办公用品管理制度

办公用品管理制度

第一章总则

为了确保公司办公用品的正常使用，规范办公用品管理、严格控制成

本、合理节约开支减少浪费，从而使行政部工作系统化，提高工作效

率，特制定本制度。

第二章办公用品管理范围

根据办公用品的性能及功能，办公用品包括以下两大类：

2.1耐用品：

2.1.1办公家具，如：各类办公桌、空调、微波炉、电视机、椅子、

档案柜、沙发、茶几、保险柜等；

2.1.2办公设备，如：电话、电脑、传真机、复印机、碎纸机、摄像

机、投影仪、数码照相机、音响器材、移动硬盘、U盘等。

2.2易耗品：

2.2.1文具类办公用品，如：铅笔、胶水、单（双）面胶、图钉、回

形针、笔记本、信封、便笺、签字笔、白板笔、中性笔、剪刀、订书

钉、插线板、大头针、报纸、杂志等纸类印刷品。

2.2.2生活类办公用品，如：饮用水、卫生纸、洗手液、纸杯、垃圾

桶、抹布、洗衣粉等。

第三章办公用品采购

3.1申请范围：

(1)办公用品申请以部门为最小单位，各部门每月25日提交次月的

采购申请计划到行政部，便于行政部根据申请计划统一安排采购，预

期不报视为无需求，届时行政专员有权拒发；

(2)部门采购申请内容主要为耐用品。

3.2审核及审批：

(1)由申请部门填写《办公用品采购计划单》报行政部经理审核签

字后，提交分管副总、总经理批准后方可购买。

3.3采购安排：

(1)各部门所需办公用品，需经行政部统一购买，其它部门不得擅

自购买。办公用品购买实行两人以上共同负责制。

(2)采购分为定期采购和临时应急采购。行政部根据批示意见，在

规定时间内完成采购。

(3)由于营销现场距离公司较远，营销部可根据批准的申请单在当

地购买办公用品和设备，同时需要向行政部存根备案。

(4)行政部根据公司需求和市场情况，选择固定办公用品合作商，

采取上门送货、定期结算的合作方式。部门特殊物品或专业物品采购，

由行政部派专人负责采购，使用部门派专业人员协助采购。行政部会

定期对办公用品市场价格进行调查、核实，随时与合作商根据市场情

况，对供货价格进行调整。

第四章办公用品入库

4.1入库登记

办公用品采购到位后，由行政专员核对、入库。行政专员办理入库后，

建立办公用品采购台账，对年度办公用品采购情况进行整体统计。

4.2入库物品明细单

每次采购入库后，行政专员制作入库明细单，行政部经理签字确认,

明细单备案存档。

第五章办公用品领用

5.1耐用品于每月初由行政部一次性发放各部门上月申请采购的物

品。部门办公用品由部门指定人员签字领用，如领用人更改，由部门

经理到行政部做变更记录。易耗品于每周三下午统一领用，除特殊情

况，其他时间不发放或领用办公用品。

5.2耐用品的领用、管理实行部门负责制。耐用品由部门负责人指定

专人或使用人领取，部门负责人需签字确认，行政部存根备案。

5.3新员工入职后，行政部统一为其配备办公用品，耐用品由本人签

字领取，部门负责人签字确认，行政部存根备案。

第六章办公用品借用与归还

6.1办公用品/设备的借用

凡个人因工作需要借用公司办公器材、软件、硬盘等，需要填写《办

公用品借用单》，并由部门经理签字确认。

6.2办公用品的归还：

(1)借用办公用品超时未还的，行政部有责任督促归还。

(2)借用办公用品发生损坏或者遗失的，视具体情况照价或折价赔

偿。

(3)员工工作变动或者离职，应及时到行政部办理领取物品的归还

手续，营销部物品归还手续交由营销部经理负责。工程部物品归还手

续交由工程部综合管理人员负责。

第七章办公用品日常管理

7.1易耗品统一由行政部负责申请、采购、发放。行政部会定期进行

盘点(每季度一次)、整理、成本核算，做出后期调整计划。

7.2耐用品的管理，主要是指办公用品/设备的报修：

(1)耐用品的维修对象为员工个人使用电脑及电脑外部设备、网络

设备、通讯设备等，报修人到行政部详细描述并登记故障现象，行政

专员统筹安排，维修人员于每周二下午排查并解决问题，故障解决后

填写《设备报修记录单》并由报修申请人签字确认后行政部归档保存，

作为日后保养维修费用结算的凭据，此费用纳入办公物品耗损维修保

养费预算内。

(2)各部门耐用办公用品的保养，主要由各部门专人进行维修保养

登记并跟踪维护情况，行政部将不定期检查。公共设施或设备，由行

政部统一管理。

(3)其他办公设备(办公桌、沙发)等出现故障，各部门应及时与

行政部联系，由行政部负责协调厂家维修解决。在保修期内不能维修

解决的，凭购买发票、保修单退、换给厂家。

7.3办公用品领用必须认真履行手续，应填写《办公用品领用单》后

领用和发放，严禁先借后领的行为。

7.4各类办公用品应爱惜使用、节约能源，打印或复印资料时，如非

正式或非对外文件可使用背面打印；回形针、大头针不得随意丢弃。

7.5礼品的购买、管理与赠送（或发放）类同易耗品，由行政部统一

办理。

第八章办公用品费用成本控制

8.1各部门需做出年度预算，并且分解个人指标。

8.2行政部需严格控制办公用品的申请、领用、使用过程等。

8.3办公文具实行限额管理办法。各部门每人每年办公文具限额240

元，特殊情况超过限额的，需写书面报告说明情况，并报分管领导审

批。除办公文具以外的办公用品采购按规定时间和流程提交采购申请,

经分管领导审批后，行政部安排采购。

8.4各部门电脑、打印机、复印机、传真机、碎纸机等办公设备的耗

材及维修费用，由行政部统一管理，年终计入各部门办公用品总费用

当中。属多个部门共用的，费用按照公司使用人数进行分摊。

8.5办公用品采购费用实行分部门核算，并计入各部门月计划费用内,

由行政部统一核算控制。

8.6核定的费用实行增人增费、减人减费，各部门增人或减人，其费

用由行政部根据人员变动情况进行调整。

8.7凡调出或离职人员在办理离职或交接手续时，应将所领用的办

公用品（一次性消耗品除外）如数归还。有缺失的应照价赔偿，否则不

予办理有关手续。

8.8公司办公用品应做公用，私用或带出公司者应按办公用品两倍的

价格从当月工资中扣除。员工应自觉爱护各类办公用品，如因不正当

或不合理使用而损坏物品应照价赔付。

第九章办公用品管理流程与工作标准

（一）办公用品管理工作流程图

部门

行政部流程名称（一），

名称

层次2任务概要办公

单位总经理上级主管行政部经理行政专员申请部门经

节点ABCDE

企业名称共页

编制单位签发日期：

（二）办公用品管理流程与工作标准

任务名备

责任标准时限相关资料

称注

1、除易耗品外，部门所需物品每月1《办公用品管理

采购

每月25日提交采购申请单。次制度》

2、易耗品由行政部统一提交采

购申请单。

3、急需物品或专业性物品，由

主办人提采购申请单，行政部协

助采购。

1＞每次采购物品后，所有物品

必须登记入库。每月《办公用品管理

入库

2、所有入库费用、物品须经行一次制度》

政部经理签字审核。

1、部门月末申请物品，于次月

每周

初领用。《办公用品管理

领用三下

2、易耗品由部门专人于每周三制度》

午

下午领用。

1、借用物品由主办人到行政部

填写借用登记表，并在规定时间

《办公用品管理

借用内归还。

制度》

2、如需延期借用，主办人应到

行政部办理延期手续。

1、公司设备/网络等的报修时间

每周

报修、为每周二下午之前。