6.项目管理信息系统录入步骤物资管理模块资料

PAGEPAGE16项目管理信息系统录入步骤（材料）1、项目物资总需求计划：根据项目的预算书分部分项工程材料分析表填写材料类别与数量，须同预算清单一致，必须把各个空格填写完毕，备注空格是有需要时填写。（备注：一个项目仅一单总需求计划，只录入一单即可，录入账号为材料员账号，如没有材料员账号，工长、技术负责人账号都行，提交一定是要项目经理的账号提交）详细操作步骤：1、点击→系统页面左边就会出现→点击→点击增加→点击右侧小方块，选择“基础、主体、装饰”（总需求计划是用在整个工程上，所以是从基础到装饰）→点击右侧小方块，表单编号会自动生成。鼠标右键单击空白处选择“增加”，出现一个图框，点击“从企业资源库选材料”，如图：在“快速搜索”一栏输入所要录入的材料类别，如：普通混凝土、圆钢、线材、螺纹钢等，然后点击“查找”，如图：双击选中所要录入的材料规格，点击确定，或者单击选中所要录入的材料规格然后单击意思是选中下来，如图：（注：第一个意思是选中单项；第二个意思是全部选中；第三个意思是已选了材料，但是发现选错了，就点击不要的材料然后点击第三个图标即可；第四个意思是选了的材料都不想要，就点击第四个图标，实际依个人录入情况而定）“技术要求”：来源请参考材料群共享的“主要材料规范代码（新）”，复制粘贴群共享的“主要材料规范代码（新）”里的规范代码，填写方式用键盘复制粘贴，也可以用鼠标复制粘贴。“数量、单价、金额”：输入完数量和单价，金额需要点击键盘上的方向键上下键就会自动跳出、或者用鼠标点击其他地方，金额也会自动跳出。“主管和审核人”：填项目经理的名字。“制单日期”：总需求计划的制单日期为开工时间前一个星期之内。填写完毕后单击保存直至变为灰色即可保存成功，然后登陆项目经理的账号，点击打开需求总计划，点击“刷新”，刚才录入保存的表单就会跳出来了，打开确认无误提交即可，如有误，在录入的账号里修改后保存，再由项目经理的账号提交，最后在关键词一栏输入“需求总计划”，鼠标点击任何空白处，“保存”显示为黑色字体，再点击保存即可，2、项目物资需求计划：根据月度生产报量（工料分析）填写材料类别与数量，必须把各个空格填写完毕，下方长条备注空格是有需要时填写。（备注：每月的物资需求计划应该是上个月的月底录入的(25日至30日)，如果有的项目上个月月底没有录入，而是本月底补录系统，那就可以直接统计好当月各类物资各规格的总量，适当增加点量即可，按类别录入，一类材料录入一单，每个月都要录入，例如：钢材需求计划、混凝土需求计划、水泥需求计划等。）详细操作步骤：1、单击→点击“增加”→“用料部位”：按录入的月份现场施工进度来选择，如：基础、主体、装饰等；选择材料的方法同上（总需求计划），右键增加，选好材料的类别及规格。“技术质量要求”：复制粘贴群共享的“主要材料规范代码（新）”里的规范代码。“需求数量”：当月的所有进场的某种材料，如钢材、混凝土等，同规格的所有数量加在一起，再在这个数量上适当增加一点量即可。“供货时间”：根据各规格实际进场的时间（第一批到场的时间为准），供货批量都填1。“主管、审核人”：填项目经理。“制单日期”：每月的物资需求计划应该是在上个月的月底录入，所以可以在25日至30日之间选填一个日期。填写完毕后单击保存直至变为灰色即可保存成功，然后登陆项目经理的账号，点击“刷新”，点击打开项目物资需求计划，确认无误提交即可，如有误，在录入的账号里修改后保存，再由项目经理的账号提交，提交一单需求计划紧接着做采购计划。然后在关键词一栏输入关键词，格式：年-月-材料类别，鼠标点击任何空白处，“保存”显示为黑色字体，再点击保存即可，3、项目物资采购计划：在录入项目物资采购计划之前，需先做好纸质的“—年—月物资需用（采购）计划表”，（该表到群共享“材料标准化管理资料”文件夹里去查找采购计划的表格，按照项目的真实情况做好采购计划，打印出来叫项目经理签字，然后扫描或者拍照，存在电脑里备用。）然后再开始做项目物资采购计划的系统录入工作。提交一单需求计划就紧接着做采购计划，目的是为了录入采购计划的时候不会混乱，采购计划的由来是提交了需求计划就会自动生成的。详细操作步骤：“拟用单位工程”：需要手输。“表单编号”：点击小方框自动生成。这些内容是鼠标单击右键点增加，把之前提交了的需求计划的材料全部选下来，然后点击确定。其次需要输入的有：（手输或者用鼠标复制粘贴）（数量需要修改，修改成和实际统计出来的数量一致，单价看清楚材料的规格来填写，因为采购计划里的数据和需求计划里的数据的顺序不一致，填写完数量和单价后金额会自动生成。）“采购经办、编制人、材料主管”：填材料采购员、材料保管员，他们可以是同一个人。“审核人”：填项目经理。“制单日期”：每月的物资需求计划也是上个月的月底录入的，所以应该在需求计划的制单日期之后2到3天内即可。填写完毕检查无误后，把原来保存在电脑里，对应的纸质“—年—月物资需用（采购）计划表”扫描件，上传到系统里物资采购计划表单的“附件”里（注：纸质版的采购计划和录进系统里的内容要一致，切记!)，点击保存，然后就去项目经理的账号提交。提交完后填写关键词，关键词的格式和需求计划一致，为：“年-月-材料类别”，最后保存。4、验收单（所有材料必须选择合同，与后面的材料结算相关联）：录入提交完一个月的需求计划和采购计划，进行现场验收（对材料的一个外观和数量的验收），按照实际进场的材料，分种类、按日期来进行录入（一种材料分几个日期进料，就录入几单，不能合在一单里）。详细操作步骤：点击增加“制单日期”：录入的材料是什么时间进场验收的就选择什么时间。“表单编号”：点击小方框自动生成。“供应方式”：大都供方的就选择“集中采购”，其余的供方选择“项目部自采”。“合同编码”：验收的是什么材料就选择相应材料的合同。“运输单位及车号”：可不填。“拟用单位工程”：按照工程进度选择。按进场日期、材料类别选择好材料，材质一栏可直接在方框里选择，送货数量和验收数量一致，输入完单价，金额可按方向键上下键即可自动跳出。“验收依据”：也就是质量要求，复制粘贴群共享的“主要材料规范代码（新）”里的规范代码“外观”：复制粘贴群共享“主要材料规范代码（新）”里“外观描述”下的相应内容“验收意见”：统一填写“同意进场”。“材料主办、收料人、送货人”：填写相应人员名字，“质检员”：填写挂证人的名字。最后确认无误，保存，然后就去项目经理的账号提交。提交完后填写关键词，关键词的格式的为“年-月-日材料类别”。（注：可录入完一个月的验收单，先保存，再一单单的提交，或者是提交一单验收单接着做入库单，不能同时提交几单验收单，原因会在入库单操作步骤里说明。）5、入库单（验收合格后就入库，入库意思就是把买到的材料放进材料仓库里）注：系统升级后，收料单改为入库单，意思一样。在录入入库单之前，需先做好纸质的“物资入库单”，（该单到群共享“材料标准化管理资料”文件夹里去查找物资入库单的表格，按照项目的真实情况做好物资入库单，打印出来叫项目经理签字，然后扫描或者拍照，存在电脑里备用。）然后再开始做入库单的系统录入工作。详细操作步骤：点击增加，“验收单号”：这里要特别注意，之前在验收单操作步骤里说的，提交一单验收单和同时提交几单验收单的区别，提交一单验收单后做入库单的时候，在选择“验收单号”里只出现一个单号，就是之前提交的那单验收单的数据，就可以直接选择；如果是提交了一单以上的验收单然后做入库单的时候，在选择验收单号时会出现几个单号，会出现录入混乱，分不清哪单验收单对应哪单入库单的情况。请按照提交一单验收单再做入库单的这个方法来进行录入。灰色字体部分是选择好验收单号就会自动产生的。“制单日期”：和提交的那单验收单的制单日期相同这个数据也是选择完验收单号会自动产生的数据。然后把其他人员姓名填写完毕，送料人和验收单里的送货人是同一个人。填写完毕检查无误后，把原来保存在电脑里，对应的纸质“物资入库单”扫描件，上传到系统里入库单的“附件”里（注：纸质版的入库单和录进系统里的入库单时间、数据要对得上，内容要一致，切记!)，点击保存，然后就去项目经理的账号提交。提交完后填写关键词，关键词的格式的为“年-月-日材料类别”，最后保存。6、领料单：把一个月的验收单和入库单提交后（用项目经理的账号提交），才能在仓库里面产生数据，然后才能进行领料。详细操作步骤：点击增加“仓库名称”：也就是项目名称，然后点击表单编号。“合同编码”：就是劳务合同，项目签订了劳务合同，才能选择，才能进行领料单的录入。选择了合同编码，领料单位和委托书编号即可自动跳出。选择用料部位，专业按照工程类别来选择。然后进行领料，在仓库里面选，右键新增，同一天的同种材料类别的可以录在一单，可以点击入库日期那栏，系统会自动按时间先后顺序排序，可方便选择。“制单日期”：就是领料时的入库日期（混凝土要当天进场验收当天领完料，故混凝土领料单的制单日期就是入库日期，其余材料的领料单制单日期可在入库日期之后也可以是当天，根据工地情况而定，还要记住：除了混凝土以外的材料，领料的时候要适当留点库存，就是在选完材料之后在这里修改，修改成比原来的小就可以了，因为除了混凝土以外，一般当天进场的材料不会在一天内领完，适当留点库存给下个月领。钢材的领料：钢材录入的数量是有小数点，至少2到3位，所以领料留库存的时候也要修改成2到3位小数。把其余的人员填写完毕，领料人是项目各施工队长的名字，比如钢筋队队长、混凝土队长等。然后确认无误后点击保存，然后用项目经理的帐号提交。（注意：领料单也是做好一单马上提交一单，因为提交完一单，就不会出现在仓库里，也就不会影响下一单的领料，一直领完一个月的材料为止。）最后把关键词补齐，格式和验收单、入库单相同。7、物资清查表：提交完一个月的领料单后接着做清查，为每个月月末（固定25号）项目物资盘点，盘点当月的验收数量，然后领完之后剩下的数量的一个盘点(如果盘点的时候账面数和盘存数有出入,应该在盈亏原因里面填写原因)详细操作步骤：点击增加“制单日期”：为当月的25号。仓库名称先选择好，申报单位自动跳出，然后才点击表单编号。在材料栏里面右键点击“从仓库选材料”，把仓库里面所有的材料全部选下来，然后补齐其他人员的姓名。最后保存，用项目经理的账号提交，修改关键词，关键词格式为：年-月（注意：物资清查表每个月只做一单）8、供应商材料结算、付款审批表（新）：在“预结算管理”模块里的“材料设备款结算（新）”里进行，每个月办理一次结算，才能付款给供方，结算日期为月末。（注：因为系统升级，请在新的材料设备款结算单里面录入，旧的结算单只用于查看，不可录入资料）详细操作