信息化管理在解决高等院校固定资产管理问题中的优势与应用策略

信息化管理在解决高等院校固定资产管理问题中的优势与应用策略

摘要：高校资产中固定资产比例极高，这类资产是保障高校正常运作、发展的基础性资产，同时也是高校质量和条件的重要判别因素，因此高校固定资产管理是保障高校健康和科学发展的重要前提。但目前一些高校在固定资产管理方面存在一定问题，其中信息化管理是解决相应问题的有效方法之一，对此本文着重探讨了信息化管理在解决高等院校固定资产管理问题中的优势，并从实践层面探讨了高校固定资产信息化管理具体策略，以期为高校资产管理改革提供一定参考。关键词：高等院校;固定资产管理;信息化;应用一、高校固定资产管理的常见问题（一）责任分配不合理固定资产管理对于绝大多数企业而言都属于核心财务管理和组织管理工作之一，但对于高等院校等事业性单位而言固定资产管理通常不会作为核心管理内容，因此在实际资产管理中也常出现受重视度偏低的问题，较为突出的是责任分配不够细化、责任管理不够严格。现阶段国内高校在固定资产管理中通常采用归口管理方式，即按照固定资产的类型向各责任部门分配不同的责任，例如财务部门主要负责固定资产的定期评估但不负责具体管理，重大固定资产（如土地资源、房屋和大型设施等）一般由院校后勤部门负责管理，一般固定资产（如教学和教研设备与仪器、图书馆馆藏书籍等）通常由院校行政管理。高校固定资产管理的相关责任分配相对分散，从表面上看固定资产的分类较多且不同类型资产具有归口管理部门。实际上高校固定资产的主要使用者为院系行政部门和教师，管理责任部门日常工作中主要负责固定资产的使用权分配、排序，其他时间主要负责对固定资产的一般保护，而相应保护内容较少纳入财务部门的监管。由此不难发现高校固定管理的责任分配存在两个突出问题：其一，固定资产管理的集中度不足，综合管理存在部分空缺，例如过程监管缺失等;其二，固定资产使用与监管分离，主要管理工作由行政部门负责，主要使用过程集中在基层，主要监督工作由财务部门在事后进行，在人事大幅调动等情况下固定资产管理质量也会明显下滑。（二）过程管理不完善我国部分高校的固定资产管理问题多出现在校区扩展期及之后的时间内，这一时期高校固定资产管理的常见问题在于固定资产投资风险。目前我国高考报名人数和高校招录取人数仍保持增长态势，而国内高校数量有限，为满足持续增长的生源规模，很大一部分高校选择了扩建，这期间高校固定资产投资规模明显增加，而相应建设活动所需资金基本不可能完全依靠财政拨款来满足，因此多数高校会选择银行贷款等方式进行筹资。在对贷款所获得的资金进行固定资产投资的过程中，风险管理必须被高度重视。而许多开展扩建工作的高校对此类投资活动的事前和事中管理不到位，例如事前管理中风险分析不足，导致投资风险未被有效识别;事后管理中缺乏对固定资产收益创造能力的建设，进而引发固定资产风险和潜在的财务风险。从本质上看，这是对固定资产投资的过程管理不到位，轻视了风险管控问题。（三）内控制度落实存在障碍高校固定资产管理属于内控工作的组成部分，由相应内控制度作为指导，但实际内控制度在落实过程中还存在一系列的问题：首先是因职能分配不合理导致的约束力不足。当前我国高校固定资产管理责任主要依照资产类型划分，固定资产管理体系实际上呈现出明显的扁平化特点，而扁平化管理体系更适合于基层决策权需求较高的管理内容，固定资产显然不在此列，同时扁平化管理还导致了责任部门间难以进行有效的监督和约束，进而导致部分固定资产控制制度的操作性下降。其次是审批制度不健全。在高度扁平化的固定资产管理体系下，高校部分固定资产投资的申请、审核、清查工作难以全面贯穿，实际决策和管理略显随意，导致许多隐性风险无法被及时有效地识别。最后是内部监督审计制度不完善。目前国内所有高校几乎都设有内部审计部门，但在固定资产审计方面的主要工作内容仍局限于采购固定资产的验收、评价等基础层面，部分监督审计工作仍存在空白。二、信息化管理思想在解决高校固定资产管理问题中的优势（一）国家制度支持优势高校內控管理的信息化发展目前己纳入政策规定范围，2012年我国财政部联合多部门共同印发的《行政事业单位内部控制规范（试行）》中明确提出了要“建立资产信息管理系统，做好资产的统计、报告、分析工作，实现对资产的动态管理”的基本要求。此外在2016年财政部主持的全国行政事业单位资产清查工作中又再次强调了各单位必须建立国有资产信息化基础数据库的硬性要求，这其中就包含了固定资产的信息化数据库建设。因此高校固定资产信息化管理是当前国家政策要求下的必要工作，这一规范明确了高校资产信息化管理的必要性，为固定资产的信息化管理提供了上层制度支持，信息化管理在未来高校开展固定资产制度建设方面也将获得一定的政策资源优势。（二）信息技术发展相对完善21世纪的科技与经济发展是以网络与信息技术为基础的，在21世纪已经过去的不足20年中，全球网络与信息技术发展与迭代迅速，其中不乏可应用于固定资产管理方面的实用性技术。例如固定资产信息的在线管理能够有效提升高校固定资产管理的统一性，而大型固定资产监管中的人员需求也可以在新型传感器技术和物联网技术的支持下得到消解，利用GIS.GPS.条形码和二维码技术等也能够实现对高校大小型科研设备的快速信息录入与跟踪管理等。可以说新时代网络与信息技术的高速发展为固定资产日常化管理提供了诸多便利，能够大幅解决管理障碍问题，例如降低固定资产管理对人的过度依赖、提高固定资产实时检查的可能性、保障固定资产清查的真实和准确性等。（三）可消除固定资产常见问题中的沟通障碍前文对高校固定资产管理的常见问题进行了总结，主要为管理责任分配不合理、过程管理不完善、内控制度落实存在障碍，从本质上看这三类问题都与资产管理体系内部信息沟通不畅有一定关系，引入信息化管理手段对解决相应问题有十分重要的作用。从固定资产管理责任分配角度来看，现阶段高校采用归口管理的主要原因在于多数高校己有固定资产类型多样，而实际可投入到固定资产管理工作上的人力资源不足，故采用效率更高的归口管理方式。而在信息技术的支持下，固定资产统一管理对人力资源的需求显著下降，可以摆脱对归口管理模式的过度依赖。同时在信息化管理模式下高校固定资产使用过程中可以采取更严格的多级化管理，这样能够强化责任分配质量和落实质量，其中信息化技术还能够避免多级化管理下固定资产申用审核等的效率问题。从过程管理的角度来看，目前高校固定资产管理的过程不完善主要集中在事前和事后管理阶段，相应管理中的核心问题在于固定资产投资管理部门对于所投资项目的分析不足，而根本原因在于管理部门不重视经验积累，难以支持风险评估;同时在固定资产购置后缺乏对固定资产的实时监管，导致资产损失、流失问题无法被及时发现。而这两类问题都能够通过信息化技术来解决，例如前者可依托高校固定资产投资大数据来分析和定位风险，后者则可利用物联网监控技术等对固定资产进行有效的追踪管理等。从内控制度落实角度来看，高校固定资产管理内控制度的核心问题在于内控体系的连贯性不足，其本质在于信息传递效率低、信息共享质量差，大多数审计监管信息需要审计部门工作人员亲自到现场获取，这严重影响了内控工作执行效率和质量。而统一的固定资产信息化管理体系能将大部分审计工作所需的信息集中整合到固定资产信息库中，大幅降低审计人员线下工作比重，从而保障内控工作质量。三、高校固定资产信息化管理策略（一）构建多级网络管理模式多级网络管理的根本目标是要保障固定资产管理责任的细化分配与统一监管，从而以多级管理替代扁平化管理，更有效地规避固定资产管理责任空缺与执行风险。具体到管理实践中，应分别从固定资产管理的组织结构和信息化管理体系结构两个方面进行多级化调整。首先，建立多级化固定资产管理组织结构。即从固定资产管理组织制度层面强化责任多级细化分配，应由院长联合财务部门负责人共同对全校固定资产管理进行统一指挥，下设固定资产投资管理部门，负责投资需求分析、投资风险分析与评估、投资风险监控与跟踪管理;原按固定资产类型的归口管理分类不变，新增专业资管部门对固定资产管理做综合统筹与协调管理，审计部门责任小组纳入统计管理层，负责对统计归口部门的责任监督和管理;基层固定资产使用和管理部门设定明确管理权，负责使用权分配、固定资产使用和变更（变化）记录等，保证权责明确，避免权责交叉、重叠等混乱现象。其次，建立与固定资产管理组织结构匹配的一体化、多权限层级的信息化管理系统。一般可采用三级管理模式，其中：一级管理模块的使用权人主要为院长、财务部门固定资产管理负责人、固定资产投资管理部门相关人员，负责对固定资产投资、分配与使用的全流程管控;二级管理模块的使用权人主要为归口责任部门，包括财务部、各院系行政部门和院校后勤部门，各部门负责固定资产分配、使用信息审核与跟踪管理、向上反馈资源需求、向下下达管理需求等;三级管理模块为基层管理部门，负责固定资产使用需求提交、固定资产的使用与保护、固定资产的出＼归库记录等。各级管理模块按照管理层级不同设置不同权限，其中审核后信息的变更操作应做限制，所有审核后信息的变更历史应保存系统记录，同时保留变更前所有操作记录和旧版本信息，确保资产信息完整性和真实性。（二）统一固定资产信息化管理数据标准和接口固定资产信息化管理最重要的一个目标是建立统一的信息资源管理系统，这一方面能够保证固定资产管理系统信息的完整性，提升管理和审计质量，另一方面能够对固定资产管理问题分析提供充足资料，帮助管理部门更好地发现潜在问题。但具体到事件当中，固定资产管理细腻的统一管理要从制度和技术方面实现同步统一。首先，要建立标准的固定资产信息化管理流程。各责任部门必须严格按照工作制度与流程规范执行资产购置申请、投资、使用和跟踪管理工作，同步记录固定资产信息，确保信息完整性。其次，要建立统一的信息录入标准。在固定资产采购等投资活动中，筹资申请、筹资记录、投资记录等信息都要提供标准模版，为未来统计信息提供标准化支持;在固定资产使用过程中，使用申请、出入库记录等都需要做到标准化管理，使用标准格式录入;在固定资产检查方面，所有检查信息也需要采用标准的数据格式。最后，要建立归一化数据接口。主要针对固定资产管理不同阶段的综合数据信息分库管理等问题（例如多分院间使用不同物理数据库的情况），提供统一的数据标准和归一数据接口，保证审计监管部门和财务部门在进行固定资产清查和核算过程中能够有效调用所有信息且保证信息格式的标准统一，进而保证清查等管理工作的准确性，也为其他固定资产实时管理工作提供高时效性的远程监管条件。（三）建立专业的资产信息化管理队伍发展模式固定资产管理的信息化改革必然提高了对相关管理人员的技术能力要求，未来高校在资产管理工作队伍的建设过程中需要将资产信息化管理技能培育作为新增内容，重点优化相应技能培育和发展相关的内容体系、教育培训体系、实践锻炼方案等。同时在未来资产管理人才招募中增加对人才信息化技术的考察，将之作为人才能力的基础要素进行评价，相应能力也作为在岗工作人员的绩效评价与职称评定参考要素，实现对队伍成员自主技术能力发展的有效激励，有效提升团队工作能力。四、结语通过本文分析来看，目前我国高校固定资产管理的问题主要表现在制度层面，而相应制度的优化大多依赖信息化管理的支持，甚至可以通过信息化管理来彻底解决相应问题，而现代网络普及和信息技术发展都为信息化管理改革提供了有利条件。针对现有问题，本文认为高校固定资产信息化管理应从多级管理、信息统一管理、队伍发展三个方面着手，具体应用中要同时从管理制度和信息技术方面实施并行改革，保障固定资产信息化管理的有效落实。R