大酒店财务部采购管理制度

大酒店财务部采购管理制度物资采购是酒店经营中的重要环节。加强采购工作的管理是降低物资成本加速资金周转、提高经济效益的重要手段。采购部是酒店工作的专业部门，酒店所需物品原则上均由其统一购买，其他部门应予以支持、配合、监督。1、采购的预算管理加强预算管理，严格审批手续，是采购管理的关键。（1）房务部、餐饮部、工程部等各部门需用的物品、物资的下一年度预算，在年度10月份销售预算编制后，由采购部会同成本财产管理部及相关部门拟定方案，编制年度预算，经财务总监审核报总经理批准后实施。（2）根据年度采购预算和财务部的物资需用月度预算，采购部还需编制月度的具体采购预算，每月25日前报财务总监审批后组织实施。（3）主食品及其他食品采购采取定期补给的办法，由仓库填写补充申购单，经成本核算员审核后交总监审批后由采购部实施。（4）仓库补充请购，由仓库根据业务需要，提出申请，填写物品申购单，经成本核算员审核后交财务总监批准后实施。（5）他零星物品的申购，由使用部门提出请购，计财部根据库存情况审核，预算内由财务总监审批，超出预算需报总经理批准后方可执行。（6）餐饮部每天需购入的鲜活原料，可由厨师长于隔天下午3：00以前将订菜单报采购部，采购部根据市场货源情况及时与供应单位联系组织进货。2、物资的择商和价格管理。采购物品坚持货比三家，严格价格控制。对价格高、批量大的物资，原材料采购应采用公开招标形式进行公开、公证、公平招标，确保酒店物资、原材料采购质优价廉。(1)所有申购预算或申购单(除鲜活原料外)送到采购部后，由部主管统一登记后分发给食品采购员、物品采购员，由其具体负责对申购单上的采购项目进行择商、确认和报价。(2)鲜活原料订菜单直接报送食品员，由其负责落实报价，经采购部主管审批后，留存一联，其余三联返送厨房和仓库。(3)采购人员收到自己分管的申购单后要认真归纳、分类整理。对其中有疑问的内容要与部门主管和申报部门授权人及时沟通，在确认无误后，按照要求时限尽快寻找至少三家以上的供应厂、商，进行业务洽谈，经过对比筛选，择优确定报价填入申购单，并填好总金额、供应厂商名称后上报部主管。(4)国外采购申请单由采购部主管直接负责。按酒店业主的有关规定办理。(5)供应厂商的优惠、折扣、赠送、回扣等必须归酒店所有，并在报价中注明。(6)所有采购项目的择商、报价必须由采购部在充分准备，掌握市场行情的条件下择优确定；使用部门有权了解所需物品的价格和提出质疑，并对所掌握的供应厂商及购物意向要主动通报采购部，由其选定质优价廉服务好的供应厂商。(7)鲜活原料的价格受市场影响浮动较大，食品采购员每十天须作市场询价，并由采购部主管每十天与供应商洽谈报价后报财务总监审批。3、采购项目的审批。所有采购项目经审批成为有效订单后，方能实施购买。(1)鲜活原料订购单经授权厨师长签字并完成报价后即为有效订单。(2)除鲜活原料外的所有申购单在完成报价、审批后，必须经采购部主管审核签字后方可上报审批。(3)厨房非常消耗食品申购单、酒水饮料申购单经采购部主管、财务总监签字后即为有效订单。(4)预算内物品申购单经采购部主管、财务总监签字后为有效订单。(5)预算外追加物品的申购单，除须经采购部主管、财务总监签字后，还需由总经理签字方为有效订单。(6)国外进口申购单经采购部主管、财务总监审核，并经总经理签准后，返回采购部打印订单，再经审批签字后方为有效订单。4、采购项目的购买。所有采购项目依据有效订单原则上由采购部统一采购，其他部门一般不得自行购买.(1)经审批签字的申购单返回采购部后，经统一登记后分发有关人员。国内采购订单落实到各采购员实施购买,所有购买活动必须依据有效订单的项目、数量、价格时限、供应厂商及其他要求进行。(2)购买中要认真检查所购物品的品质商标期限卫生标准等内容,坚决杜绝假冒伪劣等不合格商品流入酒店。（3）对于需订货或供需双方认为必须签约的经济活动,先要与供应厂商洽谈有关业务细节,报采购主管同意,达成协议后,方能生效。(4)由于市场变化或其他原因造成购买时价格高于有效订单报价或数量多于有效订单数量时,必须重新办理补缺申购,经审批后方能购买.5、采购项目的保关验收和运输。(1)进口项目入关到货后，均需有保关人员按照有关规定进行保关、报验。(2)进口物品到货后，由报关人员向海关办理征税或免税表、完整、准确地填制报关单，符交合法、齐全、有效的保关单证向海关办理报关手续。(3)进口食品到货后，首先办理动植物，卫生检疫报验手续，在取得检疫放行通知单后办理报关手续。(4)办妥报关手续交过关税后提取货物。(5)对不具备送货条件的采购项目安排车辆进行运输。由采购人员填写用车申请，详细说明所运项目的名称、数量、重量、地点、路线、期限及特殊要求，经采购部经理审批后由有关部门安排车辆。6、采购物资的验收。把好物资验收关，对不符合采购订单内容的项目一律拒收或补办手续。(1)无论是采购人员自提还是供应厂商送货，货到酒店后，必须首先与仓库验收人员联系，不允许采购人员或供应厂商直接将货物交与所需部门。(2)凡经批准的各类申购计划、申购单、订货单、合同复印件等，由采购部有关人员根据不同时间交仓库验收员作收货凭证，无任何收货凭证的货物，验收员有权拒收。(3)各项进货均由仓库按收货凭证进行验收，每次到货需有两人同时验收，根据收货凭证，发票，和对货物的品名、规格、价格、质量、数量、金额是否一致，货物验收合格后即开出验收入库单并签字盖章所有进货均应过磅点数。(4)进货物品如有合同或小样，应根据合同标准和封条小样进行验收。(5)每天从菜场或其他供应单位购进并直接领用的鲜活原料，应有验收员和厨师长或授权人员一起验收，验收合格后，验收员开出验收直拨单，并作好鲜活原料日报表。(6)开好的验收单，由验收员送交使用部门签字。入库的货物，由仓库保管员签收，直拨的货物，由使用部门签收，签收后的验收单一式四联，一联交采购员，一联交仓库保管员，一联留存；验收直拨单一联交采购员，一联交供应商作为开发票的凭证，一联留存。两单的一联随收货日报表上报成本核算员。(7)所有进货如发现与品名、规格、质量、数量不符时，验收员有权拒收，并向仓库主管或财务总帐报告。(8)验收员编制收货日报表，一联交采购部，一联随验收单交财务部，一联留存。7、特殊采购项目(1)对于一些技术性强，或有特殊要求的采购