公司档案管理制度范文

第页共页公司档案管理制度范文第一章总则第一条为了做好公司档案的管理工作，维护公司的知识产权和文化遗产，规范公司档案的归档、借阅和利用，提高公司档案管理的效率和安全性，制定本制度。第二条公司档案管理制度适用于公司的各个部门和全体员工，包括电子档案和纸质档案。第三条公司档案管理应遵循以下原则：1.法律依据：按照相关法律法规和国家档案管理标准进行管理。2.完整性：确保档案的完整性，防止档案丢失或损坏。3.安全性：加强档案的安全保密工作，防止档案被非法获取或篡改。4.便捷性：提供便捷的档案查询和借阅服务，满足各部门的工作需求。5.规范性：统一制定档案管理流程和规范，确保各部门的档案管理一致性。第四条公司档案类别包括：行政档案、人事档案、财务档案、项目档案等。第二章档案管理流程第五条公司档案管理应按照以下流程进行：1.归档：将各类档案按照分类归档，做好档案的整理和登记工作。2.档案借阅：员工需要借阅档案时，需填写《档案借阅申请表》，经主管部门批准后方可借阅。3.档案归还：档案借阅期满或完成工作后，借阅人应及时归还档案，由档案管理员确认后归档。4.档案销毁：根据档案保管期限，定期对过期档案进行审核，有条件的档案可以进行销毁处理。第六条公司档案管理流程应与公司其他流程相衔接，确保档案管理工作的顺利进行。第三章档案保管和归档第七条公司档案应按照文件分类系统进行组织和管理，做到归档清楚明确。第八条公司档案应制作档案目录和索引，便于查询和检索。第九条公司档案应制作电子备份，并定期进行备份和存储，确保档案的安全性。第十条公司档案室应定期进行巡检和维护工作，防止档案丢失或受损。第十一条公司档案的归档应按照以下要求进行：1.档案登记：每个档案都应有专门的档案登记表，登记档案的基本信息。2.档案分类：按照档案类别进行分类，每个类别有对应的档案柜和区域。3.档案装订：对纸质档案应进行装订和编号，便于管理和查找。4.档案存放：每个档案柜都应有专门的存放位置，并进行编号和标识。5.档案管理：档案管理员应做好档案借阅登记和归还确认工作，确保档案的安全性和完整性。第十二条公司档案的保管期限根据相关法律法规和业务需要来确定，过期的档案可进行销毁处理。第四章档案借阅和利用第十三条员工需要借阅档案时，应填写《档案借阅申请表》，经主管部门批准后方可借阅。第十四条员工借阅档案应遵守以下要求：1.严禁私自拆卸档案或转交他人，严禁私自复制档案内容。2.借阅档案应按照规定时间归还，如需要延期，应提前申请并经批准。3.对于机密档案，借阅人必须按照保密要求进行处理，严禁外泄。第十五条档案借阅后应填写《档案借阅登记表》，注明借阅时间和借阅目的，由档案管理员进行确认。第十六条档案借阅申请审批流程如下：1.借阅申请表由借阅人填写。2.主管部门审批档案借阅申请。3.档案管理员进行借阅确认，并填写借阅登记表。4.档案管理员将借阅档案借给借阅人，并提醒借阅人注意保密和归还时间。第十七条档案借阅期满或完成借阅目的后，借阅人应按时归还档案，并由档案管理员进行确认。第十八条借阅档案不得超过一个月，如需延期，应提前申请并经批准。第五章档案销毁和开放利用第十九条档案保管期限届满的档案应进行审核，根据相关要求进行销毁或移交。第二十条严禁私自销毁档案，销毁档案应经过相关部门的审核和批准，并按照相关法律法规进行处理。第二十一条公司档案可根据需要开放利用，但需经过档案管理员的审批和记录。第六章档案安全和保密第二十二条公司档案应妥善保管，并采取以下安全措施：1.设立专门的档案室和柜子，划定档案存放区域。2.对档案室和柜子进行安装报警设备，定期检查和维护。3.对重要档案进行密封和标识，防止丢失或篡改。4.对电子档案进行加密和备份，防止病毒攻击和数据丢失。5.对档案室和柜子进行监控和巡检，防止非法入侵和损坏。第二十三条公司档案应按照相关政策和法律法规的要求进行保密处理，严禁泄露和篡改档案内容。第二十四条涉密档案的借阅和利用应按照公司保密制度进行，借阅人需签署保密协议。第七章档案管理责任第二十五条公司总经理为档案管理的最高负责人，负责制定公司档案管理的策略和计划。第二十六条档案管理员是公司档案管理的执行者，负责档案的归档、借阅和销毁工作。第二十七条档案管理员应具备相关业务知识和档案管理技能，定期参加培训和学习。第二十八条各部门负责人应做好档案管理工作的组织和协调工作，