秘书 事务管理 信息管理课件

专题九 信息管理1那些年我们一起上的学2🕮

（1）语文考完了，我哭了。数学考完了，我发现我哭早了。医生，我最近睡不着心情坏，吃不下饭，我肿么了?医生问：你今年多大了?我：15岁。医生说：你作业没做完吧....从小到大，升旗时注意力不是在国旗上，而是看看国歌奏完时，国旗是不是正好停在杆顶...经常指着课本上丑的图片对同桌说，看，这是你。同桌就翻遍整本书寻找比这个更丑的图片说，看，这是你！.....这次考试考得很不错啊，只挂了两科，文科and理科°......老师说：快要中考了，早恋的就不要吵架了，以免影响心情；没早恋的就不要表白了，以免被拒绝影响心情....到开学还未写假期作业的同学，一定能成就大事，因为他们比一般人沉着冷静，临危不乱，心静如水！....假期作业其实就是你写一个月，老师写一个阅.....小学上课费嘴，初中上课费笔，高中上课费脑，大学上课费流量。。。...上学的时候总想玩电脑，放假了只能对着电脑发呆.....在十几年前的一个９月１号，我手舞足蹈眉开眼笑的背上小书包，屁颠屁颠的走进学校，从此踏上了一条不归路...🕮（12）我有一个梦想。一张试卷只有5个填空题，3学校 科目 班级 姓名 学号。每空20分。

...小时候,我认为8点是最晚的时间,到了初中,我发觉9.30该睡觉了,现在,每天晚上看下时间,切,才12点.~...每一次下课的【老师再见】都比上课的【老师好】的声音要大得多......不要和父母吵架。因为你吵不赢的时候只有挨骂，当你吵的赢的时候只有挨打了。听话吧！...考试就像得了病一样,考前是忧郁症,考时是健忘症,考后病情开始好转,拿回卷子时,心脏病就发作了....突然想到一个很严肃的学术性问题，是谁把60分定为及格的？！？...献给即将到来的儿童节，回忆我们的学习时光。🕮一、信息的收集🕮二、信息的筛选🕮三、信息的分类🕮四、信息的校核🕮五、信息的传递🕮六、信息的存储4课程内容事务管理——试题解析5信息管理🕮单项选择题示例🕮秘书直接用感官或借助其他工具认识客观事物而获取信息的方法是（ ）。🕮（A）感觉法🕮（B）认识法🕮（C）观察法🕮（D）体验法事务管理——试题解析6信息管理🕮多项选择题示例🕮信息传递的要素包括（ ）。🕮（A）信码🕮（B）信源🕮（C）信号🕮（D）信宿事务管理——试题解析信息管理🕮工作实务题示例🕮背景说明：你是宏远公司行政秘书钟苗，下面是行政经理苏明需要你完成的任务。（15分）便

条钟苗：公司准备上一条微波炉生产线，打算采用观察法、询问法获得有关市场信息，作为决策的依据和参考。请你向我介绍观察法、询问法的优缺点。谢谢。行政经理 苏明二○○六年十二月六日72、信息的特点🕮1、客观性🕮2、时效性🕮3、可塑性🕮4、共享性🕮5、依附性：信息的载体有哪些？🕮6、传递性🕮7、开发性🕮8、无限性1、文字形态2、声像形态3、记忆形态12信息工作流程图收集－整理－传递－存储－利用－开发反馈13🕮做为一个秘书，经常接触到哪些信息？14P201一、信息的收集15🕮1、秘书工作中，信息收集的主要范围🖬政策法规信息🖬企业信息🖬客户信息、🖬贸易信息、🖬国际金融信息🖬国际市场信息🖬同级相关信息：平行单位间信息一、信息的收集🕮2、信息收集的渠道：🕮1）大众传播媒介🕮2）图书馆🕮3）联机信息检索渠道（搜索引擎）🕮4）供应商和客户🕮5）贸易交流渠道🕮6）信息机构渠道🕮7）关系渠道🕮8）调查渠道16🕮3、信息收集的要求🕮1）价值性🕮2）时效性🕮3）层次性🕮4）针对性🕮5）全面性一、信息的收集17🕮3、信息收集的方法🕮1）观察法🕮2）阅读法🕮3）询问法🕮4）问卷法🕮5）网络法🕮6）交谈法🕮7）购置法18一、信息的收集二、信息的筛选🕮筛选是对收集到的信息进行鉴别和选择，判断

信息的价值，决定信息

的取舍，提取真实、有

价值、能满足需求的信息。19二、信息的筛选🕮案例🕮秘书钟苗注意信息的收集，凡是工作活动中接触到的各种信息都收集，存放抽屉里。日积月累存放了几大抽屉。一天她的经理要查阅一分市场调查报告，可是钟苗找了半天也没个结果。🕮思考：钟苗的工作存在什么问题？20🕮做为秘书，身边常备的信息资料有哪些？21秘书常备的信息资料22🕮参考书（字典、年鉴、百科全书等）🕮报纸期刊🕮统计资料🕮地图集🕮内部文献🕮常用人名联系方式🕮行业相关政策汇编、法律法规汇编二、信息的筛选23🖬标记说明🖬摘记🖬复印、裁剪🖬留意标题🕮

筛选信息资料的方法二、信息的筛选24🕮

筛选信息资料的要求：🕮分析信息需求，紧靠主题，选择与本主题密切相关的信息，带有倾向性、动向性或突发性的信息，能预见未来发展趋势。同时，剔除虚假、过时、重复、空洞的信息二、信息的筛选🕮信息筛选的程序看来源－看标题－看正文－决定取舍1、突出主题思想2、选择典型性、淘汰一般3、有时效性、充满新意4、从实际出发，有特点5、选择宏观、淘汰微观25三、信息的分类🕮信息的分类方法🖬字母分类法(按作者姓名、单位名称、标题等）🖬地区分类法🖬主题分类法🖬数字分类法🖬时间分类法（按信息形成先后）根据工作需要，将各种分类方法结合使用26三、信息的分类27🕮信息分类的注意事项🖬1、利用颜色、标签区分类别🖬2、建立交叉参照卡交叉参照卡名称/主题：详见：相关名称/主题四、信息的校核28🕮信息校核的范围：对信息中的事实、观点、数据、图表、符号以及时间、地点、人物等。🕮信息校核的要求：🕮1、以原始数据为基础🕮2、要排除主观因素的干扰四、信息的校核🕮信息校核的程序：确定内容－选择校核方法－核实分析信息－作出判断1、溯源法2、比较法3、核对法4、逻辑法5、调查法6、统计法29核对计算定性、定量分析逻辑推理判断真伪信息的传递30🕮信息传递的要求🖬迅速、准确、保密🕮信息传递的途径🖬信源－信道－信宿🕮信息传递的方向🖬内向传递：在单位内部进行信息交流沟通🖬外向传递：利用传播媒介向外界传递单位信息信息传递－实战演练31🖬内向传递新闻稿文件传阅单报刊声明单位规章制度员工嘉奖令外向传递备忘录新闻发布会公司人事会议股份公司股东大会处分通告信息传递方法32🖬语言传递🖬文字传递🖬电讯传递🖬可视化辅助物传递信息的储存33🕮信息储存的载体🖬纸质载体🖬磁性载体：🖬缩微品：信息存储的设备：文件夹、文件盒、文件袋、🖬有专用的柜、橱或保险箱，能防盗、防火防潮、防虫🖬科学地存放排列信息的储存34🕮信息储存管理系统:🖬

1、信息集中管理系统🖬

2、信息分散管理系统🖬

3、信息计算机辅助管理系统🕮信息储存要求：🖬

1、保存有价值的信息🖬

2、根据内容确定储存期，对过期信息定期清理🖬

3、对信息分类🖬

4、防止信息泄密、损坏🖬

5、便于查找🕮

信息储存程序登记－编码－排列－保存－保管信息的储存🕮信息储存程序登记－编码－排列－保存－保管1、手工储存2、计算机储存3、电子化储存4、缩微胶片储存35二、信息开发的工作程序36🕮1、确定主题🕮2、分析信息材料🕮3、选择信息开发方法🕮（1）汇集法🕮（2）归纳法🕮（3）纵深法🕮（4）连横法🕮（5）浓缩法🕮（6）转换法🕮（7）图表法信息开发的内容37🕮1、信息开发的特性：多次性🕮2、信息开发的类型：一次信息开发，二次信息开发，三次信息开发🕮3、信息开发的主要形式：剪报，索引，目录编制，文摘，信息资料册，简讯，调查报告🕮4、信息编写的类型：动态型，建议型，经验型，问题型，预测型🕮5、信息开发的工作程序：确定主题==分析信息材料==选择信息开发方法==选择信息开发的形式==形成信息产品4、选择开发信息的形式5、形成信息产品38信息的利用391、信息利用的特点：周期性、经常性、广泛性和实效性2、信息利用的要求遵守信息法规维护信息安全最大限度地满足信息需求注意对日常信息的积累案例分析40🕮天地公司新上任的客户经理赵飞要去拜访公司的一个客户。为了让赵经理了解客户的情况，助理高叶应该怎办？🕮高叶通过索引和目录查找客户信息，为赵经理提供了公司以往收集的客户资料信息，包括以往客户的采购建议和该客户全部的

历史资料，如订单、支付、送货、客户支

持以及市场营销等。41信息利用的工作程序42熟悉信息的内容确定利用需求信息利用是使收集、处理、存储的信息满足工作需要的过程。因此，要结合工作中心、领导决策、日常管理，分析不同层次的利

用对象，找准利用需求。（3）确定信息利用服务的途径43①信息检索服务四个环节：分析信息需求、明确检索要求、选择检索系统，选择检索途径和检索方法、实施信息检索，获取信息②信息加工服务③定题查询服务④信息咨询服务⑤网络信息服务获取信息提供信息44信息的反馈451、信息反馈的目的:检查输出信息的真实性；对信息传递进行检验与调整；为决策提高依据2、信息发聩的特点：针对性、及时性、连续性3、信息反馈的形式：正反馈与负反馈：成绩、经验的信息反馈与问题、失误信息的反馈纵向反馈与横向反馈：纵向反馈是向上级管理部门和决