《秘书文档管理》思考与实训习题及答案 －第2章

《秘书文档管理》习题参考答案第二章想一想第37页：1.小张启封文件应认真查阅信封上的标识，以免误拆秘书没有阅读权限的机密件。如果文件封套上没有任何标识，拆封后发现文件普密混装，则应将保密文件单独暂存，在收文登记单上做好详细记录并及时向办公室负责人汇报。2.辨别清楚该文件是错发还是仅仅与普通文件混装。如属于错发，要重新封装，尽快退回发文单位，并说明原因。如果是本单位应收文件，则应按保密文件的办法处理该文，同时告知发文单位，提醒对方是否还有类似情况并注意改进。3.小张不必顾虑退回文件会带来“麻烦”，及时提醒和采取保密措施，是秘书人员应尽的职责，也是对发文单位负责。发文单位更应该从此事中从吸取教训，严格发文制度，做好文件核发阶段的封装检查工作，造成严重后果的必须依据制度追究当事人责任，避免并杜绝此类事情发生。第47页：1.正确。沈小姐的收件工作每一个细节都做到了：正确分拣归类，拆封不损毁文件，及时处理职权内函件，尽到了秘书职责，其工作认真、细致、娴熟。2.因为少了一份附件，沈小姐不知内情，不宜自行处理，这封信有可能与总经理的私务有关。3．手写信函是对客户的尊敬，以示诚意。第56页：文件是否有归档价值，取决于该文件是否属于归档范围。文件为复印件，只要符合归档范围，同样可以归档。一般而言，主办单位原件归档，协办单位复印件可以不归档；两个以上单位联合办文，原件由主办机关归档，相关机关保存复制件。第62页：重要的批复文件失踪，是该公司文秘人员没有严格执行文件清退制度，违反文件整理归档要求，未认真履行档案移交手续的结果。文件清退是文件整理归档的重要前提，是对失去现行效用但还有利用价值的文件做妥善处理，以保护文件及其相关机关单位的权益。没有及时清退的文件在文件整理归档阶段也同样能发现问题，案例中批复和请示应该放在同一案卷内。不符合归档整理要求的案卷不能移交，移交和接收案卷的双方应做好必要检查。以上措施如果都严格执行到位，这样的错误是完全可以避免的。思考与实训1.行文制度是指文件在收文办理和发文办理过程中必须遵循的准则和规定。包括行文关系、行文方向、行文方式和行文规则等具体内容和要求。2.行文方式主要有逐级行文、越级行文、多级行文、普发行文、联合行文、平行行文。每种行文方式的规定如下：（1）逐级行文。逐级行文指有隶属关系的直接上、下级机关单位或部门之间逐级向上或逐级向下传递文件的方式。逐级行文是最基本的行文方式，各级机关单位和部门在正常情况下都应当采用逐级行文方式行文。（2）越级行文。是指越过直接上级向间接上级或更高级别的上级主送文件，或是越过直接下级向间接下级或更低级别的下级主送文件的行文方式。越级行文只有在非正常情况下、不能采用逐级行文方式时方可使用，如自然灾害、重大事故、公共事件等。越级行文还可以用于以下特殊情况：一是向直接上级多次请示但始终未得到答复或解决的问题；二是与直接上级有争议，久拖不决而又务必解决的问题；三是对直接上级的举报；四是不涉及直接上级职权范围而与间接上级的职能有关的事项等。越级行文要特别慎重。《条例》第十四条规定“一般不得越级行文”。《条例》第十四条又同时规定，越级行文“应当同时抄送被越过的机关”。（3）多级行文。多级行文是将文件主送直接下级和间接下级。向下多级行文时，主送机关单位的写法，是将直接下级排在前，间接下级排在后；同级之间用“、”分开，不同级或不同系统的用“，”分开。向上多级行文时，《条例》第十五条第一款规定：“原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。”（4）普发行文。是将文件直接下达给各基层组织和群众的行文方式。普发的文件除发文机关少量保存外，不再另外行文。《条例》第三十一条规定：“经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。”（5）联合行文。是指两个或两个以上的机关单位对涉及各自职权范围的事务以联合的名义向下级或向上级发文的行文方式。《条例》第十七条规定：“同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文。属于党委、政府各自职权范围内的工作，不得联合行文。”（6）平行行文。是指没有隶属关系的机关单位和部门之间以平行文种直接收、发文件的行文方式。除“函”以外，“意见”也可以平行方式在非隶属机关单位和部门之间行用。3.随意越级行文，一则会打乱正常的上下级关系；二则因为违反行文规则而会被间接上级退回，更贻误工作时机；三则还可能造成上下级之间不必要的误会。《条例》第十四条规定，越级行文“应当同时抄送被越过的机关”，这样做的目的就是要保持上下级之间信息畅通，维护正常的工作关系。4.《条例》第十五条第六款规定，“受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一上级机关。”《条例》第十六条第五款规定，“上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时抄送该下级机关的另一个上级机关。”受双重领导的下级向上级行文时应分别明确主送和抄送对象，主送与抄送对象要根据行文目的和送文对象的职权范围来确定，不能简单照搬党政顺序硬性规定。两个上级领导同一下级，在职权上有分工，职责上也有各自范围。向受双重领导的上级、下级机关行文，必要时抄送另一上级机关，这样做的目的，一是为了保证领导机关之间的沟通联系，协同做好领导工作，二是为了工作中互相通气、协调一致，防止出现不必要的误解和矛盾。5.文件起草后要经过审核方能交给领导人签发。《条例》规定：“公文文稿签发前，应当由发文机关办公厅（室）进行审核。审核的重点是：（１）行文理由是否充分，行文依据是否准确。（２）内容是否符合党的理论路线方针政策和国家法律法规；是否完整准确体现发文机关意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。（３）涉及有关地区或者部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。（４）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。（５）其他内容是否符合公文起草的有关要求。6.文件在内部正确有效的传递方向应当是“纵向”传递，而不应是“横向”传递。“纵向”传递可使秘书部门控制文件办理流程，通过每一个办理流程的登记，文件办到哪一个环节、办理到什么程度，秘书部门都了如指掌，并能随时调整文件办理方向和进程，而“横向”传递使得文件行走未处于秘书部门的控制之下，秘书人员不清楚文件办到了哪一步，由谁在办，办得如何。“失控”的文件很有可能因某些人员的不负责任而导致不知所踪，也使得文件在“办理时限”和“安全保密”上失控，使“急件”办成“慢件”而耽误工作，文件保密也难以保障。7.中国××保险有限公司某分公司依据总公司要求，在公司内部发出开展工作活动的通知，该通知从无到有并发出的过程属于内部文件办理，其中至少需要经过起草、审核、签发、复核、印制和核发这几个程序，具体如下：场景一（1）交拟。分公司经理将刘秘书叫到办公室，向其做拟写文件的口头交代。经理将发文目的意义、主要内容、发文对象、发文依据、具体要求等等向刘秘书人员逐一交代，刘秘书逐项认真记录。（2）起草。回到办公室，刘秘书着手撰拟草稿。此文件为布置工作，应按工作通知的体例撰写（标题可拟写为《中国××保险有限公司某分公司关于开展“夯实基础、提升品质”主题活动的通知》，（以下简称《通知》，内容略）。初稿完成后，刘秘书在公司统一印制的《发文稿纸》（按公司办文流程设计《发文稿纸》）“草拟”一栏内填写自己的姓名和完成日期场景二（3）审核。刘秘书将草拟的《通知》和《发文稿纸》夹在一起，送至办公室主任，请主任审核。办公室主任对文稿是否完整准确体现经理意图，是否从公司实际出发，措施和要求是否切实可行，是否内容简洁，主题突出、观点鲜明、结构严谨、表述准确、文字精练、文种正确、格式规范等方面做了全面审核。办公室主任指出文稿中个别地方表述不妥以及标点错误等问题，交代刘秘书修改。另外又关照刘秘书《发文稿纸》的经过各个流程时均需用黑色水笔填写。刘秘书修改后交办公室主任再次过目，主任确认无误后，在《发文稿纸》的“审核”一栏签署姓名和日期，发还刘秘书。（4）签发。刘秘书将《通知》和《发文稿纸》一起呈送经理。经理审阅文稿后没有提出异议，即在《发文稿纸》的“签发栏”写上“同意”（或相关意见），签署姓名，填写签发日期（年、月、日）。经理使用黑色水笔签发。场景三（5）复核（复审）。刘秘书在《通知》正式印发前对审批手续、内容、文种、格式等进行复核。先检查办公室主任的审核、经理的签发手续是否准确无误，是否都填写了《发文稿纸》并做签字。检查无误后，再次对审查文件的内容、文种、格式是否准确规范等进行复核。复核（复审）完毕，刘秘书在《发文稿纸》的“复核”一栏签署姓名和日期。（6）登记。刘秘书根据公司文件编号顺序给《通知》编“发文字号”（注意发文字号的结构），将发文字号填写于《发文稿纸》的“编号”栏目中。（7）印制。刘秘书在《发文稿纸》的“印制份数”栏中填写了“30份”，在“印制完成日期”栏目中填写了第二天的日期，然后将《通知》文稿连同《发文稿纸》一起拿到文印室，交给文印员小郭，并口头关照一番。小郭看了《发文稿纸》的签署栏，确认《通知》文稿为定稿后，又将《通知》从文字内容到文件格式做了一遍检查，没有发现任何内在质量问题，然后开始印制文件。印制文件的设备可以自动装订，小郭先印制了一份文件，对文件的排版、页数、装订等情况做了全面的外在质量检查，没有发现问题，然后正式印制全部文件。文件印制结束，小郭在《发文稿纸》“印制人”和“印制日期”两个栏目分别签字和填写年