文件控制管理办法全套

文件控制管理办法1目的为了规范公司的文件管理，确保公司文件具有唯一性、有效性，便于文件的识别、追溯和控制，特制定本办法。2适用范围适用于公司所有文件的管理。3职责3.1企管部负责所有文件的管理，包括格式标准化、发放、收回、借阅、销毁等。3.2各部门负责本部门文件的编制、文件的接收、转发及保管，并按本办法规定的要求进行控制和管理。4管理内容4.1文件分类4.2文件编号格式4.2.1公文类文件4.2.1.1函、通知、通报、通告、人事任免等文件一律以《红头文件》格式体现，编号格式为：XX集团+部门字号+字+[年份]+流水号。例：XX集团人字[2019]001号4.2.1.2会议纪要编号格式：SXJY+年月+流水号，例：SXJY201901-0014.2.1.3计划总结编号格式：SXBG+部门代号+年月+流水号，例：SXBG-HR201901-0014.2.2管理制度类文件4.2.2.1管理文件编号格式：SXJD+主导部门代号+流水号，例：招聘制度SXJD-HR-0014.2.2.2表单类编号格式：SXQR+主导部门代号+流水号，例：应聘履历表SXQR-HR-0014.2.2.3各类规范文件的版本号用来标识文件的修改状态，格式为大写英文字母与阿拉伯数字的组合，未经修改的文件版本号为“A/0”，修改一次版本号升为“A/1”，当版本号从“A/9”升级时，应升为“B/0”，依次类推。4.2.3合约类文件编号格式：SXCN+部门代号+年月日+流水号，例：劳动合同，SXCN-HR-20190101-0014.2.4证件类文件编号格式：SXZJ+证件类别+流水号，例：办事处营业执照SXZJ-营-0014.2.5外来文件编号格式：SXYL-年月-流水号，例：劳动法规SXYL-201901-0014.3文件秘密等级文件的秘密等级分为“绝密”、“机密”、“保密”，其中：“绝密”、“机密”文件需总经理批准后方可查阅、借阅，文件泄漏、损坏、丢失属重大违纪行为，按《员工奖惩制度》相关规定处罚。4.4文件的批准和发布为确保文件的充分性和适宜性，所有的文件在发布前应得到相应授权人员的批准。4.4.1公文类文件的发布需分管领导或副总以上级别人员签发；4.4.2管理制度类文件a)公司级基本制度、公司级专项制度，由分管领导审核，企管部经理核准，总经理批准后发布；b)部门级管理制度，由部门负责人审核，企管部经理核准，分管领导批准后发布。4.5文件的发行与接收企管部应确保在使用部门均可获得适用文件的有关版本，各部门应确保在使用处获得适用文件的有关版本。4.5.1文件经批准后，原版文件交由企管部档案室填入《文件归档登记表》，受控文件应记入《文件受控清单》，受控文件应加盖“受控”文件章，并注明分发号后发行。4.5.2为确保收文单位所使用的文件为最新有效版本，收文的单位或个人均应在《文件发行登记表》上签收。4.5.3当文件破损严重或丢失时，使用部门应到企管部进行更换，交回破损文件，补发新文件。新文件的分发号仍沿用原文件分发号，文档管理员应将破损文件立即销毁。4.5.4文件修订更改时，企管部应保持文件更改记录，记录要有日期、修订条款、页次及更改内容，权责人员的审核、批准。4.6文件的保存4.6.1公司所有的文件都必须分类存放在干燥通风，安全的地方。4.6.2各部门文件应指定专门人员保管。企管部应不定期对各部门文件保管情况进行检查。4.6.3任何人不得在受控文件上乱涂画改，确保文件的清晰、易于识别和检索；不准私自外借。4.6.4公文类及管理制度类文件，企管部除了纸质文件保存外，必须有电子档同时保存备份。4.6.5档案室由文档管理员专人负责管理，钥匙由文档管理员专人保管，其他人员未经同意不得进入。4.6.6文档管理员变动工作岗位时，必须办妥清点交接手续，在交接登记本上签名，并由企管经理或相关领导作为监交人签名。4.7文档借阅4.7.1档案室的所有文件只供内部员工查阅、借阅，不对公司以外员工借阅。4.7.2凡需借阅档案，请填写《借阅资料登记表》，绝密、机密的文件需经总经理批准后借阅，其他文件由分管领导批准后借阅。4.7.3借出文件要在规定期限内归还，延期另行办理续借手续。4.8作废文件的控制为防止作废文件的非预期使用，应对作废文件进行控制。4.8.1文件的废止按《制度建设管理办法》的相关规定执行；4.8.2文件作废时，使用部门及使用人应按《文件发行登记表》的记载，如数将已作废文件交回，集中后统一由企管部进行处置。