财务信息系统管理制度

财务信息系统管理第一节财务信息系统管理内容与目标第一条财务管理信息系统，是指运用通信技术、网络技术、计算机技术和现代信息技术等，编制专门用于财务管理的电子计算机应用程序，形成计算机相关数据，实现账务（总账）处理、报表管理、固定资产、往来管理、全面预算、全面成本管理、资金管理、财务分析等各项财务管理功能的应用软件系统,包括硬件系统和软件系统。第二条财务管理信息系统控制的重点是：部门及岗位职责；软硬件管理；日常操作管理；系统维护管理；信息安全管理；系统档案管理；联网及电子邮件管理；替代手工记账管理。第三条财务管理信息系统是财会工作内容之一，各单位应当充分重视这一工作，把它做为建立现代企业制度、提高工作质量，加强企业内部管理的一项重要工作来抓。要重点做好普及工作，使绝大部分财会人员了解和掌握财务管理信息系统。第四条集团公司财务管理信息系统建设目标：以总公司发展战略和财务与资本运营子战略为指导，落实财务管理信息化建设发展方针，全面实现财务资源、信息相对集中管理，逐步建立以信息网络技术为支撑，以系统化管理思想为指导的财务信息系统，实现集团公司对所属各单位财务数据的集中核算、过程实时监控，信息及时披露，增加透明度，提高管理效率，优化财务资源配置，为集团公司管理层提供决策支持。第二节部门及岗位职责第五条集团公司所属各单位负责人或总会计师要亲自组织、领导财务管理信息系统工作，主持拟定本单位财务管理信息系统工作规划，协调单位内各部门之间关系，并结合本单位实际，做好人员的分工和职责权限的落实。第六条各单位应当建立财务管理信息系统工作岗位责任制，明确相关岗位的职责权限，合理分工，确保财务管理信息系统不相容工作岗位间互相分离、制约和监督。其中，集团公司子、分公司必须指定专职或兼职系统维护员，负责财务管理信息系统的管理和维护工作。已建立财务管理信息网络系统的单位要设置专职系统维护员、数据库管理员和网络管理员。第七条集团公司财务会计部负责管理财务管理信息系统工作。主要职责是‍：（一）研究制定集团公司财务管理信息系统发展规划，并组织实施；（二）制定集团公司财务管理信息系统管理办法、规章制度；‍（三）组织制定集团公司财务管理信息系统行业标准、规范，并组织实施；‍（四）管理集团内财务部门使用相关软件，负责相关软件开发、推广及维护、提高软件质量及使用效果‍；（五）负责集团公司子、分公司、集团公司所属指挥部（经理部）、办事处财务部门的替代手工记账审批工作；（六）组织和管理集团公司财务管理信息系统人员培训工作；‍（七）总结、交流、推广集团公司财务管理信息系统的经验，指导集团公司所属各单位开展财务管理信息系统工作；（八）负责集团公司财务部网站建设及维护。第八条集团公司子、分公司财务部门主要职责：（一）负责本单位财务管理信息系统的建立和运行；（二）负责贯彻、落实集团公司财务管理信息系统控制办法；制定本单位内部的财务管理信息系统实施细则；（三）建立本单位财会信息化岗位责任制，明确各个工作岗位的职责范围；

（四）负责本单位财务管理信息系统人员培训工作；‍（五）负责其下属范围内各单位（包括项目部）财务部门的替代手工记账审批工作；（六）依据《企业会计制度》和集团公司规定，进行本单位编码的细化、科目的细化、内部标准报表的制定以及核算办法的标准化工作。第九条各工程项目经理部（指挥部）、办事处财务部门职责：（一）保障财务管理信息系统在本单位安全运行；（二）建立人员岗位责任制，保证各岗位人员严格按岗位职责操作；（三）负责对本单位软硬件日常维护管理，保证软硬件正确运行；（四）负责财务管理信息系统日常操作管理和系统维护管理；（五）负责本单位系统档案输出、备份、存档；（六）负责及时报送替代手工记账有关资料。第十条财务管理信息系统工作岗位包括系统主管员、系统维护员、数据审核员、系统操作员、系统审查员等。各岗位工作职责划分：（一）系统主管员（财务主管）：负责协调财务管理信息系统的总体运行工作。主要职责：1、负责财务信息化岗位的设定和分配，结合本单位情况确定每个人员的职责；‍2、组织财务管理信息系统的实施工作，对工作的进度、数据安全负总责；‍3、负责组织财务管理信息系统的普及工作；‍4、研究本单位的管理需求，组织财务管理信息系统工作向深度、广度发展。（二）系统维护员：负责财务管理信息系统的维护管理工作，系统维护员应当具有很强的工作责任心，要具备计算机与财务知识，系统维护员应相对稳定，各单位更换系统维护员必须报上一级财务部门备案。主要职责：‍1、负责财务管理信息系统与本单位具体应用相结合。根据本单位核算及管理需要提出系统二次开发的目标及实施办法，对系统进行二次开发；2、负责系统软件、硬件、网络、数据库及财务软件的维护，负责系统的安装和调试工作，保障系统的正常运行；‍3、掌握网络服务器及数据库的超级口令，负责服务器的硬软件资源分配．监控网络的运行；‍4、掌握系统维护员权限，按财务主管的书面要求，为其他人员分配使用权限，对财务数据的安全保密负责；‍5、管理财务数据，负责进行数据的定期备份、恢复、存档；‍6、负责定期检查软、硬件设备的运行情况，对系统运行中软件、硬件故障及时排除；7、对本单位财务管理信息系统的相关人员进行培训。（三）数据审核员。主要职责：1、负责输入数据凭证的审核工作，包括科目代码的合法性、摘要的规范性和数据的正确性；2、对不符实、不合法、不完整、不规范的凭证退还给有关人员进行更正、补齐，再行审核；3、对于不符合要求的凭证和不正确的输出账表数据，不予签章确认。（四）系统操作员。操作人员应熟悉本单位财会业务，有一定的计算机知识，熟悉在用系统的使用，应能熟练地录入所需数据，对所录入数据的正确性负责。主要职责：1、严格按照系统操作说明进行操作；2、负责系统数据的及时录入、数据备份和输出账表的打印工作；3、系统数据录入操作过程中发现故障，应及时报告系统主管员，并做好故障记录及上机记录等事项；4、按规定时间打印系统所有的明细账、财务会计报表以及月末自动转账凭证工作。（五）系统审查员：负责监督计算机及会计软件系统运行，防止利用计算机进行舞弊。此岗位要求具备一定会计和计算机相关知识，达到会计电算化中级知识水平。主要职责：‍1、定期审查机内数据与书面资料（凭证、账簿、报表等）的一致性；‍2、监督历史数据调整、更改等功能的使用，确保修改结果在当期书面资料中反映出来；‍3、监督历史数据保存方式的安全性、合法性，防止对已存档数据的非法修改；‍4、防止其它影响会计数据其实性的问题发生。‍第十一条系统维护员在变动前必须办理交接手续，接替人员应认真接管移交工作。具体要求如下：‍（一）由系统主管（财务主管）负责监交；‍（二）交接完毕以前的系统管理维护工作由现任系统维护员负责；‍（三）交接完成后由监交人员及交接的双方签字，并作为会计档案存档；‍（四）移交清单包括的内容：‍1、网络服务器口令；‍2、数据库超级口令；‍3、财务管理信息系统维护员口令；‍4、每年的历史数据备份；‍5、本年的所有的数据备份；‍6、系统维护记录本；‍7、所有版本的集团公司财务管理信息系统软件；‍8、所有版本的数据库管理系统软件及版本授权证书和序列号；‍9、基层单位系统维护员名单；‍10、其他应交接的内容；（五）对交接内容应进行上机测试，确保交接质量。上述几项口令应最后交接。一旦交接，接替人员应立即更换所有口令，并开始承担系统维护员的所有工作。第十二条一般操作人员的岗位交接，应在移交清册中列明操作员口令及密码，会计数据媒体及有关资料、实物等。第三节软、硬件管理第十三条财务管理信息系统的硬件、软件的选用由主管该项工作的领导或系统维护员全权负责。第十四条各单位要对财务管理信息系统所用硬件设备进行统一管理，并建立设备卡片，对硬件设备的配置状况、使用单位、使用状况、起用时间、厂家品牌等信息进行记录。第十五条财务管理信息系统所用设备、软件的购置应坚持技术先进和经济合理原则。既不能使引进的设备很快被淘汰，又不能一味追求最新技术而投入过高。对于已有设备应进行合理的调配，最大限度的发挥设备的效益。应尽量选用统一型号的设备、软件，设备及软件引进时必须获得良好的质量保证及售后服务。第十六条硬件设备比较多的单位可以设立计算机室。硬件设备的操作使用要严格执行各单位的设备操作管理规定，要经常对有关设备进行保养，保持机房和设备的整洁，严禁违规违章操作，确保机房硬件设备的安全。第十七条各单位必须统一使用由集团公司推广的财务软件，以保证财务信息系统的连续性。在更换或升级财务软件时，应进行认真测试研究后，方能进行推广使用。‍根据总公司文件要求，中铁三局集团有限公司将推广总公司财务部开发“诚易财务软件”，实现集团公司对所属单位财务信息的集中管理，为整个集团公司的管理和决策及时提供财务信息。为了推广“诚易财务软件”运行，要求集团公司所属子、分公司、指挥部（经理部）、办事处的单位能通过因特网联入集团公司网站、集团公司财务会计部数据服务器。根据“诚易财务软件”使用情况，中铁三局集团有限公司财务信息系统（FIS）实行如下集中核算模式：实时集中模式：集团公司与公司各指挥部（经理部）、办事处之间通过因特网实现信息一体化，所有会计业务全部在网上处理，并将财务信息实时传递到集团公司财务会计部数据服务器上进行集中存储，各级财务管理人员通过权限对业务进行实时审核、控制。集团公司所属子、分公司与其下属各工程段（队）、经理部之间通过因特网实现信息一体化，所有业务全部在网上处理，并将财务信息实时传递到各子、分公司财务会计部数据服务器上进行集中存储，各级财务管理人员通过权限对业务进行实时审核、控制。定期集中模式：集团公司与集团公司所属子、分公司成员之间财务信息每周通过网络传到集团公司财务会计部数据服务器上，进行集中管理，集团公司主要通过数据汇总、查询、统计和分析。第十八条财务软件应注明其功能后备份存档。要维护不同版本的完整性、独立性．确切掌握各基层单位、各用户的版本使用情况，防止出现版本的混淆。‍第十九条要认真组织软件的升级工作。一般应在同一个会计期间内一次性更换所有在用软件，升级前应书面通知各基层单位、各用户，对功能改动部分加以说明。第二十条要严格保护所有在用软件的版权，包括网络软件、数据库系统、操作系统、财务软件、资产软件等。集团公司推广财务管理信息系统的范围限于集团公司范围内的各单位使用，严禁将软件以任何形式出售、转让或赠送给外单位或个人。第二十一条各单位要制定具体的防病毒措施。安装经国家安全认证的杀毒软件及防火墙，所有来历不明的媒体介质在使用前必须经过病毒检测，对所有在用计算机必须定期进行清病毒检测。严禁打开来历不明的电子邮件，严防病毒通过网络传播。办公用计算机不得装入各种游戏软件。第四节日常操作管理第二十二条会计岗位权限包括软件功能权限、科目使用权限、报表使用权限及其他权限。各单位应根据各会计岗位工作内容制定会计岗位权限标准，临时性岗位权限的赋予应由会计主管签字；“历史数据调整”、“数据恢复”等对会计信息正确性起决定性意义的功能权限不能作为任何岗位的永久性权限；上级单位有穿透查询要求的，将其视同一种岗位，进行岗位权限的设定。第二十三条系统维护员负责依据会计主管签字通过的会计岗位权限标准，对各会计岗位分配权限。临时性赋权在完成会计主管所批准的任务后立即收回。第二十四条操作人员必须设置自己唯一的口令，并定期更换口令。口令的安全由操作人员自己负责，操作人员发现自己口令被修改或删除应及时向会计主管报告，会计主管可委托系统维护员和系统审查员，查明原因后再做处理。网络服务器及数据库口令的安全由系统维护员负责。第二十五条操作人员离开系统时应退出系统或进行系统封锁，操作人员对自己账号下的所有操作负完全责任。第二十六条原则上由处理该项业务的会计人员本人将数据输入计算机，特殊情况下也可以委托他人代为输入，但必须将业务交代清楚，并且使用输入者本人的名字及口令。第二十七条所有机器产生的凭证、账簿、报表等会计资料，必须以书面形式打印出来，打印结果必须清楚。所有打印出的凭证、账簿、报表，要按会计工作规范的要求，经制单人员、审核人员、记账人员、财务主管签字或盖章后生效。审核人员对打印件签字或盖章，必须与机器内数据核对一致后进行。打印的账页或报表作为档案保存时必须经财务主管逐页签字或盖章。第二十八条每天发生的业务，应当天登记入账。日记账原则上应每天打印输出，业务发生量少不能满页打印的，可按周或旬打印。一般账簿应根据实际情况和工作需要按月或按季、按年打印，并保持账页的连续性。第二十九条采用磁盘、光盘、磁带、微缩胶片存储会计数据的单位，必须同时打印纸制记账凭证、总分类账、现金日记账和银行日记账保存。另外，还要按照有关税务、审计等管理部门的要求，及时打印输出有关账簿、报表。第三十条使用财务管理信息系统时，不能删除中间的凭证，报表等数据。第三十一条在特殊情况下须对存档数据作调整，需经财务主管批准，由系统维护员临时赋权，由系统维护员以外的人员操作。操作完成后应及时计算生成有关凭证、账、表，并打印存档。第三十二条结账要按规定时间、顺序进行。产生上报报表以后不能再录入本月凭证，必须保证账表的一致。报表上报以前必须进行报表校验（勾稽关系检查），检查通过后才能上报。上报报表必须以书面及磁介质（或网络传递）两种方式进行。第三十三条系统维护员应每半个月检查一次工作日志，核实操作人员的操作时间、操作内容等。第三十四条对系统软硬件的操作必须按照正确的操作规程进行。电源的开关、软件的启动与关闭都应遵循正确的顺序。第五节系统维护管理第三十五条系统维护管理是指为保障系统正常运行而进行的对硬件、网络、数据库、操作系统、财务软件及相关办公自动化软件进行的安装、修正、更新版本、扩展、备份等操作以及对软件应用模式的设计及实施工作。系统的维护管理工作由系统维护人员或由系统维护人员授权的专业维护人员负责进行。未经系统维护员授权，其他人员不得进行系统维护操作。第三十六条未经系统维护员许可，不得在财务管理信息系统上安装拆卸其他硬、软件，不得改变系统的运行环境。第三十七条系统运行时，应获得充分的维护保障。系统发生影响正常运行的故障时，系统维护员应及时给予处理。月末、年末时更应立即给予解决。属于系统优化或不影响正常业务流程的问题，系统维护员可视工作需要决定解决的时间。对于系统运行环境变化、单位核算方式变化、管理需求变化等问题，系统维护员应进行合理的预计，提前规划，制定实施方案，确保系统的平稳运行。第三十八条系统运行中出现故障或出现不明意义的提示时，操作人员应保护现场．及时与系统维护员联系。由于操作人员擅自处理故障而引起的后果由操作人员自己负责。第三十九条系统维护员在不能直接排除故障并且没有替代解决方案时．应请求上一级部门系统维护员或专业维护人员的技术支持。各单位应制定基层单位提出维护请求及响应办法，一般情况下，基层单位在提出请求之前应反复测试，确认故障实质。提出请求时应说明故障发生的系统运行状态以及故障的后果等，以便上级维护人员迅速诊断问题。第四十条各单位要建立系统管理维护记录本，实行系统维护记录制度。对故障的发生时间、表现、解决办法、结果以及对系统进行的版本升级、运行环境更改等进行详细的记录．并由维护人员或系统维护员签字。系统管理维护记录本的登记要条理清楚、时间准确、字迹工整。第四十一条对于两个以上的系统维护管理人员应进行合理的分工，充分发挥系统管理人员的作用，不断加强电算化的技术保障，逐步形成一套有效的系统维护管理体制。第六节信息安全管理第四十二条财务信息的安全是指信息不丢失、不损毁、不向无关人员泄露、不被非法修改。保障信息的安全要从技术和管理两个方面着手，做好安全保密工作。第四十三条财务数据的备份或保存介质可采用磁带、光盘、移动硬盘等。网络服务器在引进时必须配置磁带机或可读写光盘机或其他存储介质。没有条件的单用户单位可短期内用软盘、硬盘备份，以后向光盘和磁带机等存储介质过渡。第四十四条要经常对系统中的数据进行备份，以便在计算机发生故障时可将数据恢复到最近状态。数据备份的目标是防止任何时间发生的硬、软件故障以及人为失误造成的数据损毁。因此，原则上要求在发生业务的当天进行备份。推荐的数据备份模式为：（一）与每星期的七天对应的七个备份循环覆盖；‍（二）最近三个月月末的备份；（三）每年年末的备份；‍（四）备双份以上，存储于不同的地点。第四十五条对备份的数据应加强管理，防止被非法拷贝或毁坏，要对其内容及运行环境（如财务软件的版本）等进行记录。网络版的备份应连同主控数据库一并备份。‍第四十六条参加财务软件开发的单位或专职从事系统维护工作的人员不得泄露软件的技术资料、源程序和加密措施。第四十七条对财务数据的备份、恢复、转出、转入权限都应严加控制。严禁未经授权将财务数据拷贝出系统，转给无关人员或单位；严禁未经授权进行数据恢复或转入操作。第四十八条实行联网的单位要采取各种措施来保障上网数据的安全性。要严密控制好财务数据库及其服务器的口令，控制好各用户的口令。第四十九条具有财务管理信息系统版权的单位，其软件的有关源程序及设计文档由系统维护员负责保管。第七节系统档案管理第五十条财务管理信息系统档案包括：（一）每年一次的数据库备份；‍（二）财务软件升级前的数据库备份；‍（三）打印输出的经过盖章签字的会计资料；‍（四）每年一次的经系统维护员签字的系统管理维护记录本；‍（五）所有版本的系统、网络、数据库、软件；‍（六）软件的开发文档、源程序；‍（七）其他应该存档的资料或数据。第五十一条打印输出的凭证、报表、账簿等各种会计资料的保存按集团公司《会计档案管理办法》执行。第五十二条财务管理信息系统电子文档应建立《电子文档登记表》，连同财务管理信息系统软件一同保存。《电子文档登记表》内容主要包括：（一）文档特征：形成部门、名称、内容、完成日期、载体类型、联系人；（二）设备环境特征：硬件环境、软件环境、操作系统、数据库系统、文字处理工具；（三）文档记录特征：记录结构、记录类型、记录总数、文档载体；（四）管理人员：电子文档管理人、审核人。第五十三条各单位应当建立电子文档的日常管理制度，并符合下列要求：(一)归档载体应做防写处理。避免擦、划、触摸记录涂层；(二)单片载体应装盒，并贴保护标签，竖立存放，且避免挤压；(三)存放地点应远离磁场、强热源，并与有害气体隔离；(四)环境温度选定范围：17℃至20(五)电子文档一般不得外借。未经批准，任何单位或个人不得复制电子文档；(六)使用电子文档时应利用拷贝件，利用者应在规定权限范围之内，并做好相应记录；(七)对磁性介质存放的数据要保存双备份，并定期更换新的介质，进行再拷贝；(八)电子文档的保存期限、删除和销毁手续，参照《会计档案管理办法》规定执行。第八节联网及电子邮件管理第五十四条各单位财务部应建立自己的局域网，实现硬件和软件的资源共享，并严格遵照网络环境下的操作规程进行操作和管理。第五十五条各单位要充分认识和利用互联网的优势，加快财务信息平台的建立，实现集团公司远程通讯，以提高财会信息的利用率和工作的效率。

第五十六条各单位应建立互联网账户并申请财务专用的电子邮件信箱，邮箱地址不得随意泄漏给无关人员和单位，邮箱密码要严格保密。电子邮件信箱要保持稳定，应及时报送集团公司财务会计部备案。第五十七条各单位应建立电子邮件管理办法。指定专人负责电子邮件的收发，每天及时检查邮箱。第九节替代手工记账管理第五十八条采用计算机替代手工记账，是指应用财务管理信息系统输入会计数据，由计算机对会计数据进行处理，并打印输出会计账簿和报表。替代手工记账是财务管理信息系统的目标之一。第五十九条在替代手工记账的过程中，由于计算机与手工并行工作，会计人员的工作强度比较大。各单位要合理安排工作，提高工作效率。已经用其他财务软件实现脱离手工账的单位，其机器打印输出的会计资料视同手工资料。第六十条申请替代手工记账的单位应具备以下三个基本条件：

（一）应用软件必须是经过财政部、工程总公司及集团公司鉴定和评审的软件成果，实地人机并行在三个月以上，并有完全一致的人机并行处理结果；

（二）各项基础工作和管理工作要达到财会工作规定标准要求，达到标准化、规范化；

（三）财会人员掌握计算机水平必须达到初级（含初级）以上水平，业务量大的单位要求有一人达到中级（含中级）以上水平。

第六十一条申请替代手工记账单位应申报材料：‍（一）替代手工记账申请报告；‍（二）电算水平鉴定证书（至少一本）；‍（三）三个月的会计资料的起止时间；‍（四）设备及技术力量保障程度；‍（五）普及情况；‍（六）岗位责任制及规章制度建设情况；‍（七）电算主管及系统维护员。第六十二条

替代手工记账审批按以下程序进行：

（一）集团公司各子、分公司财务会计部负责其下属范围内各单位财务部门的替代手工记账审批工作，如涉及到其他部门时，审批手续请所涉部门一并会鉴，并报集团公司财务部备案；

（二）集团公司财务会计部负责所属各子、分公司、工程项目指挥部（经理部）、办事处财务部门的替代手工记账审批工作；

（三）审批单位应根据申请替代手工记账单位提供的资料，组织专门人员按以下程序进行审批：

1、审阅资料；

2、实地调查；

3、提出意见；4、经财务部门负责人批准后批复。

第六十三条替代手工记账验收标准。（一）资料准备要求‍1、连续三个月的计算机记账账页、报表与手工记账账页、报表一致的结果；2、上述两套资料若存在不一致须以文字形式说明原因；3、会计科目明细打印一份，且会计科目设计符合科目标准化。‍（二）管理制度要求‍1、有明确的电算化岗位分工，包括电算主管、系统维护员、审核记账员和软件操作员；‍2、有严格的系统权限管理及操作制度；‍3、能够严格执行数据备份制度及数据安全保障措施；4、能够严格执行机房管理制度，有防病毒措施。（三）实施程度要求‍1、有三分之二的财会人员会进行凭证录入、账务查询等日常操作，有三分之一的财会人员会进行