图方式进行演示文稿的制作

普通视图 编辑幻灯片的主题、小标题和备注。系统默认视图。在该视图模式下，提供“大纲”和“幻灯片”两个选项卡“大纲”选项卡：浏览整体结构、重新排列标题的次序和级别、改变文本的缩进级别“幻灯片”选项卡：制作、编辑每一张幻灯片，窗口主体被幻灯片窗口占据幻灯片浏览视图普通视图幻灯片放映视图2/17/202480PowerPoint的基本概念幻灯片浏览视图同时显示多张幻灯片浏览显示整个文稿进行幻灯片整体的复制、删除、移动幻灯片放映视图从当前幻灯片开始全屏幕播放文稿备注窗口编辑每张幻灯片的备注内容2/17/202481

二、演示文稿的创建与编辑

1.创建演示文稿内容提示向导：利用内容提示向导可直接得到所要的幻灯片版式。这些版式是PowerPoint预设的模板，其主题包罗万象模板：模板是用来统一文稿外观的最快捷的方法，系统自带了很多不同风格的演示文稿模板，每个模板表达了某种风格和寓意。用户可以根据需要添加内容和新幻灯片创建空演示文稿：创建一个新的空演示文稿。系统提供了28种预先定义好的幻灯片布局，用户根据需要选择适合的幻灯片布局2/17/202482演示文稿的创建与编辑

2.幻灯片格式设计

设置文字格式可对占位符和文本框中的文字进行格式设置“格式/字体”

插入图片等对象幻灯片上添加对象类型有：自选图形、图片、艺术字、Word表格、Excel工作表、图表、多媒体对象、组织结构图等，这些对象都可以进行设置，其操作与Word中大致相同利用“插入”菜单中操作

2/17/202483演示文稿的创建与编辑

3.改变幻灯片的外观母版可以看做是幻灯片的样式，决定幻灯片的各个对象的布局、背景、配色方案、特殊效果、标题样式、文本样式及位置等属性。有幻灯片母版、标题母版、讲义母版、备注母版四种母版版式是幻灯片上标题、文本、图片、图表等内容的布局形式，可以预先设计各种对象的布局。共有28种版式配色方案是指一组预设的色彩组合，是由幻灯片设计中使用的8种颜色（背景、文本、和线条、阴影、标题文本、填充、强调、超链接）组成在“幻灯片设计”中选择“配色方案”背景：颜色、纹理、填充效果或图案模板：在“幻灯片设计”中选择“应用设计模板”2/17/202484演示文稿的创建与编辑

4.幻灯片的操作在幻灯片浏览视图下进行

选择幻灯片选择一张：单击选择连续多个：单击开始，然后按Shift后单击最后一个选择不连续多个：按Ctrl后逐个单击

插入新幻灯片：选择插入点，“插入/新幻灯片”

删除幻灯片：选中后按Del键

移动幻灯片：拖动

复制幻灯片：按住Ctrl拖动2/17/202485

三、设置动画效果PowerPoint提供两种方式：预设动画和自定义动画预设动画方便、快捷，但不灵活；自定义动画可根据个人的需要进行灵活设置视觉效果和声音效果

1.预设动画选择“幻灯片放映/动画方案”命令，在“应用于所选幻灯片”列表框中选择所需的动画方案，如需将此方案应用于所有幻灯片，单击“应用于所有幻灯片”按钮设置后不能调整幻灯片内各对象出现的顺序2/17/202486设置动画效果

2.自定义动画选择“幻灯片放映/自定义动画”，在幻灯片中选择所需设置的对象，单击“添加效果”按钮，可设置对象进入、强调、退出、动作路径的动画效果，单击“其他效果”，弹出“添加效果”对话框，有更丰富的动画效果选项2/17/202487

四、超链接超链接可以使用户从演示文稿的某个位置直接跳到演示文稿的另一个位置，或跳到其他演示文稿或Internet地址超链接可以是任何对象，如文字、图片、按钮等。创建超链接的方法有动作设置、动作按