数字技术助力班组精益管理能力提升

[摘要]进入高质量发展阶段，如何推动班组这一企业最小业务单元的高质量发展对于企业的发展来说至关重要。数字化背景下，如何提升班组的精益管理能力是企业管理应该重点关注的问题。文章以陕西中烟为例，深入分析现阶段企业班组建设的现状，提出数字技术对班组精益管理赋能的三个有利点，提出精益管理途径，以期为提升班组精益管理能力提供参考。[关键词]班组管理；精益管理；数字化背景党的二十大报告提出，“加快构建新发展格局，着力推动高质量发展”[1]。企业的高质量发展对于国家的高质量发展起着至关重要的作用。近年来，随着数字化技术的高速发展，我国本土企业已经处于高度数字化的环境中，数字技术对企业的影响已经不只是产品的迭代升级，而是涉及企业生产经营的方方面面。班组是企业最小的业务单元，承担着企业组织战略目标的下层分解任务。因此，实现班组在数字化背景下的高质量发展至关重要。随着烟草现代物流的不断发展，行业物流信息化建设成效显著。根据烟草行业“十四五”规划的要求，烟草行业要不断增强物流服务能力、协同能力和创新能力，持续提高物流运行现代化水平。坚持自主管控的行业物流发展道路，把握“精益高效、协调共享、绿色循环”的行业物流发展方向，以精益管理为主线，有效促进物流平衡充分发展。物流班组作为烟草物流的最小单元，其精益管理水平会在很大程度上影响行业精益物流的高效建设。精益管理源于日本丰田的精益生产方式，要求企业在各项活动中运用“精益思维”，即以最少的资源投入尽可能多地创造价值，实现股东财富的最大化。美国麻省理工学院教授詹姆斯等专家认为该生产方式是最适用于现代制造企业的一种生产组织管理方式[2]。精益管理发展至今，已经从最初的生产管理概念发展成为一种战略思维。所谓精益数字化，即着重运用数字化技术和手段，不断降低成本、提高收入；提高生产活动的自动化、准时化和安全化水平；加强内部管理，时刻监管资源产出率。精益数字化是一个持续的过程，强调对企业进行数字化改善，而不是满足于现状，因此，培养企业上下各级的精益思想尤为重要[3]。二、新发展时期陕西中烟公司班组建设的现状第一，班组成员内生动力不足，集中培训效果欠佳。通过实地调研陕西中烟物流班组发现，烟草从业人员中，高中及以下学历人员占比超过50%，相关职业资格证持证人数占比仅30%。在对班组成员内生动力的调查中发现，员工在直面困难和克服困难方面表达出强烈的积极意识，但是在自我创新（“工作中我喜欢挑战现状，不断寻找更好的工作方式方法”）和坚持（“如果我认定了某件事情，不管成败如何，我都会去做”）等方面有待提高，有部分员工在自我学习和积极上进方面表现出消极的意愿。为解决这一问题，陕西中烟定期举办培训和讲座等活动，统一印发学习资料，举行知识技能大赛等活动，但是效果并不理想，原因在于统一的培训学习没有考虑到不同员工的学习需求，学习慢的员工可能跟不上整体的步伐，但是对于学习快的员工来说，低效率学习会让其对培训产生排斥的心理，达不到培训目的。调研发现，行业内仍存在企业间班组建设经验交流过少、信息不畅通、班组长创新管理能力不足等问题，缺乏专业人员指导是目前行业班组建设的关键问题。第二，学习模式较为传统，不能及时满足员工需求。当前，班组学习多是采取传统的老师傅带新徒弟的模式，更加注重工作中的经验积累，忽略了新知识的学习。同时，不同员工对于学习资料的要求不尽相同，部分员工认为纸质资料相对于电子资料更容易阅读和学习，也部分员工认为电子资料不容易长期保存，后期需要时很难重新找到，还有员工反映在学习资料字数太多的情况下会失去学习的积极性。班组管理过程中，无论是班组层级还是企业层级，没有统一地将学习资料进行归集供成员不定时地查看和学习，导致员工对于每阶段的学习只停留在初期阶段，后续没有巩固加强的机会，不能达到应有的学习效果。第三，目标和规划不明确，制度落实不到位。烟草企业班组建设多是采用自上而下的方式，由上级部门设计班组建设的相关目标和计划，逐层分解后由班组长牵头执行，按节点完成班组建设的任务，班组内部或部门层面没有制定长远的目标规划，遏制了班组成员参与班组建设的积极性，班组习惯于接受上级安排的工作，疲于应付各种检查和有关记录。此外，每家卷烟厂都有许多各种各样的制度规范，用于规范员工的工作标准或激发员工的工作积极性，但是效果并不理想。虽然上级部门针对各种现象制定了一系列规章制度，但是在制度出台后没有专人负责落实，对班组建设起不到任何实质作用。第四，缺少班组管理新方法和新模式。从20世纪90年代开始，我國大型国有企业就把企业改制作为改革目标，通过对企业制度的改革创新，很多企业达到了降本增效、提高收益的目的。班组作为企业中的基本作业单位，其生产目标是企业总体战略目标的分解，但是在改革过程中，其直接照搬其他国家的企业管理模式，不考虑我国特殊国情，容易造成班组管理模式的“水土不服”。现阶段，烟草行业处于数字化转型阶段，无论是工作流程还是学习方式都有很大变化，人员结构也有新的调整，照搬之前的班组管理模式和方法是行不通的。在新的背景下，急需探索一套切合数字化背景的、符合精益生产思想的管理新办法和新模式。第一，有利于提升物流班组工作的准确性。在传统工作模式下，工作要求的达标依赖员工的监督和管控，不仅人工成本高、工作强度大，而且效果不甚理想[4]。但是，数字技术的运用能够很好地帮助企业实现既定的工作目标。数字化转型是利用大数据、数据库、计算机技术等数字手段降低成本，提高管理、生产、运营效率。与传统的“作坊式”生产模式相比，烟草企业物流班组在日常生产活动中积极利用数字技术，通过管理信息系统、智能仓储、智能产线等技术的应用，可以改善日常生产作业环境，提高生产安全性，优化作业流程，降低生产成本，落实全面质量管理和精益管理，降低次品率，从整体上提高物流班组的准确性、及时性和安全性。第二，有利于加强班组精益文化建设。精益生产方式在企业生产活动中有着绝佳的优势，精益生产已发展多年，但是能够完全实现精益管理的企业仍是少数，关键在于推行精益生产过程中往往过于重视机器设备的升级对精益生产的加成，忽视了“人”这个至关重要的因素，忽视了人在精益管理中的重要性。在数字技术加持下，企业应通过多种数字技术方式，宣传企业文化，加强班组文化建设。例如，可以在生产现场、办公场所以及其他场景，设置数字看板，滚动播放班组精神、班组文化、精益管理思想等相关视频，使班组成员充分利用碎片化时间，借助数字化技术进行高效率的自主学习。此外，可以利用社交平台、MOOC学习等方式宣传班组的精益管理文化，使班组成员充分发挥主观能动性，利用数字化技术将精益管理思想高效地体现在成员与班组的日常生产作业之中。第三，有利于使精益管理思想深入人心。依托数字化平台，利用数字展板、线上办公会议，采取“线上”模式开展形式多样的培训活动，着力弘扬企业精益文化，增强班组成员对精益管理的认同感。精益管理的基础是全员积极参与改善，如TQM、TPM、5S等方法，都充分发挥了精益管理的作用。精益管理主要有两大特征：生产组织，即准时生产模式；生产管理，即能保障全员积极参与改善。数字化技术的应用，可使生产模式数字化、智能化，使班组成员更充分地理解班组文化及企业文化。因此，应保证班组全体成员积极参与生产过程及班组管理的改善，使精益的思想深入人心。在此基础上，可以通过开通数字留言板、领导电子信箱等方式，保证班组成员的改善建议可以自下而上地充分采纳，将精益化管理思想融入企业的安全生产、优质服务等各环节，使企业管理和班组管理更趋精益化，实现企业的数字化精益管理和可持续发展。第一，优化工作流程，实现降本增效。一方面，推动业务的标准化、智能化转型，对现有的业务环节通过数字技术进行流程优化和再造重塑，建立覆盖全生产过程的信息化系统，提高生产管控水平，切实在业务流程上实现为基层员工减负。另一方面，引入智能设备，结合数字化仓储系统，打造成品出入库、在库数字化管理系统，提高仓储效率，减少基层工作量，实现更加精准、高效的成品库存管理。例如，依托“二维码信息卡”建立设备信息操作及故障维修案例，使班组成员通过扫描二维码可以快速查询设备操作流程、故障案例，快速查询设备的位置、IP地址等关键信息，节省沟通时间，降低故障维修时间，提高设备使用效率。此外，构建覆盖全业务流程的数字信息服务体系。让数据“多跑腿”，管理人员只需通过一部手机，就能实时掌握生产管理信息，通过数据的高效共享，减少纸质报表传递，实现信息的高效流动，达到降本增效的目的。第二，推广数字沟通工具，提高交流效率。数字工具的使用是提升员工数字素养、助力数字化转型的关键。在组织内部，通过广泛应用OA系统、数字社交平台等数字化方式，不仅可以高效采集信息，实时通信，打破信息壁垒，而且可以在潜移默化中提升班组成员的数字素养，使其逐渐了解数字化的优势和便利，主动探索数字技术。数字化沟通使得信息可以在班组成员及班组长之间高效迅速地传输并获得反馈，无需像传统沟通方式那样逐级传递，尽可能地消除传递信息失真这一现象。例如，依托公司即时通信软件和协同办公软件，将班组成员的日常工作流程嵌入即时通信软件中，通过数字化手段及时完成班组内的信息传递，充实现有数字化平台，实现组内信息传递全覆盖。此外，数字背景下实现班组信息传递的数字化，有助于提高工作效率和协作效率，例如通过管理信息系统、企业管理驾驶舱等手段，领导层可以直接实时看到企业各种运营数字，了解企业运营情况，做到快速决策，将指令快速下达给一线员工；采用数字展板更新模式，适时将上级培训文件、工作要求、技术要点更新发布，实现制度信息上传下达的高效性。第三，强化制度落实，改善绩效管理。数字技术的快速发展和员工素质的提高，为企业实现数字化管理提供了条件。建立数字化制度平台，通过系统布局，将制度编制、审批、修订、查询迁至数字平台，实现利用数字化制度平台在线办理各环节工作，以信息化技术传递