国际货代实务 课件 项目1 任务3 撰写商务往来函电

国际货代实务项目一任务3撰写商务往来函电任务3撰写商务往来函电全球经济一体化进程不断加快,外贸往来不断增加,人们对外贸商务信函语言方面的要求越来越高。而商务往来函电是公司与国外客户交流沟通的最常见手段，是了解客户需求的重要载体。正确的商务信函写作风格，有利于提高货代从业人员的业务能力。任务3撰写商务往来函电1.掌握商务信函写作要领；2.掌握商务信函写作基本格式；【知识目标】1.能够读懂往来函电内容，捕捉重要信息；2.能够快速准确向客户回函；【能力目标】任务目标【素养目标】1.提升服务能力，服务意识；2.尊重各国文化、风俗，树立民族自信心；目录商务信函写作的技巧1信函的构成要素2商务信函格式3商务信函习惯用语401商务信函写作的技巧一、商务信函写作的技巧亲爱的思拜格女士：

我公司致力于为您提供高效的服务。我们拥有大量的专家和技术人员、充足的资源，能够为您设计一流的健身中心。这将有助于贵公司提高劳动生产率，降低缺勤率，而且我们收费很低。

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这里所说的礼貌，并不是简单用一些礼貌用语比如“yourkindinquiry”,“youresteemedorder”等就可以的。而是要体现一种为他人考虑，多体谅对方心情和处境的态度。如果本着这样的态度去跟别人交流，那么就算您这次拒绝了对方的要求，也不会因此失去这个朋友，不会影响今后合作的机会。任务3撰写商务往来函电【知识链接】一、商务信函写作的技巧特别要注意，当双方观点不能统一时，我们首先要理解并尊重对方的观点。如果对方的建议不合理或者对您的指责不公平时，请表现一下您的高姿态，您可以据理力争，说明您的观点，但注意要讲究礼节礼貌，避免用冒犯性的语言。【知识链接】一、商务信函写作的技巧同时，中国人有句话叫做"过犹不及"。任何事情，一旦过了头，效果反而不好。礼貌过了头，可能会变成阿谀奉承，真诚过了头，也会变成天真幼稚。所以最关键的还是要把握好"度"，才能达到预期的效果。一、商务信函写作的技巧4.简洁要用简洁朴实的语言来写信函，让您的信函读起来简单，清楚，容易理解。用常见的单词，避免生僻或者拼写复杂的单词。一个单词可以表达，就不要用词组。多用短句，因为短句更容易理解。少用"and"，"but"，"however"，"consequently"这些让句子变得冗长的连词。在同一封信函里，不要使用多个相同含义的单词。比如，您前面写了"goodshavebeensent"，那后面再提到这件事时就不要再用其他单词如"forward""dispatch"等。因为这样写会误导您的读者无谓地去考虑这些词之间是否另有含义。5.回复迅速及时给买家的回复，千万要迅速及时。因为买家通常只看最先收到的几封回复，从中去选择合适的供应商。如果您的回复不够及时，就可能因为抢不到先机而失去商机。一、商务信函写作的技巧6.精确当涉及到数据或者具体的信息时，比如时间，地点，价格，货号等等，尽可能做到精确。这样会使交流的内容更加清楚，更有助于加快事务的进程。7.针对性请在邮件中写上对方公司的名称，或者在信头直接称呼收件人的名字。这样会让对方知道这封邮件是专门给他的，而不是那种群发的通函，从而表示对此的重视。当然，如果您无法确定收信人的名字，那就在称呼一栏里写"DearSirs"or"DearSirorMadam"。02信函的构成要素二、信函的构成要素1.信头是指发信人所在公司的名称和地址，通常是预先印制好的，一般位于信纸的正上方。内容包括：电话号码、电报挂号（CableAddress）、传真（Fax）和电传（Telex）号码、信件编号或索引号码以及写信日期。例如：英国——date/month/yearFebruary,2008美国——month/date/yearFebruary27,2008二、信函的构成要素2.信内地址即收信人的姓名和地址，通常是在日期下面隔两行，位于书信正文的左上方。是发信人对收信人的称号用语，自成一行，位于“信内地址”左下方的一、二行处。商务书信的称呼通常要注意下面几点：DearSirs和Gentlemen是最常使用的公文用语，前者是英国式的称呼，后者是美国式的称呼；注意Sirs前通常加Dear；Gentlemen必须用复数；DearMr.(Mrs.)Smith这种形式，用于对有过业务关系或双方关系密切的称呼。DearSir是指男性，DearMadam是指女性，DearSirorMadam是指不知道对方性别。称呼后面用冒号或逗号均可，一般用冒号。3.称呼二、信函的构成要素4.正文正式的商务信件在每一段之间均留一空行。每一行末尾的单词一般不移行。5.结尾客套语位于正文最后一行下面一、二行处，从信纸中间偏右的地方开始写，一般占一行，第一个字母要大写，结尾用逗号。二、信函的构成要素6.签名是指发信人、书信执笔人或公司代表在书信上签上公司名称或个人名字，通常位于结尾客套语下面两行，从中间偏右处开始写，一般占3～4行：第一行写公司名称，第二行是个人签名，要用钢笔；第三行打印自己的名字，用于辨认和复信；第四行打印所属部门的名称及签名人的职称。信封的写法美国式航空信封的写法（Stamp）ABCManufacturingCompany(收信人地址)150GieraCourtParlin,LivingstoneNewJersey08859,USAMr.BlackSmith(收信人名字和职称)PresidentoftheCompanyBeijingImportandExportCompany86Baiyilu,HaidianDistrict100872Beijing,PRC(发信人地址)英国式航空信封的写法

（Stamp）BeijingImportandExportCompany(收信人地址)86Baiyilu,HaidianDistrict100872Beijing,PRCAFTER15DAYSPLEASERETURNTO(发信人地址)SMITH&SON,LTD15WOODSTREETLONDONE.C6ENGLAND举例收信人：GreatValley人事部发信人：质量提高小组主题：停车场照明问题日期：2005/6/20今年夏天要在停车场的边缘增设照明灯，计划在停车场内端增设五盏，左右两边各增设三盏，共计11盏。这些照明灯将创造一个更安全的环境，如有问题，请与质量小组的成员联系。祝愉快！举例亲爱的阿兰：

作为会议中心的主席，我现在写信通知你有关我方机构的重大变化，相信会对彼此业务关系产生影响。

普林斯顿会议中心拥有291间客房，在过去的两年里，我们的定房率、营业收入和利润都在不断提高。根据业内年度统计资料，我们每间客房的盈利率已经进入全美城郊旅店的前十位。我们的业绩和有效管理使公司在几年内获得了数项大奖，包括：Pinnacle奖，AAA四星奖。

我们希望增强与您的业务联系。我们感谢过去几年里您的惠顾，并致力在未来为您提供超乎您想象的服务。我们将保持优良的传统，更好与贵协会合作。

我们将很快与您电话联系，与您磋商最近的会议筹备工作。如果您有紧急需要，请打电话通知我们。很荣幸与您继续业务往来。03商务信函格式三、商务信函格式1.缩行式（IndentedStyle）缩行式将封内地址、其他需要分行的地方的后行比前行往右缩进二至三个英文字母，各行以右斜方式排列。各段的起始字缩入四至五个英文字母。结尾客套语和签名置于中间偏右下方。商务信函格式三、商务信函格式ABCBottlesPtyLtd.KirraRoad,Ashtown1128Mrs.R.G.ColeManagerMabelsPtyLtdCanterbury8633DearMadam,Wemustremindyou…YoursfaithfullyJ.TurnerProductionManager三、商务信函格式2.半平头式（Semi-blockStyle）日期、客套语和签名一般从信纸中部写起正文的每个段落的第一行往后缩入二至五个字母封内地址、称呼与左边看齐ABCBottlesPtyLtd.KirraRoad,Ashtown1128Mrs.R.G.ColeManagerMabelsPtyLtdCanterbury8633

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J.TurnerProductionManager三、商务信函格式3.平头式（BlockStyle）平头式除信头、日期、客套语和签名外，其他部分每行开头都与左边边缘看齐。ABCBottlesPtyLtd.KirraRoad,Ashtown1128Mrs.R.G.ColeManagerMabelsPtyLtdCanterbury8633

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J.TurnerProductionManager三、商务信函格式4.完全平头式（CompleteBlockStyle）信纸中的各部分内容全部都与左边边缘齐平，从上到下一直线，段落间采用双行排列。ABCBottlesPtyLtd.KirraRoad,Ashtown1128Mrs.R.G.ColeManagerMabelsPtyLtdCanterbury8633

DearMadam,Wemustremindyou…

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J.TurnerProductionManager04商务信函习惯用语商务信函习惯用语（一）起始用语A.建立贸易关系Wearewillingtoestablishtraderelationswithyourcompany.我们愿与贵公司建立商务关系。Pleaseallowustoexpressourhopeofopeninganaccountwithyou.我们希望与您建立业务往来。Thiscorporationisspecializedinhandlingtheimportandexportbusinessinelectronicproductsandwishestoenterintobusinessrelationswithyou.译：…商务信函习惯用语B.自我推荐Letusintroduceourselvesasaleadingtradingfirmin…请容我们自我介绍，我们是…首屈一指的贸易公司。Ourcompanyhasbeeninthislineofbusinessformanyyearsandenjoyshighinternationalprestige.本公司经营该业务很多年，并享用很高的国际声誉。C.推销产品相信您对本公司新出品的…会感兴趣：Youwillbeinterestedinournewproduct…商务信函习惯用语D.索取资料我们对贵方的新产品…甚感兴趣，希望能寄来贵公司的产品目录及价目表。Weareinterestedinyournewproduct…andshallbepleasetohaveacatalogandpricelist.WehaveseenyourAD.inTheNewYorkTimes…E.寄发资料Wehavepleasuresinsendingyouourcatalogue,whichgivesfullinformationaboutourvariousproducts.F.符寄资料随函附上本公司新出品的…样品，请查收。Youwillfindenclosedwiththisletterasampleofnew…商务信函习惯用语J.价格我们发现你方报价比我们从其他地方收到的略为偏高，请你方降价，以适应竞争。Wefindyourquotationslightlyhigherthanthosewehavereceivedfromothersources,andaskyoutoreduceyourpricetomeetthecompetition.P.付款WehavethepleasureofenclosingourchequeinpaymentofyourinvoiceNo.…兹附上支票一张以付清第××号发票上的金额。22商务信函习惯用语(二）回复来函WethankyouforyourletterofOctober27andshouldliketodiscussthepossibilityofexpandingtradewithyou.10月27日函悉，谢谢。我方愿与你方商讨扩大贸易的可能性。Wehavereceivedyourletterof…andshallbegladtoofferyou…ThankyouforyourletterofSeptember28.Wewillnowcons