公司档案管理部门制度范本

第页共页公司档案管理部门制度范本第一章总则第一条为规范公司档案管理工作，提高档案管理工作的效率和质量，根据国家相关法律法规和公司实际情况，制定本制度。第二条公司档案管理遵循便捷、快速、准确的原则，以确保公司档案的安全、完整、可靠和可检索。第三条公司档案管理部门是公司档案管理工作的责任主体，负责公司档案的收集、整理、保管、利用、借阅和销毁等工作。第四条公司所有员工都有义务遵守公司档案管理制度，且有权利使用公司档案，但必须按照相关规定进行申请和使用。第五条公司档案管理部门应当加强与其他部门的沟通和协作，建立信息共享机制，确保公司各部门之间的档案互通有无。第二章档案管理职责及权限第六条公司档案管理部门的主要职责包括：（一）制定、修订公司档案管理制度和规范；（二）负责公司档案的收集、整理、保管、利用、借阅和销毁等工作；（三）参与公司信息管理系统的建设和维护工作；（四）负责档案信息查询和提供服务；（五）定期进行档案编研和资料的更新；（六）组织档案的转移和交接工作；（七）保护公司档案的安全和保密；（八）做好档案建设与管理的培训和宣传工作。第七条公司档案管理部门的权限包括：（一）制定公司档案管理制度和规范，经公司领导批准后执行；（二）参与公司信息管理系统的建设和维护工作，对档案库房和设备的规划和管理；（三）编制和审核档案的整理、保管、利用、借阅和销毁等操作规程；（四）审核档案调阅申请，确保按照规定进行调阅；（五）参与档案转移和交接工作，确保档案的安全和完整。第三章档案的收集和整理第八条公司档案管理部门应建立档案收集和整理工作制度，包括档案收集目录、档案的分类和编号及档案整理流程等。第九条公司各部门应按照公司档案管理部门的要求，及时提供相关文件、资料并按规定进行整理。第十条档案管理部门负责对公司收到的档案进行登记，审查其真实性和完整性，并进行编号和分类。第十一条档案管理部门应定期对公司档案进行清查和整理，发现遗漏、错放、重复等情况，及时进行纠正。第四章档案的保管和利用第十二条公司档案应设置统一的存放地点，保管环境应符合档案保存的要求，如防火、防水、防尘和防盗等。第十三条档案柜、档案盒等存储设备的选用和布局应符合档案管理的要求，并定期进行检查和维护。第十四条档案管理部门应定期对存放档案的设施进行巡查和测试，确保其正常运行和有效保护档案。第十五条公司档案管理部门应建立档案利用制度，规定档案的查阅和使用方式，确保档案的安全和保密。第十六条档案管理部门应根据不同部门的需要，提供及时准确的档案查询服务，确保公司各部门的工作顺利进行。第五章档案的借阅和调阅第十七条档案管理部门应建立档案借阅和调阅制度，规定档案的调阅申请、审核和办理流程。第十八条档案借阅需经过相关部门负责人的书面批准，并填写借阅登记表，借阅人需提供有效身份证件。第十九条档案管理部门应对借阅的档案进行登记，并跟踪借阅档案的使用情况，确保档案的安全和完整。第二十条档案管理部门应根据档案的重要程度和紧急性，及时处理借阅和调阅申请，确保相关部门的工作顺利进行。第六章档案的销毁和归档第二十一条公司档案管理部门应合理安排多年来档案的更新和销毁工作，定期对公司档案进行清查和归档。第二十二条档案销毁应按照相关法律法规进行，需经过公司领导的书面批准，并按照销毁程序进行。第二十三条档案销毁应有专门的人员负责，同时需要制作销毁证明，以确保档案销毁的合法性和可靠性。第二十四条档案管理部门应对归档的档案进行整理、编研和封存，并制作相应的档案目录和档案备案表。第七章档案的安全和保密第二十五条公司档案管理部门应建立严格的档案安全和保密制度，并做好相关员工的培训和宣传工作。第二十六条档案管理部门应建立档案存放区域的监控系统，定期检查和维护设备的正常运行。第二十七条档案管理部门应加强对档案资料的备份和存储工作，确保档案的安全和可恢复性。第二十八条档案借阅人对档案资料的复制和外传行为，应经过档案管理部门的书面批准，并签署相关协议。第八章档案管理部门的培训和宣传第二十九条公司档案管理部门应定期对档案管理人员进行培训和考核，提高其档案管理水平。第三十条档案管理部门应定期开展档案管理的宣传工作，让公司员工了解档案管理的重要性和操作规程。第九章附则第三十一条对于本制度未涉及的档案管理事项，公司档案管理部门可根据实际情况进行规定，并