保管档案协议

第页共页保管档案协议一、协议背景和目的1.1背景[公司名称]（以下简称“甲方”）作为一家负责任的机构，拥有大量的重要档案。为了有效地管理和保护这些档案，甲方拟与第三方机构（以下简称“乙方”）签订本协议，明确双方在档案保管方面的权责，并约束双方行为。1.2目的本协议的目的是确保甲方的档案能够得到安全、可靠、有序的保管，以保护档案的完整性、保密性和可用性，减少档案遗失和损坏的风险。双方将通过本协议规定的措施和方法，共同维护和管理甲方的档案。二、档案保管范围与权限2.1档案保管范围甲方将指定乙方负责保管的档案范围包括但不限于：合同、协议、会议记录、财务报表、人事档案、项目文档等。具体的档案清单将在双方签署本协议后另行确定。2.2档案保管权限甲方授予乙方以下档案保管权限：（1）接收、审核、归档甲方提供的档案；（2）组织、存储、索引和分类甲方的档案；（3）提供档案查询、检索、复制和解密（如有加密档案）服务；（4）按照甲方要求制定和实施档案借阅、销毁等管理制度；三、档案保管与交接3.1档案保管甲方应将档案及相关信息及时提供给乙方，并确保提供档案的真实性、完整性和准确性。同时，甲方应按照乙方要求提供档案数量核对表，并对交接档案进行签字确认。3.2档案交接甲方应与乙方共同制定档案交接方案，并进行交接操作。档案交接程序包括但不限于：清点、封存、记录、审核、归档。交接完成后，双方应将交接情况进行书面确认，并妥善保存。四、档案管理措施4.1档案存储乙方应按照行业标准和相关法律法规要求，提供符合安全、防火、防水、防灾、防盗的存储环境和条件。乙方还应配备专业的设备和设施，确保档案存储的质量和安全。4.2档案索引乙方应建立完善的档案索引系统，确保档案的准确、快速检索和查询，且防止档案遗失或被他人偷窥篡改。甲方有权随时查询档案存储、检索和借阅情况。4.3档案保密乙方应对档案保密并承诺不泄露档案内容和资料。乙方员工必须签署保密协议，并接受相关档案保密培训。如有泄露档案的情况发生，乙方将承担相应法律责任。4.4档案销毁当甲方需要销毁档案时，应向乙方提出书面申请，由乙方按照双方约定的销毁程序进行销毁。销毁完成后，乙方应向甲方提供销毁证明，并妥善保存销毁记录。五、档案借阅与归还5.1档案借阅甲方在需要借阅档案时，应向乙方提出书面申请，并提供相关借阅事由和借阅期限等信息。乙方应按照约定，及时办理借阅手续，并将档案交付甲方。5.2档案归还甲方在借阅档案后，应按照借阅期限归还档案。如需延长借阅期限，甲方应提前书面申请并得到乙方同意。乙方应记录档案的借阅情况，并确保借阅后的档案安全完好。六、违约责任6.1协议违约如果一方未能按照本协议的约定履行职责，对另一方造成了损失，违约方应承担相应的违约责任，并赔偿另一方因此所产生的直接经济损失。6.2档案遗失或损坏如果因乙方的过失导致甲方档案遗失或损坏，乙方应承担相应的赔偿责任，包括赔偿甲方的经济损失、名誉损失等。七、解决争议7.1双方应友好协商解决因本协议引起的任何争议。如协商不能解决，任何一方可以向有管辖权的法院提起诉讼。7.2本协议将受到中华人民共和国相关法律法规的管辖和解释。八、协议变更与终止8.1协议变更本协议的变更应由双方协商一致，并经过双方签署的书面协议确认后方可生效。8.2协议终止本协议在以下情况下终止：（1）双方达成书面协议终止；（2）经双方协商一致后，任何一方提前30天书面通知对方终止本协议；（3）出现不可抗力或其他不能预见、不能避免和不能克服的情况。九、其他约定9.1本协议自双方签署之日起生效，并在有关文件签订后的两年内有效。9.2本协议一式两份，甲、乙双方各执一份，具有同等法律效力。甲方（盖章）：乙方（盖章）：地址：地址：联系人：