汽车4S店行政管理制度

汽车4S店行政管理制度第一部分：员工基本行为准则第一条、礼仪要求1、站姿要求·抬头、挺胸、收腹，双肩舒展，双目平视。·双臂和手在身体两侧自然下垂，女员工双臂可下垂交叉放于身体前。·女员工站立时，双膝和脚跟要靠紧，双脚呈V字形。·男员工站立时，双脚并拢呈V字形，也可分开。分开时双脚应与肩同宽。·站立时，双手不可叉在间，不宜放入裤子口袋中，也不易在胸前抱臂。·站立时双腿不可不听抖动。2、坐姿要求·从容就坐，动作要轻而稳，不宜用力过猛。·就坐时，不宜将座椅或沙发坐满，也不宜仅坐在座椅或沙发边上。·就座后，上身应保持正直而微前倾，头部平正，双肩放松。·男员工就座后，双手可自然放于膝上，或轻放于座椅扶手上，手心向下，注意手指不要抖动。·女员工就座后双手交叉放于腿上，手心向下。·女员工身着裙装入座时，应先用手将裙子向双腿拢一下。要注意裙子不要被其他东西挂着。·男员工就座后双腿平行分开，不宜超过肩宽；女员工就座后双腿并拢，采用小腿交叉向后或偏向一侧。注意双腿不可向前伸直。·注意坐下后双腿都不可不停抖动。3、走姿要求·行走时，上身保持正直，双肩放松，目光平视，双肩自然摆动。男员工注意手不宜放在裤子口袋里。·行走时从容自然。男员工步履矫健、有力，女员工步伐自然、优雅。·行走时不宜左顾右盼，脚步不宜太沉重而发出较大声响。4、蹲姿要求·在查看位置较低的事物或拾取物品时，往往需要蹲下，不宜直接弯腰下取。·下蹲时，采取两脚前后交叉的蹲姿：一脚在前，一脚在后。在前面的脚应全脚着地，后脚脚尖着地，脚跟抬起，双腿下压，上身直立，置重心于后叫上。·下蹲时，女员工要双腿靠紧，如身穿裙装，要用手把裙子向双腿拢一下再下蹲。第二条：言行规范1、言谈规范·恰当的称呼他人。在社交场合，无论对新朋友还是老朋友，都应称呼对方姓氏加头衔或职称，这是对他人的尊敬。·使用礼貌用语。在收到对方赞扬或帮助时应表示感谢；在打扰或妨碍到别人时，应表示歉意；在指称陌生的第三者时，应使用“那位先生”“那位女士”等之类称呼。·正式交谈前的寒暄时展开话题的重要手段，寒暄时应选取大家共同感兴趣的话题，避免涉及私人问题或某些敏感话题。·在于他人交谈时，不宜出现插入、打断、讽刺、模仿等不礼貌行为。·在于他人交谈过程中，不宜出现过激的言语或过分的玩笑。·在于他人交谈过程中，应合理使用行为语言以配合表达，如：微笑、点头等。·在交谈时不可手指点他人。2、吸烟规范·工作时间不可以在办公室及公共办公区吸烟。·吸烟必须在吸烟室进行。3、引导客户规范·在引导途中，引导者应走在客人的侧前方。若被引导的时一群人，引导着应灵活处理，一般在最前面的人的侧前方。·指引方向时，右臂伸出，小臂与上臂略成直角，掌心向上，拇指微向内屈，四指并拢伸直，指向所要去的方向。·上楼梯时，引导者应走在客人的后面。·下楼梯时，引导者应走在客人的前面。·若有已方人员不认识的客人来访，引导者应相互介绍，顺序一般是先介绍已方人员给客人。4、电梯使用规范·进入电梯时，让客人或领导先进入。若是乘梯人较多，应注意用手按住电梯开门按钮以使所有人顺利进入。·在电梯内尽量站成凹形，以方便后来人进入。·电梯内空间较小，一般不宜交谈。出电梯时，应让客人或领导先行，若自己站在门口而同行者又较多，则应先出电梯，按住电梯按钮，等候他人走出电梯。5介绍规范·介绍时，应将被介绍人的姓名、职位、单位、职称等介绍清楚。如“**经理，这位是**公司**部经理**先生”。·介绍时，应先将职位低者介绍给职位高者，将主人介绍给客人，将男士介绍给女士。·介绍时，应将手心向上，五指并拢，指向被介绍者。6握手·初次见面握手不应握满全手，仅握手指部位即可。·握手时，伸出右手，上身直立微向前倾，目光平视对方，点头致意。·握手力度应适中，力度太轻给人感觉无诚意，太重给人感觉过于鲁莽。·握手时间一般在3秒钟之内，握一两下即可。·如带手套，一定要脱掉手套再与对方握手。·通常由年长者、职位高者、上级先伸出手发出握手信号，年轻者、职位低着、下级再伸出手与之呼应。·平级男士和女士之间，一定要女士先伸手，男士再握其手。·握手时切忌抢握，或者交叉相握。7名片使用·在与他人交换名片时，应双手递上，身体微向前躬，手臂高度略与胸齐。规范用语：“我叫**，这是我的名片”。·若想得到对方的名片时，可使用的规范用语为：“如果您方便，轻留张名片给我”。·接受名片时，双手接过对方的名片仔细看一遍，慎重收好。切忌随意丢放。·若发现名片上有不认识的字或不理解的内容，则应虚心求教，以避免引起误会。第三条：接、打电话规范1、基本使用规范·电话作为办公工具，尽量避免谈论私事。因私通话不宜超过2分钟，以保持线路畅通。·通话时，听筒紧贴耳朵，话筒置于唇下5厘米处。·通话时，不宜与第三者岔话。若有重要事情与第三者应答，需按电话“（保持）HOLD”键或用手捂住话筒。2、通过礼仪规范·语言简洁明了。言简意赅地将要讲的事情表述出来。若有较多的内容需要表述，应事先拟好电话稿。·语气温和热情。温和热情的语气有利于双方的交流和沟通。·发音清晰、流利，使用标准普通话。公司需要与来自不同地区的客户交往。清晰、流利的普通话有利于双方的有效沟通。·通话时面带微笑，可给人以亲切友好之感，利于营造融洽的谈话气氛。3、拨打电话规范·拨打电话。拨打电话时，如果铃响三声以上对方没摘机，应挂断电话，等待1—2分钟再拨过去。·电话接通。电话拨通后，听到对方摘机，先做自我介绍并证实一下对方的身份。如：“您好，我是**公司的**，您这里是**公司吗？”这样可以使对方很快明确身份，将谈话切入正题。·电话转接。如所打的电话需要总机转接，应对接线员说“请转**分机”。要找的人不在时，有三种处理方式：如需留言，可说：“对不起，麻烦您转告**（职务名称或先生、小姐）”如需回电，可以留下自己的电话和姓名。对于长途电话，不宜要求对方回电，可以约定时间再次通话。·电话拨错。拨错电话，应说：“对不起，我打错电话，打扰了”。·通话表达。通话期间，应把整理的要点准确地表达出来。如果电话掉线，应立即重拨。通话完毕，道一声再见，待对方挂机后，及时挂上电话。4、接听电话规范·铃响接电话。铃响俩声接听电话，电话铃响两声摘机，如果一时腾不出时间，以致电话铃响超过两声以上，接听时须向对方表达歉意。·问候来电者，并作自我介绍。接电话时，应该先说“早上好”、“下午好”、“您好”等问候语。·及时向对方作自我介绍，让来电者知道已经同所要找的人、部门或公司联系上了，可以节省双方通话时间。·明确来电意图。听清来电者需要找的人、部门或需要解决的事情，及时进行电话转接或做好详细记录，积极帮助来电者解决想要解决的问题。5、来电等待规范·如果是短暂等待（最多60秒），就告诉对方：“请稍等，马上就好”。·如果是长时间等待（1—3分钟），应询问对方是否愿意等待；再重新通话时对来电者的等候表示感谢和歉意。规范用语：“对不起，让您久等了……”·如果需要等待的时间超过了3分钟，则应问清对方电话号码，并告诉对方，有了消息会及时与他联系。6、转接电话规范·当来电需要转接时，应及时将电话号转接到要找的人或部门。·若来电者要找的人不在或要找的部门没有人，应询问对方可否联系其他的人或部门，或是否有事情需要转告。7、记录留言规范如果来电需要留言，一定要认真做好记录，记录完毕后向对方重复一遍，以确保准确无误，这些留言记录应包括：·正确拼写来电人姓名·准确地联系电话，长途电话还应记下区号。·来电的主要内容·来电的时间以及要联系的人或部门。8、结束通话·再一次向来电者询问，还需要为他提供什么帮助。·当来电者表示没有其他事情后，向对方说再见。·在对方挂断电话后再挂机。·在尽可能段的时间内将电话内容进行处理。9、移动电话使用规范·保持手机处于正常状态，以方便联络。·在办公区域内，手机铃声不宜过大，防止影响他人工作。·在办公区域内使用手机，不宜有过分夸张的动作和言语。·在于他人交谈过程中若需要接听手机，应先向对方表示歉意。·注意在有些场合不宜使用手机，如加油站、飞机上等。·会议期间，应将手机调至震动或关机。会议期间一般不宜接听手机，对于重要的来电，应到会议室外接听·在拨打手机时，应先向对方征询是否方便通话。·若自己处于不利于接听手机的场所，则可告知对方原因，并说明在方便时会将电话打过去。第四条：办公纪律管理1、人员办公时间不得擅离职守、随意串岗；管理人员和业务人员因公外出需向上级领导报告。并到行政专员处填写外出单。2、不得在办公时间内因私会客长谈，确需会见的应尽量缩短会客时间；来访客人未经允许不得带入办公区；公司领导的客人需在办公室会见的应由行政专员引领。3、严禁在办公室内大声喧哗、闲聊、赌博和从事其他违法活动。4、使用电话时应注意文明礼貌、长话短说、尽量压低音量。严格限制打私人电话，不管是致电还是接听来电，应简明扼要。5、各类会议应提前通知，做到少开会、开短会。6、增强保密意识，行政人事部负责各部的文件、图表、合同、协议、会议资料及重要活动中形成的照片、录音、录像等档案管理工作，同时负责照相机、录像机等设施的保管。7、养成清洁、整齐的良好习惯，注意个人卫生，保护地面及桌面清洁，文件资料摆放整齐，重要文件注意保管，每天下班后将桌面进行清理，将重要资料、物品放入柜内锁好。8、认真维护公司的电脑系统，按要求操作电脑，不得越权使用他人电脑。9、爱护公司财产，包括各类办公设备，若无故损坏，视情节给予处罚。10、员工要按公司统一配置的服装着装，并保持整洁，行政人事部每天进行检查。11、员工上班时必须佩带胸卡，行政人事部将不定时进行抽查。第五条：员工文明服务守则与处罚规定1、牢固树立“质量第一、顾客至上，全心全意为顾客服务”的意识。2、各级岗位人员要做到热情对待顾客，礼貌回答顾客的提问的事宜。3、认真做好顾客委托的每一项工作。4、倾听顾客的每一个抱怨，态度和蔼的做好解释工作并提供良好的服务。5、不允许任何顶撞顾客的行为发生，顾客永远是对的。6、当对顾客的抱怨或投诉不能解决时，应稳定顾客情绪，及时逐级向领导汇报，由领导出面解决。7、因对顾客接待不热情、对顾客提问不给予解释，或是顾客对员工服务质量有意见（投诉）者，扣除当事人当月10%的效益工资。8、员工无论因何种理由与顾客发生争吵，均给予黄牌警告一次，并扣除当月工资。9、一年内，当员工再次与顾客发生争吵，扣除当月工资，并给予降级处分或作下岗处理。10、一年内，当员工三次与顾客发生争吵，将对其作除名处理。此规定从下发之日起执行，由办公室对规定进行释权。第六条：关于管理人员违规的处罚规定1、本规定所称管理人员包括：车间主任、仓库主任、前台主管、外设经营部门经理岗位以上的人员。2、管理人员必须率先模范遵守企业的各项规章制度，从严治企，对违反规定者，加倍处罚。3、除陪同重要客户、上级主管、行业主管领导外，中午严禁喝白酒，违者酒后回家休息，按旷工处理。旷工三次以上者（含3次）按下岗处理。4、严格遵守劳动纪律，有事先请假，外出先报告，违者按旷工处理（同上），特殊情况电话请假。5、严格按规定的标准、范围接待客人用餐或业务用烟，超标准用餐、用烟由个人支付（按月从工资中扣除），特殊情况事先必须报总经理审批。6、严格执行着装上岗、挂牌服务的规定，外出办事返回后必须立即着装挂牌，否则按员工罚款数的2倍进行处罚。7、严格按照公司车辆管理及使用规定用车，须由办公室统筹安排的公事用车，要事先通知办公室并填写用车单；私事及长途用车必须经总经理同意，否则将对用车人扣发1/3的月工资，并按出车费用的2倍进行罚款。8、严格执行“下级服从上级”的组织原则，对上级分配的工作，在本职工作范围内，必须按质按量无条件的完成。9、此规定按照一级管一级的原则进行。10、办公室负责对管理人员日常执行本规定情况进行跟踪控制，对违规人员开出违犯规定通知书，财务按违规条款给予扣款。第二部分、行政文件管理第一条：文件处理一、收文1）公司外来文件，统一交行政专员登记，由行政专员批转，送公司领导阅批。送有关部门或人员阅办。（厂家邮件，邮件转发）2、发文凡公司文件一律打印成文，由拟稿人员校对签字。2）由拟稿部门送有关部门及公司领导会签后，报总经理签发。3）所有公司文件、合同、协议及备忘录等均须统一编号。3、存档1）公司对外合同、备忘录、协议书正本一概存办公室，任何合同签定后的备忘录、协议书、补充合同等均须按合同审批程序报批。2）公司对外收、发文正本均由行政专员分类编号存档。二、文件调用1、凡须调用秘密级文件及公司内部调用机密文件，须经副总批准；调用绝密文件或外单位调用机密文件须报总经理批准。2、各部门应作好调用文件登记工作，机密、绝密文件如需复印须加盖公章。三、文件传阅1、所有文件统一由行政专员负责传递，加附文件处理单后，按顺序交有关领导及部门阅批，并作好传递登记，每处阅毕须将文件退还行政专员。文件主办部门或人必须注明岗位专业意见，不能只写“同意”二字。2、文件传阅分类及阅件时间1）普通文件，阅件时间每人处不超过叁天。2）急件（绝密级、机密级、秘密级、普通级），阅件时间每人处不超过一天。3）特急文件（绝密级、机密级、秘密级、普通级），阅件时间每人处不超过1小时。四、上报文件1、部门或员工本人的报告、建议、要求等由拟稿部门或本人加附《文件处理单》送行政人事部办理。2、行政专员编制文号，送总经理阅批。3、行政专员根据总经理批示办理。4、原件及文件处理单存档。五、文件销毁程序1、销毁文件须填写《文件资料销毁审批表》，普通级、秘密级文件的销毁，由部门主管领导批准；机密级、绝密级文件的销毁须报总经理或董事长批准。2、销毁文件须由二人执行。第二条：行政档案管理一、归档范围1、文件（报上级主管或行业主管文件及公司内部文件）、通知、决议、决定。文件要做好编号。并做好文件整理档案目录。2、公司各项重要活动中形成的照片、录音、录像等材料。3、企业成立批复文件、批准证书、营业执照、法人代码证书、公司合同、章程、报关注册登记证书、董事会决议。4、人事档案、公司制度。6、会计凭证。7、验资报告及各种单据。各类经济合同。8、固定资产购建工程有关资料。9、公司车辆相关手续10、其它二、归档要求1、字迹要清楚工整，文件格式正确。2、归档的文件材料要完整、系统、准确。3、归档文件须是原件，特殊情况存复印件。三、不归档文件材料范围1、无查考利用价值的事务性、临时性文件。2、上级下发或其他部门提供的仅供签阅，不需办理的文件材料。四、档案保管1、接收档案必须认真验收，并办理交接手续。2、存放胶片、照片、录像带、磁带要用卷盒。3、档案库房不应靠近易燃易燃和散发有污染腐蚀气体的场所。4、库房防止阳光直射，库房配备消防灭火器材，严禁吸烟和使用明火。5、严守保密制度，不得让他人随便出入档案室翻看。五、档案借阅制度1、公司所有工作人员都有保护档案、借阅档案的权利和义务。2、在档案室内查阅档案，须办理登记手续，并按文件管理制度报批。3、借阅档案应按规定审批程序，并办理登记手续，须定期归还，不得丢失，所借档案不得随意折叠、拆散和剪裁，严禁对档案随意更改、涂写，保持档案的整洁。4、借出和归还档案时，应办理清点手续，由档案员和借阅者当面核对清楚。5、档案如有丢失、损坏或泄密，要立即追究当事者责任。6、原则上不对外借阅。外单位需查阅档案资料者，经本公司领导批准，并办理登记手续，方可借阅。行政人事部：要求人事档案一柜（人事专员负责）、行政档案一柜（行政专员负责）第三部分：会议制度管理制度一、总经理办公会议制度1、参加人员：公司领导、行政办公室经理或总经理指定相关部门负责人参加，行政办公室秘书做好会议记录。2、开会时间：原则上每月召开一次，遇特殊情况，总经理可提议随时召开。第三条、会议主持：总经理办公会由总经理主持或由总经理委派人员主持。3、会议要求：（1）、凡提交总经理办公会议研究解决的问题和事项，各部门须以书面形式上报行政办公室，经行政办公室呈分管领导审阅认可，由总经理审定是否为会议议题。（2）、凡提交会议研究有关经营决策、销售策略、设备更新、项目投资等重大问题必须在调查研究的基础上反复酝酿，并提出方案供领导决策时参考。5、会议主要内容：会议着重讨论研究公司各阶段行政工作，如安全生产、经营管理、项目投资、成本控制、资金运作、更新改造、后勤保障等方面的重要问题。6、会后工作：（1）、行政办公室应根据办公会议形成的决定，三天内下达“总经理办公会议决定事项通知单”或“总经理办公会议纪要”。（2）、总经理办公会议决定的事项，其主办部门和协办部门必须以“决定事项通知单”或“会议纪要”为依据，在限期内认真执行落实。如有特殊情况，难以执行时，应提前将具体原因和情况反馈到相关部门或公司分管领导。（3）、无特殊情况，对总经理办公会议决定拒不执行，拖延不办或不按原则执行的，公司将追究有关部门负责人的责任。（根据实际工作情况第一次：200元至2000元的经济处罚，第二次：给予年终奖20%—50%处罚，第三次：降职使用或劝其自动离职）（4）、总经理办公会议下达的决定内容由综合管理部负责解释。（5）、有关部门必须将决定的执行情况于下达决议之日起限期内反馈到综合管理部。行政办公室应对总经理办公会决议的贯彻执行情况及时跟踪调查、并督促办理，以确保公司政令的畅通。二、公司月度例会制度1、参加人员：公司领导、各部门、分公司负责人参加，行政办公室秘书负责做好会议记录。2、开会时间：原则上每月召开一次，遇特殊情况，总经理可提议随时召开。3、会议主持：公司月度例会由总经理主持或由总经理委派人员主持。4、会议要求：（1）、汇报交流公司各部门、分公司本月安全生产、经营管理、成本控制、后勤保障、员工的工作和思想状况以及下月工作计划等方面的重要问题。（2）、分析、研究生产经营中出现的困难和问题，并针对问题提出解决的方案和办法。（3）、总经理针对月度工作会议上提出的问题，有针对性地对月度工作提出意见并就下月重点工作进行布置。5、会后工作：(1)、行政办公室文秘应根据会议记录，整理并归档，以备各阶段性工作稳步推进。(2)、无特殊情况，对总经理在会议上提出的重点工作拒不落实的或执行不力的，公司将追究相关部门负责人的责任。（根据实际工作情况第一次：给予200元至2000元的经济处罚、第二次：给予年终奖20%—50%处罚、第三次：降职使用或劝其自动离职）。(3)、会议提出的决定事项，其主办部门必须在规定时间内完成，并由行政办公室负责跟踪、检查、督促以确保政令畅通。三、会议纪律1、参加会议人员必须按时到达会议地点，原则上不准请假。2、会议期间各与会人员不允许随意离座、进出会议室，个人公事、私事一律会后处理。3、会议发言应注意言语精炼，抓住主题，提高会议效率。第四部分：办公设备管理制度1、公司办公设备由行政管理部统一管理，并定期检查使用与维护情况。使用部门要指定专人负责保管和使用，指定专人在使用前必须经过培训。否则，造成设备损坏除负赔偿责任外，视情节给予罚款。各种办公设备须放置在指定的地点，不得擅自移动。使用部门指定的专人要熟悉办公设备的使用、保养方法，按规范要求操作，保持设备清洁和正常运行。发现故障，应及时向行政管理部报修，禁止私自对设备进行拆卸修理。行政经理对报修的办公设备进行界定，人为损坏的由直接责任人负担维修费用；如果不是人为的损坏，则由公司负担维修费用。维修工作由行政部组织实施。行政部建立办公设备台帐，定期与财务管理部核对，每年盘点一次。第五部分：电脑和网络管理一、电脑管理制度1、电脑工作由公司行政部IT专员具体负责电脑网络硬、软件的计划、安装、维护、保养工作及人员的上机培训。电脑管理员负责电脑及网络的定期检查与维护。严禁使用电脑干与工作无关的事情，如玩游戏、私自上网、干私活。违反者罚款。使用电脑要提高安全和警惕意识，定期进行杀毒，禁止使用不明来历的软盘和质次的光盘。如需使用外部软盘，要先进行杀毒。在未获批准和无专业人员指导的情况下，使用人员不得对电脑内软件和程序进行删除和修改，不得加载无关软件。4、电脑使用权归部门所有，不得跨越部门使用电脑，每台电脑由专人负责保管。严禁在电脑上玩游戏，不得将外来盘插入电脑使用。5、硬件需求由业务部门提出，行政人事部根据实际需要统筹计划、安排；软件需求也由业务部门提出，行政人事部负责协调完善开发功能，组织开发工作。6、行政人事部定期对公司各部门电脑使用情况进行检查，检查结果作为各部门年终考核指标之一。二、微机室管理规定1、各部门因工作需要，对有关资料凭证、客户联系住处等进行复印、打印时，须经部门领导签批同意，到行政人事部登记后，方可复印、打印，并记入各部门办公费。2、公司微机室的电脑、打印机、复印机由行政人事部行政专员保管使用，任何人不得随意使用，如发现未经同意使用者，罚款20元。3、公司微机室设备用于企业生产经营工作，个人不得将与生产经营无关资料、书籍拿到微机室打印或复印。4、需要到机房调查录像，需提前做申请，经审批后方可进入，IT专员更具申请批示方可调档，并做好相关人员进入和离开时间。、第六部分：印章管理制度一、印章的刻制，1、刻制按公司业务需要由部门提出申请，公司领导批准后，由总经办统一办理。印章刻好后由总经办办理印章登记手续，填写《印章管理登记表》备案并留好印章样图。2、新公司成立，基本印章（公章、合同章、法人私章、财务章）的刻制，应由指定的印章管理人员负责刻制，后交由人事行政部备案，并从刻制之日起执行相关使用条例。3、因业务发展需要申请各职能部门专用章时，由需求部门填写《印章制发申请表》经总经理核准后送交人事行政部门刻制。二、印章的保管和使用1、通过总经理授权赋予一些部门对其部门（专业）印章的保管权和使用权。由被授权人在总经办签字领取印章，指定专人保管。2、任何部门在启用印章前，均需与公司（人事行政部）办理领取手续，接受相应的责权告知，签定《印章签收手续》并备案。（已经开始使用的需自通知当日补办理领取手续）3、公章：公章由公司行政经理或各分公司行政经理保管。各部门有需盖公章的文件、通知等，须先到综合办公室处领取并填写《印章使用申请表》，经由分公司经理核准后并在《印章使用申请表》中签批，盖章后经手人需将签批申请表交由综合办公室，并在《印章使用登记薄》签字。综合办公室需将《印章使用申请表》与《印章使用登记薄》同期留档。4、合同章：合同章由财务部保管。主要用于公司签订各类合同使用专用章，盖章前须先到综合办公室领取并填写《印章使用申请表》，经由公司或分公司行政经理或各分公司行政经理审批，财务经理审核并在《印章使用申请表》中签批，经手人需将签批后申请表交由综合办公室并在《印章使用登记薄》签字。综合办公室需将《印章使用申请表》与《印章使用登记薄》同期留档。5、法人私章：法人私章由公司或分公司出纳保管，主要用于银行汇票、现金支票等业务，使用时凭审批的支付申请或取汇款凭证方可盖章。6、财务章：由财务部经理（或负责人）保管，主要用于银行汇票、现金支票等需要加盖银行预留印鉴等业务或发票上使用，发票专用章主要用于发票盖章。7、其他职能部门章：其他职能部门章，主要适用于各部门内部使用，已经刻制的职能部门章，需由部门负责人进行保管并严格该章的使用办法。三.印章的废止、更换：1、废止或缴销的印章应由保管人员填写《废止申请单》，并呈分公司经理核准后交由公司综合办公室负责人统一废止或缴销。2、遗失印章时应由印章保管人员填写《废止申请单》，并呈公司经理核准后，签批遗失处理及处罚办法后，交由人事行政部按批示处理，如是遗失公司基本印章时必需登报申明。3、更换印章时应由印章保管人员依公司文件填写《废止申请单》，并呈分公司经理核准后，交由人事行政部按批示处理。如有需要须填写《印章制发申请表》申请新的印章。四.印章保管人的责权范畴：1、职能部门印章保管人对印章具有独立使用权力，同时负全部使用责任。2、公章的保管人无独立使用权力，但具有监督及允许使用权力，因此公章的保管人对公章的使用结果负主要责任，经手人则负部分责任，而对未经由负责人或保管人（公司经理）签批的公章使用经手人负主要责任，保管人负部分责任。3、财务章的保管人无独立使用权力，但具有监督及允许使用权力，因此财务章的保管人对财务章的使用结果负主要责任，经手人则负部分责任，而对未经由保管人（财务负责人）签批的公章使用经手负主要责任，保管人负部分责任。4、法人私章的保管者是出纳，即是保管者又是使用者，但其无独立使用权力，需依据财务部负责人审批的支付申请或取汇款凭证方可使用，否则负全部责任。5、公司严禁公章、合同章、法人私章独立带离公司使用，因此保管人如遇需带公章、合同章外出办事使用时，需与办事人一同前往或指派代表一同前往。如遇要办理工商等年检等事务，需将表格带回公司盖章。6、公司高、中层领导，因异地执行重大项目或完成重要业务，需要携带公司印章出差的，须经公司总经理审批并及时归还。7、如遇个人需开具个人相关证明，需由部门负责人以上担保签批后方能使用，但如涉及到个人经济担保与证明时，原则上一律不予证明，其不良结果由签批人与保管人以情节共同负责。8、所有印章的使用，必须严格执行公司的公章使用章程，做好申请和使用登记。公司印章只适用于与公司相关业务，不得从事有损公司利益之行为。9、印章使用申请人及管理负责人要严格按照上述规定申请使用印章，如出现问题，后果自负。给公司造成重大损失的，公司将依法追究其法律责任。第七部分：证照管理制度1、公司证照由总经办指定专人统一管理。2、证照是指由上级主管部门颁发的各类证书、批文等。如：营业执照、法人代码证、法定代表人证书、税务登记证、ISP经营许可证等等。3、证照的使用包括借用、复印等。4、证照使用必须填写《证照使用申请单》。5、证照借用程序：借用人申请→部门负责人复核→主管副总经理审核→总经理核准→办理借用手续→归还借用完毕后，应在时限内归还证照保理人。6、证照复印程序：借用人申请→部门负责人复核→主管副总经理核准→办理借用手续→归还（如证照复印件未使用，应立即退还证照保管人）。7、如需使用原件，则须总经理核准。8、证照复印件必须加盖“再复印无效章”。证照保管人必须做出登记，认真填写《证照使用登记表》第八部分：证明函管理制度1、证明函的范围包括：介绍信、法定代表人证明书、授权委托书等。2、公司证明函由总经办指定专人统一管理。3、使用证明函必须填写《证明函使用申请单》，经部门经理核准后方可。4、法定代表人证明书、授权委托书须经主管副总经理核准。5、使用证明函必须做好登记，填写《证明函使用登记表》。6、严禁开出空白证明函或外借证明函。7、证明函开出后，使用人应妥善保管。如发生遗失或被盗，应立即向主管领导汇报，并迅速采取相应措施，避免造成损失；如证明函未使用，应立即退还总经办。总经办应妥善保管证明函存根。第九部分：制服管理制度一、服装类型1、本公司所有员工的工作服均分为春秋装、夏装二种类型，每种类型的工作服均为1套。2、售后人员的工作服按男女性别不同，分为大中小三个型号,其他人员均量身订做。二、工作服着装要求1、原则上每年的五月一日至十月统一着夏装；每年的十月一日到次年四月三十日统一着春秋装；（如有特殊情况，以公司的另行通知为准）。2、公司全体人员上班时间必须着工作服。3、员工着装要求：（1）着工作装时，应搭配与工作服颜色匹配的袜子和鞋类；鞋应保持清洁光亮，无破损并符合工作要求；在工作场所不得赤脚、不得穿拖鞋、拖鞋式凉鞋等。（2）男士着西装时，须着衬衣，应系领带；女士着西装时，须着衬衣，应系丝巾，衬衣须束腰，不得挽袖或不系袖扣。（3）工作服应经常换洗，不得出现掉扣、错扣、脱线现象。（4）工作时间应保持口腔清洁、双手整洁；勤剪指甲，指甲不得留得过长，不得涂指甲油。（5）工作时间必须佩戴公司统一发放的工作牌，并佩戴在左胸前上适当位置。工作服及胸卡样式、标识为公司统一制定，各部门和个人不得随意更改。4、男员工着装要求：（1）头发梳理整齐、大方；额前头发不过眉，旁不过耳，后不盖衣领；不得剃光头；不得留长胡须。（2）工作时间不得光膀子或穿跨栏背心及大短裤。5、女员工着装要求（1）工作时间着装以大方得体为宜。（2）头发梳理整齐，发型（包括发式、颜色）不得留奇形怪发，额前头发不得过眉；提倡化淡妆，金银首饰或其他饰物应佩戴得当。（3）不得穿超短裙、低胸衫、过于休闲或其他有碍观瞻的奇装异服；着裙装时，外露袜子以黑色丝袜为宜。（4）员工上班时间避免使用味道浓烈的香水。三、工作服的采购管理1、本公司员工工作服由行政部安排专人负责统一采购。2、行政部可根据公司需要采购一定量的库存工作服（特指售后服务部），各部门在加入新员工后，需到行政部填写《工作服需求表》，以便行政部提前做好工服订制及采购工作。3、所采购的工作服由行政部按各类型号做好入库登记及保管。4、行政部工作服管理员须做好库存工作服的管理工作，对库存工作服做好保管措施，确保工作服干净整洁，不受损坏或遗失。四、工作服的发放与更换1、行政部统一负责工作服的发放与更换工作。2、新员工入职，在试用期内,自备与公司相类似的工作服,待试用期满后，发正式的工作胸卡，同时发放夏装及春秋装；如需另行购买工作服的员工,可按工作服成本价购买。员工工服更换周期为2年。(特殊工种因工作原因导致工服受损,可申请更换)凡因个人原因造成的需更换工作服的员工应向行政部递交书面申请，公司按工作年限折价收取工服成本费。5、如因个人原因保管不善而造成工服使用年限提前应视情节予以赔偿。五、工作服的费用1、工服制作费由公司承担,员工领取工服时,需缴纳1000元工服押金。(工作满两年以上的员工无需缴纳工服押金)2、自领用工作服之日起，未满一年而离职的（非因公司造成的)由个人全部承担制作费,费用从当月工资中扣除,工服归已。3、已满一年未满两年离职的,由个人承担工服50%制作费,费用从当月工资中扣除,工服归已。4、两年以上离职的员工,无需承担工服制作费,工服归已。六、工服押金返还工作满两年后,工服押金返还。七、处罚规定：1、部门负责人应认真执行、督促下属员工遵守本规定。2、工作时间内未按规定或不着工作服者，在一个月度内，第一次处以-1分，第二次扣除双倍分数，部门经理承担同样责任，屡次发现不按规定穿着或不着工服的员工视情节轻重额外处罚100—200元。给予部门经理处以人民币500元的罚款。3、罚款直接从当月工资中扣除。4、如有污秽、破损等情况一经发现将视情节予以处罚；工作服因个人保管不当导致破损的，由个人向公司申请补发，费用自行承担。第十部分：公司车辆管理一、日常管理1、本公司车辆的钥匙上交行政办公室，工作时间由行政办公室统一安排车辆调度；非工作时间，车辆实行定人、定车责任制，专人驾驶，不得用于办理私事或外借使用，特殊情况报分管领导及公司领导同意方可使用。2、驾驶人员应及时登记行车记录，如实记录行车日期、时间、路线、里程数、事项及车辆使用状态。3、所有车辆保险、年审、维修、清洁等由行政办公室负责办理。4、驾驶员及派车人通讯必须保持24小时畅通，驾驶员应服从调度、随叫随到。工作时间内所有车辆由行政办公室指定位置停放，未经批准不准擅自出车。5、驾驶员禁止在车内吸烟。6、驾驶人员在驾驶前须对车辆进行检查，以便于界定责任。二、安全管理1、驾驶人员出车，须带齐有关证照，加强安全法律法规、安全知识和安全技能学习，禁止酒后驾驶，做到谨慎驾驶，确保安全行车。2、驾驶人员应严格遵守车辆操作规定，加强车辆的安全检查，确保无故障出车。3、发生任何事故必须第一时间报告行政办公室。三、维修、维护管理1、公司车辆实行定点维修，一般由驾驶员拟定“维修报告”（附维修清单），交行政办公室审核、确认，由公司领导审批方可安排维修或保养。2、车辆卫生清洁，由行政办公室安排地点清洁，费用由公司承担，行政办公室负责车辆卫生的监督和检查。3、因公出差途中，车辆发生故障需及时维修，须经随车领导批准、电话告知综合管理部后即可安排维修，并将旧部件带回公司，凭有效票据进行费用核销，凡未经许可，私自维修的费用由责任人自行承担。四、油料管理1、实行统一管理，定点（中国石化）加油，分车核算，由行政办公室每月通报里程数、油量使用情况。主卡由行政办公室负责保管，定时补充分卡金额。2、除长途行车和特殊情况，不得自行购买油料。车辆外出途中需购买油料，必须电话请示行政办公室，由用车领导批准后方可购买及办理报销。五、车辆违规处理规定1、凡发生行车事故者必须写出书面报告，根据事故损失，保险公司赔付除外的不足部分，按30%在当月效益工资中扣除，事故情节严重者，经“总经理办公会”研究确定如何进一步处罚。2、驾驶员或车辆使用人将车辆私自交由他人驾驶，或擅自出车发生事故由驾驶员或车辆使用人承担所有责任，并罚款100元/次。3、所有驾驶人员工作时间，未按指定地点停放，发现一次，处罚当事人50元，在当月工资中扣除。4、凡违反交通法规受到交警部门处罚，由车辆使用人当月处理、承担所有费用。5、酒后驾车发生事故，驾驶员或车辆使用人承担全部责任。6、驾驶人员私自将油料外流，一经发现，给予解聘处理。7、驾驶员无故不出车，给予解聘处理。8、所有配备车辆的领导，回家后车辆须停放小区物业指定位置或停车场，不得将车交他人（含家人）驾驶，发现一次，收回车辆；如出现车辆丢失，及时报司法部门处理；如未按规范停车导致车体受损，保险外的损失额由驾驶人员按以下比例承担：（1）1000元以内，承担50%；（2）1000元以上，按30%承担维修费用。9、工作期间公司领导办事，原则上不得自驾车辆。驾车不当或野蛮操作造成机件损坏的，给予200元罚款。10、非工作时间公司领导用车：①超出本市（包括三县）必须报告行政办公室。②无特殊情况应做到随叫随到，保障公司用车。③车辆用车发生事故，使用人应负全部责任。11、每年年审前必须清除所有车辆的违章记录，违章费用由使用人承担。六、车辆管理补充规定为加强企业内部管理，规范车辆管理工作，保证企业安全生产的顺利进行，特作如下规定：车辆进出统一实行凭证（牌）出入制度。车辆进入时，客户需到前台业务接待处办理入司手续。前台开据收车单后方可进入，并应停靠在指定的位置。客户车辆进公司维修，由前台负责核收该车的行车证和车钥匙，并由专人保管。维修车辆、装潢车辆、商品车辆出门时，凭公司统一印制的出门证放行。商品车辆出门由销售部负责人签发出门证，并如实填写该车底盘号或车架号。维修车辆、装潢车辆出门由前台结算处统一签发出门证，并如实填写该车车牌号。未修车辆由服务部车间调度专人签发未修车辆出门证，并如实填写该车车牌号。公司统一印制试车牌，由销售部、服务部专人保管使用。属维修过程中试车，由服务部挂牌外出试车；属商品车试车，由销售部挂牌外出试车。公司保安人员凭牌放行。结算员凭收车单和结算单进行结算。10、每天下班前，前台指定专人统计一天的进入车辆数（开收车单车辆数），财务结算人员统计已结车辆数，报车间调度员，调度员根据前台和财务报表统计当天进入车辆数、未修车辆数、已结车辆数、未完工车辆数（必须注明车牌号）报服务经理。11、夜间值班车辆（当日17：30—次日8：30）外出，必须到保安室（处）进行外出登记，凡不登记者，保安人员有权拒绝放行。12、保安人员对出门证（牌）核对无误后方可放行。无证（牌）车辆一律不准出门，否则将追究保安人员及有关人员的责任。特殊情况由保安或当事人直接向总经理汇报后方可放行。13、各部门必须严格遵守本规定，违者将追究当事人及部门经理责任，并严肃处理。14、发生车辆丢失或未结帐出站事故，追究相关人员责任，公司视情况对有关人员处以罚款、下岗、记过直致除名处理。并按损失情况的10～20%进行个人赔偿，最高赔偿额5000元。第十一部分：办公用品管理办法第一条：办公用品请购、采购、入库、出库、领取、使用一、请购1、各部门应于每月25日前根据工作需要编制下月的办公用品需求计划，由部门经理填写《办公用品采购申请单》交行政部行政专员。2、行政部统一汇总、整理各部门的采购申请，并经核查库存状况后填写《办公用品采购计划表》，呈报副总经理、总经理审核同意后实施采购任务。3、各部门若需采购临时急需的办公用品，由部门经理填写《临时办公用品采购申请单》，并在备注栏内注明急需采购的原因，报总经理批准后由行政管理部负责实施采购任务。二、采购1、为有效完成采购任务，原则上由行政部统一负责实施采购任务。对专业性办公用品的采购，由所需部门协助行政行政部共同进行采购。2、临时急需办公用品可经行政部同意后由使用部门自行采购。3、对单价大于500元以上办公用品的采购，应先进行询价、比价、议价，并将最终议定价格呈报总经理同意后，方可实施采购任务办公4、行政部负责组织确定公司常用办公用品定点采购供应商(以下简称供应商)；并出具办公用品就供应商目录，以便工作监督和衔接。行政部受理各部门《办公用品领用单》备案；定期向供应商统一结算办公用品费用；组织大批量办公用品采购。减少外出采购，节省成本。财务部负责向供应商统一支付办公用品费用，并分户扣减各部门相应的办公经费。办公用品入库1、办公用品入库前须进行验收，对于符合规定要求的，由行政部办公用品管理人员登记入库；对不符合要求的，由采购人员负责办理调换或退货手续。2、办公用品采购发票应由行政部办公用品管理人员签字确认入库后，方可报销。四、办公用品领用员工领用办公用品应填写《办公用品领用登记表》。员工领用单价在人民币100元以上的办公用品，须经部门主管核准同意。办公用品的领用、更换要依照办公用品使用期限一览表，办公用品更换按要求处理，特殊情况要有书面报告。根据工作需要情况，确定各岗位办公用品配备规格一览表，作为办公用品发放的依据。员工离开本单位，应退回领用的办公用品。五、办公用品使用严禁员工将办公用品带出公司挪作私用。员工离职时应依《办公用品领用登记表》所领办公用品一并退回(消耗品除外)。凡属各部门或部门内员工共用的办公用品应指定专人负责保管。公司员工应本着节约的原则使用办公用品。办公用品若被人为损坏，应由责任人照价赔偿。六．办公用品报废非消耗性办公用品因使用时间过长需要报废注销时，使用人应提出办公用品报废申请，经部门主管审核，并报总经理同意后，到行政行政管理部办理报废注销手续。第二条：办公用品管理制度一．办公用品管理总则1.为保证办公用品的有效使用和妥善保管，特制定本规定。2.本规定中的办公用品包括：公司给员工个人配置的通讯工具、办公桌椅、电话机和员工日常工作所需的办公文具。公司给部门配置的文件柜、传真机、打印机等。公司公用的办公设备，如公共区域的传真机、打印机、复印机等。公司为部门购置的书籍、杂志和报刊。二．个人办公用品的管理公司行政须在新员工到岗之前为其配置一套桌椅及一套办公用品。公司员工领用办公用品须至行政部填写“办公用品领用登记”。公司员工应当自觉爱护公司财产；节约使用办公用品。文具用品分为个人使用类和业务使用类两种。个人使用类系指个人自己使用保管的用品，如笔类、尺类、橡皮等。业务使用类系指本部门共同使用保管的用品，如胶水、文件夹等。每部门领用时需进行登记，登记册统一由行政管理部保管。行政部每月需统计各部门文具用品使用数量。严禁员工将公司文具用品取回家私用。正常消耗性文具用品如圆珠笔、钢笔、计算器、文件夹、剪刀等再领用时，需以旧换新。否则不予核发。三．部门办公用品的管理1.除办公文具以外的所有办公用品皆以部门为最小申请单位。2.部门申请购买办公用品的程序：部门经理填写《办公用品申请表》；交于公司行政部；行政部查对库存或根据业务发展需要统一核准，上报总经理签核；行政部将申请结果及是否能按要求时间采购要及时反馈给各部门经理。部门办公用品领用之后，由部门经理分发办公用品给指定使用人，如使用人更改，则部门经理须至行政部变更记录。公共办公用品的管理公司公共办公用品由行政部统一管理和维护。2、公司所有员工应当爱护公共办公用品，打印、复印避免浪费。对于公司内部文件资料，提倡使用二手纸。3、员工在使用公共办公用品时，如发现机器故障应及时向行政部或公司网管报修。第三条：办公用固定资产管理1、办公用固定资产包括桌椅、公文柜、电话机、电脑、打印机、复印机等。行政管理部每年6月、12月对固定资产进行两次全面盘点（由二人以上参加），核对财产数量。各项固定资产的质量保证书等资料统一由行政部保管。4、公司配备的所有办公设备由行政部统一管理，使用办公设备的所有人员均须按相关要求操作。办公用计算机、打印机等办公设备由专人负责使用，定期保养。财产发生损坏时，需负相应的责任。主管级以下人员未经允许不能私自使用非已负责设备，不能将游戏光盘及外来软件、磁盘放入计算机内使用，否则一切后果及所造成的经济损失均由当事人负责赔偿。员工要爱护所有公司的公共设备，离开行办公室时，要检查关闭所有设备电源及容易发生危险的器具，保证安全。任何人未经领导批准，不能将专用办公设备带出办公地点，否则一切后果自负。各部门依需要提出申领计划，行政部汇总后，填写《申领单》，说明用品的名称、型号、规格、数量等。经总经理签字后，报总公司行政部。员工的办公用品由行政管理部从公司行政管理部统一领取、统一分发；各部门申领单经总经理签字后,由公司行政部将需要价值量较大的、方便统一采购的报公司行政部,其他的由行政部自行采购。办公用固定设备由行政管理部统一建立台帐。员工离开公司后，需把领用的计算器等悉数交还行政部，若有损坏或丢失，负责赔偿。办公事务用品如桌椅、公文柜、电话机、电脑、打印机等的迁移，需经行政部办理迁移手续后，方可执行。办公用固定资产的报废，经总经理批准后核销。第十二部分：出差管理制度一、员工因公出差，应事先填写《出差计划申请单》，经行政经理、部门负责人、副总经理批准。（如因事情紧急而未能及时填表，须事先由部门负责人口头报告，等返回公司后，应立即补办手续。）具体操作程序如下：1、填写《出差计划申请单》，注明预计出差时间、到达地点，报行政办公室办理相关报批事宜。2、出差人员可根据报批后的《申请单》逐级审批，出差期间安排好工作事宜交接。3、出差人返回后七日内应按《报销规定》办理报销手续，并注明实际出差日期、起讫地点、工作内容、报销项目、金额等。二、出差人员按照标准乘坐交通工具，凭据报销交通费。乘坐交通工具的标准见下表：交通工具/级别飞机轮船火车其他交通工具总经理、副总经理头等舱或公务舱一等舱软席（软座、软卧）凭据报销部门经理经济舱二等舱软席（软座、软卧）凭据报销普通员工

三等舱硬席（硬座、硬卧）凭据报销三、出差人员夜间乘坐交通工具达6小时以上或连续乘坐超过10小时的可选择相应等级的交通工具。四、出差人员乘坐飞机、火车软卧、动车组从严控制。未达到级别，因出差路途较远或出差任务紧急的，事前经副总经理批准后方可乘坐。凡事前未经批准自行改变交通工具而产生的费用，差额部分由本人承担。五、自带汽车出差不享受相应的市内交通费。六、住宿费标准见下表（单位：元/天）级别住宿标准（元）总经理

副总经理

部门经理

员工单人

双人

七、随领导出差，可根据情况参照领导的住宿标准。八、特殊情况需超出标准，必须经相关领导同意，否则超额部分自行承担。九、出差期间根据出差性质，给予一定的伙食补助，见下表（单位：元/天）：伙食补助标准早餐中餐晚餐1、出差时间不足一天按以上标准补助误餐费。连续出差首日12:00前按一天计；回程日18:00后按一天计。2、外出参加会议或学习培训期间的食宿费用由会议主办方支付的，不报销伙食补助，只报在路途期间的伙食补助费。3、接待单位负责食宿费用的不再发放伙食补助。4、工作人员出差期间，事先经总经理批准就近办理私事的，其绕道的交通费由出差人自行承担，且期间不发伙食补助费。5、出差期间，确因工作需要宴请时，经汇报同意后按《招待管理》规定办理，但取消当日相应伙食补助。十、外出参加会议，食宿由会议主办方统一安排的，会议期间的食宿费可按会议规定开支，凭会议通知和票据报销。十一、驾驶员出差津贴（单位：元/天）：驾驶员出差离开本市及四县地区享受出差津贴：

元/天，返回公司后及时填写《差旅费报销单》，按照程序办理报销手续。其他人员驾驶车辆不享受该项津贴。十二、公司员工出差期间，因游览或非工作需要的参观而开支的一切费用，由个人自理。十三、因保管不当丢失交通票据，必须由本人写书面说明并提供旁证，经相关部门领导审批后才能报销。第十三部分：通讯管理制度一、固定电话：1、部门因业务或工作需要安装电话，应由所需部门提出书面申请报告送呈行政办公室部办，经总经理批示后由行政办公室联系装机事宜。2、各部门安装固定电话后不得随意移动，在使用过程中应轻拿轻放，如使用不当应照价赔偿。3、内线电话主要用于机关各部门间的短暂联系或传达通知等，严禁谈心或长时间通话，否则，一经发现处罚20元。4、禁止拔打与业务无关的电话，未经许可擅自拔打者每次予以10元的经济处罚。5、业务需要拔打长途，应严格控制和掌握通话时间，杜绝电话里吹牛谈心。6、因各部门电话由其负责人监督管理，并有权拒绝非本部门人员使用电话。7、公司员工应自觉遵守本规定，部门负责人对本部门电话使用负有监督管理责任，严重不负责的处罚。二、移动电话1、公司为提供话费补助人员提供电话卡，总经理级别元/月，副总经理级别元/月，部门经理）元/人2、公司补助话费人员在上班时间必须保持畅通，凡发现电话联系不畅，每次予以经济处罚，对工作造成损失，将予以重罚，三次以上，降低原话费补助标准。第十四部分：公司宴请接待制度一、用餐程序及标准1、各部门承办招待事项，由经办人填写《招待审批表》（见附表），说明招待项目、对象、人数及费用，经部门经理和分管领导批准后，交综合管理部订餐、报批，必要时申请部门需向总经理说明。2、因工作需要进行招待，必须严格执行事前审批、事后监督程序。特殊情况不能及时填报，必须电话请示相关领导，得到批准后办理相关招待事宜，事后及时补报《招待审批表》。3、宴请招待参照标准：序号职务标准（元/人）备注1总经理含酒水费234、用餐地点：原则上在协议酒店，凭综合管理部签发的审批表用餐，就餐完毕按授权签单。综合管理部负责每月与协议酒店进行对帐，并按照报销程序办理结帐手续。5、招待陪同：招待就餐，原则上陪同人员不得多于来客人数，特殊情况下，经分管领导批准可适当增加