文件材料立卷归档业务培训-天津外国语大学

TIANJINFOREIGNSTUDIESUNIVERSITY兼职档案员培训课件文件材料立卷归档根底理论

第一局部文件材料立卷根底理论第二局部案卷移交归档根底理论

一、文件材料立卷根底理论

〔一〕文件材料立卷制度〔二〕文件材料立卷流程

〔一〕文件材料立卷制度

文件材料立卷，也叫组卷，它是归档部门(各职能部门和教学单位)将办理完毕的具有查考和保存价值的一份份文件材料，按照它们在形成过程中的联系和规律，依据文书立卷特征将它们整理成一组组文件集合体——即案卷的工作。〔二〕文件材料立卷宏观工作流程网络环境下纸质文件立卷的宏观工作流程包括两个方面：即文件实体辅助立卷和文件信息网上立卷〔利用档案管理信息系统平台〕。〔三〕文件材料立卷微观工作流程

①部门日常预立卷

定义：各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，预先编制案卷类目，将平时办理完毕的文件，随时按照案卷类目分别立卷。具体做法：每年初为本部门将要形成的文件进行分类，每类文件分别准备一个卷盒；平时在文件办理完毕以后，分门别类地将文件归入相应的卷盒之中。

不同规模归档部门的预立卷操作

●处级部门，可以分科室分别做好文件材料的平时立卷工作，第二年统一由兼职档案员将案卷移交归档。●科级部门，可由兼职档案员集中进行平时立卷归档工作。

不同规模归档部门的预立卷操作好处：方便平时文件的管理和利用，便于第二年文件整理归档。人事处调配科劳资管理科师资管理科调配卷上级文件卷工资滚动卷年度考核卷职称卷培训卷

②检查调整

在平时预立卷根底上，将每类每一事由的文件材料，根据立卷要求和方法加以审查调整，准备组合成案卷。③卷内文件排列要求保持文件之间的联系，有条理地依次排列，给每份文件以固定的位置。必须注意几种固定的排列顺序：正件在前，附件在后；存本〔印刷本〕在前，定稿〔签发稿〕在后；批复在前，请示在后；结论性材料在前，依据性材料在后。

④拟写案卷标题

案卷标题一般由责任者、年度、内容〔问题〕、名称〔文种〕组成，要求文字简练，能准确揭示文件材料内容。题名不超过50个字，可先用铅笔在案卷封皮上填写，最后由档案部门审查后统一打印粘贴案卷题目。例:党办2021年编号文〔党群部门〕人事处2021年工资滚动卷〔行政部门〕英语学院2021-2021年度国家奖学金卷〔教学单位〕图书馆2021年工作卷〔教辅部门〕

⑤卷内文件编号为了固定卷内每份文件的顺序位置和方便查阅，卷内文件顺序应用阿拉伯数字统一编号。但凡有文字的页面都必须编写页号，任何一卷的页号均从“1〞开始，其中卷内目录、备考表均不编页号，案卷的张数不超过200页。⑥填写/录入卷内文件目录位于卷内文件之前，使用档案管理软件打印卷内文件目录。⑦填写卷内备考表卷内备考表位于卷内文件之后，必须用碳素水笔或钢笔填写。1、本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。2、立卷人：由组本钱卷的专兼职档案员填写。3、检查人：由对案卷进行审核的责任者〔各部门主管档案工作负责人〕签名。4、立卷时间：填写立卷的时间。⑧填写案卷封皮案卷封皮由全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、页数、归档号、档号八项组成。由档案部门统一填写。⑨装订案卷按照卷内目录、文件材料、卷内备考表的顺序，采用三孔一线法装订。装订前要求：1、撤除金属物：去掉材料上的大头针、曲别针、订书钉等金属物。2、取齐：所有文件采取左上对齐的方式。3、装订：用打孔机采用三孔一线的方法左侧装订。二、案卷移交归档根底理论。文件材料归档制度：是指将整理立卷的文件移交档案机构或档案专门人员保存的规定。归档范围归档制度归档时间归档验收归档手续

〔一〕文件材料归档范围

但凡本部门活动过程中形成的对学校及国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体形式的文件材料，均属于归档范围。请各部门从综合档案室网页下载?天津外国语大学档案归档范围?，作为参考进行立卷归档。应归档文件材料

〔1〕本部门形成的文件材料①本部门形成的制度、规章等有查考利用价值的文件；②处理重要问题形成的文件材料；③召开重要会议的全套文件材料；④重要的请示、报告、总结、综合报表等。〔2〕上级来文：直属或非直属上级机关颁发的属于本部门主管业务并要贯彻执行的重要文件材料；特别注意：“帐外文件〞的收集归档“帐外文件〞，指未经本单位收发文登记的文件材料。1、会议文件：学校召开的各种重要会议所形成的文件；学校领导和业务人员外出开会带回来的各种类型、载体的文件材料。2、规章制度：学校及内部机构制定的重要的规章制度、方法等。3、声像材料：国家及上级机关领导人来学校视察、处理工作；学校领导在公务活动中形成的各种声像材料。4、新闻材料：学校向电视台、报社发送的新闻稿件、音像材料等应收集其底稿或复制件、翻录件等。5、大型活动：一些临时性的大型活动、特别是跨部门举办的大型活动等，在活动结束时，应由主办部门及时收集有关文件材料。〔二〕文件材料归档时间归档时间参照?天津外国语大学归档单位工作职责及归档方法?中关于归档时间的要求办理。1、各党政部门和按年度归档的部门，应在次年六月底前归档；2、各教学单位和按学年归档的部门，应在次年度寒假前归档；3、科研、基建等部门，应在科研成果评定、基建工程完成后两个月内归档。〔三〕文件材料归档验收归档验收：移交档案时，交接双方当面检查，档案部门根据有关标准进行验收，不符合要求者，档案部门有权退回，限期整改后重交。1、归档文件材料用纸规格要求统一，一律使用A4型或16开。2、分类清楚，组卷合理，卷内文件排列有序