办公自动化XXXX 期末复习

办公自动化-复习资料办公自动化_期末复习北京大学-办公自动化教程P1办公自动化-复习资料学习目标北京大学-办公自动化教程P2随着信息时代的发展，电脑已经走进千家万户，成为人们日常办公中不可或缺的工具。近几年，由于操作系统的不断更新升级，使得电脑的使用越来来越方便，功能也越来越强大。特别是WindowsXP的推出，使得办公用户操作得心应手，从而更好地进行电脑办公。WindowsXP是微软公司推出的一款操作系统，该操作系统具有界面友好、屏幕美观、菜单简化和设计清新等特点，同时在系统安全性和稳定性方面也有很大的提高。本章主要介绍WindowsXP的一些基础知识。办公自动化-复习资料1.1什么是办公自动化？来自“维“基百科-wikipedia”的定义：办公自动化（OfficeAutomation,简称OA）是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式，是当当前新技术革命中一个技术应用领域，属于信息化社会的产物。北京大学-办公自动化教程P3办公自动化-复习资料为什么要学习办公自动化？通常办公室的业务，主要是进行大量文件的处理，起草文件、通知、各种业业务文本，接受外来文件存档，查询本部门文件和外来文件，产生文件

复件等等。所以，采用计算机文字处理技术生产各种文档，存储各种文档档，采用其它先进设备，如打印机、复印件、传真机等复制、传递文档

档，或者采用计算机网络技术传递文档，是办公室自动化的基本特征。除了文档上的往来之外，更深层的工作，实际上是信息的收集、存储、检索索、处理、分析，从而做出决策，并将决策作为信息传向下级机构或合合作单位，或业务关联单位。这些都需要办公自动化的辅助。北京大学-办公自动化教程P4办公自动化-复习资料办公自动化的作用办公自动化的作用1.首先能极大地提高工作效率，不用拿着各种文件、申请、单据在各部门跑来跑去，等候审批、签字、盖章。这些都可在网络上进行。2.其次是节省运营成本：包括时间和纸张。3.第三是规范单位管理：把一些弹性太大不够规范的工作流程变得井然有序，比如：公文会签、计划日志、用款报销等工作流程程审批都可在网上进行。4.第四是提高企业竞争力、凝聚力：员工与上级沟通很方便，信息反馈畅通，为发挥员工的智慧和积极性提供了舞台。无疑，企事业的单位的内部的凝聚力将大大增增强。5.第五是使决策变得迅速科学：高层决策不再是不了解

情况，缺乏数据的环境下拍脑袋的事，而是以数据和真相为依据做出的科学的决策。北京大学-办公自动化教程P5办公自动化-复习资料认识文件与文件夹认识文件在电脑中，文件是最小的数据组织单位，它是指存储在磁盘上的程序或文档。文件的外观由文件图

标、文件名和扩展名组成。不同类型的文件有不同同的图标和扩展名。北京大学-办公自动化教程P6办公自动化-复习资料移动和复制文件或文件夹复制文件快捷方法：Ctrl+v北京大学-办公自动化教程P7办公自动化-复习资料四、设置系统属性系统功能主要是对计算机系统的硬件设

备和设备的驱动程序进行管理，其具体操作如下：（1）打开开控制面板，“性能和维护”->双击图标，弹出“系统属性”对话框，如图下图所示。北京大学-办公自动化教程P8办公自动化-复习资料图3.6.“5系“统属性”对”话框北京大学-办公自动化教程P9办公自动化-复习资料（2）“常规”选项卡中列出了计算机系统的基本信息。如果要对硬件设备进行管理，可单击“硬件”标签，在打开的的“硬件”选项卡中进行设置。单击“设备管理器”按钮，打开设备管理器窗口，如图3.6.6所示。该窗口中列出了计

计算机中安装的所有硬件设备，用户可在该窗口中查看或卸载选中的硬件设备。北京大学-办公自动化教程P10办公自动化-复习资料图3.6.6设备管理器窗口北京大学-办公自动化教程P11办公自动化-复习资料二、画图画图程序是中文WindowsXP中的一个图形处理程序，它具有强大的图形绘制和编辑功能。使用画图，可以绘制出各种实用的图形。打开并使用画图程序绘制图形的具体操作如下：（1）选择“开始”→“所有程序

”→“附件”→“画图”命令，即可打开“画图”窗口。（（2）在左侧的工具箱中选择绘图工具绘制图形，效果如图3.7.2所示。北京大学-办公自动化教程P12办公自动化-复习资料图3.7.2绘制的图形北京大学-办公自动化教程P13办公自动化-复习资料四、计算器计算器应用程序和一般常用的计算器一样，可以做普通计算，也可以做较复杂的科学计算。打开并使用计算器的具体操作如下：（1）选择“开始”→“所有程序

”→“附件”→“计算器”命令，即可打开计算器。单击计算器窗口中的相关按钮或从键盘上输入数值，按

“Enter”键即可计算出结果，如图3.7.4所示。北京大学-办公自动化教程P14办公自动化-复习资料三、Word

2003的视图方式Word

2003提供了5种视图方式，分别是普通视图、Web版式视图、页面视图、大纲视图和阅读版式视图。可以通过这些视图方式，根据需要显示文档内容，不同的视图方式具有不同的特点和作用。北京大学-办公自动化教程P15办公自动化-复习资料1．普通视图在该方式下，可以很方便地进行文字输入、文本本编辑等操作。当用户输入的文本满一页时，在页与页之间的分界处会显示一条虚线，即分页符。2．Web版式视图该方式使联机阅读更为方便快捷，该视图方式适合创建和编辑Web页文档，因为它能比其他视图方式显示更多的文本。3．页面视图在该方式下，页面能够显示出标尺、页眉和页码等内容，在该视图中看到的文档与最终打印时的效果一样。北京大学-办公自动化教程P16办公自动化-复习资料3．使用常用文档选择“开始”→“我最近的文档”命令，在其子菜单中单击Word

2003系列文档的图标，即可启动与之对应的应用程序，并同时打开该文档。4．使用桌面快捷方式在WindowsXP中，快捷方式使用户可以迅速地访问程序与文档。用户只须在桌面上双击该应用程序的快捷方式图图标，即可启动Word

2003。北京大学-办公自动化教程P17办公自动化-复习资料（2）在文档的编辑过程中，单击常用工具栏中的“保存

”按钮或按“Ctrl+S”快捷键，可快速保存文档。（3）如果用户要为文档创建备份文件，可选择“文件”→“另存存为”命令，在弹出的“另存为”对话框中设置好备份文

件的保存位置、文件名，单击“保存”按钮即可。北京大学-办公自动化教程P18办公自动化-复习资料当文档的编辑工作完成后，就可以为文档插入页眉、页脚

及页码，并设置合适的纸张大小，在对文档进行预览之后，就可以将文档打印输出。一、插入页眉和页脚页眉和页脚

是指在页面顶部和底部重复出现的信息。这些信息通常包

括文字、日期、页码和图标等。在文档中插入页眉和页脚的具体操作如下：第八节文档的打印输出北京大学-办公自动化教程P19办公自动化-复习资料（1）选择“视图”→“页眉和页脚”命令，即可弹出“页眉眉和页脚”工具栏，且页眉和页脚区处于可编辑状态，如图所示。（2）在“页眉和页脚”工具栏中单击“插入‘自动图文集’”按钮，弹出其下拉列表框，如图所示。北京大学-办公自动化教程P20办公自动化-复习资料二、插入页码页码可以用来标明页面在文档中的相对位置，可以方便用户对文档内容进行查询或统计。在文档中插入页页码的具体操作如下：（1）选择“插入”→“页码”命令，弹出“页码”对话框，如图所示。图“页“码”对”话框北京大学-办公自动化教程P21办公自动化-复习资料三、PowerPoint

2003的视图方式为了方便用户创建和编辑演示文稿，PowerPoint2003提供了普通视图、大纲视图、幻灯片视图、幻灯片浏览视图、幻灯片放映视图、幻灯片母版视图以及备注页视图共7种视图方式，用户在制作演示示文稿时，可根据需要切换至合适的视图模式。北京大学-办公自动化教程P22办公自动化-复习资料1．普通视图普通视图是PowerPoint

2003默认的视图模式，当用户打开该软件时，即可进入到该模式中（见前图）。普普通视图由大纲窗格、幻灯片窗格和备注窗格3部分组成。其中幻灯片窗格最大，主要用于编辑幻灯片的总体结构，也也可用来编辑单张幻灯片或大纲；其他两个窗格较小，用户可将鼠标移至两个窗格的边界处，当指针变成双向箭头时，单击并拖动鼠标即可更改窗格的大小。北京大学-办公自动化教程P23办公自动化-复习资料2．大纲视图单击大纲窗格中的“大纲”标签，即可从其他他视图方式切换到大纲视图，如图所示。在大纲视图中，大纲窗口所占的比例最大。它以分层的方式罗列出每张幻灯片的标题及幻灯片中的文字内容，使整个演示文稿的

内容结构一目了然，并可以确保演示文稿中的内容上下联系系紧密。北京大学-办公自动化教程P24办公自动化-复习资料三、设置排练计时对于非交互式演示文稿，在放映时可为其设置自动演示功能，即幻灯片根据预先设置的显示时间一一张一张地自动演示。使用自动演示功能之前，首先应设设置每一张幻灯片的显示时间，使用PowerPoint

2003中的排练计时功能，可以十分方便地进行设置，具体操作如下：（1）打开要进行排练计时的演示文稿。（2）选择

“幻灯片放映”→“排练计时”命令，系统会自动切换到全屏幕放映状态，并弹出如图4.6.4所示的“预演”工具栏。北京大学-办公自动化教程P25办公自动化-复习资料图4.6.“4预“演”工具栏（3）单击““下一项”按钮 ，即可播放下一张幻灯片；单击“暂停”按钮 ，可暂停计时；文本框中显示当前幻灯片的放映时间；单击““重复””按钮，可给当前幻幻灯片重新计时。（4）重复单击“下一项””按钮给演示文稿中的所有幻灯片进行行预演，预演完成后，会弹出一个显示幻灯片播放时间的提示框，如图4.6.5所示。北京大学-办公自动化教程P26办公自动化-复习资料（5）单击按钮接受此次排练设置，并可返回到幻灯片浏览视图中；单击按钮，取取消本次排练设置。（6）返回到幻灯片浏览视图中后，会在该视图中显示演示文文稿中所有幻灯片的排练计时时间，如图4.6.6所示。北京大学-办公自动化教程P27图4.6.5提示框办公自动化-复习资料图4.6.6排练计时的结果北京大学-办公自动化教程P28办公自动化-复习资料Excel2003主要用于制作电子表格，它具有强大的计算、分析和图表等功能，可用于存储、汇总和分析大量的报表数据，是目前最常用的办公数据表软件。一、Excel2003的功能Excel2003作为一款最流行的电子表格软件，它主要有有以下5方面的功能：第一节Excel2003概述北京大学-办公自动化教程P29办公自动化-复习资料（1）表格设计功能。可任意设计表格，还可以使用不同的字字体、各种类型的表格线、丰富的底纹、绚丽的色彩、漂亮的插图，设计出既美观又实用的表格。（2）汇总功能。可以使用运算公式对表格中的数据进行汇总，并计算出结果。北京大学-办公自动化教程P30办公自动化-复习资料（3）计算功能。可以快速准确地计算出各种数据，这在商商业运营、工程预算等工作中非常重要。（4）统计功能。可以使用系统自带的上百个函数完成复杂的统计工作。（（5）数据图表功能。可以使用数据图表功能，将表格中的的数字以图形表示出来，使表格中的内容更易理解、交流和记忆。北京大学-办公自动化教程P31办公自动化-复习资料四、电子表格中的基本概念在Excel2003中，处理数据的任务是在工作簿、工作表、单元格中完成的，因此在学

习Excel2003之前，必须认识电子表格中的基本概念。1．工作簿工作簿是Excel2003中用来存储和处理数据的文件，即一个文件就是一个工作簿。工作簿最多可以由255个具

有相同或不同类型的工作表组成。北京大学-办公自动化教程P32办公自动化-复习资料2．工作表工作表是组成工作簿的相对独立的表格，是用户

在编辑文档或输入数据时直接面对的对象。在Excel2003中，工作表最大由65536行×256列组成。在工作表中，行标题从上到下依次为1～65536，列标题依次为A～IV。北京大学-办公自动化教程P33办公自动化-复习资料3．单元格工作表由若干个长方形形状的方格构成，这些方格在Excel2003中被称为单元格。每一个单元格都是一个存储单元。当单元格被选中时，它的边框处以黑粗线显示，并将该单元格称为活动单元格。单元格对应的行列标题题的组合构成该单元格的地址，如第3行第C列的单元格地

址为C3，即每个单元格都具有唯一的单元格地址。北京大学-办公自动化教程P34办公自动化-复习资料工作表中所有的操作都是以单元格为基础进行的，因此，学学习和掌握单元格的基本操作非常重 要，下面详细介绍单元格的基本操作。一、选中单元格对单元格进行各种操作之之前，必须先选中相应的单元格，用户可以使用以下7种方法选中单元格：第四节单元格的基本操作北京大学-办公自动化教程P35办公自动化-复习资料单击某个单元格，即可将其选中。单击工作表的行号或列号标签，即可选中该标签对应的行或列。（3）将鼠标指针指向行号或列号标签，单击并拖动鼠标，即可选中鼠标指针经过的单元格区域。（4）将鼠标指针指向某个单元格，单击并拖动鼠标到另一个单元格，即可选中以这两个单元格为对角线的单元格区域。北京大学-办公自动化教程P36办公自动化-复习资料（5）按住“Shift”键的同时单击两个不相邻的单元格，即可选中这两个单元格之间的所有单元格区域。（6）按住“Ctrl”键的同时单击多个单元格，即可选中多个不

相邻的单元格。（7）按“Ctrl+A”快捷键，即可选中整个工作表。北京大学-办公自动化教程P37办公自动化-复习资料二、单元格中的数据类型Excel2003中的数据可以分为文本型数据、数值型数据、日期型数据和时间型数据4大类型，它们的概念及含义如下：（1）文本型数据通常是指字符或者任何数字、空格和字符的组合，如125DLDW，32-364等。北京大学-办公自动化教程P38办公自动化-复习资料（2）数值型数据包含数字和公式两种形式，数字除了通常

所理解的形式外，还有各种特殊格式的数字形式，如12345，（123.62），￥123.56等。（3）日期型数据是用来表达日期的数据，如08/07/06，2006-08-07等。（4）时间型数据是用来表达时间的数据，如9:00，2:00AM等。北京大学-办公自动化教程P39办公自动化-复习资料6.1信息北京大学-办公自动化教程P406.1.1信息的定义信息(Information)一般是指具有新内容、新知识的消息或情报，以及语言、文字、图像等符号媒体所揭示的内容。无形+有形办公自动化-复习资料6.2.2系统的特性一般来说，系统具有以下4种特性。整体性关联性层次性适应性北京大学-办公自动化教程P41直达P38办公自动化-复习资料3．按人们认识系统的抽象程度划分按照人们认识系统的抽象程度，可以把系统划分成为概念系统、逻辑系统和物理系统三类。1)概念系统概念系统并不是实际系统，而是人们认识和描述系统的一种抽象模型。概念系统是人们根据系

统的目标和人们以往的知识，初步构造出来的

系统雏形。概念系统能够表述系统的主要特征

征和大致轮廓，但对系统反映比较粗糙，很不完完善，甚至缺乏必要的细节。北京大学-办公自动化教程P42办公自动化-复习资料2)逻辑系统逻辑系统是在概念系统的基础上，通过论证并从原理上证明是合理可行的系统。逻辑系统考虑了系统的目标合理性、结构合理性、功能合理性和实现合理性。北京大学-办公自动化教程P43办公自动化-复习资料3)物理系统物理系统是具体存在的系统，也叫客观系统。现实存在的所有系统都是物理系统。北京大学-办公自动化教程P44办公自动化-复习资料6.2.4系统方法系统方法是用系统的观点来认识和处理问题的方法，亦即把对象当作系统来认识和处理的方法。北京大学-办公自动化教程P45办公自动化-复习资料系统方法的基本特点是整体性、综合性和最优化。在系统方法中，人们一般采用A.D.霍尔提出的

逻辑、时间和知识的三维结构方法。6.逻辑维逻辑维反映从系统观点解决一个问题需要以下七个逻辑步骤：(1)问题描述：描述所要解决的问题。主要包括问题的提出、问题的阐述、问题的迁延变化过程和现状，以及说明问题的资料和数据。北京大学-办公自动化教程P46办公自动化-复习资料6.4信息系统的概念和特征北京大学-办公自动化教程P476.4.1信息系统的概念信息系统(IS，InformationSystem)是指利用计算机、网络、数据库等现代信息技术，处理组织中的数据、业务、管理和决策等问题，并为组织目标服务的综合系统。组织是指按照一定目的构成的社会系统，像国家、政党、政府、社团、企业、学校、医院、银行等都属于组织。办公自动化-复习资料6.4.2信息系统的特征–6、信息就是资源是信息系统的一个重要特征北京大学-办公自动化教程