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文档简介

档案收集保管管理制度一、制度目的为了规范公司档案收集、保管和管理，提高档案工作的质量和效率，保证公司档案能够依法、及时地提供给领导决策，做出合理的经营决策；以及为公司提供证据，保护公司合法权益，促进公司的健康发展。制订本制度。二、适用范围本制度适用于公司所有与档案收集、保管和管理相关的人员和部门。三、档案收集管理公司所有部门都要按照制度要求及时收集、整理、归档有关的文件和资料，并建立档案目录，确保所有零散的文件能够组成完整的档案。档案应按照分类编码和年度顺序的原则进行安排，做到相对固定、易于查找和保管。如有紧急情况需要收集有关文件的，必须是管理者或者授权人员才能进行。并确保员工能够很快地找到所需文件。所有档案都应当标明创建日期、去年日期以及文种、编码等必要信息。对于涉及公司商业秘密或其他机密的文件应当严格加以保密。所有档案电子版都应当进行备份。四、档案保管管理公司应当有固定的档案保管场所，确保档案的安全和隐私性，只有经批准的员工才能进入档案保管场所。档案应进行严格的防火、防潮、防尘等措施，确保档案不会被损坏。如果档案需要移动存放，应当注意移动过程要谨慎，并采取适当的保护措施，确保档案的安全完好。档案应当制定定期检查和整理的计划，确保档案内容的整洁清晰、标注完整。对于不需长期保留的档案，应当按照公司规定的保留期限及时销毁。对于需要保存的档案，应当按照公司规定的保管年限进行保留。五、档案管理所有相关人员都必须熟悉本制度和规章制度，遵守相关规定、保护档案的安全性和完整性。档案必须经过授权才能够放行或者借阅，借阅必须填写借阅单，并在规定的时间内归还或者续借。对于丢失或者损坏的档案，必须立即向领导汇报，并及时进行处理。对于需要提供或者使用档案的，必须经过授权才能够操作，并做好档案的保管和归档。所有档案的移交必须进行操作记录，确保档案不会丢失或者遗漏。六、违规处理如有员工违反档案管理规定，应当视情况采取纪律处分或者打报告等措施。在档案工作中如有造成经济损失或者其他损失，应当追究相关人员的责任。另外，对于违反档案管理制度，丢失、损坏档案影响到公司的正常运转等情况，应进行相应的追究和补救。七、制度的需要性制订本制度是为了使公司档案收集、保管和管理更加规范化，以更好地保护公司的合法权益，促进公司的健康发展

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