人事档案管理成品课件两篇

企业档案管理什么是档案？档案主要是指企业在各项生产、经营中直接形成的，对本单位和社会有保存价值以备查考利用的各种文字、图表、电子文件、声像等不同载体的文件材料。为什么要建立企业档案？ 档案的作用：一、凭证作用：档案是历史的真实凭据，具有法律效用。（如：亲笔签字、手稿和印信、当事人的声音和录像等，都真实、客观的作为法律使用的佐证材料）。参考作用档案的客观性、可靠性和广泛性“没有掺过水的史料”。1）行政管理：档案是企业行政工作的工具之一2）业务经营：档案是企业业务活动的记录，具有凭证和参考作用。参考作用3）企业文化：档案与企业文化紧密相连，档案是企业发展的真实记录和见证，档案是企业文化的重要组成部分。4）法律作用：档案是当时、当地和当事人在业务活动中形成的原始记录，真实可靠，是令人信服的真凭实据。参考作用5）培训的作用：档案是一种重要的教育资源，其真实性和原始记录性，具有不可抗拒的说服力和感染力，一个个真实的案例可以提高的培训的效率和效果。档案的重要性档案是企业的重要知识资产和核心信息资源。档案工作是企业基础工作的重要组成部分。档案的重要性

综上所述，企业的档案工作现在已不是仅限于加强对档案自身的管理，而是立足于通过加强档案管理来提升企业的整体管理水平。没有哪个企业没有自己的档案室和档案管理系统。档案的管理：依据：档案法中华人民档案法实施细则档案管理的定义：档案收集、整理、分类、归档、编号、

保存、查找、利用的全过程档案的收集范围：应该归档的文件包括三个部分：

1、上级公司的文件材料2、本公司的文件材料3、下级公司的文件材料4、经营活动中形成的报表、契约合同、图片、实物等。

档案保存期限长期：保管期限10年1、关于重要问题的请示与上级的批复、批示、总结、重要报告、综合统计报表等；2、机构演变、人事任命等文件材料；3、房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；4、本院形成的基建工程、装修图纸；5、集团下发的规章制度类文件档案保存期限短期：保管期限2年1、有时效的通知、业务往来文件、报表等；2、过期合同契约（法定追诉期2年）归档文件整理归档文件的整理单位——“件”以每份文件形成的自然件——“一件”文件正本与定稿正文与附件原件与复制件转发文与被转发文报表、名册、图册等一册（本）来文与复文整理原则遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值和便于保管和利用。整理方法一、装订归档文件应按件装订，装订时要求：1.正本在前，定稿在后；2.正文在前，附件在后；3.原件在前，复印件在后；4.转发文在前，被转发文在后；5.来文与复印文作为一级文件时，复文在前，来文在后；整理方法二、分类（三级分类法）同一全宗应保持分类方案的稳定1.按年度分类：文件的形成年度2.按保管期限分类：长期与短期3.按机构（问题）分类：文件形成或承办机构（问题）分类。整理方法三、编号归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置：年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项。整理方法三、编号归档章设置1.年度：文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如1998，不能简化为“98”2.保管期限：标注简称（长期、短期）3.件号：按时间顺序编流水号4.盒号：1/年度：2011年/行政部/长期/1—N号整理方法四、编目归档文件应依据分类方案和盒内文件件号顺序编制归档文件目录，目录应装订成册并编制封面。年度文号标题期限盒号2011院字5号关于招待费报销的规定长期12011院字10号****会议纪要短期2档案保管要求保管要求1.档案要设专人保管2.存放档案的专柜用铁皮柜。专柜排列应有秩序并在柜外作明显示意标签。有条件的单位尽量采用密集架。3.严格保密制度，借阅、查找均要登记。4.定期检定档案，作废、过期的档案原则上销毁，销毁前要造册保存。文件的分类要准确请示、批复文件归入批复年度；转发、批转文件归入本单位文件制成年度；法规文件归入批准和公布年度；使用专门年度的文件，如教学文件归入专门年度；其它文件归入成文年度。人力资源部归档范围1、人员架构、组织架构设置，人员编制，人事文件等。2、职工年度培训计划和总结、专业技术培训等文件材料及相关课件。3、年度部门工作计划和总结及报告。计划财务部归档范围1、部门行政管理形成的文件及文字材料2、会计原始凭证、记账凭证及账簿（轻轨/新交通）3、申请运营补贴相关资料（轻轨/新交通）4、自印发票票样及上级部门审批资料5、年度运营统计指标汇总表（轻轨/新交通）6、节约管理活动相关文件、图片及DVD7、各类统计报表及统计分析报告8、一卡通申请单、出库单、入库单9、AFC改造后新系统技术文档10、专题会议纪要。11、部门年度工作计划和总结12、运营总部合同协议招投标文件。营销策划部归档范围1、部门行政管理形成的文件及文字材料、相关照片、音像类资料。2、运营总部策划方案、总结、报告。3、信息采编提报。4、咨询热线月报。5、乘客满意度分析报告。6、年度部门工作计划和总结及报告。声像档案归档范围

运营总部的重要的专业会议、现场会等大型会议照片（含底片）录音、录像带；永久运营总部在科研活动中形成的声像资料；永久反映运营总部各个历史时期发展情况的照片、录音、录像带；永久运营总部参加重要的社会活动的声像资料；长期运营车站站容、站貌照片、录像带，员工工服、工作场景照片、录像带；永久运营总部重大的案件、事故、特殊情况的声像资料。永久声像档案要求声像档案包括：照片、录音带、录像带、影视片等载体的档案。内容包括：时间、地点、人物、事由、背景、职务、摄影者等要素。关于录音、录像的整理：归档的声像材料必须图像清晰，声音清楚并加以必要的文字说明，同时必须是原版、原件。声像档案要求录音带、录像带的整理一般按问题（内容、事由）进行分类，并将永久性、周转性分开，不同版种（原版、复制版）分开，在盒的外套上要有标签，注明：内容、主要人物、形成日期，带长（分钟）编号、型号和保管期限等，并填写目录实物档案的归档要求实物档案的归档范围：主要包括运营总部获得的各种荣誉证书、奖状、锦旗、奖杯、奖牌以及废止的各种印章，获赠的纪念品、宣传品，实体性科技成果、工装和设备等物品。实物档案的归档时间同文书档案。由于特殊原因，应归档的实物确需在有关部门保留一段时间的，可将应归档实物移交档案管理部门后，再办理档案借用手续。实物档案的归档要求实物档案的归档要求：各部门要按规定的时间将应归档的实物档案移交档案管理部门，任何部门和个人不得随意将实物档案损坏、私存或转送他人归档的实物档案要保持整洁、无破损。谢谢

档案管理管理培训

第一部分：◆档案概述档案起源档案的产生与文字有密切关系，它是人类社会发展到一定阶段的必然产物。档案演变古老型载体档案：甲骨、金石、简牍、缣帛档案。传统型载体档案：纸质档案。新型载体档案：感光材料与磁性材料形成的档案，如影片、照片、磁带、磁盘、光盘等。档案定义档案含义档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中直接形成的，保存备查的文字、图表、声像及其它各种方式和载体的历史记录。档案的来源——国家机构、社会组织和个人；社会活动。档案的条件——保存备查的历史文件。第二部分：◆文书档案管理档案的收集档案的整理归档范围：凡是反映本机关工作、生产活动，有查考利用价值的文件材料，均属归档范围。本单位文件是归档的主体。归档时间：一般在次年上半年向档案部门移交。国家档案局《机关档案工作条例》（1983）一、档案的收集归档手续：案卷目录的移交，交接双方签字。归档案卷的质量要求：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。一、档案的收集档案的整理应该充分利用原有的整理基础，保持文件之间的历史联系，便于保管和利用。整理原则二、档案的整理：年度分类法组织机构分类法问题分类法常用的档案分类法二、档案的整理立卷

立卷工作的内容：组卷、拟写案卷标题、卷内文件的排列与编号、填写卷内文件目录与备考表、案卷封面的编目与案卷的装封。立卷六特征：问题、作者、文种（名称）、时间、地区、收发文机关二、档案的整理二、档案的整理整理方法装订：按件装订分类：年度-机构（问题）-保管期限编号：文件首页上端加盖归档章（全宗号、年度、保管期限、件号)

编目：逐件编目装盒：按件号顺序装盒第三部分：◆企业档案管理

企业档案：是指企业在生产、经营、管理等各项活动中形成的对国家、社会和企业有保存和利用价值的各种形式的历史记录。

企业档案党群工作行政管理经营管理生产技术管理科学技术研究基本建设设备会计档案声像档案荣誉实物档案电子档案其他建立档案工作体制制定档案工作管理制度配备档案管理基础设施档案业务工作

一、建立档案工作体制

一、建立档案工作体制档案部门各部门档案工作领导各部门档案工作人员分管档案工作领导档案管理工作网络二、制定档案工作管理制度

要求：

1、制定本企业档案工作的各项规章制度不能有悖于国家、本系统、本地区关于档案工作的有关规定，同时内容即要全面又要有针对性。

2、要了解本企业管理及档案形成的特点，充分征求企业内部有关部门的意见，与他们密切配合，使制定的规章制度及内容更加切合本单位的工作实际。二、制定档案工作管理制度内容：工作规章。包括企业档案工作规定（内容要包括三纳入、四参加、四同步制度）、档案工作责任追究制度、档案管理应急预案。管理制度。包括文件材料归档制度、档案鉴定销毁制度、档案保密制度、档案利用制度、档案移交制度、电子文件管理制度、科技档案补充更新制度、档案保管制度、档案统计制度、档案管理系统操作制度、库房管理制度。业务标准规范。包括档案整理规则、档案分类标准、档案归档范围、档案保管限期表、各门类档案管理标准长远规划。二、制定档案工作管理制度

企业下达项目计划任务与提出项目文件材料的归档要求同步；检查项目计划进度与检查项目文件材料积累情况同步；验收、鉴定项目成果与验收、鉴定项目文件材料归档情况同步；项目总结与项目文件材料完成归档同步。二、制定档案工作管理制度三纳入将档案工作纳入企业领导工作议事日程；纳入企业规章制度及工作流程；纳入企业有关人员的经济责任制或岗位责任制。四参加四同步企业档案部门或档案人员参加产品鉴定；科研课题审定；基建项目验收；设备开箱验收或引进项目接收，负责检查归档的文件材料齐全、完整、准确、系统。

三、配备档案管理基础设施档案管理的基础设施主要包括：档案库房、档案、人员办公室、档案查阅室、档案柜架、档案装具用品（卷皮、卷盒、各种目录、备考表、登记表、装订线、装订机、夹子、锥子、铅笔等）。档案库房内要配备：防盗、防尘、防潮、防光、防虫、防鼠、防高温、防有害气体等“八防”设施。三、配备档案管理基础设施四、档案业务工作

档案收集档案整理四、档案业务工作

（一）档案收集

四、档案业务工作收集的定义：档案的收集就是档案室按照有关规定，通过例行的接收制度和专门的征集办法，将分散在各机关、部门、个人手中和散失在其他地方的档案，有组织、有计划地集中保存的工作。（1）管理类档案收集工作的要求归档的文件材料应当齐全完整，并符合长期保管的质量要求。归档的文件材料应当精炼准确，并能反映企业的业务活动。要加强收集工作的调查。四、档案业务工作收集工作的要求（2）科技档案收集工作的要求要认真贯彻集中统一管理科技档案的原则。要遵循科技档案的自然形成规律。要保证科技档案的完整、准确。收集工作的要求四、档案业务工作

管理性档案的收集方法

①严格按照本单位归档制度的有关规定进行收集。

②建立相关制度，加强对零散文件的收集。

③明确具体人员职责，保证归档文件齐全完整。

四、档案业务工作收集的方法：科技档案的收集方法

①按照归档制度的规定接收科技文件归档。

②纳入计划管理，实行多种方式结合的收集。会计档案、人力资源档案、荣誉实物档案会计档案应由会计人员在会计年度终了后按照《会计档案管理办法》的规定收集、整理、归档。人事档案由主管人事的人员按照《企业职工档案管理工作规定》的要求随时收集、整理、归档。企业荣获的奖杯、奖牌、锦旗、证书等荣誉实物档案应由档案人员随时收集，随时归档。四、档案业务工作企业可以实行多种方式相结合来收集档案正常收集和现场收集相结合随时收集和集中收集相结合对内收集和对外收集相结合确定和疏通科技档案收集渠道，定向、定内容收集抓住的重要环节和关键的阶段进行收集。四、档案业务工作（二）档案整理档案整理就是按文件材料在来源、内容、形式等方面的历史联系，对档案进行系统分类、组合、排列、编目的工作。

四、档案业务工作档案分类制定企业档案保管限期表归档文件的整理基本建设、设备仪器档案整理方法声像档案1、档案分类档案分类就是要制定分类方案即分类大纲。分类大纲：是指用文字或图表的形式表示某一单位内档案分类体系的一种指导性文件，它是进行档案分类、整理和排架工作的依据，是档案分类工作的一项重要内容，也是业务建设的一项重要工作。企业档案一般设置群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理、产品、科学技术研究、基本建设、设备仪器、会计、职工、声像、荣誉实物和电子档案等13个一级类目（可根据实际情况合并），每个一级类目下设若干二级类目，二级类目以下的类目可根据企业实际情况增减。四、档案业务工作

2、制定企业档案保管限期表四、档案业务工作企业档案保管期限永久长期（15年以上至50年，含50年）短期（15年以下