Word／Excel／PPT商务办公技能+技巧+实战应用大全

Word/Excel/PPT商务办公

技能+技巧+实战应用大全

一线文化编著

内容简介

书中以Office2021为平台，从商务办公人员的工作需求出发，配合大量典型实例，全面

而系统地讲解了Office办公软件在商务办公工作中的应用。全书共19章：第1~13章，主要讲

解Office办公软件中Word、Excel和PPT的基本操作，包括Office快速入门、编辑办公文档、

图文混排、绘制表格、编辑长文档、审阅及邮件合并、编辑电子表格、公式与函数、图表、分

析与管理数据、制作幻灯片、编辑幻灯片和播放幻灯片等操作；第14~16章，主要讲解Word、

Excel和PPT的相关使用技巧；第17~19章，主要讲解Office办公软件在实际工作中的应用，

包括制作劳动合同、公司宣传文档、财产物资管理制度、办公用品登记表、员工工资表、销售

统计表、公司费用支出明细表、沟通技巧培训、年终总结和产品宣传画册等实例。

本书可作为需要使用Office软件处理日常办公事务的文秘、人事、财务、销售、市场营销、

统计等专业人员的案头参考书，也可以作为大、中专职业院校、电脑培训班相关专业的教材或

参考用书。

图书在版编目（CIP）数据

Word/Excel/PPT商务办公技能+技巧+实战应用大全/

一线文化编著.—北京：中国铁道出版社有限公司，

2022.10

ISBN978-7-113-29285-0

Ⅰ.①W…Ⅱ.①一…Ⅲ.①办公自动化-应用软件

Ⅳ.①TP317.1

中国版本图书馆CIP数据核字（2022）第106765号

书名：Word/Excel/PPT商务办公技能+技巧+实战应用大全

Word/Excel/PPTSHANGWUBANGONGJINENG+JIQIAO+SHIZHANYINGYONGDAQUAN

作者：一线文化

责任编辑：于先军编辑部电话：（010）51873026邮箱：46768089@

封面设计：宿萌

责任校对：孙玫

责任印制：赵星辰

出版发行：中国铁道出版社有限公司（100054，北京市西城区右安门西街8号）

网址：

印刷：三河市宏盛印务有限公司

版次：2022年10月第1版2022年10月第1次印刷

开本：787mm×1092mm1/16印张：25.75字数：580千

书号：ISBN978-7-113-29285-0

定价：79.80元

版权所有侵权必究

凡购买铁道版图书，如有印制质量问题，请与本社读者服务部联系调换。电话：（010）51873174

打击盗版举报电话：（010）63549461

配套资源下载链接

/2022/0811/14487.shtml

前言

如何将杂乱无章的文字整理成段落清晰、结构简单的文字报告？

如何从千丝万缕的庞大数据库中找到关键数据，把需要的数据报表快速呈给客户和

领导？

如何将枯燥的文字报告，制作成版式精美、便于理解的幻灯片？

行政制度如何编制？销售收入、成本、费用是否正常？培训工作如何顺利进行？

…………

诸如此类的问题还有很多，面对客户的需求及公司领导的工作要求，你是否每天都是起

早贪黑地忙碌工作？

大多数职场人员都在用Office办公软件，但并非人人都会用Office。对于想用Office提

高工作效率、远离加班的朋友，这本书将是你们的正确选择！

通过本书，既能够快速学会Office办公软件，又能够掌握Office在商务办公工作中的应

用，实现“早做完，不加班”的梦想。本书主要介绍以下三方面的内容：

第一，软件功能操作！（这是掌握Office办公软件的必备知识和基础。）

第二，实用操作技巧！（这是快速获取经验和技巧的一条捷径。）

第三，实战应用！（这是身临其境、活学活用的“练武场”。）

在日常办公中，职场人士、商务人士对Office办公软件的运用可谓十分频繁。Office2021

功能强大、应用广泛。如果广大职场人士和商务精英能掌握Office2021中的Word、Excel、

PowerPoint组件的使用技巧，必然能大大提高工作效率，从而制作出专业而美观的Word

文档，数据完善而具分析功能的Excel表格，逻辑清晰、页面精美的PPT幻灯片，轻松赢

得同事的掌声，领导的赞许。

为了让读者快速掌握Office2021在商务办公中的实际应用，我们精心策划并编写了这

本书，旨在让读者朋友轻松实现“早做完，不加班”的梦想。

■本书特色

（1）讲解版本新，内容常用实用。本书在内容安排上，遵循“常用、实用”的原则，

以微软公司新推出的Office2021版本为平台，结合日常商务办公应用的实际需求，系统、

全面地讲解使用Office2021软件制作并编辑文档、编制与分析数据表格、制作幻灯片的方

法与技巧等相关应用。

（2）图解写作，一看即懂，一学就会。为了让读者更易学习和理解，本书采用“步骤

Word/Excel/PPT商务办公技能+技巧+实战应用大全

引导+图解操作”的写作方式进行讲解。而且，在步骤讲述中以“、、……”的方式

分解出操作小步骤，并在图上进行对应标识，非常方便读者学习掌握。只要按照书中讲述的

步骤方法去操作练习，就可以做出与书同步的效果来。真正做到简单明了、一看即会、易学

易懂。

（3）技能操作+实用技巧+办公实战＝应用大全。本书充分考虑到读者“学以致用”的原

则，精心策划了本书内容。

第1~13章是软件技能操作的内容，这部分内容主要针对初学读者，从零开始，系统并

全面地讲解了Office2021软件功能操作与应用知识，让新手快速入门。

第14~16章是技巧提高的内容，介绍了Office2021中的实用操作技巧，让读者可以通

过使用技巧提高工作效率。

第17~19章是商务办公实战的内容，这部分的每章都列举多个典型的商务办公案例，系

统地讲解商务办公人士常用的办公文档的制作和应用，其目的是让读者学习到办公实战经验。

■丰富的学习资源，学习更轻松

为了方便读者快速学习，本书提供了丰富的学习资源，让你花一本书的钱，就能得到多

本书的学习内容。具体包括如下：

素材文件：指本书中实例的素材文件。其全部收录在“素材文件”文件夹中。读者在

学习时，可以参考图书讲解内容，打开对应的素材文件进行同步操作练习。

结果文件：指本书中实例的最终效果文件。其全部收录在“效果文件”文件夹中。读

者在学习时，可以打开结果文件，查看其实例效果，为自己在学习中的练习操作提供帮助。

视频文件：本书提供了长达356分钟的与书同步的案例制作视频教程。

赠送：1000个实用的Office商务办公应用模板。读者可以在日常商务办公中借鉴参

考使用，高效处理和解决工作上的问题。

■你是否适合本书

本书可作为需要使用Office软件处理日常办公事务的文秘、人事、财务、销售、市场营

销、统计等专业人员的案头参考书，也可以作为大、中专职业院校、电脑培训班相关专业的

教材或参考用书。

作者

2022年9月

2

目录

第1章Office2021商务办公1.4.1自定义工作界面外观............17

快速入门...............................11.4.2在快速访问工具栏中添加

常用按钮.................................18

1.1了解Office2021的新功能............2

1.4.3将功能区按钮添加到快速

1.1.1自动保存文档更新..................2

访问工具栏.............................19

1.1.2增加深色模式..........................2

1.4.4在选项卡中创建自己常用的

1.1.3沉浸式阅读..............................3

工具组.....................................19

1.1.4新的“绘图”选项卡..............3

1.5案例制作——新建“员工状态

1.1.5使用图标集..............................3

报告”文档....................................22

1.1.6草绘样式轮廓..........................4

本章小结.................................................23

1.1.7取消隐藏多个工作表..............4

1.1.8获取工作簿统计信息..............5第2章使用Word2021制作

1.1.9录制幻灯片功能增加..............5与编辑办公文档..................24

认识主要组件界面

1.2Office2021......62.1输入Word文档内容.....................25

办公文档制作

1.2.1Word20212.1.1输入普通文本........................25

界面

...........................................62.1.2插入特殊符号........................25

电子表格处理

1.2.2Excel20212.1.3输入日期和时间....................26

界面

...........................................72.1.4插入公式.................................27

演示文稿

1.2.3PowerPoint20212.2编辑Word文档内容.....................29

制作界面

...................................82.2.1选择文本.................................29

掌握各组件的共性

1.3Office20212.2.2复制和移动文本....................30

操作

..................................................82.2.3删除文本.................................32

新建文件

1.3.1..................................92.2.4查找和替换文本....................33

保存文件

1.3.2................................102.3设置文档字符格式........................34

打开文件

1.3.3................................112.3.1通过“字体”组设置............34

关闭文件

1.3.4................................122.3.2通过“字体”对话框设置....35

保护文件

1.3.5................................132.3.3通过“浮动”工具栏设置....37

打印文件

1.3.6................................162.4设置段落格式................................37

自定义工作环境

1.4Office2021......172.4.1设置对齐方式........................37

I

Word/Excel/PPT商务办公技能+技巧+实战应用大全

2.4.2设置段落缩进........................383.6案例制作——制作“宣传单”

2.4.3设置段落间距........................39文档................................................63

2.4.4添加项目符号........................39本章小结.................................................67

2.4.5添加编号................................41

第4章使用Word2021制作

添加段落边框

2.4.6........................42办公表格.............................68

2.4.7添加段落底纹........................43

4.1创建表格........................................69

2.5案例制作——制作“招聘启事”

4.1.1拖动行列数创建表格............69

文档................................................43

4.1.2指定行列数创建表格............69

本章小结.................................................47

4.1.3手动绘制表格........................70

第3章使用Word2021制作4.1.4插入Excel电子表格.............71

图文并茂的办公文档...........48

4.2编辑表格........................................71

3.1插入与编辑图片............................494.2.1输入表格内容........................72

3.1.1插入图片................................494.2.2选择表格单元格....................72

3.1.2调整图片大小........................504.2.3插入行或列.............................73

3.1.3对图片进行裁剪....................514.2.4删除行或列.............................74

3.1.4调整图片位置和环绕文字的4.2.5调整行高和列宽....................75

方式.........................................514.2.6拆分与合并单元格................77

3.1.5设置图片样式........................524.2.7设置表格内容的对齐方式....78

3.1.6调整图片效果........................534.3美化表格........................................79

3.2形状的使用....................................544.3.1套用表格样式........................79

3.2.1插入形状并输入文字............544.3.2为表格添加边框....................80

3.2.2更改形状................................554.3.3为表格添加底纹....................82

3.2.3美化形状................................554.4案例制作——制作“客户档案表”

3.3文本框的使用................................56文档................................................83

3.3.1使用内置文本框....................57本章小结.................................................86

3.3.2手动绘制文本框....................57

第5章使用Word2021制作

编辑文本框

3.3.3............................58与编辑长文档......................87

3.4使用艺术字突显内容....................59

5.1封面与页面效果设计....................88

3.4.1插入艺术字............................59

5.1.1插入封面.................................88

3.4.2编辑艺术字............................60

5.1.2设置页面大小和方向............89

3.5SmartArt图形的使用....................61

5.1.3设置页面颜色........................90

3.5.1插入SmartArt图形................61

5.1.4添加页面边框........................91

3.5.2编辑SmartArt图形................61

5.1.5添加水印.................................92

3.5.3美化SmartArt图形................63

II

目录

5.2使用样式快速编辑长文档............93第7章使用Excel2021制作

电子表格

5.2.1套用系统内置样式................93...........................123

5.2.2新建样式................................937.1工作表的基本操作......................124

5.2.3修改样式................................957.1.1选择工作表...........................124

5.3页眉和页脚....................................967.1.2插入与删除工作表..............124

5.3.1插入页眉和页脚....................967.1.3重命名工作表......................125

5.3.2自定义页眉和页脚................977.1.4移动或复制工作表..............126

5.3.3插入页码................................987.1.5隐藏或显示工作表..............127

5.4目录的使用....................................997.1.6保护工作表...........................128

5.4.1插入目录................................997.2输入与编辑表格数据..................129

5.4.2更改目录..............................1007.2.1输入表格数据......................129

5.4.3更新目录..............................1017.2.2快速填充数据......................130

5.5案例制作——制作“员工行为7.2.3修改单元格中的数据..........131

规范”文档.................................1027.2.4移动和复制数据..................132

本章小结...............................................1077.2.5查找替换数据......................133

7.3单元格的基本操作......................135

第6章使用Word2021对文档

进行审阅及邮件合并.........1087.3.1插入与删除单元格..............135

7.3.2调整行高和列宽..................136

6.1校对文档内容..............................109

7.3.3合并单元格...........................137

6.1.1检查拼写和语法..................109

7.4设置单元格格式..........................138

6.1.2统计字数..............................110

7.4.1设置字体格式......................138

6.2文档审阅与修订..........................110

7.4.2设置对齐方式......................138

6.2.1添加批注..............................110

7.4.3设置数字格式......................139

6.2.2查看批注..............................111

7.4.4设置录入数据的有效性......140

6.2.3修订文档内容......................112

7.4.5设置边框...............................141

6.2.4接受或拒绝修订..................113

7.4.6设置单元格底纹..................143

6.3邮件合并......................................114

7.5美化表格......................................144

6.3.1批量创建信封......................114

7.5.1使用条件格式......................144

6.3.2邮件合并文档......................116

7.5.2套用表格样式......................145

6.4案例制作——制作“工资条”

7.5.3设置单元格样式..................148

文档..............................................119

7.6案例制作——制作“员工基本

本章小结...............................................122

信息表”......................................149

本章小结

...............................................153

III

Word/Excel/PPT商务办公技能+技巧+实战应用大全

第8章Excel2021公式9.1.1图表的组成...........................177

与函数的使用

....................1549.1.2图表的类型...........................177

8.1使用公式计算数据......................1559.2创建和编辑图表..........................179

8.1.1了解公式的组成..................1559.2.1创建图表...............................179

8.1.2认识公式中的运算符..........1559.2.2移动图表位置......................181

8.1.3熟悉公式的运算优先级......1569.2.3调整图表大小......................182

8.1.4输入公式..............................1579.2.4更改图表类型......................182

8.1.5复制公式..............................1579.2.5更改图表布局......................183

8.2单元格引用..................................1589.2.6应用图表样式......................183

8.2.1相对引用..............................1599.3设置图表格式..............................184

8.2.2绝对引用..............................1599.3.1设置图表区格式..................184

8.2.3混合引用..............................1609.3.2设置坐标轴刻度..................185

名称的使用

8.3..................................1619.3.3设置图例位置......................186

8.3.1定义单元格名称..................161

9.4使用迷你图显示数据趋势..........187

8.3.2将名称应用于公式..............162

9.4.1创建迷你图...........................187

8.4使用函数计算数据......................163

9.4.2编辑迷你图...........................188

8.4.1函数的分类..........................163

9.5使用数据透视表分析数据..........189

8.4.2插入函数..............................164

9.5.1创建数据透视表..................189

8.4.3嵌套函数..............................165

9.5.2编辑数据透视表..................190

8.5常用函数的使用..........................165

9.5.3使用切片器查看数据..........192

8.5.1使用SUM函数自动求和....166

9.5.4美化数据透视表和切片器...193

8.5.2使用AVERAGE()函数

9.6使用数据透视图直观显示数据.....194

求平均值...............................166

9.6.1创建数据透视图..................194

8.5.3使用RANK()函数排名.......167

9.6.2编辑数据透视图..................195

8.5.4使用MAX()函数计算

9.7案例制作——制作“产品质量

最大值...................................168

分析表”......................................196

8.5.5使用MIN()函数计算

本章小结...............................................200

最小值...................................169

8.5.6使用IF()函数计算条件值....170第10章使用Excel2021管理

8.6案例制作——制作“业务员销售与统计数据......................201

业绩统计表”.............................172

10.1数据排序....................................202

本章小结...............................................175

10.1.1快速排序.............................202

第9章使用Excel2021图表10.1.2高级排序.............................202

分析数据...........................17610.1.3自定义排序.........................203

9.1认识图表......................................17710.2数据筛选....................................204

IV

目录

10.2.1自动筛选............................20511.4.2设置幻灯片母版占位符

10.2.2自定义筛选........................205格式....................................232

10.2.3高级筛选............................20711.4.3设置幻灯片母版的页眉

10.3数据分类汇总............................208页脚....................................233

10.3.1创建分类汇总....................20811.5案例制作——制作“商务礼仪

10.3.2显示和隐藏分类汇总..........209培训”幻灯片............................235

10.3.3删除分类汇总....................210本章小结...............................................237

10.4模拟分析数据............................211

第12章PowerPoint2021幻灯片

单变量求解

10.4.1........................211内容的丰富......................238

10.4.2模拟运算表........................212

12.1使用图形对象丰富幻灯片

10.5方案管理器的使用....................213

内容............................................239

10.5.1创建方案............................213

12.1.1图片的使用.........................239

10.5.2显示方案............................216

12.1.2艺术字的使用....................240

10.5.3生成方案摘要....................217

12.1.3形状的使用.........................241

10.6案例制作——制作“办公用品

12.1.4SmartArt图形的使用.........243

采购单”....................................218

12.1.5表格的使用.........................244

本章小结...............................................220

12.1.6图表的使用.........................245

第11章PowerPoint202112.2在幻灯片中插入多媒体............247

幻灯片的基本操作...........221

12.2.1插入音频文件....................247

11.1幻灯片的基本操作....................22212.2.2设置音频属性....................248

11.1.1新建幻灯片.........................22212.2.3插入视频文件....................248

11.1.2选择幻灯片.........................22312.3超链接的使用............................249

11.1.3移动和复制幻灯片.............22312.3.1添加超链接.........................250

11.1.4删除幻灯片.........................22412.3.2删除超链接.........................251

11.2设计幻灯片................................22512.3.3添加动作按钮....................251

11.2.1设置幻灯片大小.................22512.4案例制作——制作“公司年终

11.2.2设置幻灯片主题.................226会议”幻灯片............................252

11.2.3设置幻灯片背景格式..........226本章小结...............................................257

11.3编辑幻灯片................................228

第13章PowerPoint2021幻灯片

在幻灯片中输入文本

11.3.1.........228的动画设置与放映输出.....258

11.3.2设置文本字体格式.............229

13.1为幻灯片添加切换动画............259

11.3.3设置文本段落格式.............230

13.1.1添加幻灯片切换动画..........259

11.4制作幻灯片母版........................231

13.1.2设置切换动画效果选项....259

11.4.1设置幻灯片母版背景.........231

V

Word/Excel/PPT商务办公技能+技巧+实战应用大全

13.1.3设置切换动画计时............260技巧010：设置自动编号的起始值....283

13.2设置幻灯片动画效果................261技巧011：使用格式刷快速复制格式...283

13.2.1添加动画效果....................261技巧012：自由旋转图片....................284

13.2.2添加路径动画....................262技巧013：快速删除图片背景............285

13.2.3设置动画效果....................263技巧014：将图片裁剪为任意形状....285

13.3幻灯片放映设置与放映............264技巧015：使多个图片对象快速对齐...286

13.3.1设置幻灯片放映类型..........264技巧016：将多个对象组合为一个

13.3.2使用排练计时....................265对象....................................286

13.3.3放映幻灯片........................266技巧017：通过编辑节点快速更改

13.4导出演示文稿............................267形状外观............................287

13.4.1将演示文稿导出为图片技巧018：如何将一个表格拆分为

文件....................................267多个表格............................287

13.4.2导出为视频文件................268技巧019：如何防止表格跨页断行....288

13.4.3打包演示文稿....................269技巧020：设置表格跨页时标题行

13.5案例制作——制作“婚庆用品展”自动重复............................289

幻灯片........................................270技巧021：如何实现一次性插入

本章小结...............................................275多行或多列.......................289

技巧022：根据表格模板快速

第14章Word2021商务办公

创建表格

应用技巧速查..................276............................289

技巧023：对表格数据进行简单

技巧001：自动定时保存文档............277

计算....................................290

技巧002：设置自动恢复文档的

技巧024：快速对表格数据进行排序...291

保存位置...........................277

技巧025：为常用的样式设置快捷键...291

技巧003：将Word文档保存为

技巧026：应用主题快速设置文档

模板文件...........................278

整体效果............................292

技巧004：如何在文档中输入上、

技巧027：将新建的主题保存到

下标....................................278

主题列表中.......................292

技巧：如何输入带圈字符

005............279技巧028：制作首页不同的页眉

技巧：使用替换功能快速删除

006页脚....................................293

多余的空行.......................279技巧029：如何删除页眉页脚中的

技巧007：一次性删除文档中的横线.................................